Gemeenteblad van Nuenen, Gerwen en Nederwetten
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Nuenen, Gerwen en Nederwetten | Gemeenteblad 2024, 530260 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Representatiebeleid Gemeente Nuenen 2024
Het representatiebeleid voorziet in de behoefte van het gemeentebestuur om inzicht te krijgen in representatiemomenten en bijbehorende uitingen van de gemeente. Protocollen worden ook besproken om duidelijkheid te scheppen over taken en verantwoordelijkheden.
De gemeente Nuenen streeft naar transparantie en openheid, zowel intern als extern. Representatie speelt een grote rol bij het uitstralen van het gemeentebestuur en het imago van de gemeente. Het is essentieel dat het gemeentebestuur professioneel, doelgericht, goed voorbereid en betrokken naar buiten treedt. Dit vereist een zorgvuldige voorbereiding.
Het team communicatie en representatie speelt een centrale rol bij het voorbereiden en ondersteunen van het gemeentebestuur en individuele leden bij representatieve taken.
Vooral de medewerkers representatie besteden een aanzienlijk deel van hun tijd aan de voorbereiding van representatieve taken van het college of individuele leden. Een groot deel van dit werk vindt achter de schermen plaats en moet discreet gebeuren. Het resultaat van dit werk is vaak pas zichtbaar aan het einde van de voorbereiding. De kwaliteit van representatie hangt vaak af van de details.
In Nederland wordt een gemeentewapen door Zijne Majesteit de Koning verleend, nadat het gemeentebestuur daarom een verzoek heeft ingediend. Het staatshoofd vraagt aan de Hoge Raad van Adel om advies alvorens het Koninklijk Besluit te nemen. Het huidige wapen van Nuenen, Gerwen en Nederwetten werd bij Koninklijk Besluit op 2 juli 1998 aan de gemeente Nuenen, Gerwen en Nederwetten toegekend.
De beschrijving van het wapen dat op 2 juli 1998 aan Nuenen, Gerwen en Nederwetten werd toegekend, luidt als volgt: Gevierendeeld: I en IV in sabel een (Brabantse) leeuw van goud, getongd en genageld van keel; II en III in zilver een zesbladige roos van keel; een schildhoofd van azuur met drie zespuntige sterren van goud. Het schild gedekt met een gouden kroon van drie bladeren en twee parels. De heraldische kleuren van de wapens zijn: lazuur (blauw), goud (geel), sabel (zwart), keel (rood) en zilver (wit).
Iedere burgemeester heeft een ambtsketen. Het is een symbool van de gemeente dat wordt gedragen bij bepaalde plichtplegingen.
De burgemeester is in verschillende situaties verplicht om de ambtsketen te dragen, dat is vastgelegd
in landelijke richtlijnen. Het betreft de onderstaande momenten:
- •
- •
- •
bij openbare vertoning in geval van brand, bij oproer, bij samenscholing of andere stoornis van de openbare orde. 1
Er zijn tal van andere momenten waarop de burgemeester ‘acte de présence’ geeft met ambtsketen. Dit verschilt per gemeente en is niet landelijk vastgelegd. De stelregel is dat de ambtsketen altijd met eerbied wordt gedragen en past bij de gelegenheid.
Dragen ambtsketen bij afwezigheid burgemeester
Voor de vervanger van de burgemeester gelden dezelfde regels als voor de burgemeester zelf. Waar de burgemeester de ambtsketen moet dragen, draagt ook de vervanger hem. Waar de burgemeester de ambtsketen mag dragen, adviseert de medewerker representatie over het al dan niet dragen van de keten. De vraag of een wethouder de ambtsketen draagt, wordt dus pas relevant als deze wethouder bij een activiteit de burgemeester vervangt. Als de wethouder optreedt in de functie van wethouder draagt hij/zij nooit de ambtsketen.
De medewerker representatie geeft de burgemeester of zijn vervanger advies wanneer de ambtsketen wordt gedragen. Hieronder als een overzicht van representatiemomenten waarop de burgemeester de ambtsketen kan dragen. Deze lijst is een aanzet en niet volledig.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Wijze van dragen van de ambtsketen
De ambtsketen is van onschatbare waarde voor de verschillende rollen van de burgemeester. Zodra de ambtsketen wordt gedragen, hoort daar stijlvolle kleding en een verzorgt uiterlijk bij. Kleren maken de burgervader en de burgermoeder. De ambtsketen past niet op een T-shirt.
Iedere ambtsketen heeft een penning met daarop het gemeentewapen. Aan de achterzijde staat het rijkswapen afgebeeld. Wanneer draag je welk wapen voor?
Bij de meeste hierboven genoemde momenten en activiteiten wordt het gemeentewapen zichtbaar gedragen. Net als tijdens het voorzitten van de gemeenteraad.
Vertegenwoordigt de burgemeester het rijk, zoals bij het uitreiken van een Koninklijke onderscheiding of de Nationale Dodenherdenking, dan moet het rijkswapen aan de voorzijde gedragen worden.
Dragen ambtsketen buiten de gemeente
Wanneer een burgemeester de ambtsketen buiten zijn eigen gemeente draagt, bijvoorbeeld bij plechtige gelegenheden zoals de uitreiking van een Koninklijke onderscheiding of het feliciteren van een bruidspaar, moet vooraf toestemming worden gevraagd aan de burgemeester van de betreffende gemeente om de keten te mogen dragen. Daarnaast is het ook mogelijk dat de burgemeester de keten draagt tijdens officiële bezoeken in het buitenland.
De voorzittershamer van de burgemeester van Nuenen is een unicaat en draagt aan een kant het gemeentewapen op een zilverkleurig schildje.
De gemeente Nuenen kent één eigen vlag. De vlag van Nuenen, Gerwen en Nederwetten is op 21 oktober 1976 vastgesteld als de gemeentelijke vlag van de Noord-Brabantse gemeente Nuenen, Gerwen en Nederwetten. De beschrijving van de vlag luidt als volgt:
Vier banen: wit, zwart, geel en blauw en een rode broekingsbaan ter breedte van ¼ van de hoogte in de vlag. De hoogte en de lengte van de vlag verhouden zich als 2:3.
De kleuren van de vlag zijn afgeleid van de voormalige gemeentewapens van Nuenen, Gerwen en Nederwetten, welke ook terugkomen in het huidige gemeentewapen van Nuenen, Gerwen en Nederwetten. Het ontwerp was van de Stichting voor Banistiek en Heraldiek.
Er bestaat geen regelgeving op nationaal niveau over het gebruik van een gemeentevlag. Dit behoort tot het autonome taakveld van de gemeenteraad.
De gemeentevlag kan door alle inwoners van Nuenen worden gevoerd bij officiële gelegenheden en feestelijkheden. Het staat iedereen vrij om deze vlag te gebruiken en mag dus heel vaak gezien worden. De gemeente zelf voert de vlag bij het gemeentehuis.
De kleuren van de Nederlandse vlag zijn: helder vermiljoen – helder wit – kobaltblauw. Over de afmetingen van de vlag zijn geen voorschriften. In het algemeen dient de lengte zich te verhouden tot de breedte als 3:2. Op de Nederlandse vlag hoort geen enkele versiering of andere toevoeging te worden aangebracht, zoals teksten of beeldmerken. De lengte van de stok of mast moet zo zijn dat de vlag de grond niet raakt, zelfs als de vlag halfstok hangt.
In de vlaginstructie is vastgelegd dat op Koningsdag en op de verjaardagen van de Prinses van Oranje, Koningin Máxima en Prinses Beatrix de vlag wordt uitgestoken met oranje wimpel. Bij alle andere gelegenheden wordt de vlag zonder oranje wimpel gevoerd.
De Nederlandse vlag symboliseert het Koninkrijk der Nederlanden en neemt dan ook altijd een centrale plaats in. Als er meerdere vlaggen worden gehesen, moeten deze even groot zijn en op gelijke hoogte worden gehesen.
Bij het hijsen van twee vlaggen is de ereplaats rechts, altijd gerekend met de rug naar de vlaggen. Daar hangt dus de Nederlandse vlag.
Bij drie vlaggen hangt de Nederlandse vlag in het midden. Als de provinciale en de gemeentelijke vlag naast de Nederlandse vlag komen, is de opstelling in het algemeen (met de rug naar het gemeentehuis): gemeentelijke vlag links, Nederlandse vlag midden, provinciale vlag rechts. Als het een gemeentelijke aangelegenheid betreft, hangt de gemeentelijke vlag rechts.
Bezoek internationaal gezelschap
Bij het bezoek van een eregast hangt de vlag van herkomst, ook weer gerekend met de rug naar de vlaggen, rechts van de Nederlandse vlag. Er wordt alleen gevlagd in de plaatsen die zij bezoeken. Is het een EU-lid dan hangt links van de Nederlandse vlag de vlag van de Europese Unie.
Bij het gebruik van meerdere buitenlandse vlaggen hangen de vlaggen van rechts naar links in alfabetische volgorde. Let op: de eerste letter van de landnamen in de Franse taal bepaalt de volgorde.
VLAGINSTRUCTIE UITHANGEN VLAG VANAF GEMEENTEGEBOUWEN
Voor het uithangen van de vlag vanaf rijksgebouwen heeft de minister-president een algemene vlaginstructie vastgesteld. Deze vlaginstructie geldt ook voor de gemeente Nuenen. Het uitsteken van de vlag gebeurt in principe op de vaste data. In de vlaginstructie wordt onderscheid gemaakt tussen uitgebreid vlaggen (UV) en beperkt vlaggen (BV).
- •
- •
Voor overheidsgebouwen is de vlaginstructie een verplichting, voor een ieder ander niet. Dat wil zeggen dat inwoners ook op andere dagen de vlag mogen uithangen.
