Budgethoudersregeling gemeente Heerlen 2024

Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen,

 

gelet op artikel 27 van Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Gemeente Heerlen 2023,

 

overwegende dat:

  • -

    het college bij de uitoefening van zijn bevoegdheden wordt ondersteund door de ambtelijke organisatie;

  • -

    de organisatie daarbij is gebonden aan landelijke regels en lokale regels, vastgesteld door de raad en het college. De voornaamste regels in dit kader zijn de Gemeentewet, de fi-nanciële verordening, het organisatiebesluit, het mandaatbesluit (inclusief volmacht en machtiging) en de budgethoudersregeling;

  • -

    deze ‘regels’ de basis vormen voor de opzet en werking van de ambtelijke organisatie en de verdeling van, onder andere, de financiële bevoegdheden met als doel om in control te komen en te blijven;

  • -

    het organisatiebesluit het formele document is waarin duidelijkheid gegeven wordt over de structuur van de organisatie en de verschillende rollen daarin gelet op de structuur;

  • -

    het mandaatbesluit de bevoegdheid regelt om in naam van een ander te handelen c.q. besluiten te nemen;

  • -

    de budgethoudersregeling de bevoegdheid regelt tot het beheer van een budget, door middel van het aanwijzen van budgethouders.

besluiten:

 

tot het vaststellen van de Budgethoudersregeling gemeente Heerlen 2024

 

inhoudende

Artikel 1 Begripsbepalingen

  • a.

    accordeur: de medewerker wordt door de budgethouder aangewezen. De accordeur heeft als taak, de prestatie die gefactureerd wordt, te beoordelen op juistheid ten aanzien van geleverde hoeveelheid, prijs en kwaliteit.

  • b.

    budget: de middelen die via de programmabegroting zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken. Het betreft zowel middelen voor de exploitatie als voor investeringsbudgetten en grondexploitaties.

  • c.

    budgethouder 1 : de ambtenaar aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van exploitatiebudgetten of investeringsbudgetten en aan wie het mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende exploitatiebudgetten en investeringsbudgetten. Dit houdt in dat de budgethouder over het toegewezen budget kan beschikken en tevens de benodigde rechtshandelingen mag verrichten die nodig zijn voor het behalen van de afgesproken prestaties. De budgethouder wijst voor zijn budgetten en de budgetten van de subbudgethouder de accordeur aan en zorgt ook voor vervanging bij diens afwezigheid.

  • d.

    college: het college van burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente Heerlen.

  • e.

    concerncontroller: de ambtenaar die is belast met het onafhankelijk van het lijnmanagement toetsen van de opzet, bestaan en werking van processen en beheersmaatregelen.

  • f.

    directie: het directieteam als bedoeld in het Organisatiebesluit gemeente Heerlen.

  • g.

    financiële administratie: het systematisch tijdig, juist en volledig verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeente Heerlen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • h.

    financiële beheersing: het rechtmatig, doeltreffend en doelmatig handelen op het geheel van inkomsten en uitgaven en de beleidsmatige kant van een raadsprogramma, taakveld en of project.

  • i.

    investering: van een investering is sprake als het gaat om een, meestal qua omvang wat grotere, uitgave waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.

  • j.

    investeringsbudget: Dit budget is niet direct binnen de exploitatie te vinden en kan over meerdere jaren lopen. De werkelijk gerealiseerde kosten worden geactiveerd. Over deze geactiveerde kosten wordt vervolgens afgeschreven. Deze kapitaallasten (afschrijving en rente) zijn vertaald in de exploitatie.

  • k.

    hoofdbudgethouder: de gemeentesecretaris/ algemeen directeur die eindverantwoordelijk is voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de programmabegroting inclusief de tussentijdse wijzigingen, vastgesteld door het college en de raad.

  • l.

    programma: samenhangende verzameling van projecten en andere activiteiten, aangestuurd door een programmamanager (niet te verwarren met een raadsprogramma).

  • m.

    programmamanager: de ambtenaar die is belast met de sturing op de beleidsinhoudelijke en procesmatige uitvoering van (begrotings-)programma’s.

  • n.

    raadsprogramma: een samenhangend geheel van kernthema’s en taakvelden gericht op het bereiken van maatschappelijke effecten, zoals gedefinieerd in de programmabegroting.

