Gemeenteblad van Sittard-Geleen
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Sittard-Geleen | Gemeenteblad 2024, 527306 | delegatie- of mandaatbesluit |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Wijzigingsbesluit Gemeente Sittard-Geleen Mandaatregister
Sittard-Geleen, 4 december 2024
Namens het college van burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen,
Namens de burgemeester van Sittard-Geleen,
Gemeentesecretaris
J. A. M. Heesen
plv. A. Pereboom
Bijlage: mandaatregister gemeente Sittard-Geleen 2025
1. ALGEMENE INLEIDING EN TOELICHTING
Mandatenstructuur gemeente Sittard-Geleen
In de gemeente Sittard-Geleen zijn de mandaten van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeuren, de concern controller en de teammanagers neergelegd in het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2021 (hierna: “Hoofdmandaat”).
In het onderhavige Mandaatregister zijn de bevoegdheden neergelegd voor de functionarissen die hiërarchisch onder de teammanagers ressorteren. Het Mandaatregister dient hierbij gelezen te worden in samenhang met de Mandaatregeling Teams gemeente Sittard-Geleen 2021 (hierna: “Mandaatregeling”), waar dit Mandaatregister een bijlage bij is.
De voornoemde drie regelingen – Hoofdmandaat, Mandaatregeling en dit Mandaatregister – tezamen bezien, bevatten aldus de voor de gemeentelijke organisatie geldende mandaten voor de namens het college van burgemeester en wethouders én de burgemeester van de gemeente Sittard-Geleen uitgeoefende bevoegdheden.Uitgangspunten mandatering
De samenhang tussen de voornoemde regelingen, brengt met zich dat de werking van deze regelingen op elkaar is afgestemd. Het Hoofdmandaat is hierbij leidend geweest. Dit valt onder meer terug te zien aan de opzet van de Mandaatregeling, waarin veel van de in het Hoofdmandaat gehanteerde uitgangspunten terugkomen. In dit verband is het van belang te vermelden dat de in het Hoofdmandaat vermelde voorbehouden bevoegdheden (voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur) en voorbehouden besluiten (voor het betrokken bestuursorgaan) doorwerken voor de toepassing van de Mandaatregeling en dit Mandaatregister. Deze bevoegdheden worden aldus niet gemandateerd in dit Mandaatregister.
Koppeling met Organisatiebesluit – enkel bevoegdheid voor het taakveld van het team
Een ander uitgangspunt van het Hoofdmandaat, dat ook geldt in het kader van dit Mandaatregister, is de koppeling met het Organisatiebesluit. Het Hoofdmandaat geeft aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren een algemeen mandaat. Het mandaat van de concern controller en de teammanagers is evenwel beperkt tot “alle aangelegenheden die behoren tot hun taken, conform het Organisatiebesluit”. In het Organisatiebesluit worden de hoofdtaken van de verschillende teams binnen de organisatie van de gemeente Sittard-Geleen op hoofdlijnen beschreven. De koppeling met het taakveld van het team die voor het mandaat van de teammanagers gemaakt wordt in het hoofdmandaat, geldt ook voor dit Mandaatregister. De in dit Mandaatregister opgenomen bevoegdheden worden namelijk enkel aan een functionaris gemandateerd, voor zover de uitoefening van deze bevoegdheid raakt aan een aangelegenheid die past binnen het bereik van het taakveld van het team van de betreffende functionaris, zoals beschreven in het Organisatiebesluit.
Ter verduidelijking wordt opgemerkt dat dit uitgangspunt met name van belang is wanneer verschillende aspecten van dezelfde wet- en regelgeving wordt uitgevoerd binnen verschillende teams. Binnen het Domein Vidar zijn er bijvoorbeeld verschillende teams die zich bezighouden met de uitvoering van diverse aspecten van onder meer de Participatiewet en de IOAW. Ook voor Team Toezicht en Handhaving en Team Vergunningen en Parkeren, geldt dat deze teams belast zijn met de uitvoering van een aantal dezelfde wetten, waaronder de Omgevingswet, maar dat het ene team zich bezig houdt met handhaving op basis van deze wetten, terwijl het andere team zich bezig houdt met het verlenen van vergunningen. De in dit mandaatregister opgenomen bevoegdheden worden daarom enkel aan een functionaris gemandateerd, voor zover de uitoefening van deze bevoegdheid raakt aan een aangelegenheid die past binnen het bereik van het taakveld van het team van de betreffende functionaris, zoals beschreven in het Organisatiebesluit.
Andere toepasselijke regelingen
Voorts geldt dat de werkzaamheden van de functionarissen van de gemeente Sittard-Geleen niet enkel gereguleerd worden door de voormelde mandaatregelingen. De beschreven mandaatstructuur laat de werking van de andere van toepassingen zijnde regelingen – waaronder de Budgetregeling en het Besluit Planning- en Controlcyclus – onverlet. Functionarissen dienen bij hun werkzaamheden aldus altijd ook acht te slaan op de andere geldende regelingen.