Als een datum op een zondag of op een algemeen erkende christelijke feestdag valt, dan geldt de datum tussen haakjes. De data waarop van de rijksgebouwen of uitgebreid (UV) of beperkt (BV) gevlagd moet worden zijn:
|
Ja2 |
|||||
Een gehesen vlag mag nooit de grond raken of het verkeer hinderen, ook niet als de vlag halfstok hangt. De Nederlandse vlag (geldt ook voor buitenlandse vlaggen) mag alleen tussen zonsopgang en zonsondergang gehesen worden, tenzij het doek aan beide zijden verlicht is en de kleuren duidelijk zichtbaar zijn. Een uitzondering op regel is het halfstok vlaggen op 4 mei, nationale dodenherdenking vanaf 18.00 u tot zonsondergang (ca. 21.10 uur).
Voor het halfstok hijsen van de vlag wordt de vlag eerst vol gehesen, daarna wordt zij langzaam en statig neergehaald, totdat het midden van de vlag op de helft van de normale hoogte is gekomen. De vlag mag het verkeer niet hinderen. De vlaggenlijn wordt vastgebonden; de vlag wordt niet opgebonden. Bij het neerhalen van een halfstok gehesen vlag wordt deze eerst langzaam en statig vol gehesen en vervolgens op dezelfde wijze neergehaald. Als de Nederlandse vlag halfstok hangt moeten de ernaast hangende vlaggen verwijderd worden.
Vlaggen bij bijzondere gebeurtenissen
Tijdens officiële bezoeken van buitenlandse staatshoofden wordt alleen gevlagd in de plaatsen die worden bezocht. Bij bijzondere gebeurtenissen in de Koninklijke familie (geboorte, huwelijk, overlijden) of uitzonderlijke gebeurtenissen zoals de herdenking van een (inter)nationale ramp stuurt het ministerie van Algemene Zaken een vlaginstructie rond. Zij informeren de Provincie, die de gemeenten inlicht. De Provincie stuurt de e-mail vaak direct naar medewerkers representatie. Zij lichten vervolgens de bodes in.
Inwoners van Nuenen en de Nederlandse vlag
Nederland kent geen wettelijke regels voor het gebruik van de vlag, alleen voor het vlaggen vanaf Rijksgebouwen. Je mag als burger, bedrijf of organisatie op alle dagen van het jaar de vlag uithangen. Denk aan: geboorte, huwelijk(jubilea), een opening of bij het behalen van een schooldiploma. Ook bij persoonlijke rouw mag de Nederlandse vlag (halfstok) worden uitgehangen. Wel zijn er gebruiken en regels voor het uithangen van de vlag. Zo mag een gehesen vlag nooit de grond raken of het verkeer hinderen. De Nederlandse vlag mag alleen tussen zonsopgang en zonsondergang gehesen worden, tenzij het doek aan beide zijden verlicht is en de kleuren duidelijk zichtbaar zijn.
Naast de gemeentelijke vlag, provinciale vlag en Nederlandse vlag heeft de gemeente Nuenen de beschikking over de: Europese Unie Vlag (1x), Veteranenvlag (2x), Mensenrechtenvlag (1x), Coming Out Day (2x), Stop geweld tegen vrouwen vlag (1x). Op de Veteranenvlag en de Europesevlag na, maken we geen gebruik van de overige vlaggen. De gemeente Nuenen volgt de algemene vlaginstructie die door de minister-president is opgesteld. Er kunnen andere protocollen zoals het rouwprotocol zijn die vragen om vlagmomenten. Het college neemt hierover een besluit.
De vlag van Noord-Brabant of Brabants Bont bestaat uit een schaakbordpatroon met 24 vlakken in de kleuren rood en wit. De vlag is op 21 januari 1959 door Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant als provincievlag vastgesteld. De Provinciale vlag wordt gehesen bij gelegenheden, die provinciaal eigen zijn, zoals carnavalsactiviteiten en bij officieel bezoek van provinciale vertegenwoordigers aan de gemeente Nuenen. In de regel wordt het hijsen van de provinciale vlag gecombineerd met de gemeentevlag.
De Europese vlag wordt gehesen op Europese feestdagen en bij officieel bezoek van vertegenwoordigers van de Europese Unie aan de gemeente Nuenen. In de regel worden bij die gelegenheden ook de Nederlandse en de Gemeentevlag gehesen. Vanaf 2008 geldt de richtlijn om op 9 mei de Europese Vlag te ontsteken op overheidsgebouwen.
De medewerker representatie is verantwoordelijk voor het vlaggenprotocol. De medewerker signaleert verzoeken en/of incidenten en schakelt daarover met het college van b&w. Zij organiseren dat het eventuele besluit tot vlaggen wordt opgevolgd en dat er eventueel over gecommuniceerd wordt via sociale media.
De medewerkers facilitaire zaken (bodes) van de gemeente zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van het vlagprotocol, waaronder de algemene vlaginstructie die door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koningsrelaties is opgesteld. Voor overheidsgebouwen als de gemeentehuizen is de vlaginstructie verplicht.
UITNODIGINGEN, VERZOEKEN, (WERK)BEZOEKEN, TOESPRAKEN
Het doel van relatieonderhoud is het delen van kennis, informatie en contacten. Toon op de juiste momenten, zoals bij jubilea of belangrijke gebeurtenissen binnen een organisatie, oprechte interesse.
Het bestuurssecretariaat ontvangt de uitnodigingen en verzoeken. Collegeleden die in de rol van bestuurder uitnodigingen en verzoeken van representatieve aard ontvangen op het thuisadres, moeten deze ook inbrengen bij het bestuurssecretariaat.
Uitnodigingen die binnenkomen bij het bestuurssecretariaat worden op het “Overzicht van uitnodigingen met een representatief karakter’’ geplaatst. Het bestuurssecretariaat bespreekt de uitnodigingen tijdens het periodiek overleg met de burgemeester. Het bestuurssecretariaat stuurt de bijgewerkte lijst door naar de medewerker representatie en naar de coördinatoren 3 VHV, RO en MO. Zij denken mee en geven aan- en opmerkingen door aan het bestuurssecretariaat. De lijst wordt iedere week behandeld in de collegevergadering. In eerste instantie zal de wethouder aanwezig zijn van wie het de portefeuille betreft. Bij verhindering neemt een collega wethouder waar. Zo kunnen wethouders zich op hun specifieke werkterrein presenteren en profileren. Gaat het om zaken van groot gemeentelijk belang dan spreekt het voor zich dat de burgemeester en een brede samenstelling van het college worden afgevaardigd. Op dit overzicht wordt ook aangegeven of de ambtsketen gedragen moet worden, of er toespraakgegevens nodig zijn en ook of er een geschenk nodig is.
Het college kan ook een bezoek brengen aan bedrijven, organisaties of instellingen. De vakinhoudelijke bedrijfscontactfunctionaris organiseert de bedrijfsbezoeken. Vaak in samenwerking met de inhoudelijk betrokken beleidsambtenaren en de communicatieadviseur.
Toespraken worden, indien gewenst, door de medewerker representatie geschreven. De beleidsafdelingen zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke informatie. Als bestuurders toespraakgegevens wensen geven zij dat ruim van tevoren aan op de lijst van uitnodigingen met een representatief karakter. Per jaar houdt het college bij allerlei gelegenheden vele toespraken die variëren van inhoudelijk tot puur representatief.
In overleg met de communicatieadviseur worden belangrijke speeches uitbesteed aan een speechschrijver. De eindredactie wordt gedaan door de communicatieadviseurs om daarbij te toetsen aan de plaatselijke gebruiken en normen.
ONTVANGSTEN, BIJEENKOMSTEN, EVENEMENTEN
In Nuenen vinden het hele jaar door verschillende ontvangsten en evenementen plaats. Het zijn vaak plaatselijke verenigingen en organisaties die deze evenementen organiseren. Bij grote evenementen komt vaak wel een verzoek binnen bij de gemeente om bepaalde initiatieven financieel of in praktische zin (in de vorm van hand- en spandiensten) te ondersteunen.
Tot de belangrijkste taken van representatie behoort de organisatie van ontvangsten, bijeenkomsten en evenementen. Naast delegaties van buiten de gemeente Nuenen worden ook groepen en inwoners uit de gemeente zelf door de gemeente ontvangen. De aard en het belang van een gebeurtenis bepaalt welke inzet voor een ontvangst of evenement vereist is, wie (eind-) verantwoordelijk is voor de productie en wie de uitvoering doet. De medewerkers representatie hebben een organiserende en ondersteunende rol bij een beperkt aantal eigen ‘producties’ en zijn daarbij zowel met regie, als met uitvoering belast. Bij deze gebeurtenissen verzorgt de medewerker representatie algemene advisering en op verzoek coördinatie (draaiboeken, faciliteiten, afstemming met andere beleidsterreinen/externen, de begeleiding van de bestuurder(s), persberichten, speeches en contacten met de pers (in overleg met de communicatieadviseur), de spreekstalmeesterrol, uitnodigingen en adressenbeheer, cadeaus en relatiegeschenken. Bij gebeurtenissen, waarvan de eindverantwoordelijkheid bij anderen binnen de organisatie heeft de medewerker representatie een adviserende rol.
CRITERIA INZET REPRESENTATIE BIJ ONTVANGSTEN, BIJEENKOMSTEN, EVENEMENTEN
De inzet van de medewerker representatie wordt bepaald op basis van onderstaande criteria. Op grond van de criteria wordt beoordeeld hoe belangrijk de activiteit is en wat de taken en rollen voor representatie zijn.
- •
De vereiste zorgvuldigheid bepaalt de mate van inzet van de medewerker representatie.
