Organisatiebesluit gemeente Heerenveen 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen;

 

Gelezen het voorstel met kenmerk Z.24.458033/D.24.1854905,

 

Gelet op;

 

 

BESLUIT:

 

Vast te stellen het navolgende Organisatiebesluit gemeente Heerenveen 2025.

 

Hoofdstuk 1. Inleiding

In dit Organisatiebesluit gemeente Heerenveen 2025 zijn de uitgangspunten van de besluiten inzake de Hoofdstructuur & Governance van de gemeente Heerenveen (2024) nader uitgewerkt en is vastgelegd op welke wijze onze organisatie is ingericht (de structuur) en hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden (de governance) zijn geregeld. In dit besluit gaat het vooral om algemene regels. Daar waar nadere uitwerkingen nodig zijn worden uitvoeringsvoorschriften opgesteld. Het Organisatiebesluit is een basisdocument dat alleen gewijzigd wordt als er structurele aanpassingen zijn in de organisatie of in de verdeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Hoofdstuk 2. Definities

Artikel 1.  

In dit besluit wordt verstaan onder:

Het college:

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester als bestuursorgaan.

Ambtelijke organisatie:

Het geheel van medewerkers die werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van het college ongeacht hun rechtspositie, met uitzondering van de griffie.

Gemeentesecretaris:

De secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.

Algemeen directeur:

De gemeentesecretaris in zijn rol van eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie en als leidinggevende van concerndirecteuren.

Concerndirecteur:

Lid van de concerndirectie en samen met de gemeentesecretaris/algemeen directeur en overige concerndirecteuren integraal verantwoordelijk voor het geheel, de lange termijn visieontwikkeling en de strategische integrale werking van de organisatie en het domein. Is leidinggevende van de teammanagers.

Concerndirectie:

Organisatorische eenheid dat het college adviseert en de ambtelijke organisatie aanstuurt.

Concerncontroller:

De onafhankelijke, strategische adviseur wiens taakuitoefening pro-actief en reactief gericht is op het in control brengen en houden van de gemeentelijke organisatie, waardoor deze rechtmatig, doelmatig en doeltreffend kan functioneren.

Domein:

Organisatorische eenheid die belast is met de ontwikkeling en uitvoering van een afgebakend geheel van taken en opgaven onder aansturing van een concerndirecteur.

Keten:

Organisatorische eenheid die belast is met een deel van de ontwikkeling en uitvoering van samenhangende taken en opgaven van een domein onder aansturing van één of meerdere teammanagers.

Team:

Organisatorische eenheid die belast is met een deel van de ontwikkeling en uitvoering van taken en opgaven van een keten onder aansturing van een teammanager.

Teammanager:

Leidinggevende die de medewerkers van één of meerdere teams aanstuurt.

Bedrijfsvoering:

De inzet van personeel, informatie, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting (PIJOFACH) ten behoeve van de realisering van de gemeentelijke taken en het afleggen van verantwoording daarover.

Hoofdstuk 3. Structuur en verantwoordelijkheden organisatie

Artikel 2. Indeling van de ambtelijke organisatie

  • 1.

    Er is een ambtelijke organisatie voor de ondersteuning van het college bij de uitoefening van zijn taken.

  • 2.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

  • 3.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur werkt samen met de concerndirecteuren.

  • 4.

    De ambtelijke organisatie bestaat uit de concerndirectie, concerncontroller, domeinen, ketens en teams.

  • 5.

    Het organogram van de gemeentelijke organisatie wordt gepubliceerd op de website en op het intranet van de gemeente Heerenveen.

Artikel 3. Concerndirectie

  • 1.

    Er is een concerndirectie. De concerndirectie bestaat uit de gemeentesecretaris/ algemeen directeur, drie concerndirecteuren, tijdelijke concerndirecteur Ontwikkeling en de concerncontroller.

  • 2.

    De concerndirectie is het hoogste ambtelijke orgaan voor gemeente brede afstemming, sturing en coördinatie.

  • 3.

    De concerndirectie is strategisch partner voor het college.

  • 4.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de concerndirectie-vergaderingen.

  • 5.

    De concerncontroller participeert in de concerndirectievergaderingen vanuit een adviserende rol.

  • 6.

    De concerndirectie streeft in haar besluitvorming naar consensus.

  • 7.

    Als er geen consensus wordt bereikt, beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

  • 8.

    De concerndirectie is bevoegd concernkaders op te stellen.

  • 9.

    Het college mandateert aan de concerndirectie de bevoegdheid om de instelling van de domeinen, ketens en teams en het toedelen van taken en opgaven aan deze niveaus, en eventuele tussentijdse wijzigingen daarin, vast te stellen.

