Hotspotmonitor en hotspotlijst 2024 in het kader van Archiefwet- en regelgeving

Het college besluit:

• 1. De bijgevoegde hotspotlijst (bijlagen 1 en 2) vast te stellen en te publiceren;

• 2. Tweejaarlijks een hotspotmonitor uit te voeren en een geactualiseerde hotspotlijst vast te stellen, zoals beschreven in bijlage 3;

• 3. Een commissie archiefhotspots in te stellen in 2025, op basis van de landelijke handreiking periodieke hotspotmonitor decentrale overheden (VNG). Taak van de commissie is om nieuwe archiefhotspots in beeld te brengen en te adviseren over mogelijke vaststelling, zoals beschreven in bijlage 3.

Bijlage 1. Criteria voor het selecteren van hotspots en beknopte hotspotlijst

Er worden vier typen hotspots onderscheiden¹:

• 1) Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media;

• 2) Er is sprake van een gebeurtenis binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt;

• 3) Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager;

• 4) Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept .

Om te voorkomen dat gebeurtenissen of kwesties te snel tot hotspot kunnen worden bestempeld, is als uitgangspunt genomen dat de gebeurtenis of kwestie minimaal aan één van de bovengenoemde criteria moet voldoen voordat het tot een hotspot kan worden benoemd.

De hierna weergegeven hotspotlijst geeft een beknopt overzicht van de benoemde hotspots, de periode waarover iedere hotspot gaat en de criteria op basis waarvan de hotspots zijn vastgesteld. De lijst geeft een korte benaming van iedere hotspot. In bijlage 2 zijn de hotspots nader beschreven.

Nr.	Beknopte hotspot omschrijving	Beginjaar	Eindjaar	Criteria
				Maatschappelijke beroering/ media aandacht	Tegenstelling tussen burgers/ emoties	Debat functioneren overheid	Positie overheid
				1	2	3	4
01	Amersfoort 750 jaar stadsrechten	2005	2009	x
02	The Passion	2015	2016	x
03	Koningsdag in Amersfoort 2019	2018	2019	x
04	Westelijke ontsluiting	2011	2024	x	x	x
05	COVID 19/ corona	2020	2022	x	x	x	x
06	Opvang vluchtelingen (ten tijde van de Oekraïne-oorlog)	2021	n.n.b.	x	x

Bijlage 2. Hotspotlijst gemeente Amersfoort

Hotspotbeschrijving Amersfoort 750 jaar stadsrechten - 2009
Uniek nummer:	01
Hotspot:	Amersfoort 750 jaar (2009)
Datering:	2005-2009
Criteria:	1
Informatieobjecten:	Alle informatieobjecten genoemd in bijbehorend informatieschema zijn in de systemen aangemerkt als Hotspot_Amersfoort_750 en hebben de archiefnominatie “Bewaren” gekregen (zo dat nog niet het geval was). De datum archiefactie is overeenkomstig aangepast. Alle informatieobjecten worden daarmee blijvend bewaard.
Omschrijving:
In 2009 vier Amersfoort dat de stad 750 jaar stadsrecht had. Al in 2005 is de gemeente gestart met de ontwikkeling van een plan voor de viering van het jubileumjaar. Hiervoor is de Stichting Amersfoort 750 opgericht. Uitgangspunt bij de feestelijkheden was dat het een feest was van, voor en door Amersfoorters. Daarom zijn vanaf het begin allerlei mensen van zowel binnen als buiten de gemeente, betrokken bij de ideevorming. Met als resultaat: Amersfoort 750 werd de verjaardag van de stad en het moment om feest te vieren. Daarnaast profileerde Amersfoort zich ook landelijk met dit project, in afstemming met de uitgangspunten voor de Amersfoortse citymarketing. Amersfoort 750 kreeg vorm met projecten in de volgende programmalijnen en dimensies: Culinaire lijn; Sportieve lijn; Bezielende lijn; Culturele lijn; Dimensie ‘historie’; Dimensie 'talent'.

