Protocol integriteitsmeldingen gemeente Culemborg 2024

De raad van de gemeente Culemborg besluit het Protocol integriteitsmeldingen gemeente Culemborg 2024 op 2 december 2024 vast te stellen.

Inleiding

De gemeente Culemborg hecht aan de integriteit van de raads- (commissie)- leden, wethouders en burgemeester. Daarmee bedoelt de gemeente integer handelen, richting inwoners én onderling. Vertrouwen, eerlijkheid en transparantie zijn onze kernwaarden daarbij. Daarmee bedoelen we dat de gemeente zich houdt aan haar afspraken en toezeggingen, dat er geen onderscheid gemaakt wordt tussen mensen en dat het handelen van de gemeente navolgbaar is. Echter, door lokale betrokkenheid van politieke ambtsdragers kunnen zich integriteitsdilemma’s voordoen.

In de gedragscode is het kader voor integer handelen vastgelegd. De gedragscode is een richtsnoer voor het handelen van politieke ambtsdragers en geeft houvast voor een zorgvuldige uitoefening van het ambt.

Als er sprake is van een vermoeden van een integriteitsschending, is zorgvuldigheid geboden. Dit protocol beschrijft de werkwijze bij een vermoedelijke integriteitsschending.

Iedereen - inwoners, ondernemers, en politiek ambtsdragers - kan twijfel over een gedraging voorleggen aan de burgemeester, gemeentesecretaris of griffier. Ook kan iedereen een melding indienen bij de burgemeester over een vermoeden van een integriteitsschending.

Voor alle betrokkenen is een duidelijk protocol van belang: voor de melder, voor degene waarover een melding wordt gedaan en voor de functionarissen die betrokken zijn bij de afhandeling. Politieke ambtsdragers staan veelal in de publieke belangstelling. Een (vermoeden van een) integriteitsschending zal voor hen dan ook vaak grote persoonlijke consequenties hebben, zeker als dit bekend raakt bij de media. Dit protocol kent daarom uitgangspunten, een plan van aanpak en nazorg, waardoor integriteitskwesties met zorgvuldigheid behandeld kunnen worden.

1 Uitgangspunten

1.1. Zo groot als nodig, zo klein als mogelijk

De impact van een melding van een mogelijke integriteitsschending op betrokkenen is groot. Omgaan met deze meldingen vereist dan ook zorgvuldigheid én oog hebben voor de betrokkenen. Het uitgangspunt in dit protocol integriteitsmeldingen is daarom dat de stappen die gezet worden zo groot zijn als nodig, maar zo klein als mogelijk.

1.2. Centrale rol voor de burgemeester

Op grond van artikel 170, tweede lid van de Gemeentewet heeft de burgemeester de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen. In het kader van die taak heeft de burgemeester een belangrijke rol bij de behandeling van integriteitsincidenten in de gemeente.

1.3. Ondersteuning door griffier of gemeentesecretaris, ruggenspraak met de fractievoorzitters

De burgemeester laat zich in het proces ondersteunen door de griffier of de gemeentesecretaris. Zij kunnen de burgemeester op elk moment adviseren in de te maken keuzes. Op verschillende momenten kan de burgemeester de fractievoorzitters raadplegen, om te klankborden, afwegingen voor te leggen of aandachtspunten te bespreken. De inbreng van de fractievoorzitters is zwaarwegend, maar hoeft niet doorslaggevend te zijn in de keuzes die de burgemeester maakt.

1.4. Afwijken van het protocol

In het protocol zijn de processtappen vastgelegd in het geval van een vermoeden van een integriteitsschending. Iedereen is in deze gevallen gebaat bij helderheid en een zorgvuldig proces.

Toch kan het voor komen dat het in het belang van de gemeente, het onderzoek, de melder of de betrokkene nodig is om af te wijken van het protocol. De burgemeester mag daar eigenstandig toe beslissen.

Uiteraard vervalt het recht van de burgemeester om af te wijken van het protocol indien het een melding over de burgemeester betreft. Indien er een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester is, wordt de rol van de burgemeester in dit gehele protocol overgenomen door de griffier en de gemeentesecretaris. In dat geval geldt dat overal waar in het protocol ‘burgemeester’ staat ‘griffier en gemeentesecretaris’ gelezen moet worden. Griffier en gemeentesecretaris zullen bij een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester altijd in overleg treden met de commissaris van de Koning.

