Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Bergeijk

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Bergeijk, elk handelend voor zover het zijn eigen bevoegdheden betreft;

gelet op artikelen 59a, 160, 171 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: ‘Awb’);

overwegende dat:

• 1. het Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Bergeijk 2024 een inhoudelijke actualisatie vereist;

• 2. uit oogpunt van efficiëntie en legaliteit in deze regeling publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan personen werkzaam in de ambtelijke organisatie worden toegekend. Zo kunnen zij deze taken zelfstandig en rechtmatig uitvoeren;

• 3. de werkbaarheid en duidelijkheid van gemandateerde bevoegdheden worden vergroot door gebruik te maken van een zogenoemde ‘omgekeerde’ mandaatregeling, waarbij het handelingsbereik wordt vergroot door alleen te benoemen welke bevoegdheden niet zijn gemandateerd;

• 4. een omgekeerde mandaatregeling aansluit bij de organisatievisie en -cultuur door verantwoordelijkheden laag in de organisatie te leggen;

• 5. de systematiek van een omgekeerde mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig is.

besluiten vast te stellen het:

Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Bergeijk (hierna: mandaatregeling)

Mandaatregeling gemeente Bergeijk

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. afdelingshoofd: de leidinggevende van één van de afdelingen met hiërarchische bevoegdheid over de medewerkers en lid van het managementteam;

• b. behandelend ambtenaar: degene die de betreffende werkzaamheden uitoefent op basis van diens functie, diens vervanger en degene die op incidentele basis, in opdracht van de gemeentesecretaris of het afdelingshoofd, de betreffende werkzaamheden verricht;

• c. besluit: een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Awb;

• d. bestuursorgaan: een bestuursorgaan in de zin van artikel 1:1, eerste lid van de Awb;

• e. budgethouder: degene die op basis van de Budgethouderregeling gemeente Bergeijk (hierna: budgethouderregeling) een deel van de gemeentebegroting mag uitvoeren, een investering of project mag realiseren, inclusief het sluiten van overeenkomsten, en middelen mag aanwenden die verband houden met het desbetreffende budget zoals nader uitgewerkt in de budgethouderregeling;

• f. burgemeester: de burgemeester van de gemeente Bergeijk als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente Bergeijk in en buiten rechte;

• g. het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergeijk als bestuursorgaan;

• h. coördinator: medewerker met een coördinerende rol op de inhoud van het cluster;

• i. mandaathouder: de persoon die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen en te ondertekenen;

• j. gemeentesecretaris: de functionaris die door het college is aangesteld en eindverantwoordelijk is voor de ambtelijke organisatie, die als secretaris zoals bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet functioneert en lid is van het managementteam;

• k. managementteam: de afdelingshoofden en de gemeentesecretaris van de gemeente Bergeijk gezamenlijk;

• l. mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen, als bedoeld in afdeling 10.1.1 van de Awb;

• m. mandaatgever: het bestuursorgaan dat aan een behandelend ambtenaar de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen, als bedoeld in afdeling 10.1.1 van de Awb;

• n. machtiging: de bevoegdheid feitelijke handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

• o. portefeuillehouder: een afzonderlijke lid van het college met betrekking tot diens portefeuille;

• p. ondermandaat: het verlenen van mandaat door de mandaathouder aan een ander, als bedoeld in afdeling 10.1.1 van de Awb;

• q. overeenkomst: een afspraak tussen twee of meer partijen, daaronder tevens begrepen een daartoe strekkende intentieverklaringen;

• r. volmacht: de bevoegdheid om namens de burgemeester, zoals bedoeld in artikel 171 van de Gemeentewet, de rechtspersoon gemeente Bergeijk bij privaatrechtelijke rechtshandelingen, als bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet, te vertegenwoordigen;

• s. volmachtgever: degene die volmacht verleent.