Hotspotbeschrijving The Passion - 2016
Uniek nummer:		02
Hotspot:		The Passion
Datering:		2015-2016
Criteria:		1
Informatieobjecten:		Alle informatieobjecten genoemd in bijbehorend informatieschema zijn in de systemen aangemerkt als Hotspot_The_Passion en hebben de archiefnominatie “Bewaren” gekregen (zo dat nog niet het geval was). De datum archiefactie is overeenkomstig aangepast. Alle informatieobjecten worden daarmee blijvend bewaard.
Omschrijving:
The Passion 2016 was de zesde editie van The Passion, een Nederlands muzikaal-bijbels evenement dat jaarlijks op Witte Donderdag wordt gehouden. The Passion is een samenwerking tussen de omroepen KRO-NCRV en EO, de rooms-katholieke en protestantse kerken en het Nederlands Bijbelgenootschap. Het vertelt het verhaal van de laatste uren van het leven van Jezus, zijn lijden en de opstanding. Het evenement werd in 2016 op 24 maart in Amersfoort gehouden, op een podium in de Eem langs het Eemplein. De editie werd uitgezonden door de EO en de KRO-NCRV. Voor het gastheerschap van The Passion in 2016 meldden zich diverse plaatsen aan. Op 2 september 2015 werd bekendgemaakt dat het spektakel naar Amersfoort zou gaan. Tevens werd onthuld dat tijdens de opvoering stilgestaan zou worden bij de herdenking van de vele Belgische vluchtelingen in Amersfoort gedurende de Eerste Wereldoorlog, dat jaar exact honderd jaar geleden. Ook werd in deze editie gerefereerd aan de aanslagen in Brussel, enkele dagen eerder. De aanslagen in Brussel hebben geleid tot uitgebreide veiligheidsmaatregelen. Het podium werd opgebouwd op het water van de Eem en was 40 meter lang en 13 meter hoog. Op het evenement kwamen ongeveer 20.000 bezoekers af, dat vijf minuten later begon vanwege het overlijden van Johan Cruijff. Nog eens 3,2 miljoen mensen bekeken het spektakel op tv.
Hotspotbeschrijving Koningsdag in Amersfoort - 2019
Uniek nummer:	03
Hotspot:	Koningsdag in Amersfoort 2019
Datering:	2018-2019
Criteria:	1
Informatieobjecten:	Alle informatieobjecten genoemd in bijbehorend informatieschema zijn in de systemen aangemerkt als Hotspot_Koningsdag_2019 en hebben de archiefnominatie “Bewaren” gekregen (zo dat nog niet het geval was). De datum archiefactie is overeenkomstig aangepast. Alle informatieobjecten worden daarmee blijvend bewaard.
Omschrijving:
De koninklijke familie vierde Koningsdag (27 april) in 2019 in Amersfoort. Op deze dag stonden ontmoetingen en verhalen uit de stad en regio centraal. De verhalen van 17 verhalenvertellers op de route vormden samen 'Wij, Amersfoort'. De tocht van het koninklijk gezelschap begon rond 11.00 uur bij het ruim 500 jaar oude voormalige klooster De Mariënhof. In de twee uur daartussenin kregen de koning en koningin en hun dochters een staalkaart gepresenteerd van Amersfoort en de omliggende gemeenten en van hun bewoners. Met veel muziek, theater, en met vrijwilligers, kunstenaars en sporters. Een van de onderdelen was de Regio quiz, waarin inwoners én leden van de koninklijke familie werden getest op hun kennis van de regio Amersfoort. De tocht eindigde bij het Eemhuis.

Hotspotbeschrijving Westelijke ontsluiting
Uniek nummer:	04
Hotspot:	Westelijke ontsluiting
Datering:	2011-2024
Criteria:	1, 2 en 3
Informatieobjecten:	Alle informatieobjecten genoemd in bijbehorend informatieschema zijn in de systemen aangemerkt als Hotspot_Westelijke_ontsluiting en hebben de archiefnominatie “Bewaren” gekregen (zo dat nog niet het geval was). De datum archiefactie is overeenkomstig aangepast. Alle informatieobjecten worden daarmee blijvend bewaard.
Omschrijving:
In het coalitieakkoord 2022-2026 is afgesproken om te stoppen met het project Westelijke ontsluiting. Het plan werd in het coalitieakkoord ‘financieel onhaalbaar’ genoemd. De nieuwe ontsluiting had als doel de westkant van Amersfoort beter bereikbaar te maken. In het plan zouden de auto’s bij het traject Barchman Wuytierslaan - Daam Fockemalaan onder het spoor doorrijden en kregen fietsers en voetgangers een viaduct over het spoor. Ook waren er een ecoduct en faunapassages gepland. In het coalitieakkoord 2022-2026 is afgesproken om alleen de plannen voor de verbeteringen voor fietsers, voetgangers en hulpdiensten door te laten gaan.

