Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hengelo (Ov) 2024

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hengelo;

Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hengelo (Ov) 2024

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. Het college van burgemeester en wethouders blijft echter als geheel de verantwoordelijkheid dragen voor de uitgeoefende taken [en verleent in beginsel aan de individuele wethouders geen mandaat].

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

• 5. De secretaris is in elke vergadering van het college aanwezig. Bij verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een door het college daartoe aangewezen ambtenaar.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen worden als regel in het stadhuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Ondersteuning secretaris

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering en kan zich daarbij laten ondersteunen.

Artikel 5 Agenda en vergaderstukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die in de vergadering besproken worden, moeten uiterlijk dinsdag voor 17.00 uur voorafgaande aan de betreffende vergadering via het digitale registratie systeem zijn aangeleverd bij (de ondersteuning van) de secretaris.

• 2. De secretaris draagt er zorg voor dat in beginsel uiterlijk vrijdag voorafgaand aan de vergadering de te behandelen voorstellen en andere stukken inclusief de agenda digitaal aan het college van burgemeester en wethouders te beschikking worden gesteld.

• 3. Voorstellen en stukken die na het in het eerste lid genoemde tijdstip worden aangeboden, worden niet voor de eerstvolgende vergadering geagendeerd, maar de reguliere vergadering daarop volgend.

• 4. Voorstellen en stukken die niet tijdig ter agendering als bedoeld in lid 1 zijn aangeleverd, maar die vanwege de spoedeisendheid zo snel mogelijk behandeld moeten worden, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie worden aangemeld bij de gemeentesecretaris. Indien de secretaris daarmee akkoord gaat, kunnen de desbetreffende stukken/voorstellen in de eerstvolgende vergadering worden behandeld. Over de agendering van en beraadslaging over deze voorstellen wordt ter vergadering besloten

Artikel 6 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  • a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

• 4. Het college kan een of meerdere wethouders en/of de burgemeester machtigen in een geamendeerd vastgesteld voorstel de na de vergadering aangebrachte wijzigingen goed te keuren. Daarna wordt het voorstel ter accordering aangeboden aan de gemeentesecretaris.

Artikel 7 Digitale stemming

• 1. Het college kan in incidentele gevallen van spoed een besluit nemen zonder (fysiek of digitaal) bijeen te komen (digitale stemming).

• 2. De digitale stemming kan alleen worden gestart indien daartoe in de reguliere vergadering van het college is besloten dan wel ná toestemming van de burgemeester en informeren van de gemeentesecretaris.

• 3. De digitale stemming houdt in, dat de stukken via (de ondersteuning van) de gemeentesecretaris digitaal worden aangeboden aan alle collegeleden met het verzoek digitaal in te stemmen met het stuk. Dit verzoek wordt voorzien van een redelijke termijn waarop deze instemming uiterlijk moet zijn ontvangen. Wanneer een collegelid niet reageert binnen die termijn, betekent dat niet dat het collegelid wordt geacht te hebben ingestemd.

• 4. Het besluit wordt geacht te zijn genomen wanneer sprake is overeenstemming en van het quorum (artikel 56 Gemeentewet).

• 5. Wanneer afstemming tussen collegeleden nodig is om tot een besluit te komen zorgt de verantwoordelijke portefeuillehouder hiervoor.

• 6. Wanneer er geen overeenstemming is dan wel wanneer collegeleden niet in de gelegenheid zijn tot tijdig reageren en het quorum niet wordt gehaald, besluit de burgemeester over het vervolg van het proces.

• 7. Stukken waarop door middel van de digitale stemming is besloten worden toegevoegd aan de besluitenlijst die in principe de eerstvolgende collegevergadering erop wordt vastgesteld.

Artikel 8 Verslaglegging

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van, een besluitenlijst en een afsprakenlijst van de vergadering.

• 2. Deze lijsten bevatten ten minste:

  • a. de namen van de aan- en afwezige leden en die van de secretaris;

  • b. een formulering van door het college genomen besluiten en gemaakte afspraken.

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt.

• 5. De gemeentesecretaris houdt een register bij van de beslissingen die met toepassing van artikel 87 e.v. van de Gemeentewet zijn genomen (opleggen geheimhouding).