Teams waarvoor het Mandaatregister niet of in beperkte mate geldt
Ten slotte wordt opgemerkt dat een aantal teams niet in dit Mandaatregister is opgenomen en dat de functionarissen van deze teams daarmee ook geen gemandateerde bevoegdheden ontvangen. Dit hangt onder meer samen met de werkzaamheden van deze teams, is ingegeven vanuit historische redenen of komt doordat de door deze teams voorbereide besluitvorming normaal gesproken op het niveau van het betrokken bestuursorgaan zelf genomen wordt, dan wel minimaal op het niveau van de teammanager. Het betreft in dezen Team Economische en Duurzame Ontwikkeling, Team Maatschappelijke Ontwikkeling en Team Productie en diensten Vidar. Op deze teams is dit mandaatregister aldus niet van toepassing.
Ook voor het Team Ruimtelijke Ontwikkeling geldt een bijzondere situatie. Zoals verderop in dit Mandaatregister geduid, geldt voor dit team dat slechts één bevoegdheid wordt gemandateerd en wel aan functionarissen van een ander team. De functionarissen van Team Ruimtelijke Ontwikkeling ontvangen geen bevoegdheden; ook niet de bevoegdheden genoemd hieronder in hoofdstuk 2 ‘Organisatiebreed’.
Het bovenstaande laat overigens onverlet dat de functionarissen van de voornoemde teams wel correspondentie van eenvoudige en uitvoerende aard kunnen voeren met burgers, waaronder begrepen het doen van mededelingen en het verstrekken van inlichtingen en feitelijke informatie, zo lang er geen sprake is van een besluit zoals bedoeld in artikel 1:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, noch sprake is van een privaatrechtelijke rechtshandeling. Voor zover nodig ontvangen de hiervoor bedoelde functionarissen wel een machtiging voor het verrichten van deze feitelijke handelingen.
In beginsel betekent de regeling dat in mandaat genomen besluiten niet meer op de college agenda hoeven te komen. Ze worden immers binnen het verstrekte mandaat genomen.
Extra borgen dat dit op een deugdelijke manier gebeurt zijn aan de voorkant beschikbaar in de vorm van het organisatiebesluit, waar de taken en verantwoordelijkheden van de teams zijn beschreven; de budgetregeling waarin is aangegeven tot op welke hoogte verplichtingen mogen worden aangegaan; het mandaatregister waarmee relatief eenvoudig en snel te zien is welke ondermandaten verstrekt zijn. Aan de achterkant vindt borging plaats door maatregelen van interne beheersing in de processen in te bouwen en afzonderlijke toetsing door interne controle op de naleving van het mandaat.
In beginsel wil daarbij zeggen dat de mandaathouder steeds zelf inschat of bij een individueel mandaatbesluit zich gevoeligheden voordoen die bestuurlijke aandacht of besluitvorming vragen. De mandaathouder moet dit instinctief kunnen aanvoelen. Richtinggevend gaat het daarbij om besluiten die via de gemeentelijke media expliciet gecommuniceerd worden en besluiten waar bijzondere risico’s aan verbonden zijn voor wat betreft financiën, maatschappelijke effecten, gestelde doelen of prestaties, imago, bestuurlijke of politieke impact. De mandaathouder kan zich daarbij laten adviseren door de team jurist en door de bestuursondersteuner. Dit kan resulteren in het ophalen van de zienswijze van de leidinggevende of de portefeuillehouder in een BO, het ter kennis brengen van dan wel het laten besluiten door het college tot en met rapportage en besluitvorming in de p en c cyclus als de begrotingskaders geraakt worden. Het toepassen van dit uitzonderingsprincipe steunt op de professionele verantwoordelijkheid van de mandaathouder zoals opgenomen in de principes van sturing en leiderschap.
De formele borging is daarmee ingevuld, de materiële borging is aan de portefeuillehouder om hier in het BO met de betreffende teammanager(s), vanuit een groeiproces in het vertrouwen, maatwerkafspraken over te maken. Afspraken in die zin om op basis van hierboven genoemde criteria te bepalen over welk type in mandaat te nemen besluiten de portefeuillehouder vooraf geïnformeerd wordt. De teamjurist en de bestuursondersteuner hebben daar een adviserende rol in.
Het college of de burgemeester zijn het bevoegd orgaan, geadviseerd wordt om niet met een wethouders mandaat te werken. Het mandateren van een wethouder is (juridisch) mogelijk, maar is daarbij duidelijk gelimiteerd. Dit vanuit gehanteerde principes van integraliteit, collegiaal bestuur en concern denken. Bovendien maakt dit de bestuurder extra kwetsbaar. Voor zover het college mandaten aan portefeuillehouders wil geven is dit per situatie te beoordelen en telkens afzonderlijk te besluiten. Alleen bij een spoedeisend en incidenteel karakter is dit een optie en moet passen binnen bestaande beleidskaders. Vanuit het efficiënt verleggen van werkbelasting naar de ambtelijke organisatie blijft mandatering naar de ambtelijke organisatie voor de hand liggen.