Hotspotbeschrijving Covid 19/corona
Uniek nummer:		05
Hotspot:		Covid 19/corona
Datering:		2020-2022
Criteria:		1, 2, 3, 4
Informatieobjecten:		Alle informatieobjecten genoemd in bijbehorend informatieschema zijn in de systemen aangemerkt als Hotspot_COVID19_corona en hebben de archiefnominatie “Bewaren” gekregen (zo dat nog niet het geval was). De datum archiefactie is overeenkomstig aangepast. Alle informatieobjecten worden daarmee blijvend bewaard.
Omschrijving:
Op 11 maart 2020 heeft de Wereldgezondheidsorganisatie de uitbraak van het nieuwe Coronavirus (ook wel Covid-19 of SARS-CoV-2 genoemd) officieel aangemerkt als pandemie. Ook in Nederland was er veel maatschappelijke beroering en aandacht voor dit onderwerp. Zo ook in de gemeente Amersfoort. De gemeente heeft een crisisorganisatie opgezet. De gemeente voerde een regierol en werkte samen met allerlei organisaties om de maatschappelijke gevolgen van het nieuwe virus te beperken. De gemeente had een belangrijke rol bij de handhaving van maatregelen. Veel evenementen en activiteiten konden niet of slechts beperkt doorgaan. De pandemie had ook grote gevolgen voor de gemeentelijke organisatie en dienstverlening. Vergaderingen vonden digitaal plaats, ambtenaren werken massaal thuis, de balies worden aangepast (bijv. met schermen). De crisisorganisatie is opgeheven in het eerste kwartaal van 2022.
Hotspotbeschrijving Opvang vluchtelingen (ten tijde van de Oekraïne-oorlog)
Uniek nummer:	06
Hotspot:	Opvang vluchtelingen (ten tijde van de Oekraïne-oorlog)
Datering:	2021 – n.n.b.
Criteria:	1 en 2
Informatieobjecten:	Alle informatieobjecten genoemd in bijbehorend informatieschema zijn in de systemen aangemerkt als Opvang vluchtelingen (ten tijde van de Oekraïne-oorlog) en hebben de archiefnominatie “Bewaren” gekregen (zo dat nog niet het geval was). De datum archiefactie is overeenkomstig aangepast. Alle informatieobjecten worden daarmee blijvend bewaard.
Omschrijving:
Sinds maart 2022 vangt de gemeente Amersfoort oorlogsvluchtelingen uit Oekraïne op in kantoorgebouwen aan de Utrechtseweg 1 en Hellestraat 24. In de Amerpoort verblijven 13 weeskinderen met een beperking. Daarnaast vangen Amersfoortse gastgezinnen nog 230 vluchtelingen uit Oekraïne op (peildatum eind oktober 2023). Onder hen is ook een aantal derdelanders. Dit zijn mensen die in Oekraïne een tijdelijke verblijfsvergunning hadden en naar Nederland zijn gevlucht voor de oorlog. Ze werkten of studeerden in Oekraïne. De groep derdelanders telt 55 mensen. De zogeheten derdelanders vallen vanaf 5 maart 2024 niet meer onder de landelijke ‘Richtlijn Tijdelijke Bescherming’ voor vluchtelingen uit Oekraïne. Dit betekent dat zij vanaf dan 28 dagen de tijd hebben om uit Nederland te vertrekken en dat zij geen recht meer hebben op een opvangplek. De Raad van State heeft dit in een uitspraak bevestigd. De gemeente heeft een verantwoordelijkheid om dit vertrek te faciliteren. Voorts kan het vanuit historisch perspectief interessant zijn om de eventuele verschillen te onderzoeken tussen opvang Oekraïners en de opvang van andere vluchtelingen. Om die reden zal deze hotspot mogelijk in de toekomst leiden tot een nieuwe categorie onder ‘Opvang vluchtelingen’.

Bijlage 3. Opzet en uitvoering periodieke hotspotmonitor en vaststellen hotspotlijst

1. Opzet periodieke hotspotmonitor en uitgangspunten

Hotspots worden tweejaarlijks geïdentificeerd over voorgaande jaren:

Bij eventuele calamiteiten komt de commissie vaker bij elkaar. Het identificeren van hotspots is geen doel op zich. Het doel is het veiligstellen van archiefmateriaal ten aanzien van belangrijke gebeurtenissen. De hotspots worden geselecteerd door een commissie archiefhotspots. De commissie wordt tweejaarlijks samengesteld aan de hand van vaste profielen (zie hieronder). Omdat de landelijke criteria voor hotspots (te) breed en algemeen zijn geformuleerd, is het zaak dat de commissie bekijkt of we meer kunnen toewerken naar een Amersfoortse definitie van hotspots met bijbehorende criteria.

Het Team Dienstverlening is verantwoordelijk voor de uitvoering van de monitor en levert een coördinator. De coördinator zal hiervoor ook afstemming zoeken met de gemeentearchivaris.