  • o.

    reserve: een reserve is eigen vermogen, er zijn twee soorten reserves namelijk de algemene reserve en de bestemmingsreserve. De raad bepaalt waarvoor een bestemmingsreserve wordt aangelegd en bepaalt ook de hoogte en inzet van de reserves.

  • p.

    subbudgethouder: een door de budgethouder aangewezen ambtenaar die belast is met het beheer van een of meer door de gemeenteraad per activiteit c.q. investeringskrediet vastgestelde budgetten en aan wie ter zake krachtens ondermandaat de bevoegdheid is verleend om in naam van burgemeester en wethouders besluiten te nemen.

  • q.

    taakveld: de som van diverse activiteiten om te komen tot een voorgenomen resultaat dat binnen een programma leidt tot een prestatie. Tevens is dit het beheers- en verantwoordings-niveau van het college en de directie. Het college behoudt de vrijheid om de taakvelden te ordenen naar de programma’s van de raad. De taakvelden worden voorgeschreven in de financiële regelgeving (BBV).

  • r.

    teammanager: de ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een team.

Artikel 2 Aanwijzing van budgethouders en subbudgethouders

  • 1.

    De griffier is verantwoordelijk voor de budgetten die vallen onder de gemeenteraad, de raadsgriffie en de rekenkamer.

  • 2.

    De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de programmabegroting inclusief de tussentijdse wijzigingen, vastgesteld door het college en de raad.

  • 3.

    De gemeentesecretaris is hoofdbudgethouder en is bevoegd budgethouders aan te wijzen.

  • 4.

    De directeuren, teammanagers en programmamanagers zijn vanuit hun functie budgethouders.

  • 5.

    Een budgethouder kan voor de aan hem/haar toegewezen budgetten, een subbudgethouder aanwijzen.

  • 6.

    De subbudgethouder ontleent zijn bevoegdheid aan het door de budgethouder verleende ondermandaat en is aan de budgethouder inlichtingen en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten per activiteit c.q. investeringskrediet.

  • 7.

    De aanwijzing als (sub)budgethouder wordt middels het daartoe bestemd formulier ‘Aan-/afmelding Budgethouder’ gemeld door het ingevulde formulier te mailen naar budgethouders@heerlen.nl en geregistreerd in het door team Financiën te beheren overzicht budgethoudersstructuur.

  • 8.

    De teammanager van de afdeling Financiën rapporteert voor het begin van elk begrotingsjaar aan de directie een totaaloverzicht van de aanwijzingen.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden (sub)budgethouder

Vanuit de haar toegewezen bevoegdheden is de budgethouder belast met:

  • a.

    een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

  • b.

    een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen en in de jaarrekening opgenomen realisaties;

  • c.

    het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

  • d.

    een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

  • e.

    het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

  • f.

    het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor verplichtingen en facturen2, waardoor er functiescheiding bestaat tussen beoordelen van de prestatie (de taak van de accordeur) en autoriseren van de factuur (de taak van de budgethouder).

  • g.

    het naleven van de inkoop- en aanbestedingsregels van de gemeente Heerlen.

  • h.

    het leveren van een bijdrage aan de Planning en Control cyclus voor de budgetten waarvoor de budgethouder verantwoordelijk is.

Artikel 4 Bevoegdheden budgethouders en aangaan verplichtingen

  • 1.

    De (sub)budgethouder is namens het college bevoegd tot het doen van uitgaven binnen de aan hem/haar toegewezen budgetten en investeringsbudgetten.

  • 2.

    Een budgethouder mag een verplichting, tot maximaal het grensbedrag Nationale aanbesteding werken per verplichting3, aangaan zonder toestemming van de hoofdbudgethouder.

  • 3.

    De (sub) budgethouder handelt volgens het vigerende mandaatbesluit, het vigerende gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en het vigerende handboek inkopen. Hierin staan de verplichtingen van de (sub)budgethouder genoemd aangaande o.a. het melden en verantwoorden van de inkoop, het opstellen en bijhouden van het inkoopdossier, het contract-beheer etc.

Artikel 5 Vervanging bij langdurige afwezigheid

Budgetten worden gemandateerd aan (sub)budgethouders. Bij afwezigheid van de (sub)budgethouder is de plaatsvervanger van deze (sub)budgethouder bevoegd. Hierbij geldt:

  • -

    Vervanging vindt in de regel “ horizontaal” plaats, d.w.z. dat een budgethouder binnen een cluster zijn/haar collega (= hetzelfde functie niveau) binnen datzelfde cluster kan vervangen.