- •
Het karakter van de vertegenwoordiging van de gemeente loopt uiteen van college brede vertegenwoordiging, vertegenwoordiging door individuele portefeuillehouders tot vertegenwoordiging vanuit de afzonderlijke beleidsvelden door sectoren en afdelingen. Hoe meer betrokkenheid vanuit de gemeente hoe groter de rol van de medewerker representatie.
- •
Welke betekenis heeft een bijeenkomst voor het onderhouden van netwerken?
Op welke voor de gemeente relevante beleidsdoel(en) richt zich een bijeenkomst? Welke doelgroepen zijn uitgenodigd c.q. aanwezig?
Is de verwachting dat er ook bestuurders en beslissers van andere overheden en investeerders e.d. (decisionmakers) aanwezig zijn, waarmee zaken gedaan kunnen worden?
- •
Naarmate de organisatie van een te organiseren bijeenkomst of evenement complexer is, neemt het afbreukrisico toe. Naarmate er meer actoren binnen, dan wel buiten de gemeente, bij zijn betrokken en er meer gemeentelijk geld mee is gemoeid wordt de organisatorische opgave groter en daarmee ook het risico op organisatorisch falen. Imago- of reputatieschade kan hiervan het gevolg zijn. Om dit voor te zijn is een tijdige goede inschatting nodig van vereiste organisatorische kwaliteit van de ambtelijke inzet.
STAPPENPLAN ONTVANGSTEN, BIJEENKOMSTEN, EVENEMENTEN
Als representatie in samenwerking met de desbetreffende afdeling de ontvangst regelt, doorloopt dat het onderstaande stappenplan:
- •
Representatie overlegt met de beleidsambtenaar. Tijdens dit overleg bekijken beide partijen of er een collegelid (-leden) aanwezig moet zijn. Zo ja, wordt gekeken welk collegelid (-leden) het meest in aanmerking komt/komen. Met betrokken collegelid (-leden) wordt de rol tijdens de bijeenkomst besproken (ontvangst, wel/geen toespraak). Representatie legt het conceptprogramma voor aan bestuurder, afdeling (en de te ontvangen partij).
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Het kan voorkomen dat een individueel collegelid bezoekers ontvangt, die hij of zij graag een etentje wil aanbieden. Dit kan alleen als met het maken van kosten het belang van de gemeente is gediend en de te maken kosten voortvloeien uit de uitvoering van de functie. De kosten komen voor rekening van het budget representatie.
Bij ontvangsten waarbij samengewerkt moet worden met derden (denk bijvoorbeeld aan de woonmarkt in samenwerking met Rabobank en Woningbouwvereniging Helpt Elkander) heeft representatie slechts een adviserende/ondersteunende rol. Belangrijk hierbij is dat duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over de rol van collegelid (-leden) en de kostenverdeling.
Officiële bezoeken of ontvangsten
Een officieel bezoek betekent dat er een ontmoeting plaatsvindt met het gemeentebestuur. Dat kan een afgevaardigde van het college zijn, maar het kan ook gebeuren dat het voltallige college aanwezig is. Vaak wordt, ook bij minder officieel getinte bezoeken, de persoonlijke aandacht van het college zeer op prijs gesteld. Daarnaast kan de mogelijkheid bekeken worden om een blijvende herinnering in de vorm van een geschenk aan te bieden.
Coördinatie en advisering omtrent ontvangsten ligt bij de medewerker representatie in overleg met de desbetreffende wethouder of burgemeester, het bestuurssecretariaat, de bodes en eventueel specifieke afdelingen.
Er komen soms verzoeken binnen voor een bezoek aan onze gemeente door bijvoorbeeld de Commissaris van de Koning, een staatssecretaris of minister. Uitgangspunt is dat het voltallige college c.q. een brede afvaardiging van het college aanwezig is. Op deze wijze wordt ook de waarde die de gemeente Nuenen aan het bezoek hecht naar voren gebracht. Coördinatie en advisering ligt bij de medewerker representatie, in overleg met de burgemeester, het college, de gemeentesecretaris, het bestuurssecretariaat, specifieke afdelingen en de bodes. Het inhoudelijke gedeelte is de verantwoordelijkheid van het college. De medewerker representatie draagt zorg voor het opstellen van het programma en voor de concrete uitvoering ervan. Daarnaast zal er afstemming en overleg plaatsvinden met de desbetreffende overheidsinstantie, bijvoorbeeld provincie of rijk. Dit betreft zaken als regels en voorschriften met betrekking tot het bezoek of bijvoorbeeld het wel of niet bijwonen van de pers.
Er zijn ook officiële ontvangsten die incidenteel plaatsvinden. Representatie neemt dan het bijbehorende draaiboek erbij en ondersteunt in de organisatie van de ontvangst. Bij belangrijke ontvangsten dienen bepaalde protocollen in acht genomen te worden.
- •
- •
- •
- •
- •
Bij een Koninklijk bezoek moeten bepaalde protocollen in acht genomen te worden. Een Koninklijk bezoek wordt altijd geregisseerd door de Rijksvoorlichtingsdienst (RVD). De medewerker representatie wordt altijd bij deze bezoeken ingeschakeld. De medewerker representatie neemt namens de burgemeester, deel aan de voorbesprekingen met de RVD over dit bezoek en informeert de burgemeester over het programma. Als er een officieel Koninklijk bezoek wordt gebracht aan een niet gemeentelijk bedrijf of instelling, wordt de medewerker representatie op de hoogte gesteld. Voor een ontvangst van de Commissaris van de Koning of andere hoogwaardigheidsbekleders gelden eveneens enkele protocollaire regels. Het bezoek gaat altijd in overleg met de kabinetsmedewerkers van de provincie.
Olympische Spelen, Paralympics, Wereldkampioenen
Deelnemers aan de Olympische/Paralympische Spelen die een gouden medaille winnen, komen in aanmerking voor een Koninklijke onderscheiding. Zij worden benoemd tot Ridder in de Orde van Oranje-Nassau. Zij krijgen hun onderscheiding tijdens een huldiging in Den Haag (Ridderzaal). Nuenense (actueel in de gemeente Nuenen woonachtige) medaillewinnaars worden z.s.m. na de Spelen gehuldigd/ontvangen in hun woonplaats of bij hun sportvereniging. Indien de ontvangst in Nuenen gaat plaatsvinden dan is de centrumlocatie van Het Klooster en de raadszaal daarvoor een prima locatie. De ontvangst wordt verzorgd door de burgemeester en de wethouder sport. Gouden medaille winnaars kunnen in aanmerking komen voor een gemeentelijke onderscheiding of andere vorm van waardering.
Inwoners die de burgemeester of een wethouder willen spreken kunnen een verzoek doen via het bestuurssecretariaat.
Door het jaar heen ontvangt de gemeente klassen met schoolkinderen van verschillende basisscholen in Nuenen. De schoolkinderen krijgen een kennismaking met de gemeentelijke organisatie en een korte rondleiding in het gemeentehuis. De medewerker representatie coördineert deze ontvangsten in overleg met de beleidsmedewerker, de betreffende wethouder, het bestuurssecretariaat en met de bodes. De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor het inhoudelijke programma.
Representatie in de eigen organisatie
Bij representatie denkt men vaak aan contacten buiten de organisatie. Toch is representatie ten opzichte van de eigen medewerkers en eigen organisatie even zo belangrijk, bijvoorbeeld als het gaat om bijzondere gelegenheden en omstandigheden: bij geboorte, huwelijk en huwelijksjubilea, maar ook bij langdurige/ernstige ziekte en overlijden. De afspraken over deze interne representatie staan opgenomen in de Attentieregeling bijzondere personeelsaangelegenheden Gemeente Nuenen c.a. 2020, inclusief richtlijnen voor vieringen van jubilea en afscheid. De verantwoordelijkheid ligt bij de afdeling P&O.
De gemeente Nuenen schenkt aandacht aan bijzondere jubilea van haar inwoners. Met een mooi boeket, een felicitatiekaart, een persoonlijk bezoek van de burgemeester of een levensboom geven we uitdrukking aan onze waardering bij de viering van het bijzondere moment van de jubilerende inwoner(s).
Op dit moment is dat onderverdeeld in de verjaardag van een 100-jarige en ouder en feestelijke echtverenigingen (50-, 60-, 65-, 70- en 75-jarige huwelijken). Representatie regelt de voorbereiding van deze jubilea en de te geven relatiegeschenken. Het bestuurssecretariaat regelt de afspraken in de agenda van de (loco)burgemeester.
Verjaardag 100-jarige (en ouder) in de gemeente Nuenen
Op het moment dat een inwoner 100 jaar wordt, bezoekt de (loco-)burgemeester de jarige met een bos bloemen en krijgt de inwoner een ‘levensboom’ aangeboden. Jaarlijks worden de gegevens opgevraagd bij de afdeling burgerzaken. De datum wordt in de agenda van de burgemeester geplaatst. De lijst met 100-jarigen wordt doorgestuurd naar het Koninklijk Huis. Vanaf 100e verjaardag, krijgt de inwoner ieder jaar een felicitatiekaart. Op het moment dat de inwoner 105 jaar wordt, bezoekt de (loco)-burgemeester de jarige met een relatiegeschenk bijvoorbeeld een Delftsblauw bord van de gemeente Nuenen. Aan de oudste inwoner van Nuenen wordt elk jaar aandacht besteed (bijvoorbeeld door een bezoek van de (loco)burgemeester; artikel krant enzovoorts).
Procedure Koninklijk Huis alleen bij 100-jarige
Het Koninklijk Huis wordt geïnformeerd over de inwoners die in het komende jaar 100 jaar worden. Het Koninklijk Huis stuurt de jarige een felicitatiebrief. Bij overlijden van iemand die 100 jaar of ouder wordt, direct het Koninklijk Huis waarschuwen van dat overlijden: jubilea@dkh.nl.