  • 10.

    De concerndirectie stelt concern- en domeinkaders op waarbinnen de teammanagers zelf beslissingsbevoegd zijn voor een juiste bedrijfsvoering binnen hun teams conform de delegatie- en mandaatregeling gemeente Heerenveen.

Artikel 4. Domein

  • 1.

    Een domein wordt gevormd door een clustering van ketens en teams.

  • 2.

    Er worden vier domeinen onderscheiden:

    • ■

      Mens en Maatschappij;

    • ■

      Leefomgeving;

    • ■

      Bedrijfsvoering;

    • ■

      Ontwikkeling.

  • 3.

    Ieder domein valt onder de verantwoordelijkheid van een concerndirecteur.

  • 4.

    Het managementteam per domein wordt samen met de betreffende concerndirecteur gevormd door de teammanagers binnen het domein en is hiermee keten overstijgend.

  • 5.

    Het domein managementteam heeft de verantwoordelijkheid voor capaciteits-management voor zowel lijn als opgaven (inzet en beschikbaarheid mensen) op basis van concern- en domeinkaders.

  • 6.

    Het domein managementteam wordt voorgezeten door de concerndirecteur.

Artikel 5. Gemeentesecretaris/algemeen directeur

  • 1.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de effectiviteit en het rechtmatig en doelmatig functioneren van de ambtelijke organisatie.

  • 2.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur:

    • ■

      Is als opdrachtnemer van het college verantwoordelijk voor de totstandkoming en realisatie van de bestuurlijk gestelde doelen;

    • ■

      Is personeelsverantwoordelijk voor de concerndirecteuren;

    • ■

      Stuurt op de totstandkoming van de strategische inhoud en op integraliteit en eenheid van leiderschap;

    • ■

      Schept de voorwaarden voor een doelmatig en effectief werkende organisatie;

    • ■

      Escalatie binnen de concerndirectie gaat naar de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

    • ■

      Heeft een doorslaggevende stem binnen de concerndirectie;

    • ■

      Is voor de ambtelijke organisatie boegbeeld van de concerndirectie;

    • ■

      Is eindverantwoordelijk voor de spelregels binnen de ambtelijke organisatie.

  • 3.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is de schakel tussen het college en de ambtelijke organisatie. Hij/zij is eerste adviseur van het college.

  • 4.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur legt verantwoording af aan het college.

Artikel 6. Concerndirecteuren

  • 1.

    De concerndirecteuren zijn samen met en onder regie van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur integraal verantwoordelijk voor het geheel en voor de lange termijn visieontwikkeling en strategische integrale werking van de organisatie.

  • 2.

    De concerndirecteur is integraal verantwoordelijk voor de effectiviteit en het rechtmatig en doelmatig functioneren van het betreffende domein, de ketens en de teams binnen het domein.

  • 3.

    De concerndirecteur geeft leiding aan en is personeelsverantwoordelijk voor de teammanagers binnen het domein.

  • 4.

    De concerndirecteur is onder regie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur integraal verantwoordelijk voor de organisatie, aansturing, coördinatie, coaching, facilitering en resultaten binnen het domein.

  • 5.

    De concerndirecteur is voorzitter van het domein managementteam en escalatie van het domein en of de ketens gaat naar de concerndirectie.

  • 6.

    De concerndirecteur legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Artikel 7. Aanvullende bepalingen tijdelijke concerndirecteur Ontwikkeling

  • 1.

    De concerndirecteur Ontwikkeling is met ingang van 1 januari 2025 voor de duur van twee jaar aangesteld en is leidinggevende van één of meerdere teams binnen het domein Ontwikkeling.

  • 2.

    De tijdelijke concerndirecteur Ontwikkeling geeft voor het einde van de twee jaar in ieder geval vorm en structuur aan de processen, taken en werkwijzen binnen het domein Ontwikkeling, inclusief de samenwerking met de andere domeinen.

  • 3.

    De tijdelijke concerndirecteur Ontwikkeling evalueert en adviseert de concerndirectie en het college binnen de genoemde twee jaar in ieder geval over de wijze waarop het domein Ontwikkeling na de periode van twee jaar geborgd kan worden.

Artikel 8. Teammanager

  • 1.

    De teammanager is leidinggevende van één of meerdere teams en legt verantwoording af aan de betreffende concerndirecteur.

  • 2.

    De teammanager is stuurman/vrouw en stuurt op doelen en resultaten en monitort de voortgang.

  • 3.

