/1/png-2/best.png)
Gemeenteblad van Best
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Best | Gemeenteblad 2024, 520985 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Privacyreglement basisregistratie personen van de gemeente Best 2024
De wet: de Wet basisregistratie persoonsgegevens
Het besluit: het Besluit basisregistratie persoonsgegevens
De verordening: de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen vastgesteld door de Gemeenteraad d.d. 02-06-2014.
Basisregistratie: de basisregistratie personen zoals bedoeld in artikel 1.2 van de wet.
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening zoals bedoeld in artikel 66a van het besluit.
Autorisatiebesluit: een besluit zoals bedoeld in artikel 3.2 van de wet, betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V.
Ingeschrevene: diegene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen.
Ingezetene: de ingeschrevene die zijn adres heeft in de gemeente Best en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen.
Authentiek gegeven: een in de BRP opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt.
Aangehaakt gegeven: een in de BRP over de ingeschrevenen opgenomen gegeven dat niet behoort tot de verplichte gegevensset van de BRP, maar dat de gemeente per persoon bijhoudt voor eigen gebruik.
Bijhoudingsgemeente: de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.4 van de wet verantwoordelijk is voor de bijhouding van de persoonslijst.
Informatiebeheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de BRP.
Overheidsorgaan: een orgaan van een rechtspersoon dat krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed.
Binnengemeentelijke overheidsorgaan: een overheidsorgaan van de gemeente.
Derde: elke andere persoon of instelling dan een overheidsorgaan, een ingeschrevene of een geregistreerde.
Artikel 3 Verplicht gebruik authentieke gegevens en terugmeldplicht
- 1.
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden ten minste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke overheidsorganen die deze gegevens uit de BRP nodig hebben voor de vervulling van hun taken; zodanig dat deze overheidsorganen aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen.
- 2.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V
- 1.
- 2.
- 3.
Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke overheidsorganen rechtstreeks toegang tot de in Bijlage 2 vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
- 4.
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke overheidsorganen
Met inachtneming van de artikelen 3.8 en 3.9 van de wet worden aan de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke overheidsorganen de aldaar aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens aldaar aangegeven doeleinden. In Bijlage 5 zijn hiervoor instructies opgenomen.
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan overheidsorganen niet zijnde een orgaan van de gemeente, aan derden zoals bedoeld in artikel 3.9 van de wet, en aan andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden—ter beoordeling van de informatiebeheerder—inlichtingen verstrekt.
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 3.9 van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 3.3 en 3.6 van de wet, gegevens worden verstrekt aan de in Bijlage 6 aan te geven overige verzoekers; voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens, en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden, en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
‘Protocollering’ is het recht van ingeschrevenen om te weten welke gegevens van hen zijn verstrekt aan overheidsorganen en derden. Het gaat om gegevensverstrekkingen die tot twintig jaren voorafgaand aan het verzoek hebben plaatsgevonden. De informatiebeheerder houdt een protocol bij van het verstrekken van gegevens.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens worden door de informatiebeheerder uit de BRP verwijderd, na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De informatiebeheerder verwijdert deze gegevens binnen drie maanden na dit besluit.
De informatiebeheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan, en conform het vastgestelde beveiligingsbeleid van de gemeente Best “Informatiebeveiligingsbeleid BRP en waardedocumenten”
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Best op 3 december 2024,
Burgemeester en wethouders van Best
Namens deze,
Hans Ubachs, burgemeester
Jolie Hasselman, gemeentesecretaris
BIJLAGE 1 - Lijst van binnengemeentelijke overheidsorganen met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie en de GBA-V
De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Best hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie en tot de GBA-V, voor zover daartoe geautoriseerd op grond van het Autorisatiebesluit. De bevoegdheid van rechtstreekse raadpleging van de GBA-V blijkt uit het feit dat in de kolom Gegevensset GBA-V de benodigde gegevens zijn aangekruist.
Bij de applicatiebeheerder van de makelaar suite is een overzicht aanwezig “Beheermatrix”en de “GABAmatrix” waarin is opgenomen welke medewerkers toegang hebben tot de gegevens uit de BRP en GBA-V via de makelaar suite. In deze overzichten zijn de profielen opgenomen die zijn gemaakt op basis van de wettelijke taken en de bijbehorende gegevenssets.
BIJLAGE 2 - Lijst van gegevens die kunnen worden geraadpleegd door binnengemeentelijke overheidsorganen in de basisregistratie en de GBA-V
De informatiebeheerder kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke overheidsorganen beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. In onderstaande tabel zijn de gegevens aangekruist die geraadpleegd mogen worden.