HUWELIJKEN EN FEESTELIJKE ECHTVIERINGEN
Bij een 50-jarig huwelijk ontvangt het jubilerend echtpaar een bos bloemen met een persoonlijke felicitatiekaart van de burgemeester.
60-jarig (diamanten huwelijk) en 65-jarig huwelijk (briljanten huwelijk)
Het jublilerende echtpaar ontvangt een felicitatiebrief van de burgemeester waarna zij kunnen aangeven, bij het secretariaat, of zij een persoonlijk bezoek van de burgemeester of een videoboodschap van de burgemeester wensen te ontvangen. Het echtpaar ontvangt als cadeau een bos bloemen ook als het echtpaar afziet van een bezoek/videoboodschap door de burgemeester. Als de burgemeester wel op bezoek gaat, neemt hij/zij naast een bos bloemen ook een relatiegeschenk mee.
Hiervoor geldt dezelfde procedure als bij een 60-jarig en 65-jarig huwelijk. Dit is echter uitzonderlijk en in de gemeente Nuenen dit jaar voor het eerst voorgekomen. Per situatie bekijken of extra aandacht nodig is. In overleg met het echtpaar en/of familie kan bij mensen die 70 jaar getrouwd zijn de landelijke pers worden ingeschakeld. 70 jaar getrouwd zijn is vrij uniek in Nederland.
Zie ook Koninklijk Huis informeren over de jubilea bij 60 en 75-jarig huwelijk.
Koninklijk Huis informeren over de jubilea, 60 en 75-jarig huwelijk, die nog in leven zijn.
Het Koninklijk Huis wordt twee maanden van te voren geïnformeerd over de jubilea van de 60 en 75-jarige huwelijken.
- •
- •
75-jarige huwelijksfeesten: bloemen en brief met fotokaart worden namens de Koning en Koningin aangeboden door de kamerheer in de betreffende provincie gelijktijdig met het bezoek van de burgemeester aan het echtpaar. De bloemen worden besteld door de Dienst van het Koninklijk Huis, behalve als er geen bezoek plaatsvindt. Dan wordt voor het bezorgen van de brief met bloemen (ter waarde van 50 euro) de medewerking ingeroepen van de burgemeester. In dat geval mag de factuur van de bloemen gestuurd worden aan facturen@dkh.nl.
De gemeente Nuenen kent een aantal gemeentelijke onderscheidingen die bij bepaalde verdienste als blijk van waardering worden uitgereikt door college of gemeenteraad. De hoogste gemeentelijke onderscheiding is het ereburgerschap van de gemeente Nuenen met daaraan gekoppeld een gouden draagspeld/rozetje en oorkonde. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het besluit tot toekenning van het ereburgerschap. Daarnaast kennen we het ereteken (een gedenkpenning) in goud, zilver en brons met daaraan gekoppeld een draagteken en oorkonde. Het college is verantwoordelijk voor het besluit tot toekenning van het ereteken in zilver, brons of goud.
De toekenning van de gemeentelijke onderscheidingen is geregeld in de Verordening gemeentelijke onderscheidingen Gemeente Nuenen c.a. 2017.
Bij de toekenning van een gemeentelijke onderscheiding gelden enkele algemene uitgangspunten:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De hoogste gemeentelijke onderscheiding is het ereburgerschap van de gemeente Nuenen met daaraan gekoppeld een gouden draagspeld/rozetje en oorkonde. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het besluit tot toekenning van het ereburgerschap. Tot nu toe is de hoogste gemeentelijke onderscheiding, het ereburgerschap sporadisch toegekend. Tussen 1961 en 2024 zijn er 9 toegekend.
Criteria toekenning ereburgerschap
De persoon moet aantoonbaar buitengewone verdiensten hebben geleverd op het gebied van bijvoorbeeld wetenschap, kunst, cultuur, sport, filantropie of maatschappelijk werk. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit nationale of internationale erkenning, prijzen of onderscheidingen.
De persoon moet een aantoonbare en langdurige betrokkenheid hebben bij de gemeente. Dit kan blijken uit activiteiten zoals vrijwilligerswerk, het opzetten van lokale projecten of het dienen in belangrijke functies binnen de gemeenschap.
De persoon moet een positieve en blijvende invloed hebben gehad op de gemeente en haar inwoners. Dit kan bijvoorbeeld zijn door het stimuleren van economische groei, het bevorderen van onderwijs of het verbeteren van de leefomstandigheden.
De persoon moet een onberispelijke reputatie hebben en geen gedrag hebben vertoond dat in strijd is met de normen en waarden van de gemeente.
Besluitvorming geregeld in de Verordening
In uitzonderlijke gevallen kan het Ereburgerschap van de gemeente Nuenen worden toegekend als erkenning en dankbaarheid aan zowel inwoners als niet-inwoners van de gemeente Nuenen die buitengewoon waardevol zijn geweest voor de gemeente en haar inwoners.
- •
- •
- •
- •
- •
Voordat de raad een voorstel ontvangt voor toekenning van het ereburgerschap, raadpleegt de burgemeester het fractieoverleg van de raad. Als er binnen het fractieoverleg onvoldoende steun is voor het voorstel, zal het college van b&w het voorstel heroverwegen voordat het wordt ingediend bij de raad.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De ereburger krijgt een vermelding in het (digitale) ereboek van de gemeente Nuenen ca.
De ereburger wordt uitgenodigd voor de jaarlijkse bijeenkomst van gedecoreerden op Koningsdag.
HET ERETEKEN VAN NUENEN IN BRONS, ZILVER EN GOUD – PERSONEN
Het college van b&w kan als blijk van waardering een ereteken toekennen aan natuurlijke of rechtspersonen die zich voor de gemeente of de plaatselijke gemeenschap algemeen erkende bijzondere verdiensten hebben verworven. De gemeente Nuenen kent als ereteken van Nuenen, de erepenning in brons, zilver en goud.
Vanaf 2024 worden er geen erepenningen brons, zilver of goud automatisch aan vertrekkende raadsleden, wethouders en burgemeesters verleend. Wanneer bestuurders op andere gebieden verdiensten hebben verricht die aantoonbaar ten goede komen aan de gemeenschap kan op basis van deze persoonlijke bijzondere verdiensten altijd een aanvraag voor een gemeentelijke onderscheiding gedaan worden door derden. Deze maatregel benadrukt de waarde van prestaties buiten de politieke sfeer en draagt bij aan een integere en transparante bestuurspraktijk.
De bronzen erepenning van de gemeente Nuenen wordt toegekend bij speciale verdiensten op enig terrein van het maatschappelijk leven in de gemeente en blijk heeft gegeven van bijzondere burgerzin, als blijk van waardering aan:
- •
Zij die meer dan 50 jaar lid zijn van een vereniging, stichting of instelling welke vereniging, stichting of instelling door haar werkzaamheden op enig terrein van het maatschappelijk leven van de gemeente Nuenen op uitzonderlijke, onderscheidenlijke op zeer bijzondere wijze voorziet in bepaalde maatschappelijke noden of behoeften.
- •
- •
De zilveren erepenning van de gemeente Nuenen wordt slechts toegekend bij bijzondere verdiensten tegenover de gemeente of de gemeenschap , als blijk van waardering aan:
De gouden erepenning van de gemeente Nuenen wordt slechts bij uitzondering toegekend bij verdiensten in een openbare functie hetzij een functie ten dienste van het welzijn van de gemeenschap, als blijk van waardering aan:
- •
- •
- •
HET ERETEKEN VAN NUENEN IN BRONS, ZILVER EN GOUD VERENIGINGEN, STICHTINGEN, INSTELLINGEN OF BEDRIJVEN
Het college kan als blijk van waardering een ereteken in brons, zilver of goud toekennen aan rechtspersonen of bedrijven, die door werkzaamheden of zeer bijzondere verdiensten of prestaties op enig terrein van het maatschappelijk leven in de gemeente op uitzonderlijke wijze hebben voorzien in maatschappelijke noden of behoeften.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Het erkennen en waarderen van vrijwilligerswerk vindt het college van b&w belangrijk. Het college heeft in oktober 2024 nieuw vrijwilligersbeleid vastgesteld waardoor er een einde is gekomen aan de vrijwilligersprijs en het jeugdlintje.
Voorheen reikte de gemeente Nuenen vanaf het jaar 2000 jaarlijks de vrijwilligersprijs uit aan inwoners die en bijzondere vrijwilligersprestatie hebben geleverd. Dat ging om één vrijwilligersprijs van Nuenen én één jeugdlintje (om jongeren aan te moedigen voor vrijwilligerswerk). De prijzen waren een symbolische blijk van waardering voor alle vrijwilligers in de gemeente. Een onafhankelijke jury beoordeelde de voordrachten en koos uiteindelijk de vrijwilligers van het jaar.
EINDE VAN DE VRIJWILLIGERSPRIJS VAN NUENEN
Vanaf 2000 werd jaarlijks de Nuenense vrijwilligersprijs toegekend door het college van b&w. Verenigingen/instellingen werden opgeroepen om een vrijwilliger uit hun midden voor te dragen voor deze jaarlijkse vrijwilligersprijs. De vrijwilliger ontving een bronzen kunstwerk (van kunstenaar Piet Schellekens/De Waterlelie) en een oorkonde en de vereniging/instelling achter de vrijwilliger ontving een cheque van € 1.000, -. De wethouder met in zijn portefeuille welzijn, verrichtte de uitreiking tijdens de nieuwjaarsontmoeting. Na vaststelling van nieuw vrijwilligersbeleid in oktober 2024 is dit afgeschaft.
