Hotspotbeleid 2024

Doel van het hotspotbeleid

Dit hotspotbeleid legt uit wat een hotspot en de hotspotprocedure is en hoe deze gehanteerd dienen te worden. Hiermee wordt een verantwoorde, gestructureerde en doelgerichte benadering gegarandeerd bij het behoud van zowel gemeentelijk als particuliere archiefbescheiden ten aanzien van beeldbepalende en bijzondere gebeurtenissen van grote maatschappelijke en cultuur-historische waarde.

Achtergrond

Wat is een hotspot?

Een hotspot is een gebeurtenis, een reeks gebeurtenissen of een kwestie die heeft geleid tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht en tot opvallende en/of intensieve interactie tussen overheden onderling, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling. Het kan om een positieve of negatieve gebeurtenis gaan. Een voorbeeld van een gebeurtenis is de vuurwerkramp in Enschede.

Een te kiezen hotspot moet in elk geval voldoen aan één van de volgende criteria:

• 1. een lokale gebeurtenis binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel impact of maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media

• 2. een gebeurtenis binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt

• 3. een gebeurtenis die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager

• 4. een politieke gebeurtenis waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Met het bewaren van zowel overheids- als particulier archiefmateriaal ten aanzien van een hotspot worden diverse invalshoeken op voor Hengelo en haar burgers belangrijke gebeurtenissen vastgelegd.

Waarom een hotspotprocedure?

In de hotspotprocedure wordt de lijst met hotspots opgesteld en vastgesteld. Het toepassen van hotspots resulteert in een selectie van blijvend te bewaren archiefbescheiden van de overheid en eventueel van particuliere archiefvormers. De archiefbescheiden die horen bij een hotspot:

• 1. worden uitgezonderd van vernietiging

• 2. kunnen worden geacquireerd wanneer het particuliere archieven of archiefbescheiden daaruit betreft, voor zover deze informatie bevatten die niet in de overheidsarchieven aanwezig zijn.

Het hebben van een hotspotmonitor is een verplichting die volgt uit artikel 5 lid 1 sub e van Archiefbesluit 1995. Dit artikel geeft aan dat een selectielijst ook een opsomming van criteria moet geven op basis waarvan archiefbescheiden, die eigenlijk voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kunnen worden uitgezonderd. Dit artikel is onder meer de basis voor het uitzonderen van vernietiging van archiefbescheiden die betrekking hebben op een hotspot.

De VNG heeft in de inleiding op de Selectielijst 2017 opgenomen dat de gemeente en/ of het intergemeentelijke orgaan “aanvullend (…) aan de selectie een nadere lokale inkleuring moet geven door het uitvoeren van een hotspotmonitor”. De selectielijst is van toepassing op archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017, wat betekent dat gemeenten en intergemeentelijke organen vanaf 2017 aan de slag moesten met het uitvoeren van de hotspotmonitor.

Verhouding met andere uitzonderingsgronden in selectielijst

Een hotspotprocedure is dus een aanvullend instrument op de selectielijst. De selectielijst geeft naast het aanwijzen als hotspot meerdere gronden om een archiefbescheiden uit te zonderen van vernietiging:

• Bescheiden over zaken of gebeurtenissen met een uniek of bijzonder karakter

• Bescheiden die door hun vorm of aard beeldbepalend, karakteristiek of bijzonder zijn

• Bescheiden over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn

• Kopieën die blijvend te bewaren bescheiden kunnen vervangen die door een calamiteit verloren zijn gegaan

• Bescheiden over individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving

• Bescheiden waarvan de vernietiging de logische samenhang van de te bewaren bescheiden zou verstoren

Het kenmerkende karakter van hotspots ligt in de opvallende interactie tussen meerdere partijen en de grote maatschappelijke aandacht. Voor alle andere bescheiden, die niet als hotspot zijn aangewezen, geldt dat deze als voorheen op basis van een van bovenstaande categorieën van vernietiging kunnen worden uitgezonderd.

Hetzelfde geldt ten aanzien van de verwerving van particulier archiefmateriaal inzake bijzondere gebeurtenissen. De hotspot functioneert hier naast de andere criteria voor de acquisitie van archiefbescheiden zoals omschreven in het acquisitieprofiel van de gemeente Hengelo.

Tot stand komen hotspotprocedure

De hotspotprocedure wordt elk jaar vastgesteld over het voorgaande jaar. Hiervoor wordt elke drie jaar een commissie opgericht.

Planning hotspotprocedure

De jaarplanning ziet er als volgt uit:

Benoeming leden van de hotspotcommissie	jan-febr. (eens in de drie jaar)
Hotspotlijst voorgaande jaar opstellen	maart-mei
Hotspotlijst voorgaande jaar vaststellen

Criteria voor het selecteren van hotspots

Naast dat een hotspot moet voldoen aan 1 of meerdere criteria, moet een deze ook nog minimaal voldoen aan twee van de drie onderstaande eigenschappen:

• 1. De gebeurtenis is eenmalig en kan in de tijd worden afgebakend: het heeft een begin en een eind.