Artikel 2 Reikwijdte

• 1. Waar in de mandaatregeling wordt gesproken over mandaat dient, tenzij anders is bepaald, daaronder ook te worden begrepen ‘volmacht’ en ‘machtiging’.

• 2. De bevoegdheid om via mandaat besluiten te nemen geschiedt in de ruimste zin van het woord. De bevoegdheid om via mandaat besluiten te nemen omvat in ieder geval ook de bevoegdheid tot het stellen van voorschriften en beperkingen en het verrichten van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen. Daaronder valt in ieder geval ook (maar niet beperkt) het verstrekken van informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard, het verzenden van ontvangstbevestigingen en het voeren van overige correspondentie.

• 3. Indien sprake is van tegenstrijdigheid tussen de mandaatregeling en de budgethouderregeling, prevaleert de mandaatregeling.

• 4. Mandaat tot het uitoefenen van bevoegdheden en taken die aan een gemeenschappelijke regeling zijn opgedragen, vallen niet onder deze mandaatregeling.

• 5. Mandaat tot het uitoefenen van taken en bevoegdheden die aan derden zijn overgedragen, vallen niet onder deze mandaatregeling.

Artikel 3 Algemeen mandaat

• 1. Het college verleent aan de portefeuillehouder mandaat voor het ondertekenen van overeenkomsten namens de gemeente met betrekking tot zijn portefeuille voor zover daar een besluit van het college aan ten grondslag ligt in de zin van artikel 160, eerste lid, sub d van de Gemeentewet.

• 2. Het college en de burgemeester verlenen afzonderlijk de gemeentesecretaris, de afdelingshoofden, de coördinatoren en de behandelend ambtenaar het mandaat om alle besluiten te nemen en overige (rechts-) handelingen te verrichten die nodig zijn om hun taken en bevoegdheden op een goede manier uit te voeren. Daaronder valt ook de (juridische) vertegenwoordiging van het college en de burgemeester in en buiten rechte.

• 3. Indien het feitelijke handelingen betreffen is eenieder bevoegd om de feitelijke handelingen te verrichten die nodig zijn om hun taken en bevoegdheden op een goede manier uit te voeren.

• 4. Het bepaalde in lid 1 en lid 2 van dit artikel geldt uitsluitend wanneer is voldaan aan de voorwaarden uit artikel 4 van de mandaatregeling en wanneer geen sprake is van een van de uitzonderingsgronden van dat artikel.

• 5. Met betrekking tot het bepaalde in lid 1 en lid 2 van dit artikel kunnen het college en de burgemeester instructies geven over de wijze waarop de gemandateerde bevoegdheden worden uitgeoefend.

Artikel 5 Voorwaarden en uitzonderingen mandaatverlening

• 1. De mandaathouder mag van de aan hem verleende bevoegdheid slechts gebruikmaken als de uitoefening van die bevoegdheid past binnen zijn functiebeschrijving en de taken en verantwoordelijkheden van de afdeling of het team waarin hij werkt, past binnen de opdracht die hem is gegeven of binnen het specifieke programma of project waarvoor hij werkt. De mandaathouder neemt daarbij de gemaakte werkafspraken in acht.

• 2. Van de mandaathouder wordt een zeker inschattingsvermogen en politieke en bestuurlijke sensitiviteit verlangd.

• 3. De gemandateerde budgethouder mag van de aan hem verleende bevoegdheid slechts gebruikmaken voor het specifieke doel waarvoor het budget is toegekend. Dit moet binnen de financiële grenzen van het budget gebeuren en het moet in overeenstemming zijn met de geldende budgethouderregeling.

• 4. De mandaathouder kan enkel gebruik maken van zijn mandaat voor het aangaan van financiële verplichtingen voor zover in de begroting zelf of bij afzonderlijk raadsbesluit middelenautorisatie heeft plaatsgevonden en op het moment van besluit voldoende budget beschikbaar is.

• 5. Wanneer de mandaathouder een persoonlijk belang heeft bij de uitoefening van de bevoegdheden, vindt besluitvorming plaats door een directe collega of de hiërarchisch hoger geplaatste.