Criteria vrijwilligersprijs waren
De kandidaten die voor deze prijs werden voorgedragen, moesten voldoen aan criteria:
- •
- •
- •
- •
- •
Criteria om voor de geldprijs in aanmerking te komen waren
- •
- •
- •
- •
Als na selectie van de kandidaat voor de vrijwilligersprijs bleek dat de organisatie die de vrijwilliger voordroeg, al eerder de geldprijs had ontvangen (bij een andere vrijwilliger), werd gekeken naar eventuele andere organisaties waar de voorgedragen vrijwilliger werkzaam was (of was geweest). De selectie vond plaats door stemming.
- •
Voor jeugdige vrijwilligers reikte de gemeente Nuenen vanaf 2021 tot 2024 het jeugdlintje uit. Op deze wijze wilde de gemeente Nuenen de jeugd extra stimuleren om vrijwilligerswerk te doen. De vrijwilliger ontving een cheque ter waarde van 150,- dat hij/zij naar eigen invulling mocht uitgeven. De uitreiking van het Jeugdlintje was geen officieel erkende benoeming en viel niet onder verantwoordelijkheid van representatie.
Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling was verantwoordelijk voor de organisatie en uitreiking van de vrijwilligersprijs en jeugdlintje. De uitreiking van het jeugdlintje viel samen met de uitreiking van de vrijwilligersprijs tijdens de nieuwjaarsontmoeting.
Het vrijwilligersbeleid is in handen van de afdeling Ontwikkeling (cluster Maatschappelijke Ontwikkeling) van de gemeente Nuenen. Het college heeft in oktober 2024 nieuw vrijwilligersbeleid vastgesteld waarmee de Vrijwilligersprijs en het jeugdlintje zijn afgeschaft.
Koninklijke onderscheidingen (KO) zijn een Koninklijke blijk van waardering voor mensen die op grond van hun persoonlijke, bijzondere verdiensten iets voor de samenleving betekenen of recentelijk hebben betekend. Door middel van de KO brengt de maatschappij de erkentelijkheid tot uiting voor het waardevolle werk dat door de personen verricht wordt. Vaak gaat het om vrijwilligers, mensen die belangeloos verenigingen draaiende houden, voor hun wijk of buurt allerlei evenementen organiseren, in besturen zitten en ervoor zorgen dat anderen met veel plezier hun activiteiten kunnen ontplooien. Daarnaast kan een KO uitgereikt worden bij bijzondere en langdurige professionele activiteiten of expliciete prestaties.
Wie komt in aanmerking voor een KO
Voor een KO komt niet iedereen in aanmerking. De criteria voor het toekennen van Koninklijke onderscheidingen in Nederland zijn vastgelegd in het Vademecum decoratiestelsel. Deze richtlijnen zijn opgesteld door het Kapittel voor de Civiele Orden, een adviesorgaan van de Nederlandse regering.4
Alle informatie over de verschillende aspecten van het decoratiestelsel, de aanvraagprocedure, de criteria, de regelmatig voorkomende categorieën, het criterium onbesproken gedrag, de uitreiking en de formele aspecten zijn te vinden in het interne document van het Kapittel voor de Civiele Orden van de Kanselarij der Nederlandse Orden onder de titel: Vademecum decoratiestelsel. Het vademecum is een intern document met informatie en richtlijnen. De toepassing van het decoratiestelsel is steeds individueel maatwerk. Het Kapittel kan om die reden afwijken van in het Vademecum opgenomen richtlijnen.
Meest voorkomende onderscheidingen
Koninklijke onderscheidingen voor maatschappelijke verdiensten zijn onderverdeeld in twee orden, te weten de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau. Wie voor welke orde in aanmerking komt is afhankelijk van de aard van de verdiensten.
De Koninklijke onderscheidingen die het meest voorkomen in Nederland zijn de lintjes van de Orde van Oranje-Nassau5 . Binnen deze orde zijn er verschillende graden van onderscheidingen zoals:
- •
- •
- •
- •
Lid in de Orde van Oranje-Nassau is de meest voorkomende onderscheiding binnen deze orde. Zo ook in de gemeente Nuenen.
Bepalend voor de toekenning van een onderscheiding is, in grove lijnen, of iemand zich vrijwillig, belangeloos en onbaatzuchtig voor de samenleving inzet en dat gedurende een periode vanaf 15 tot 20 jaar. Indien de periode korter is moet de maatschappelijke uitstraling bijzonder groot zijn.
Bij vrijwilligerswerk betreft het de factoren:
- •
- •
- •
- •
- •
Regelmatig voorkomende categorieën
- •
- •
- •
- •
De aanvraag voor een KO is een uitgebreide procedure, waarin wordt onderzocht of de voorgestelde persoon het lintje inderdaad verdient. Indienen van de aanvraag moet bij de burgemeester van de woonplaats van decorandus. Iedereen kan een aanvraag indienen. Men kan alleen niet voor zichzelf een lintje aanvragen.
De burgemeester controleert het voorstel op compleetheid en voegt er gegevens uit de justitiële en vergelijkbare documentatie aan toe. De burgemeester brengt advies uit over alle ingediende aanvragen en doet een suggestie over de graad van de onderscheiding. Adviseert de burgemeester positief, dan wordt de aanvraag ingevoerd in een digitaal landelijk systeem met de naam LINT-kanselarij. Het advies van de burgemeester wordt aangeboden aan de Commissaris van de Koning. Deze adviseert en stuurt indien positief de aanvraag door naar de Kanselarij der Nederlandse Orden. Hier op volgt een Koninklijk Besluit. Een onafhankelijk college die een zwaarwegend advies geeft aan de betrokken minister. Wanneer de minister positief beslist, wordt de onderscheiding bij Koninklijk Besluit verleend.
Openbaarheid en geheimhoudingsplicht
De adviezen van de burgemeester, de Commissaris van de Koning en het Kapittel zijn niet openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Het gaat om stukken voor intern gebruik. Dit betekent dat bij de uitreiking van de onderscheiding de aan de burgemeester toegezonden kopie van advies van het Kapittel nooit mag worden verstrekt aan de gedecoreerde, de aanvrager of derden zoals de media. De burgemeester kan er natuurlijk wel gebruik van maken bij het samenstellen van zijn toespraak en het persbericht, maar mag hij niet letterlijk citeren.
Bij een afwijzende beslissing over de decoratie van de minister kan het zijn dat door de aanvrager(s) aan de burgemeester daarover nadere informatie wordt gevraagd. Waarom krijgt hij/zij geen lintje? De burgemeester moet dan zonder meer de geheimhouding in acht nemen. Wel kan hij in een zekere abstractie en met gebruik van de algemeen geldende criteria een beperkte nadere duiding geven. Of hij dat doet en hoe hij dat aankleedt hangt van het concrete geval af. Indien er sprake is van een belemmering vanwege politie- en of justitiegegevens mag daar nooit met aanvragers over gesproken worden. Een eventueel bezwaar van iemand dient de burgemeester onverwijld door te sturen naar de verantwoordelijke minister. Dit kan zich voordoen indien iemand het niet eens is met een uitgereikte onderscheiding aan een medebewoner van zijn of haar gemeente.
Weigering van een onderscheiding
Er zijn mensen die om principiële of andere redenen een KO niet op prijs stellen. Het is aan de voorsteller om er zeker van te zijn dat betrokkene de onderscheiding zal accepteren. In geval van twijfel kan daarom de burgemeester beter verifiëren of de onderscheiding zal worden geaccepteerd. Bij de onderscheiding van raadsleden moet de burgemeester attent zijn op mogelijke weigering, omdat er raadsleden zijn die vanwege het automatisch karakter van de onderscheiding deze niet op prijs stellen. Vaak laten zij dat overigens aan de burgemeester van tevoren weten. Heeft decorandus eenmaal een KO geweigerd, dan kan hij daarna nooit meer voor een lintje in aanmerking komen.
Algemene gelegenheid (AG) = Lintjesregen
De uitreiking van de KO gebeurt door de burgemeester, uit naam van de Koning. De KO’s worden traditioneel uitgereikt op 26 april, de dag voor Koningsdag, tijdens de zogenaamde landelijke ‘Lintjesregen’ (AG=Algemene Gelegenheid). In 2025 valt Koningsdag op een zondag en daarom wordt deze verplaatst naar de zaterdag en de lintjesregen naar de vrijdag. Voor 1 september moeten de aanvragen met een advies van de burgemeester worden doorgestuurd naar de Commissaris van de Koning.
Tijdens de lintjesregen op 26 april (de dag vóór Koningsdag) reikt de burgemeester het lintje bij de gedecoreerden thuis uit, of daar waar hij/zij vrijwilligerswerk verricht (sportkantine, pastorie, etc). De aanvrager van het lintje zit samen met familieleden in het complot en zorgt ervoor dat op de uitreikingslocatie alles goed verloopt. Zij kunnen het feest zo groot of klein maken als zij zelf willen. Voor de organisatie en ontvangst op de locatie is namens de gemeente geen budget beschikbaar. De burgemeester komt op een afgesproken tijdstip aan huis of een andere afgesproken locatie, met in zijn kielzog een hele delegatie bestaande uit alle andere collegeleden, de raadsleden, ambtelijke ondersteuning, de fotograaf, de schrijvende en filmende pers, én vertegenwoordigers van het Oranjecomité en eventuele andere speciale gasten.
Bij uitzondering kan de burgemeester een KO uitreiken op een bijzondere gelegenheid (BG) zoals bijvoorbeeld bij een ambtsjubileum, pensionering of een ander bijzonder moment. Bij een bijzondere uitreiking zal er vaak contact zijn met de aanvrager over de gelegenheid waarbij de uitreiking plaatsvindt.