  • -

    Een directeur kan steeds als plaatsvervanger van iedere (sub)budgethouder optreden.

  • -

    Een directeur kan in voorkomende gevallen anders besluiten en een plaatsvervangend (sub)budgethouder aanwijzen.

Artikel 6 Budgetverschuivingen en post onvoorzien

  • 1.

    De (sub)budgethouder is bevoegd om binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen tussen taakvelden binnen hetzelfde programma.

  • 2.

    De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

    • a.

      rente;

    • b.

      verrekeningen met reserves en voorzieningen;

    • c.

      kapitaallasten;

    • d.

      interne doorbelastingen.

  • 3.

    Voor afwijkingen in investeringsbudgetten gelden bijzondere regels, omdat deze door de raad specifiek beschikbaar zijn gesteld.

    • a.

      Meevallers op investeringsbudgetten: is voor een investering minder geld nodig, dan vloeit het exploitatievoordeel terug naar de algemene middelen. Meevallers op investe-ringsbudgetten mogen niet zonder raadsbesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers elders.

    • b.

      Tegenvallers op investeringsbudgetten: investeringsbudgetten mogen niet worden overschreden. Compensatie tussen investeringskredieten is alleen mogelijk indien dit aan de raad voorgelegd is via raadsbesluiten Bij een dreigende overschrijding dient aan de raad een aanvullend investeringsbudget te worden gevraagd. Bij het aanvragen van een aanvullend investeringsbudget zal door de budgethouder dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten. Bij instemming door de raad wordt een ver-hoging in het investeringsbudget door middel van een begrotingswijziging vastgelegd.

  • 4.

    Stelpost onvoorziene uitgaven:

    • a.

      De post ‘onvoorzien’ is bedoeld als dekking voor (een schatting van) uitgaven die niet zijn voorzien in de begroting. Het bedrag hiervoor wordt geraamd per programma of voor de begroting in zijn geheel.

    • b.

      Binnen onze organisatie zijn de volgende spelregels van toepassing verklaard op het budget voor onvoorziene uitgaven (deze zijn ook bekend als “de 3 o’s”): Alle o’s moeten van toepassing zijn (en/en).

      • i.

        onvoorzienbaar (niet te voorzien) bij de voorbereiding en het samenstellen van de pro-grammabegroting

      • ii.

        onvermijdbaar (niet te ontwijken, niet te ontlopen) op basis van wettelijke of anderzijds onvermijdbare verplichtingen.

      • iii.

        onuitstelbaar (niet uit te stellen) tot het volgende afwegingsmoment

  • In alle andere gevallen wordt geen beroep gedaan op de post onvoorziene uitgaven.

  • 5.

    De budgethouder van de post onvoorziene uitgaven is de directeur bedrijfsvoering.

Artikel 7 Verantwoording

  • 1.

    De (sub)budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen voor de budgetten die aan hem/haar zijn toegewezen.

  • 2.

    Op de inhoud en frequentie van het in lid 1 bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en control cyclus van toepassing en de (kwartaal)gesprekken met de directie.

  • 3.

    Bij afwijkingen die dermate groot zijn, dat er politieke importantie ontstaat en waarbij niet gewacht kan worden op het eerstvolgend verantwoordingsdocument, zal deze afwijking proactief gemeld moeten worden. Hiervoor geldt het Protocol Actieve Informatieplicht 2019.

Artikel 8 Informatieverstrekking

De teammanager Financiën draagt er zorg voor, dat de directie en de (sub)budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als (sub)budgethouder zijn aangewezen.

Artikel 9 Slotbepalingen

  • 1.

    In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

  • 2.

    Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2025.

  • 3.

    Het uitwerkingsbesluit procuratie- en budgethoudersregeling gemeente Heerlen, vastgesteld op 2 juli 2019, wordt per gelijke datum ingetrokken.

  • 4.

    Deze regeling kan worden aangehaald als " Budgethoudersregeling gemeente Heerlen 2024”

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 2 juli 2024.

Burgemeester en wethouders van Heerlen,

De secretaris,

V. Gosselink- van Dijk

De burgemeester,

R. Wever

Naar boven