In dit hoofdstuk worden een aantal algemene bevoegdheden gemandateerd. Dit om te vermijden dat deze bevoegdheden bij elke team in het Mandaatregister herhaald moeten worden. Anders dan gebruikelijk in de rest van dit Mandaatregister wordt hierbij in de tweede kolom van de onderstaande tabel niet naar specifieke functietitels verwezen, maar enkel naar de twee functieniveaus: ‘coördinator’ en ‘medewerker’. Waar in de tweede kolom wordt verwezen naar de functie van ‘coördinator’ wordt bedoeld de coördinator van een unit, welke is belast met de operationele (en mogelijk functionele) aansturing van de medewerkers van de unit. Waar in de tweede kolom wordt verwezen naar de functie van ‘medewerker’ wordt bedoeld een binnen een team werkzame functionaris die niet een coördinator of teammanager is.
Zoals ook geldt voor de rest van het Mandaatregister, worden de in dit hoofdstuk opgenomen bevoegdheden enkel aan een coördinator of medewerker gemandateerd, voor zover de uitoefening van de bevoegdheid raakt aan een aangelegenheid die past binnen het bereik van het taakveld van het team van de betreffende coördinator of medewerker, zoals beschreven in het Organisatiebesluit. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk voor een functionaris van het Team Openbare orde en veiligheid om een in dit hoofdstuk genoemde bevoegdheid (bijvoorbeeld het nemen van een besluit op bezwaar) uit te oefenen ten aanzien van een aangelegenheid die past binnen het taakveld van het Team Uitkeringen Vidar.
In sommige gevallen brengt de aard van het taakveld van een team evenwel met zich dat ook taken worden verricht die samenhangen met het taakveld van andere teams. Een voorbeeld hiervan is het Team Ondersteuning Vidar van Domein Vidar, dat werkzaamheden verricht ter ondersteuning van de andere teams binnen het Domein Vidar, evenals ter ondersteuning van Team Zorg, Team Jeugd en Team Leren en Jongeren van Domein Samenleving. Dit brengt bijvoorbeeld met zich dat de functionarissen van Unit Bezwaar en Beroep van Team Ondersteuning Vidar de gemeente, het college, de raad of de burgemeester in rechte kunnen vertegenwoordigen in een procedure welke raakt aan een aangelegenheid die past binnen het taakveld van het Domein Vidar en de teams Zorg, Jeugd en Leren en Jongeren. Ter verduidelijking is ter zake Unit Bezwaar en Beroep dit ook in de tabel hieronder bij een aantal in het bijzonder van belang zijnde bevoegdheden expliciet aangegeven.
3. DOMEIN OMGEVING (Projecten, Inrichting en planning openbare ruimte, Wijkbeheer, Toezicht en Handhaving, Vergunningen en Parkeren, Ruimtelijke Ontwikkeling, Openbare Orde en Veiligheid, Vastgoed)
4. DOMEIN DIENSTVERLENING (, Klant Contact Centrum en Burgerzaken, Informatiemanagement en ICT, Bestuur en Communicatie, HR, Financiën, Facilitaire services, Bestuur en Communicatie)
Ter verduidelijking wordt opgemerkt dat binnen het Domein Dienstverlening de functionarissen gemeentebreed diensten verlenen en dus ook werken ter ondersteuning van de andere teams binnen de gemeente. Dit betekent dat deze functionarissen bezig kunnen zijn op terreinen die samenhang vertonen met de taakvelden van andere teams. Deze functionarissen zijn daartoe ook bevoegd, mits de bevoegdheid valt terug te leiden tot een in de linker kolom hieronder genoemde bevoegdheid en raakt aan een aangelegenheid die past binnen het bereik van het taakveld van het team van de betreffende functionaris, zoals beschreven in het Organisatiebesluit.
Specifiek wordt hier nog genoemd dat enkele functionarissen van de teams HR, Facilitaire Services, Informatiemanagement en ICT een aantal bevoegdheden en taken uitvoeren die vallen binnen het taakveld van Domein Vidar. Zo houden bijvoorbeeld een aantal functionarissen van Team HR zich bezig met de uitvoering van diverse aspecten van de Wsw. In de derde kolom van de tabel wordt dit voor de betreffende bevoegdheden verduidelijkt met de tekst “Bevoegdheden en taken van Domein Vidar”.
5. DOMEIN SAMENLEVING (Zorg, Jeugd, Leren en Jongeren)
6. DOMEIN VIDAR (participatiebedrijf) (Uitkeringen Vidar, Ontwikkeling Vidar, Commercie Vidar, Producten en diensten Vidar, Ondersteuning Vidar)
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-527306.html