In enkele gevallen zijn er meerdere personen die worden onderscheiden, maar die woonachtig zijn in een andere gemeente. In deze gevallen moet Kabinet en representatie contact opnemen met een desbetreffende medewerker van die gemeente om bepaalde zaken af te stemmen. Hierbij valt te denken aan de speech van de burgemeester en de volgorde van uitreiking, het geven van bloemen en het opstellen van het persbericht.
DE BIJEENKOMST VAN GEDECOREERDEN
Tijdens de jaarlijkse bijeenkomst van gedecoreerden op Koningsdag (27 april) worden de nieuw gedecoreerden van de lintjesregen (de dag daarvoor) op het podium samen nogmaals in het zonnetje gezet. Alle Nuenense mensen met een Koninklijke en/of een gemeentelijke onderscheiding zijn uitgenodigd.
Onderscheidingen voor bedrijven, instellingen of verenigingen
De Koning kan, naast persoonlijke onderscheidingen, ook een onderscheiding verlenen aan bedrijven, instellingen of verenigingen. Landelijke organisaties en bedrijven kunnen het predicaat Koninklijk ontvangen. Bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf kunnen in aanmerking komen voor het predicaat Hofleverancier. Aan verenigingen, stichtingen, instellingen of sportverenigingen op regionaal of lokaal niveau kan de Koning ook bij wijze van ereteken een Koninklijke erepenning verlenen. Ook bestaat de mogelijkheid dat de Koning aan verenigingen of instellingen een medaille als ereprijs toekent.
De burgemeester heeft de taak om de aanvraag van predicaten in behandeling te nemen, indien de statutaire vestigingsplaats in de gemeente Nuenen is.
Bedrijven, ondernemingen, verenigingen of stichtingen met een predicaat Koninklijk of Hofleverancier, dan wel een Koninklijke Erepenning komen in Nuenen (nog) niet voor. Daarom slechts een korte omschrijving en uitleg, mocht het in de toekomst eens voorkomen. Zie ook de map representatiebeleid – richtlijnen aanvragen Koninklijk huis op de H-schijf.
Het predicaat Koninklijk is een onderscheiding die kan worden verleend aan verenigingen, stichtingen, instellingen of grote ondernemingen. Het symboliseert het respect, de waardering en het vertrouwen van de Koning tegenover de ontvanger. Bij het predicaat Koninklijk zijn de belangrijkste criteria: minimaal 100 jaar bestaan, landelijke bekendheid met bij voorkeur ook internationale uitstraling en meer dan 100 werknemers. Alleen de Koning kan het predicaat toekennen. Het predicaat is strikt op naam en betekent dat de organisatie het predicaat Koninklijk mag toevoegen aan de naam en de Koninklijke Kroon in het logo mag opnemen. In overleg mag soms ook een gestileerde versie van de Koninklijke Kroon in het logo worden opgenomen.
Het predicaat kan worden aangevraagd via de burgemeester in de statutaire vestigingsplaats. De burgemeester verifieert of voldoende gegevens ter ondersteuning van de aanvraag zijn toegevoegd. Deze gegevens worden niet openbaar gemaakt. De registers van de Justitiële Documentatiedienst worden geraadpleegd. De aanvraag wordt, voorzien van het advies van de burgemeester, aangeboden aan de Commissaris van de Koning die op zijn beurt adviseert nadat hij informatie heeft ingewonnen bij verschillende instellingen, bijvoorbeeld diensten en ministeries die relevant zijn voor de beoordeling.
De onderneming moet wat betreft aard, omvang en betrouwbaarheid aanzien hebben en op zijn gebied in Nederland een eerste of een zeer vooraanstaande plaats innemen, bij voorkeur met een internationale uitstraling. Hierbij wordt mede rekening gehouden met de grootte van het bedrijf, het aantal werknemers en de omzet; als richtlijn geldt dat het bedrijf minstens honderd werknemers in dienst heeft. De bedrijfsvoering dient onberispelijk te zijn. De onderneming, en ook de bestuursleden en commissarissen, moeten van onbesproken gedrag zijn. Een onderneming zal in de regel ten minste honderd jaar moeten hebben bestaan en het predicaat wordt in principe slechts ter gelegenheid van een bijzonder jubileum (bijv. 100- of 125-jarig bestaan) verleend.
De vereniging / organisatie zal moeten aantonen dat zij op het gebied van haar doelstelling de eerste of althans een zeer vooraanstaande plaats inneemt. De vereniging moet een goed bestuurde en levenskrachtige organisatie van maatschappelijk aanzien zijn en haar bestuursleden moeten van onbesproken gedrag zijn.
Een vereniging zal in de regel ten minste honderd jaar moeten hebben bestaan en het predicaat wordt in principe slechts ter gelegenheid van een bijzonder jubileum (bijv. 100- of 125-jarig bestaan) verleend. Verenigingen die als doel hebben politieke, commerciële, religieuze of levensbeschouwelijke opvattingen te verspreiden, komen niet in aanmerking.
Meer informatie over het predicaat “Koninklijk” is te vinden op www.rijksoverheid.nl en op www.koninklijkhuis.nl.
Het predicaat Koninklijk is een bredere erkenning voor organisaties die een prominente positie in de samenleving hebben bereikt, terwijl het predicaat Bij Koninklijke Beschikking Hofleverancier specifiek gericht is op bedrijven met een relatie met het Koninklijk Huis in Nederland. Om voor een predicaat Hofleverancier in aanmerking te komen gelden als belangrijkste criteria: minimaal 100 jaar bestaan, plaatselijk en/of regionaal bekend, in eigen gemeente of regio behorende tot de beste 3 bedrijven in de branche. Kandidaat-hofleveranciers hebben meestal minder dan 100 medewerkers (midden- en kleinbedrijf).
Niet in aanmerking komen bedrijven met een nutskarakter, zoals een ziekenhuis of een bank, beleggingsmaatschappijen en individuele bedrijven uit de dienstensector. Voor een landelijk samenwerkingsverband of een brancheorganisatie is het wel mogelijk voor een Predicaat in aanmerking te komen.
De Koning kan het recht tot het voeren van het Koninklijk Wapen met de toevoeging “Bij Koninklijke Beschikking Hofleverancier” toekennen aan kleine en middelgrote ondernemingen die een zeer belangrijke plaats innemen in hun regio en daarnaast minimaal honderd jaar bestaan. De bestuurders van het bedrijf moeten van onbesproken gedrag zijn evenals de onderneming zelf. Ook moet de ontstaansgeschiedenis van het bedrijf duidelijk zijn.
Alleen het Staatshoofd kan het recht tot het voeren van het predicaat Hofleverancier verlenen. Het predicaat wordt voor 25 jaar toegekend, waarna bestendiging kan worden aangevraagd voor een volgende periode van 25 jaar.
Het predicaat kan worden aangevraagd via de burgemeester in de statutaire vestigingsplaats. De burgemeester verifieert of voldoende gegevens ter ondersteuning van de aanvraag zijn toegevoegd. Deze gegevens worden niet openbaar gemaakt. De registers van de Justitiële Documentatiedienst worden geraadpleegd. De aanvraag wordt, voorzien van het advies van de burgemeester, aangeboden aan de Commissaris van de Koning die op zijn beurt adviseert nadat hij informatie heeft ingewonnen bij verschillende instellingen, bijvoorbeeld diensten en ministeries die relevant zijn voor de beoordeling.
De Commissaris van de Koning bericht de aanvrager over de beslissing van de Koning. Bij toekenning reikt de Commissaris van de Koning gewoonlijk de oorkonde uit die bij het predicaat hoort. De hele procedure duurt ongeveer een jaar.
Meer informatie over de procedure is te vinden op: www.koninklijkhuis.nl/onderwerpen/onderscheidingen/predicaat-hofleverancier/aanvragen.
De Koninklijke erepenning is een ereteken dat kan worden verleend aan verenigingen, stichtingen of instellingen dan wel aan sportverenigingen. Het symboliseert het respect en de waardering die de Koning heeft voor bijzondere verdiensten van de ontvanger. Alleen de Koning kan de erepenning toekennen, welke strikt op naam van de ontvangende instantie is. De Koninklijke erepenning wordt verleend aan een vereniging of instelling die ten minste 50 jaar bestaat.
De ontvangende vereniging mag op briefpapier of andere gedrukte materialen vermelden dat zij de onderscheiding heeft ontvangen, zowel in woord als in beeld.
De aanvraag van de Koninklijke erepenning dient te geschieden via de burgemeester van de statutaire vestigingsplaats. De burgemeester verifieert of de gewenste gegevens ter ondersteuning van de aanvraag zijn bijgevoegd. De registers van de Justitiële Documentatiedienst worden hiervoor geraadpleegd. De aanvraag wordt, voorzien van het advies van de burgemeester, aangeboden aan de Commissaris van de Koning in de betreffende provincie ter doorgeleiding naar de Koning.
De Commissaris van de Koning informeert de aanvrager over de beslissing van de Koning.
De aanvraag moet worden voorzien van een goede onderbouwing waarbij onderstaande elementen gelden als richtlijn:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Meer informatie over de procedure is te vinden op: www.koninklijkhuis.nl/onderwerpen/onderscheidingen/koninklijke-erepenning.
De erepenning voor Menslievend Hulpbetoon
De Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon in brons, zilver of goud wordt bij Koninklijk Besluit toegekend aan hen die een menslievende daad hebben verricht welke kenmerken draagt van moed, beleid en zelfopoffering. Om in aanmerking te kunnen komen voor deze zeer hoge onderscheiding, dient aan al deze drie criteria te zijn voldaan met overlegging van politierapporten, getuigenverklaringen e.d. Voorstellen kunnen bij de burgemeester worden ingediend, die ze vervolgens voorlegt aan het Kapittel.