Artikel 9 Openbare vergadering

• 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10 Onvoorzien

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of ingeval een bepaling voor verschillende uitleg vatbaar is, beslist de burgemeester.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na plaatsing in het gemeenteblad. Op dat moment vervalt het op 10 mei 2006 in werking getreden Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het collegenaam voluit.

Aldus vastgesteld in de vergadering van

het college op 26 november 2024.

Dit reglement van orde is aan de gemeenteraad medegedeeld .

Toelichting

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast dat aan de raad wordt toegezonden. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken.

Naast de verdeling van de werkzaamheden wordt de onderlinge vervanging geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders ( artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten. Het vijfde lid wijkt af van de modelverordening, maar komt in vele reglementen van orde in gemeenten voor. Het geeft conform de strekking van de Gemeentewet aan dat een collegevergadering niet kan aanvangen als de secretaris niet aanwezig is, alleen al niet omdat er dan geen besluiten- of afsprakenlijst kan worden opgesteld.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt ( artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen, conform artikel 56, lid 2 Gemeentewet. In Hengelo plegen we dit te doen met een zogeheten quorum-brief.

Artikel 4 Ondersteuning secretaris

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in het organisatiebesluit waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen.

De tekst van artikel 57 Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen bepalen dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 4 geeft de rol van de gemeentesecretaris weer.

Artikel 5 Agenda en vergaderstukken

Dit artikel regelt de wijze waarop de agenda wordt opgesteld.

In lid 1 is bepaald dat de secretaris verantwoordelijk is voor de voorbereiding van de ontwerp-agenda. De stukken worden aan de secretaris aangeboden na digitale paraaf van de afdelingsmanagers of ontwikkelmanagers die verantwoordelijk is voor een correcte en adequate voorbereiding van het besluitvormingsproces en is bevoegd vanuit deze verantwoordelijkheid sturing te geven aan dit proces. De gemeentesecretaris blijft eindverantwoordelijk.

Voordat stukken voor de collegevergadering worden aangeboden, moeten deze eerst met de portefeuillehouder(s) afgestemd zijn. Het college behandeld in beginsel geen stukken die niet met de portefeuillehouder zijn afgestemd.

In lid 2 wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda met daarbij behorende stukken aan de collegeleden.

In lid 3 is bepaald dat voorstellen en stukken die na de genoemde deadline in lid 1 zijn aangeleverd, worden verwerkt in de voorbereiding van de reguliere collegevergadering die twee weken later gepland is. Mocht er sprake zijn van spoedeisendheid, dan is de bepaling in lid 4 van toepassing.

Als sprake is van spoedeisende stukken, is in lid 4 uitgewerkt hoe die voor de betreffende collegevergadering geagendeerd kunnen worden. Waar nodig overlegt de secretaris over de spoedeisendheid met de burgemeester.

Artikel 6 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het Reglement van Orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen. Het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het Reglement van Orde voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden.

Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het Reglement gebruik gemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 7 Digitale stemming

In dit artikel is geregeld hoe de besluitvorming verloopt indien sprake is van besluitvorming waarvoor het college niet fysiek dan wel digitaal bijeenkomt.

Indien gebruik wordt gemaakt van digitale stemming , dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het Reglement van Orde, hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

Artikel 8 Verslaglegging

Dit artikel regelt de verslag leggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 87 van de Gemeentewet door het college geheimhouding is opgelegd, zal daar een register voor moeten worden bijgehouden. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bijgehouden om drie maandelijks te bezien of de geheimhouding op afzonderlijke besluiten kan worden opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Het Reglement van Orde volgt de Hengelose bestuurspraktijk om gebruik te maken van een besluitenlijst en een zgn. afsprakenlijst die in artikel 7, eerste lid worden vermeld. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vierde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Ook hier wordt de Hengelose bestuurspraktijk gevolgd waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Het vijfde lid tenslotte verwijst naar het register met besluiten waarop geheimhouding is gelegd.

Artikel 9 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Het Reglement van Orde voor het college is een intern werkend document. Bekendmaking is dan ook niet vereist. Dat betekent tevens dat het nieuwe Reglement van Orde daags na publicatie in het Gemeenteblad inwerking kan treden. Er is mededeling aan de gemeenteraad vereist op grond van artikel 52 Gemeentewet.