• 2. De gebeurtenis leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling.

• 3. De gebeurtenis leidt tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht (zowel beroering, als ontroering, als vervoering).

Het is belangrijk om bij het selecteren van een hotspot het doel in oog te houden: het behoud van archiefmateriaal om cultuur-historische redenen (en dus niet, bijvoorbeeld, om het afleggen van verantwoording door de gemeente).

Hotspotcommissie

De hotspots worden jaarlijks geselecteerd door een hotspotcommissie. De hotspotcommissie wordt elke drie jaar opnieuw aangesteld. De hotspotcommissie bestaat uit 3 interne leden en 2 externe leden.

De gemeente levert een lid die tevens fungeert als projectleider. De projectleider doet een afgewogen voorstel voor de overige leden van de hotspotcommissie en legt dit voor aan het Strategisch Informatiebeheer Overleg (SIO). Een belangrijke taak van het SIO is het adviseren van en afstemmen met de gemeentesecretaris over archiveringsvraagstukken. Tevens werkt de projetctleider de hotspotmonitor uit.

Ten aanzien van de overige leden kan men denken aan een beleidsmedewerker van de gemeente, een gemeentelijke ombudsman, een informatiebeheerder en voor de externe deskundigen: historici, journalisten en overige geïnteresseerden.

Procedure keuze hotspots

• 1. De hotspots worden jaarlijks geïdentificeerd over het voorafgaande jaar. Dat betekent dat elk jaar een hotspotkeuze opgesteld wordt, aanvullend op die van het jaar ervoor. Er zijn 2 redenen voor deze relatief hoge frequentie:

  • a. Allereerst is het in een digitale omgeving van belang om bescheiden al bij creatie of kort daarna te waarderen. Digitale bestanden zijn kwetsbaarder dan papieren informatie; digitale documenten, tweets of berichten op online fora zijn vluchtig. Door de informatie over de hotspots kort na vorming veilig te stellen wordt de kans dat archiefbescheiden verloren gaan verminderd

  • b. Door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen wordt de actualiteit direct meegenomen

• Het identificeren van hotspots is geen doel op zich. Als zich geen hotspots voordoen, worden dat jaar dan ook geen hotspots aangewezen.

• 2. In verband met de verwachte hoeveelheid werk die hotspots zullen opleveren, worden per jaar een beperkt aantal hotspots aangewezen. Hotspots kunnen zowel negatieve als positieve gebeurtenissen zijn.

Uitvoeren van de hotspotprocedure

Per gekozen hotspot wordt door de projectleider de volgende informatie in de hotspotmonitor vastgelegd:

• 1. Een korte omschrijving van de hotspot en de context waarbinnen deze zich heeft voorgedaan of waarin de archiefbescheiden zijn gevormd

• 2. De periode waarover de hotspot loopt (en waartoe het uitzonderen van gemeentelijk archief en het acquireren van particulier archief zich dus beperkt)

• 3. Argumenten voor de keuze van de hotspot

• 4. Aan welke van de criteria de hotspot voldoet.

Na vaststelling van de hotspots wordt de lijst met hotspots met verantwoording én een beschrijving van de uit te zonderen informatieobjecten gecommuniceerd naar de verantwoordelijke functionarissen.

Vaststelling hotspotprocedure

De jaarlijkse hotspotmonitor wordt in mei van elk jaar vastgesteld door de gemeentesecretaris of -archivaris. De hotspotprocedure zelf wordt vastgesteld door het college van B&W en het besluit wordt gepubliceerd op officiële bekendmakingen.nl

Verantwoordelijkheden hotspotbeleid

• De gemeentesecretaris/archivaris is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het gemeentelijke archiefbeleid en derhalve voor het uitvoeren van de hotspotmonitor.

• De functionarissen zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van het in de jaarlijkse hotspotmonitor beschreven archiefmateriaal, voor zover dat door het eigen team wordt gevormd.

• Het beleid ten aanzien van de hotspotprocedure wordt vastgesteld door het college van B&W.

Evaluatie van de hotspotprocedure

De hotspotprocedure wordt elke drie jaar geëvalueerd. De hotspotlijst wordt elk jaar geactualiseerd.

Borging haalbaarheid

De haalbaarheid wordt gewaarborgd door:

• Vroegtijdige en goede inhoudelijke afstemming met informatiebeheerders;

• Kennisuitwisseling en indien mogelijk samenwerking met andere overheden en particuliere instellingen voor het behoud van voor de hotspot relevant archiefmateriaal;

• Duidelijke omschrijving van en indien mogelijk koppeling tussen het diverse van vernietiging uitgezonderde en actief verworven archiefmateriaal zodat het als een virtueel geheel beschikbaar kan worden gesteld aan onderzoekers of bijvoorbeeld voor presentatiedoeleinden.