Profiel interne expert:

• Is werkzaam bij de zorgdrager;

• Bij voorkeur een leidinggevende met meerdere beleidsterreinen onder zich;

• Heeft een overzicht van wat er zich binnen de organisatie van de zorgdrager afspeelt;

• Kan vanuit het perspectief van de decentrale overheid goed aanduiden wat de hotspots zijn.

Samenstelling commissie archiefhotspots: gemeentearchivaris (vanuit SIO), Teammanager Dienstverlening, communicatieadviseur PCA, jurist JDA, adviseur op bepaald beleidsterrein, informatieadviseur, adviseur Informatieverwerking.

De gemeente benadert ook externe experts zoals bijvoorbeeld een historicus, publicist, lid van historische of oudheidkundige vereniging of directeur van een bedrijf.

De hotspotcommissie komt bij elkaar om een lijst van aspirant-hotspots op te stellen. De commissie draagt voorafgaand aan het SIO een voorstel (conceptversie hotspotlijst) aan.

2. Periodieke uitvoering

Stap 1 Research

De coördinator nodigt de commissieleden uit voor het overleg. Voorafgaand aan het overleg, wordt gevraagd om ter voorbereiding onderzoek te doen naar mogelijke hotspots van de afgelopen twee jaar en deze aan te leveren bij de coördinator.

Stap 2 Strategisch Informatie Overleg

In het SIO wordt de concept hotspotlijst besproken en aangevuld. Aan het eind van het SIO is er een definitieve hotspotlijst van gebeurtenissen van voorafgaande jaren. Van belang is dat zowel positieve (bijvoorbeeld Koningsdag 2019) als negatieve (bijvoorbeeld corona-uitbraak) gebeurtenissen aandacht krijgen.

Bij het benoemen van hotspots kunnen ook markante personen of locaties genoemd worden. Deze zaken vallen vaak al onder de uitzonderingscriteria van de selectielijst, zoals precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen. Dit zijn geen hotspots. Deze uitzonderingen kunnen worden meegenomen in een aparte tabel van de hotspotlijst, waarin aangegeven wordt op basis van welk uitzonderingscriterium van de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden, in plaats van welk hotspotcriterium van toepassing is. Het college stelt deze aparte lijst tegelijk met de hotspotlijst vast.

Stap 3 Voorbereiden besluitvorming

De lijst met hotspots die door het SIO is benoemd wordt ingebracht bij het college door de coördinator, naast de lijst van overige uitzonderingen. In het collegevoorstel wordt tevens aandacht besteed aan de gevolgen voor de privacy van eventuele betrokkenen (onder meer door in te gaan op de relatie tussen hotspots en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Indien aan de orde, wordt vastgelegd dat er een beperking aan de openbaarheid moet worden gesteld voor de betreffende archiefbescheiden.

Stap 4 Vaststellen hotspots en publicatie

Het voorstel tot besluitvorming over de hotspotlijst wordt geagendeerd. Na vaststelling van de hotspotlijst door het college wordt deze gepubliceerd op de website van de gemeente. Het beleid treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Stap 5 Uitvoering geven aan de hotspotmonitor

Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst moet de betreffende informatie uitgezonderd worden van vernietiging. Hiervoor wordt een informatieoverzicht ingevuld:

Nr.	Informatieobjecten(namen, zaken, dossiers, document(en)	Begin- datum	Eind- datum	Organisatie-onderdeel	Selectielijst

Informatie, die nog niet digitaal beschikbaar is in het archiefsysteem (zoals zaaksysteem of taak specifieke applicatie) wordt hierin opgenomen onder desbetreffend zaaktype en de specifieke omschrijving. Informatie, die al terug te vinden is in een archiefsysteem, zal een codering Hotspotmonitor [specifieke omschrijving] mee krijgen. Als informatie op basis van de selectielijst al blijvend bewaard moet worden, wordt ervoor gezorgd dat deze informatie bij de overige informatie van de hotspot integraal wordt bewaard. Ook op de werkvloer vraagt dit nog wel wat zendingswerk en acties rondom bewustwording.

Archieven of informatie van andere archiefvormers die tot hotspot zijn verklaard, zijn vaak (nog) niet in het bezit van de gemeente Amersfoort die de hotspotlijst heeft vastgesteld en zullen zo mogelijk worden opgevraagd. De vastgestelde lijst met hotspots geeft dus mede invulling aan het acquisitiebeleid van Archief Eemland.

Stap 6 Actualiseren

De hotspotlijst zal (indien nodig) tweejaarlijks geactualiseerd én gepubliceerd worden conform de in dit document beschreven procedure.