BIJLAGE 3 - Lijst van binnengemeentelijke overheidsorganen waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de BRP
BIJLAGE 4 - Lijst van informatiesystemen waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, systematisch gegevens worden verstrekt uit de BRP
BIJLAGE 5 - Gegevensverstrekking binnen de eigen organisatie
De Wet BRP laat de regeling van de gegevensverstrekking uit de BRP over aan het College van B&W. Het beleidskader voor de verstrekking is vastgelegd in een verordening. In de gemeente Best heeft Gemeenteraad in de Verordening gegevensverstrekking BRP het vigerende beleid vastgelegd en College van B&W heeft dit beleid concreet geregeld in het Privacyreglement BRP. Hierin is bepaald voor welk doel, over welke personen en over welke gegevens de diverse organisatieonderdelen moeten beschikken.1
College van B&W wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gezien als de verwerkingsverantwoordelijke. Op de verantwoordelijke rust de verantwoordelijkheid om de privacy van de burgers te beschermen door adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.
Er zijn in de BRP drie typen gegevensverstrekking:
- •
- •
- •
In bijlage 1 van het Privacyreglement BRP staan de organisatie onderdelen van de gemeente Best beschreven die ad hoc vragen mogen stellen. De inhoud van de taak is bepalend voor de wijze van het stellen van vragen (ad hoc adres of ad hoc persoon), de categorie van personen (inwoners / niet-inwoners), en de bijbehorende set van persoonsgegevens. Vrijwel alle onderdelen van de organisatie zullen persoonsgegevens gebruiken tenzij het doel van de BRP zich niet verenigt met de taak waarvoor het organisatieonderdeel zich geplaatst ziet. Een voorbeeld hiervan is dat persoonsgegevens uit de BRP niet mogen worden gebruikt voor de eigen personeelsadministratie.
In Bijlage 2 van het Privacyreglement BRP is de gegevensset per organisatie onderdeel bepaald.
Vanuit de applicatie iBurgerzaken van leverancier Pinkroccade LG worden berichten aangemaakt voor de applicatie Makelaar Suite van leverancier Pinkroccade LG.
Het gaat in dit geval om berichten over geboorte, huwelijk, overlijden, verhuizingen, vertrekken, vestigingen in Nederland.
In Bijlage 3 van het Privacyreglement BRP is het organisatieonderdeel bepaald dat recht heeft op deze verstrekkingen. Mutaties worden doorgaans digitaal aangeleverd en verwerkt.
Dit betreft verstrekkingen over inwoners die aan specifieke selectiecriteria voldoen. In principe wordt bij elke selectie vooraf getoetst of de organisatie recht heeft op deze verstrekking, gelet op de uit te voeren taak waarvoor deze gegevens worden gevraagd. De beslissing over het al dan niet verstrekken wordt op ambtelijk niveau genomen door cluster Burgerzaken, voor zover bepaald in het Privacyreglement BRP. Over niet in het Privacyreglement BRP voorziene selectieverzoeken beslist het College van B&W als verwerkingsverantwoordelijke.
Aanlevering van deze gegevens is in principe mogelijk via het netwerk, cd-rom, USB-stick en/of op papier.
Telefonisch / mondeling / mail
In geval een medewerker telefonisch of in persoon gegevens opvraagt, moet zowel de identiteit als de bevoegdheid van de aanvrager worden vastgesteld. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van de ‘wie is wie’ op intranet. Bij twijfel aan de identiteit van de aanvrager wordt—via het (mobiele) nummer vermeld in de ‘wie is wie’-pagina’s op intranet—zelf telefonisch rechtstreeks contact opgenomen met de aanvragende collega.
Uiteraard worden uitsluitend die gegevens verstrekt die nodig zijn voor de uitvoering van zijn of haar taak.
Ook binnen de organisatie geldt een terugmeldplicht. Dit houdt in dat organen van de gemeente, die persoonsgegevens gebruiken, bij gerede twijfel over de juistheid van het verstrekte gegeven, Cluster Burgerzaken daarvan in kennis moeten stellen.
Periodieke controle en rapportage
Periodiek (minimaal éénmaal per jaar) worden bovengenoemde verstrekkingen op bijzonderheden gecontroleerd. De senior of allround medewerker burgerzaken voert deze controle uit en rapporteert hierover aan de leidinggevende van Cluster Burgerzaken.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-520985.html