Meer informatie over de procedure is te vinden op: www.lintjes.nl/voordragen/voordragen-voor-een-heldenonderscheiding.
Verenigingen of instellingen kunnen bij een – door hen georganiseerd – kampioenschap op regionaal of nationaal niveau een door de Koning ter beschikking te stellen Medaille als ereprijs aanvragen voor de winnaar/winnaars van het betreffende kampioenschap. Voorwaarde is dat de vereniging of instelling een minimale bestaansduur heeft van 25 jaar.
De aanvraag van de medaille loopt via de burgemeester in de vestigingsplaats van de vereniging of instelling, of via Gouverneur of Rijksvertegenwoordiger, die deze aanvraag rechtstreeks aan de Koning zal voorleggen.
De activiteiten van de vereniging of instelling, die plaatselijk van belang wordt geacht, moeten op een van de volgende vlakken liggen:
- •
- •
- •
- •
- •
De medailles zullen uitsluitend worden toegekend aan winnaars van evenementen die ter markering van een lustrum worden gehouden. Bij uitzondering is het mogelijk een medaille beschikbaar te stellen voor een éénmalig evenement. Aanvragen daarvoor zullen van geval tot geval worden bezien. Het evenement dient op regionaal of nationaal niveau van betekenis te zijn.
Meer informatie over de procedure is te vinden op: www.koninklijkhuis.nl/onderwerpen/onderscheidingen/medaille-als-ereprijs.
Representatie heeft de taak om de aanvraag van predicaten en Koninklijke erepenningen in behandeling te nemen.
OVERLIJDEN, AFTREDEN, INSTALLATIE EN DECORATIE BURGEMEESTERS, WETHOUDERS EN RAADSLEDEN
Representatie heeft de taak om uitvoering te geven aan de taken die voortvloeien uit gebeurtenissen zoals bij overlijden, installatie, afscheid of decoratie van gemeentebestuurders. Uiteraard moet dit gebeuren in goede overeenstemming met alle betrokkenen. Al dan niet door of samen met de griffie, het bestuurssecretariaat en team communicatie.
Met het opstellen van protocollen voor belangrijke (eventueel plotselinge) representatieve gebeurtenissen ontstaat er een leidraad om snel helder te hebben wat je als gemeente moet gaan organiseren. Onderstaande richtlijnen geven handelingsperspectief bij gebeurtenissen zoals: overlijden, installatie, afscheid en decoreren met een onderscheiding. In alle gevallen is het belangrijk om te handelen naar bevinding van zaken.
Het rouwprotocol beschrijft de formele reactie van de gemeente bij het overlijden van een persoon, die vanuit zijn of haar functie of verdienste een directe relatie met de gemeente had. De gemeente wil hiermee in herdenking recht doen aan datgene wat de overleden persoon betekend heeft voor de gemeente. Het protocol biedt het bestuur en de organisatie duidelijkheid en vermindert de kans op willekeur.
Dit protocol is van toepassing als het overlijden bekend gemaakt wordt door de nabestaanden aan de gemeente (bijvoorbeeld via een rouwkaart). Die bekendmaking impliceert immers dat de nabestaanden een reactie van het gemeentebestuur op het overlijden op prijs stellen. Natuurlijk is het denkbaar dat het overlijden ook via andere kanalen bekend wordt.
Betrokkenheid en erkenning van de verdiensten van de overledene staan centraal in dit protocol. Daarom zal het onderdeel van de gemeente dat het meest verbonden is met de overledene, het contact met de nabestaanden onderhouden en de regie voeren over de uitvoering van het rouwprotocol. Dit is de meest natuurlijke weg en sluit bovendien aan bij de huidige gang van zaken.
Dit protocol is vanzelfsprekend een richtlijn waar altijd van af geweken kan worden door de raad, het college of de betrokken dienst.
We onderscheiden meerdere groepen als het gaat om personen met een directe relatie met het gemeentebestuur:
- -
- -
- -
- -
- -
Dit protocol is eveneens van toepassing in geval een partner van een in functie zijnde persoon komt te overlijden.
Onderdelen van het rouwprotocol
In de meest uitgebreide zin bestaat het rouwprotocol uit de volgende onderdelen:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Overlijden (oud) burgemeester / (oud) wethouder6
Burgemeester / wethouder in functie:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Oud-burgemeesters / oud-wethouders:
Indien gepensioneerd en woonachtig in Nuenen c.a.:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
PROTOCOL BIJ AFTREDEN BURGEMEESTER, WETHOUDERS, GEMEENTESECRETARIS
Afscheidsbijeenkomsten van collegeleden en gemeentesecretaris wordt georganiseerd door de medewerker representatie, in samenwerking met het bestuurssecretariaat en in nauw overleg met de desbetreffende persoon zelf. Het afscheid van een burgemeester, wethouder of gemeentesecretaris kan variëren en is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de lengte van het dienstverband, de relatie met de gemeente en de persoonlijke voorkeuren van de betrokkene. Representatie doet aan de hand van een intakegesprek met de desbetreffende persoon of personen een voorstel hoe de afscheidsbijeenkomst wordt ingevuld en georganiseerd. Dit geldt ook bij een tussentijds afscheid van individuele collegeleden. Eventueel in samenwerking met de vakinhoudelijke afdeling van de portefeuillehouder.
Afscheid wethouder (periodiek of tussentijds)
Tussentijds (binnen 1e zittingsperiode):
In te vullen in overleg met de wethouder.
Periodiek (bij beëindiging na één of meer zittingsperioden):
In te vullen in overleg met de wethouder en griffier. Een voorbeeld van deze invulling kan zijn:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Afscheid burgemeester/wethouder bij benoeming elders tot burgemeester/wethouder
- •
In te vullen in overleg met de burgemeester:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
In te vullen in overleg met betrokkene:
- •
- •
Uitnodiging versturen ten behoeve van een bijzondere raadsvergadering aan: familie wethouder, raadsleden, collegeleden, eventuele genodigden, pers. draaiboek, ceremoniemeester, boeket bloemen, sprekers (loco-burgemeester, raadsnestor, gemeentesecretaris, voorzitter burgemeesterskring en burgemeester), cadeaus (raad, college) nader te bepalen.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Het afscheid van een gemeentesecretaris kan variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals de lengte van het dienstverband, de relatie met de gemeente en de persoonlijke voorkeuren van de gemeentesecretaris zelf. In veel gevallen wordt een afscheid georganiseerd waarbij collega's, medewerkers, leden van het gemeentebestuur en andere betrokkenen samenkomen om de vertrekkende gemeentesecretaris te bedanken voor zijn of haar dienstverlening. Dit afscheid kan een informele bijeenkomst zijn, zoals een koffie met gebak-moment, receptie of een lunch, of een meer formele gelegenheid, zoals een afscheidsdiner of een ceremonie met toespraken en cadeaus.
PERIODIEK AFTREDEN GEMEENTERAAD
Afscheidsbijeenkomsten van raadsleden
Deze worden geregeld via de griffie. In overleg met het presidium doet de griffie een voorstel hoe de afscheidsbijeenkomst wordt ingevuld en georganiseerd. De griffie overlegt met representatie over het protocol. In een vroeg stadium wordt de medewerker representatie op de hoogte gesteld als er sprake is van een aanvraag van een Koninklijke onderscheiding ter uitreiking bij het afscheid. Als er sprake is van een volksvertegenwoordiging van 12 jaar of meer kan men in aanmerking komen voor een Koninklijke onderscheiding. De medewerker representatie initieert samen met de griffier de aanvraag voor een Koninklijke onderscheiding.
Een goed relatiegeschenk sluit aan bij het doel van de ontmoeting waarbij het wordt gegeven en kan uitdrukking geven aan de waardering die voor de relatie leeft. Bovendien kan het bijdragen aan het creëren en uitbouwen van een gewenst imago van het dorp. Met een doordachte keuze aan relatiegeschenken bereiken we dat de identiteit van onze gemeente op een sterke wijze naar buiten wordt gebracht. De representatie-artikelen worden op maat verzorgd, passend bij de gelegenheid, ontvanger en jaargetijde.
Randvoorwaarden relatiegeschenken
Het geschenk, of de (sponsor)activiteit is herkenbaar als cadeau, opsteker van de gemeente. Waar mogelijk wordt het geschenk gepersonaliseerd. Alle geschenken worden voorzien van een persoonlijke noot (een begeleidend handgeschreven kaartje) en zijn gegoten in de huisstijl van de gemeente. Relatiegeschenken moeten passen bij de huisstijl, van goede kwaliteit en vormgeving zijn. Bij voorkeur origineel en niet te duur of te goedkoop.
Het geschenk sluit zo mogelijk aan bij de historie van Nuenen en liefst ook plaatselijk vervaardigd. Denk aan geschenken vervaardigt door de Dorpswerkplaats. Of geschenken uit de museumshop van het Van Gogh Village Museum. Of een kunstwerk van een lokale kunstenaar. De geschenken zijn bruikbaar of eetbaar en bij voorkeur duurzaam en uniek.
Liever geen fles wijn (of andere fles alcohol).
Representatie beheert (inkoop; voorraadbeheer en uitgifte) de relatiegeschenken, adviseert bestuurders over passende cadeaus en koopt nieuwe geschenken in. Er is een vast assortiment cadeaus aanwezig waar uit gekozen kan worden, passend bij de gelegenheid.
Give-aways & relatiegeschenken – 2024
|
Borrelplank7 |
|
|
Van Gogh Schilder www.vangoghmuseum.nl |
|
|
Nuenen op het randje A.W.J.C. van den Boomen en Y.J.Henderson. info@drijehornick.nl |
|
Richtlijnen voor bedragen relatiegeschenk
Hoewel iedere gelegenheid waarbij namens de gemeente een geschenk wordt overhandigd uniek is, gelden in principe de volgende richtlijnen:
Leden van het Koninklijk Huis zijn hier buiten beschouwing gelaten. Voor hen wordt per gelegenheid bekeken of een geschenk passend is, en zo ja, welk geschenk.