1.5. Terughoudendheid in de communicatie

In principe wordt er tijdens het onderzoekstraject niet extern gecommuniceerd. De uitkomst van het traject kan immers zijn dat er geen sprake is van een integriteitsschending. Onterechte negatieve aandacht voor de betrokkenen dient daarom te worden voorkomen. Mocht communicatie wel nodig zijn, dan draagt de burgemeester zorg voor interne en externe communicatie over een melding, een onderzoek en de uitkomsten daarvan. Alleen (een woordvoerder van) de burgemeester spreekt indien nodig met de pers gedurende het doorlopen van het proces. Indien er een melding is gedaan of onderzoek plaatsvindt naar de burgemeester, neemt de gemeentesecretaris deze taak op zich.

2 Plan van aanpak

2.1. Onderdeel 1: Twijfel bespreken

Wat niet-integer handelen is, is niet altijd duidelijk. Het kan zijn dat een politieke ambtsdrager twijfel heeft over de juistheid van (voorgenomen) handelen van zichzelf of van een ander. Het onderwerp integriteit blijvend met elkaar bespreken kan voorkomen dat er dilemma’s ontstaan.

Integriteitsdilemma

In het geval van een integriteitsdilemma spreek je in principe eerst de desbetreffende functionaris persoonlijk aan. Wellicht was er sprake van onwetendheid of een misverstand.

Een integriteitsdilemma kan daarnaast in vertrouwen besproken worden met:

• Iemand uit de raad;

• De vertrouwenspersoon van de eigen partij of een koepelorganisatie;

• De gemeentesecretaris, griffier of burgemeester.

Het bespreekbaar maken van een integriteitsdilemma met een vertrouwenspersoon, de gemeentesecretaris, griffier of burgemeester geeft duidelijkheid of er reden is voor een melding. De kring van betrokkenen wordt zo klein als mogelijk gehouden.

2.2. Onderdeel 2: De melding

Verantwoordelijken voor afhandeling melding

Een melding wordt gedaan bij de burgemeester. Dit gebeurt schriftelijk en vertrouwelijk. Hierbij mag

hulp ingeschakeld worden van bijvoorbeeld de gemeentesecretaris, griffier of de sparringpartner met wie eerder de twijfel is besproken. Bij het afhandelen van de melding laat de burgemeester zich ondersteunen door de griffier of gemeentesecretaris.

• Bij meldingen over raadsleden en commissieleden ondersteunt de griffier de burgemeester.

• Bij meldingen over wethouders ondersteunt de gemeentesecretaris de burgemeester.

De burgemeester kan door eigen waarnemingen of externe berichtgeving worden geattendeerd op een mogelijke integriteitsschending. De burgemeester kan dan op eigen initiatief een melding opstellen.

Eisen aan de melding

De melding wordt schriftelijk ingediend en gaat over een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden. Indien gewenst kan een melding ook mondeling worden gedaan. In dat geval wordt de melding door de griffier of gemeentesecretaris genoteerd. De melder ondertekent deze melding.

Een melding van een mogelijke integriteitsschending bevat in ieder geval:

• 1. de naam van de persoon tegen wie de melding is gericht;

• 2. de functie: raadslid, commissielid, wethouder of burgemeester;

• 3. de naam en het adres van de melder;

• 4. een korte beschrijving van de mogelijke schending, waaronder de aard van het feit (wat is er gebeurd), de bewijzen daarvoor en de impact van de mogelijke schending.

Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen.

Screening van de melding door de burgemeester en ondersteuner

• 1. De burgemeester stuurt de melder binnen vijf werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging. Hierin wordt vermeld dat de identiteit van de melder in beginsel niet bekend wordt gemaakt aan de persoon tegen wie de melding is gericht.

• 2. De burgemeester voert zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek met de melder over de melding. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt en geaccordeerd door de melder.

• 3. De burgemeester en de ondersteuner wegen de melding op vijf punten:

  • a. de aard van de (vermoede) handeling;

  • b. de mate waarin de melding te controleren is;

  • c. de respectievelijke posities van melder en de persoon op wie de melding betrekking heeft;

  • d. de geloofwaardigheid en;

  • e. de ernst en spoedeisendheid.

• 4. De burgemeester stelt de betrokken wethouder of het betrokken raads-(commissie-)lid op de hoogte van het feit dat er een melding is gemaakt, tenzij er een zwaarwegend belang is om dat niet te doen, zoals bijvoorbeeld de kans op het verdwijnen van bewijsmateriaal.

Conclusies

Op basis van het gesprek met de melder en na overleg met de ondersteuner neemt de burgemeester een beslissing over het vervolg. De burgemeester kan tot drie conclusies komen:

• 1. De melding krijgt geen vervolg, bijvoorbeeld omdat de melding niet over integriteit gaat of er overduidelijk geen sprake is van een schending. De melder krijgt dan een gemotiveerd bericht dat de melding geen of een ander gevolg krijgt.