• 6. Geen mandaat wordt verleend indien artikel 10:3 van de Awb van toepassing is.

• 7. De gemeentesecretaris is bevoegd om mandaten die aan onder hem ressorterende werkzame personen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, te wijzigen of in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt.

• 8. De in bijlage 1 genoemde bevoegdheden zijn niet gemandateerd en blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester.

• 9. De in bijlage 2 genoemde bevoegdheden zijn voorbehouden aan de gemeentesecretaris.

• 10. De in bijlage 3 genoemde bevoegdheden zijn voorbehouden aan het afdelingshoofd.

• 11 De in bijlage 4 genoemde bevoegdheden zijn voorbehouden aan de coördinator.

• 12 Ondermandaat is slechts toegestaan indien dit ondermandaat schriftelijk wordt vastgelegd.

• 13 Het verlenen van mandaat aan ambten of personen, die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, zoals bedoeld in artikel 10:4 van de Awb, is voorbehouden aan het bestuursorgaan.

Artikel 5 Vervanging mandaathouder

• 1. Indien het mandaat aan een medewerker wordt verleend, wordt daarmee het mandaat ook geacht te zijn verleend aan de hiërarchisch hoger geplaatsten.

• 2. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt deze vervangen door de loco-secretaris zoals aangewezen door het college, tenzij uitdrukkelijk bij of krachtens deze mandaatregeling anders is bepaald.

• 3. Bij afwezigheid van een afdelingshoofd kan een afdelingshoofd van een andere afdeling deze vervangen.

• 4. Bij afwezigheid van een coördinator wordt deze vervangen door de door het afdelingshoofd aangewezen functionaris.

• 5. Bij afwezigheid van een behandelend ambtenaar kan een behandelend ambtenaar met een soortgelijke functie binnen hetzelfde cluster deze vervangen.

Artikel 6 Ondertekening

• 1. Een krachtens mandaat genomen besluit omvat tevens de bevoegdheid om dat besluit en de daarbij behorende correspondentie te mogen ondertekenen.

• 2. Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

• 3. Uitgaande stukken worden als volgt ondertekend:

  Namens [het bestuursorgaan] van de gemeente Bergeijk, gevolgd door de naam, functieaanduiding en afdeling van de mandaathouder of diens vervanger die het besluit genomen heeft en de handtekening van deze persoon.

• 4. Een krachtens mandaat verrichte privaatrechtelijke rechtshandeling vermeldt dat de gemeente in naam van de burgemeester wordt vertegenwoordigd, zoals bedoeld in artikel 171 van de Gemeentewet. Tevens wordt het daaraan ten grondslag liggende besluit vermeld, zoals bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet, op de volgende wijze:

  De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Bergeijk, kantoorhoudende te gemeente Bergeijk (5571 HB) aan de Burgemeester Magneestraat 1, te dezen vertegenwoordigd door [voorletters en achternaam medewerker], [functie titel] [naam afdeling], daartoe ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet en artikelen 3 en 4 van de mandaatregeling gemeente Bergeijk bevoegd door de burgemeester van de gemeente Bergeijk, [handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. [datum collegebesluit]].  

Artikel 7 Inwerkingtreding, citeertitel en intrekking

• 1. Dit besluit treedt de dag na bekendmaking in werking.

• 2. Dit besluit wordt aangeduid als ‘Mandaatregeling gemeente Bergeijk’.

• 3. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit wordt het ‘Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Bergeijk 2024’, zoals vastgesteld op 19 december 2023, ingetrokken.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergeijk en de burgemeester van de gemeente Bergeijk op 10 december 2024.

Burgemeester en wethouders van Bergeijk,

A.J.M. Ewalds

Gemeentesecretaris

A. Callewaert-de Groot

Burgemeester

Burgemeester van Bergeijk,

A. Callewaert-de Groot

Burgemeester