    De teammanager is hoeder van de cultuur, vertoont voorbeeldgedrag, handhaaft het sociaal contract en creëert een werkomgeving waarin je elkaar veilig aan kunt spreken.

  • 4.

    De teammanager is veranderingsgericht en geeft daar leiding aan, coacht op ontwikkeling met aandacht voor de mens, biedt structuur, duidelijkheid en communiceert en verbindt.

  • 5.

    De teammanager heeft affiniteit met de inhoud, maar is geen meewerkend voorman/vrouw.

  • 6.

    De teammanagers binnen de keten zijn onder aansturing van de concerndirecteur operationeel tactisch verantwoordelijk voor:

    • ■

      de totstandkoming van tactische en operationele inhoud van de keten;

    • ■

      de kwaliteit van processen van de keten;

    • ■

      een goede bedrijfsvoering van de keten;

    • ■

      de planning- en control cyclus van de keten;

    • ■

      personeel, middelen en inhoud van de keten;

    • ■

      het bewerkstelligen van de juiste samenhang daarin om zo de keten te halen;

    • ■

      het stellen van prioriteiten in de capaciteitsplanning van de keten en team(s).

    • ■

      bij afwezigheid fungeert een collega teammanager, bij voorkeur binnen de keten maar in ieder geval binnen het domein, als vervanger.

Hoofdstuk 4. Opdrachtgeverschap binnen de organisatie

Artikel 9. Opdrachtgeverschap

  • 1.

    Integraliteit wordt georganiseerd door gedeeld opdrachtgeverschap (bestuurlijk, ambtelijk).

  • 2.

    Opdrachtgeverschap is van toepassing op projecten en programma’s, vastgesteld op de opgaventafel.

  • 3.

    Voor de going concern onderwerpen geldt geen opdrachtgeverschap, maar is wel altijd een concerndirecteur verantwoordelijk.

  • 4.

    Opdrachtgeverschap is voorbehouden aan leidinggevende functies of wordt gedelegeerd aan programmamanagers en of aan strategisch adviseurs.

  • 5.

    Opdrachtgeverschap verloopt volgens de vastgesteld uitgangspunten voor het project- en programmabureau (definities & rollen).

Hoofdstuk 5. Overleg

Artikel 10. Bestuurlijk overleg

Er is minimaal tweemaal per jaar overleg tussen het college en de concerndirectie. Doel van dit overleg is het bespreken van:

  • ■

    De opgaven;

  • ■

    De strategie;

  • ■

    Het meerjarenbeleid;

  • ■

    De sturingscyclus;

  • ■

    De ontwikkelingen binnen de ambtelijke organisatie;

  • ■

    De bedrijfsvoering;

  • ■

    De organisatievisie;

  • ■

    Het concernplan.

Artikel 11. Overlegvormen dagelijks bestuur en organisatie

  • 1.

    De collegevergadering vindt in beginsel wekelijks plaats met als doel: bestuurlijke besluitvorming.

  • 2.

    Het portefeuillehouder-overleg vindt in principe wekelijks plaats met als doel: bestuurlijke kaders stellen en toetsend binnen mandaat.

Artikel 12. Ambtelijke overleggen organisatie

  • 1.

    De concerndirectie stelt met het oog op de goede uitoefening van haar functie (tijdelijke) overlegvormen of -structuren in.

  • 2.

    Deze overleggen hebben tot doel het bespreken, coördineren en afstemmen van taken, opgaven en voorstellen en het adviseren van de concerndirectie over organisatieontwikkeling, bedrijfsvoering, programma's, projecten en andere domein overstijgende aangelegenheden.

  • 3.

    Overleggen die minimaal gestructureerd plaatsvinden zijn:

    • •

      concerndirectie-vergaderingen (ambtelijke besluitvorming inzake integrale en of hoog risico vraagstukken);

    • •

      concern brede leidinggevenden-overleg (organisatie brede verbinding en organisatieontwikkeling);

    • •

      managementvergaderingen per domein (keten overstijgende verbinding binnen het domein);

    • •

      managementvergaderingen per keten (besluitvorming en coördinatie binnen de keten);

    • •

      team overleggen (sturing en monitoring binnen het team).

Hoofdstuk 6. Sturingsinstrumenten

Artikel 13. Lange Termijn Agenda

  • 1.

    De lange termijn agenda betreft de thema's voor de collegeperiode, op basis van het coalitieakkoord.

  • 2.

    De concerndirectie draagt zorg voor de onderlinge afstemming van de lange termijn agenda van het college en die van de gemeenteraad.

Artikel 14. Sturingsfilosofie en concernplan

  • 1.