• 2. Er is een vooronderzoek nodig om de melding te beoordelen. Na het vooronderzoek kan de burgemeester besluiten tot conclusie 1 of conclusie 3.

• 3. Er is direct een extern uitgebreid onderzoek nodig.

Communicatie

De burgemeester informeert de fractievoorzitters onder geheimhouding dat er een melding is gedaan en wat daarvan de conclusie is. Wanneer na de screening blijkt dat de melding geen opvolging krijgt (conclusie 1), koppelt de burgemeester dit terug aan de fractievoorzitters. In de gevallen van conclusie 2 of conclusie 3 informeert de burgemeester onder geheimhouding de fractievoorzitters over het vervolg. De persoon waarover een melding is gedaan wordt geïnformeerd dat er een vooronderzoek of extern uitgebreid onderzoek wordt gestart.

Zowel melder als betrokkene kunnen in het geval van conclusie 1 gemotiveerd te vragen om onafhankelijk advies van een externe partij wél over te gaan tot een vooronderzoek of een extern uitgebreid onderzoek. In dat geval wordt dit verzoek door de burgemeester en ondersteuning doorgeleid naar een externe partij, die over dit verzoek adviseert. Hierbij zijn de volgende criteria leidend: ontvankelijkheid, ernst van het feit, valideerbaarheid en waarschijnlijkheid. Op basis van dit advies besluit de burgemeester opnieuw over het doen van onderzoek naar de melding, met kennisgeving aan de melder, de betrokken wethouder of het betrokken raads-(commissie-)lid, en de fractievoorzitters.

Wanneer de burgemeester zich bij de screening al heeft laten adviseren door een externe partij, bestaat deze mogelijkheid niet. In dat geval wordt het aan de burgemeester gegeven advies van de externe partij ter informatie en onder geheimhouding gedeeld met de melder, de betrokken wethouder of het betrokken raads-(commissie-)lid, en de fractievoorzitters.

Niet informeren vanwege veiligstellen bewijs

Op bovengenoemd uitgangspunt dat de persoon waarover een melding wordt gedaan wordt geïnformeerd dat er een vooronderzoek of extern uitgebreid onderzoek wordt gestart, kan in sommige situaties, ter beoordeling aan de burgemeester, worden afgeweken. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer diegene dan mogelijk bewijsmateriaal kan of zal vernietigen. In een dergelijk geval worden eerst zo snel mogelijk maatregelen genomen zodat mogelijk relevant bewijs niet verdwijnt. Deze beschermingsmaatregelen zijn het veiligstellen van dossiers, bestanden, stukken etc.

2.3. Onderdeel 3: Vooronderzoek

Uitvoering vooronderzoek

• 1. De uitvoering van het vooronderzoek gebeurt door de burgemeester, tenzij er gegronde redenen zijn hiervoor een externe partij te vragen. Wanneer de burgemeester het vooronderzoek uitvoert, zijn onderstaande bepalingen van toepassing. Indien een externe partij het vooronderzoek doet, wordt de werkwijze van de externe partij gevolgd.

• 2. De burgemeester voert een gesprek met de politieke ambtsdrager in kwestie. Indien nodig wordt ook een gesprek gevoerd met de melder. Wanneer de melding over een wethouder gaat is de gemeentesecretaris bij de gesprekken aanwezig. Als de melding over een raads-(commissie-)lid gaat, is de griffier aanwezig.

• 3. De gesprekspartners ontvangen voor aanvang van het gesprek een schriftelijke uitnodiging.

  Hierin staat een korte omschrijving van de aard van de melding. De betrokken politieke ambtsdrager ontvangt hierbij geen kopie van de melding.

• 4. Van de gesprekken worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter accordering voorgelegd aan de gesproken personen.

• 5. Daarnaast kan er onderzoek gedaan worden in documenten of open bronnen. Ook kan er informatie worden ingewonnen bij experts, de melder en degene over wie de melding gaat.

De burgemeester komt op een zo kort mogelijke termijn tot een gemotiveerde schriftelijke beoordeling van de melding. Hierbij zijn de volgende criteria leidend: ontvankelijkheid, ernst van het feit, valideerbaarheid en waarschijnlijkheid. Na het vooronderzoek komt de burgemeester tot conclusie 1 (de melding krijgt geen verder vervolg) of conclusie 3 (extern onderzoek naar de melding).

De burgemeester informeert de fractievoorzitters mondeling, onder geheimhouding, over het vooronderzoek en het eventuele vervolg.