WELKOMSTPAKKET NIEUWE INWONERS
Nuenen heet nieuwe inwoners van harte welkom. In het informatiepakket zitten o.a. een welkomstbrief van de burgemeester; flyers/folders van de gemeente; kleurplaten; een ja/nee sticker; een parkeerschijf en een sleutelhanger.
Nieuwe inwoners ontvangen bij inschrijving een bevestigingsbrief. Met deze brief kunnen zij (één per gezin) bij Van Gogh Village Museum een welkomstpakket ophalen. Vrijwilligers van het museum reiken de informatiemappen uit en beheren de voorraad. Eén keer per jaar vindt er een evaluatie plaats met de medewerker representatie.
UITVOERING REPRESENTATIEBELEID
Het doel van representatie is tweeledig:
Via representatie bouwen we aan begrippen als vertrouwen, normen en waarden, integriteit en authenticiteit.
Representatie adviseert b&w (pro-)actief over representatieve en protocollaire zaken, promotie, uitnodigingen, ontvangsten en gemeentelijke bijeenkomsten. Daarmee draagt representatie bij aan de positionering van de gemeente Nuenen en het collegebeleid op cultureel, sportief, sociaal-maatschappelijk en economisch gebied.
Representatie bereidt (in- en externe) representatieve verplichtingen, evenementen, officiële bezoeken, ontvangsten en bijeenkomsten voor en coördineert en/of organiseert ze.
c. Onderscheidingen en relatiegeschenken
Vorm geven aan de waardering die Nuenen en de gemeente Nuenen uitdrukken voor initiatieven en prestaties van inwoners en organisaties die zich bovengemiddeld voor de gemeenschap in Nuenen, Gerwen en Nederwetten hebben ingespannen (middelen: Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, geschenken, felicitaties).
Aldus besloten in de collegevergadering van 9 december 2024
Burgemeester en wethouders van Nuenen,
De secretaris,
Nanne Kramer
De burgemeester,
Madeleine van Toorenburg
Verordening gemeentelijke onderscheidingen Gemeente Nuenen c.a. 2017
De raad van de gemeente Nuenen c.a.;
gezien het initiatiefvoorstel van 27 januari 2017
gelet op het bepaalde in artikel 149 van de Gemeentewet
Vast te stellen de volgende: Verordening gemeentelijke onderscheidingen Gemeente Nuenen c.a. 2017
In deze verordening wordt verstaan onder:
- •
- •
- •
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Het college kan als blijk van waardering en erkentelijkheid een ereteken in goud, zilver of brons toekennen aan rechtspersonen of bedrijven, die door werkzaamheid of zeer bijzondere verdiensten of prestaties op enig terrein van het maatschappelijk leven in de gemeente op uitzonderlijke wijze hebben voorzien in maatschappelijke noden of behoeften.
- 5.
- 6.
Artikel 4 Model versierselen, oorkonde en ereboek
Het college bepaalt de vormgeving, de uitvoering en afmetingen van de versierselen, oorkonde en ereboek.
Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening gemeentelijke onderscheidingen Gemeente Nuenen c.a. 2017’.
Met ingang van de datum van de dag van de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de ‘Verordening tot regeling van de toekenning van gemeentelijke onderscheidingen’, vastgesteld in zijn openbare vergadering van 24 februari 1994.
Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 30 maart 2017,
BIJLAGE 2: JAARLIJKS VOORKOMENDE ONTVANGSTEN / EVENEMENTEN
De diversiteit aan ontvangsten is groot, maar enkele komen jaarlijks terug. Bij deze bijeenkomsten en ontvangsten heeft representatie vaak de centrale regie (uiteraard in overleg met de verantwoordelijke bestuurder) en verzorgen zij draaiboeken, faciliteiten (accommodaties, catering, techniek), persberichten, speeches en contacten met de pers (i.o.m. cluster Communicatie), uitnodigingen en adressenbeheer, onderbrengen en begeleiding gasten, begeleiding van bestuurder(s), spreekstalmeesterrol, attenties en verdere ondersteuning tijdens uitvoering, bedankbrieven, evaluatie.
Een kort overzicht van vaste terugkerende evenementen:
Medewerking Representatie aan ontvangsten georganiseerd door derden.
Soms komen er verzoeken binnen bij de gemeente om bepaalde initiatieven financieel of in praktische zin (in de vorm van hand- en spandiensten) te ondersteunen. Bijvoorbeeld de ontvangst van belangrijke gasten bij meerdaagse wielerwedstrijden die de gemeente Nuenen aandoen, zoals ZLM-tour. Maar ook medewerking bij de oprichting van Stichting Herdenkingen Nuenen of het de viering van het jubileumjaar Nuenen, Gerwen en Nederwetten 200 jaar (www.ngn200.nl).
BIJLAGE 3: WAT IS EEN PROTOCOL
Protocol staat voor het managen van de gastvrijheid. Hoe ontvang je je gasten op een professionele manier? Zit de eregast links of rechts naast de gastheer of gastvrouw? Hangt de oranje wimpel wel of niet uit op 5 mei? Zeg je 'excellentie' of 'mevrouw de minister'? Hoe ontvang je de gasten? Wanneer draagt de burgemeester de ambtsketen?
Of het nou om hoogwaardigheidsbekleders of bijzondere genodigden gaat of om een burger van Nuenen. Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich correct en met de gepaste ‘egards’ (aandacht, beleefdheid) behandeld voelt. Met gezond verstand, respect en kennis van gangbare fatsoensnormen kom je al een heel eind. Als het gaat om hoogwaardigheidsbekleders of vertegenwoordigers van andere landen, dan zijn er ook enkele spelregels die in acht genomen dienen te worden. Dat luistert soms wel heel nauw. Te denken valt daarbij aan: vlagprotocol, rangorde bij ontvangst, echelons, placering, programma, geschenken, speeches, enzovoorts.
Protocol is een stelsel van geschreven en ongeschreven regels die van toepassing zijn op de (internationale) omgangsvormen. Een goede voorbereiding, zowel inhoudelijk als in logistiek en technisch opzicht, vormt een absolute voorwaarde voor het welslagen van een evenement of bijeenkomst. Een kapotte microfoon of een verkeerde placering: het zal de gastheer niet in dank worden afgenomen. Een protocol en een goed draaiboek vormen de basis voor het welslagen van bijeenkomsten. Tot de kerntaken van representatie behoort de advisering over alle mogelijke protocollaire zaken.
Representatie adviseert over het protocol bij de volgende soorten bijeenkomsten:
- •
- •
- •
- •
Ontvangsten, bijeenkomsten en evenementen zijn goede momenten om te laten zien dat de gemeente Nuenen een prachtige gemeente is om in te wonen, werken en recreëren, met een bloeiend verenigingsleven en met alle mogelijke voorzieningen voorhanden.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Rol Representatie & Kabinetszaken en/of Bestuurssecretariaat
Bij bijeenkomsten en ontvangsten van representatieve aard ondersteunen de medewerkers Representatie/Kabinetszaken en/of de medewerkers Bestuurssecretariaat (uiteraard in overleg met de verantwoordelijke bestuurder) in de vorm van:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Voor verdere uitwerking zie: Checklist Bijeenkomsten en evenementen.
BIJLAGE 4: RICHTLIJNEN EN OVERZICHT REPRESENTATIE EN KABINETSZAKEN
In het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nuenen houdende regels omtrent opzet beleidskader representatie gemeente Nuenen staan een aantal representatierichtlijnen opgenomen. Personeel gerelateerde zaken horen hier niet bij. Deze zijn onderdeel van het (secundaire) HRM-beleid. Er is sprake van gemeentelijke representatie wanneer burgemeester of diens plaatsvervanger of één van overige leden van het college de gemeente, op uitnodiging van de organiserende partij, vertegenwoordigen bij plechtigheden zoal jubilea van verenigingen of privépersonen, bijeenkomsten, jaarvergaderingen, prinsenproclamaties, etc.
Namens de gemeente is de burgemeester de eerste representant, tenzij in het college (structureel of incidenteel) anders wordt afgesproken. Ook raadsleden kunnen hierbij op ad-hoc-basis betrokken worden.
Natuurlijke personen krijgen bloemen en een geldbedrag. Rechtspersonen krijgen een geldbedrag, tenzij er sprake is van een andere vorm, zoals een onderscheiding of een aanzienlijk relatiegeschenk.
Uitwerking In onderstaande tabellen is dit beleid verder uitgewerkt in vijf verschillende categorieën. Hier is ook aangegeven wie van de bestuurders bij welke gelegenheid aanwezig is en welke attentie (plus de waarde ervan) aangeboden wordt.
Inwoners: geboorten, huwelijken, overlijden, 100 jaar etc.
Verenigingsleven. Denk hier aan verenigingen op het gebied van cultuur, sport, samenleving en aan gelegenheden als een jubileum, het behalen van een kampioenschap e.d.
Overlijden (oud) burgemeester; (oud) wethouder; raadslid; gemeentesecretaris etc.
|
Zie attentieregeling bijzondere personeelsaangelegenheden gem. Nuenen. |
||||||||||
|
Bij overlijden van iemand die 100 jaar of ouder wordt direct het Koninklijk Huis waarschuwen van die overlijden: jubilea@dkh.nl |
||||||||||
|
Bij overlijden van een de echtlieden wordt het Koninklijk Huis zo spoedig mogelijk geïnformeerd: jubilea@dkh.nl |
||||||||||
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-530260.html