    Bij de uitoefening van taken en opgaven wordt gewerkt vanuit de door het college vastgestelde Organisatievisie. Deze wordt vertaald in een periodiek te actualiseren concernplan.

  • 2.

    Het concernplan is het sturingsinstrument voor de organisatie, jaarlijks vastgesteld door de concerndirectie en informerend te bespreken met het college, op basis van de opgaven en op basis van de documenten uit de begrotingscyclus, waarin de (beleids)opgaven, beheersopgaven en visie, doelen en strategie van de ambtelijke organisatie zijn uitgewerkt.

Artikel 15. Domeinplannen

  • 1.

    De domeinplannen zijn de sturingsinstrumenten voor de domeinen, jaarlijks opgesteld door de concerndirecteur(en) en de teammanagers aan de hand van het concernplan en de themabegroting waarin de middelen op domeinniveau en de relatie met de andere domeinen wordt weergegeven.

  • 2.

    De domeinplannen worden vastgesteld door de concerndirectie.

  • 3.

    Minimaal halfjaarlijks vindt een voortgangsgesprek plaats met de concerndirectie.

Artikel 16. Ketenplannen

  • 1.

    De ketenplannen zijn de sturingsinstrumenten voor de ketens, jaarlijks opgesteld door de gezamenlijke teammanagers aan de hand van het domeinplan.

  • 2.

    De ketenplannen worden vastgesteld door de concerndirecteur.

  • 3.

    Minimaal halfjaarlijks vindt een voortgangsgesprek plaats met de concerndirecteur en teammanagers.

Artikel 17. Teamplannen

  • 1.

    De teamplannen zijn de sturingsinstrumenten voor de teams, jaarlijks opgesteld door de teammanagers in samenwerking met het team aan de hand van het ketenplan. De teamplannen worden vastgesteld door de concerndirecteur en minimaal halfjaarlijks vindt een voortgangsgesprek plaats met de concerndirecteur.

Artikel 18. Planning- en Controlcyclus

  • 1.

    De concerndirectie draagt zorg voor de totstandkoming van de begroting, de jaarrekening en andere producten in het kader van de planning- en controlcyclus.

  • 2.

    Het college stelt de in het eerste lid bedoelde en daarvoor in aanmerking komende producten in ontwerp vast en legt deze ter besluitvorming voor aan de raad.

Hoofdstuk 7. Control en toezicht

Artikel 19. Concerncontroller

  • 1.

    De concerncontroller is onafhankelijk adviseur en sparringpartner van de concerndirectie, de domeinen en het gemeentebestuur gericht op het in control komen en blijven van de gemeentelijke organisatie, met als doel te bevorderen dat deze rechtmatig, doelmatig en doeltreffend functioneert.

  • 2.

    De concerncontroller wordt bijgestaan door een of meer controllers en is de leidinggevende van deze controllers.

  • 3.

    De concerncontroller kan het college van burgemeester en wethouders onafhankelijk van de gemeentesecretaris/algemeen directeur gevraagd en ongevraagd adviseren en rapporteren over de realisatie van de gemeentelijke taken, producten en diensten.

  • 4.

    De concerncontroller adviseert over:

    • •

      de toetsing en de analyse van, en de advisering over de (door-) ontwikkeling van de bestuurlijke planning en control cyclus en producten, begroting, jaarrekening en de perspectiefnota;

    • •

      de signalering, analyse en advisering over belangrijke/majeure bevindingen uit begroting, jaarrekening en tussentijdse rapportages;

    • •

      de toetsing, analyse en advisering over de (door-) ontwikkeling van de organisatie als geheel, de strategische bedrijfsvoering, de administratieve organisatie en de interne controle;

    • •

      het adviseren en toetsen van het risicomanagement en de treasury binnen de gemeentelijke organisatie;

    • •

      situationeel toetsen van majeure bestuursvoorstellen en dossiers op de risico’s en kwaliteit van deze stukken.

  • 5.

    De concerncontroller legt over de uitvoering van de taken en de behaalde resultaten verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, dit met inachtneming van diens onafhankelijke positie zoals bedoeld in het derde lid van dit artikel.

Hoofdstuk 8. Slotbepalingen

Artikel 20. Inwerkingtreding

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2025.

  • 2.

    Het Organisatiebesluit gemeente Heerenveen 2014 en alle daarbij behorende wijzigingen worden per 1 januari 2025 ingetrokken.

Artikel 21. Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als "Organisatiebesluit gemeente Heerenveen 2025".

Aldus vastgesteld in de vergadering van 10 december 2024.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen,

de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

Naar boven