2.4. Onderdeel 4: extern uitgebreid onderzoek

Als wordt besloten dat er een uitgebreid onderzoek nodig is, geeft de burgemeester externe adviseurs of onderzoekers hier opdracht toe. Op de uitvoering van het onderzoek rust geheimhouding. De betrokken politiek ambtsdrager is vrij zich te laten bijstaan.

Een uitgebreid onderzoek bestaat uit de volgende stappen:

• 1. De burgemeester komt met de externe onderzoekers een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen, met daarin de onderzoeksopdracht en -vragen, de methoden, de planning en kosten, het team en de wijze van rapportage. De externe onderzoekers dienen zich te houden aan de in het onderhavige protocol beschreven werkwijze.

• 2. In overleg met de externe onderzoekers wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld.

• 3. De burgemeester informeert per brief de betrokken politieke ambtsdrager, de melder en de fractievoorzitters dat er een onderzoek wordt ingesteld. Vaste onderdelen zijn: de aanleiding voor het onderzoek, het onderzoeksprotocol en de contactgegevens van de onderzoekers.

• 4. Er wordt zorgvuldig afgewogen welke andere personen geïnformeerd worden over het onderzoek, waarbij het uitgangspunt is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden.

• 5. Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen zowel personen op ambtelijk en bestuurlijk niveau binnen de gemeente als externe partijen worden benaderd voor een interview. Deze interviews worden door ten minste twee personen gevoerd. Desgewenst kunnen geïnterviewden zich laten bijstaan.

• 6. Van de interviews worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter accordering voorgelegd aan de gesproken personen. De gesprekspartner heeft de mogelijkheid binnen vijf dagen schriftelijk te reageren op het verslag. Indien er geen reactie wordt gegeven binnen de gestelde termijn, wordt het verslag als geaccordeerd beschouwd. Indien de gesprekspartner accordering weigert, wordt hier melding van gemaakt in het verslag. Op verzoek kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het bezit van de externe onderzoekers en worden niet gedeeld.

• 7. De burgemeester bewaakt de voortgang van het onderzoek.

• 8. De onderzoekers brengen een rapport van bevindingen uit.

• 9. De betrokken politiek ambtsdrager krijgt de mogelijkheid om te reageren op de feitelijke bevindingen. Ook de burgemeester krijgt de rapportage voor een controle op de feitelijke bevindingen.

• 10. De betrokken politiek ambtsdrager mag een zienswijze (binnen een termijn van 3 weken) geven op het eindrapport inclusief conclusies en aanbevelingen. Deze zienswijze wordt opgenomen in het rapport.

• 11. Wanneer het onderzoek is afgerond, leveren de externe onderzoekers het onderzoeksrapport op bij de burgemeester. Ook wordt geadviseerd over maatregelen. Als het onderzoek over de burgemeester gaat, leveren de onderzoekers het rapport op bij de gemeentesecretaris.

2.5. Onderdeel 5: Afronding

De burgemeester stelt het rapport onder geheimhouding ter beschikking aan de onderzochte politiek ambtsdrager.

• Indien er geen sprake is van integriteitsschending wordt dit teruggekoppeld aan de fractievoorzitters. Het onderzoeksrapport wordt niet openbaar gemaakt.

• Indien er wel sprake is van integriteitsschending worden de fractievoorzitters daarvan onder geheimhouding op de hoogte gesteld. De rapportage wordt met oplegging van geheimhouding verstrekt aan de raadsleden. Vervolgens wordt het rapport besproken in een raadsvergadering. Bij aanvang van de vergadering beslist de raad of de geheimhouding al dan niet wordt opgeheven. De raadsvergadering wordt als openbare vergadering geagendeerd, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit niet te doen. De burgemeester besluit dit in overleg met de agendacommissie.

3 Nazorg

Contact met de melder

Na afronding van het onderzoek en de eventuele bespreking daarvan in de raad, vindt een gesprek plaats tussen de burgemeester en de melder.

Nazorg richting de politiek bestuurder

De burgemeester voert een evaluatiegesprek met degene naar wie onderzoek is verricht.

Opzettelijk valse melding

Bij het vermoeden van een opzettelijk valse melding kan de burgemeester een onderzoek instellen naar de melder. De burgemeester kan besluiten hiervan aangifte te doen.

Rapportage en verantwoording

Jaarlijks brengt de burgemeester via de jaarstukken verslag uit aan de raad over het aantal meldingen, onderzoeken en de daarmee gepaard gaande kosten op het gebied van integriteit.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 december 2024.

De voorzitter,

De griffier,

4 Bijlage Stappenschema