Reglement van de Brede Adviesgroep Cultureel Klimaat (BACK) 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. aanvragen: ingediende verzoeken tot subsidieverstrekking in het bereik van beeldende kunst & vormgeving, podiumkunsten, culturele festivals & evenementen, cross-overs hiertussen of iedere andere nieuwe verschijningsvorm;

• b. BACK: de Brede Adviesgroep Cultureel Klimaat, de adviescommissie bestaande uit verschillende personen die op de hoogte zijn/betrokken zijn van het artistieke en culturele klimaat in de gemeente Amersfoort, alsmede van het culturele klimaat in de regio Amersfoort en Nederland, op de verschillende toepassingsgebieden;

• c. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort;

• d. cultureel klimaat Amersfoort: het samenstel van uitingen, activiteiten en producten op het gebied van de kunst en cultuur in de gemeente Amersfoort en/of grotendeels gericht op inwoners van Amersfoort;

• e. toepassingsgebied: culturele disciplines beeldende kunst, podiumkunst, culturele festivals en evenementen, springplank voor talent, in breedste zin des woords.

Artikel 2. Samenstelling BACK

• 1. De BACK bestaat in totaal uit maximaal vijf leden.

• 2. De leden worden benoemd door het college.

• 3. Het is niet toegestaan om benoemd te worden als lid of voorzitter van de BACK in de volgende gevallen:

  • a. De persoon is een medewerker in dienst van de gemeente Amersfoort;

  • b. De persoon wordt door de gemeente Amersfoort ingehuurd of voert een opdracht uit ten behoeve van de gemeente Amersfoort;

  • c. De persoon is of was wethouder of raadslid van de gemeente Amersfoort, tenzij deze functie meer dan vier jaar geleden is (gerekend vanaf het moment van benoeming als BACK-lid).

• 4. Het college kan de benoeming van een BACK-lid intrekken indien deze door handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de BACK dan wel handelt in strijd met dit reglement.

• 5. Het college trekt de benoeming van een BACK-lid in wanneer deze twee maal achtereenvolgens geen vergaderingen heeft bijgewoond.

Artikel 3. Profiel BACK-leden

• 1. Ieder lid van de BACK heeft een goede inhoudelijke kennis en inzicht van het lokale, regionale en landelijke cultureel klimaat.

• 2. Ieder lid van de BACK opereert onafhankelijk en adviseert het college over aanvragen los van eigen belangen of de belangen van instellingen waar zij zelf direct of indirect bij betrokken zijn.

• 3. Ieder lid van de BACK beschikt over goede communicatieve vaardigheden en is in staat de adviezen schriftelijk en binnen de kaders van de wet- en regelgeving op te stellen.

• 4. Ieder lid van de BACK is op de hoogte van de vigerende Algemene subsidieverordening en handelt in overeenstemming hiermee.

• 5. Ieder lid van de BACK draagt er zorg voor dat zij op de hoogte is van de subsidieregels zoals opgenomen in de subsidieregelingen waarop aanvragen zien die aan de BACK voor advies worden voorgelegd.

Artikel 4. Voorzitter

• 1. De voorzitter van de BACK wordt in deze rol benoemd door het college.

• 2. De leden van de BACK wijzen uit hun midden een vice-voorzitter aan. De vice-voorzitter vervangt de voorzitter indien deze door omstandigheden verhinderd is of wegens belangenverstrengeling zijn rol als voorzitter niet kan uitvoeren.

• 3. De voorzitter vertegenwoordigt de BACK in overleggen met de gemeente, en in voorkomende gevallen bij bezwaar en beroepsprocedures waarin het advies van de BACK een rol speelt.

• 4. De voorzitter leidt de vergaderingen van de BACK en bewaakt de kwaliteit van de schriftelijke adviezen.

• 5. De voorzitter is de aanspreekpersoon van de ambtelijk coördinator.

• 6. De voorzitter is verantwoordelijk voor het informeren van de BACK-leden over alles wat voor het functioneren van de BACK van belang is.

• 7. De voorzitter draagt er zorg voor dat de adviezen tijdig aan de ambtelijk coördinator worden gezonden.

• 8. De voorzitter draagt zorg voor de aanpassing van onvolledige adviezen.

• 9. De voorzitter heeft de laatste stem in gevallen waarin interpretatieverschillen over de subsidieregelingen of aanvragen tot verdeeldheid binnen de BACK leiden.

• 10. De voorzitter bewaakt de integriteit van de uitvoering van de taken door de BACK. Indien er sprake is van mogelijke belangenverstrengeling besluit de voorzitter welke maatregelen noodzakelijk zijn om de integriteit van de BACK bij haar taken ten aanzien van specifieke aanvragen te borgen. De voorzitter stemt hierover voorafgaand aan vergaderingen met de BACK af met de ambtelijk coördinator. In gevallen waarin de belangenverstrengeling tijdens vergaderingen van de BACK aan het licht komen, informeert de voorzitter de ambtelijk coördinator achteraf.

• 11. De voorzitter introduceert nieuwe leden en informeert hen over hun verantwoordelijkheden en de werkwijze binnen de BACK.

• 12. De voorzitter wordt door de ambtelijk coördinator betrokken bij de sollicitatieprocedure voor nieuwe leden en is betrokken bij het opstellen en verspreiden van de vacaturetekst.

Artikel 5. Ambtelijk coördinator

• 1. De ambtelijk coördinator is contactpersoon voor de voorzitter en voor (potentiële) subsidieaanvragers.

• 2. De ambtelijk coördinator is verantwoordelijk voor:

  • a. Het tijdig plannen van de commissievergaderingen en het verzenden van de agendaverzoeken hiertoe aan de leden van de BACK. Onder tijdig wordt verstaan, minimaal drie weken voorafgaand aan de datum van de vergadering;

  • b. Het tijdig aanleveren van de subsidieaanvragen met bijbehorend vast adviesformat en overzicht van de aangevraagde subsidies per toepassingsgebied. Onder tijdig wordt verstaan, minimaal 10 kalenderdagen voorafgaand aan de datum van de vergadering;

  • c. Het controleren van door de BACK aangeleverde advies per subsidieaanvraag volledig is conform de betreffende subsidieregeling;

  • d. Het retourneren van onvolledige adviezen aan de voorzitter;

• 3. De ambtelijk coördinator draagt er zorg voor uiterlijk in december het jaarschema voor de beoogde subsidieronden te delen met de BACK. Bij wijzigingen in het schema worden deze uiterlijk drie maanden voor de wijziging bekend gemaakt.

• 4. De ambtelijk coördinator is aanwezig bij vergaderingen van de BACK ten behoeve van ruggespraak voor de voorzitter.

• 5. De ambtelijk coördinator is geen lid, heeft geen stemrecht en vervult geen rol gedurende de vergaderingen.

• 6. De ambtelijk coördinator informeert de voorzitter tijdig van mogelijke wijzigingen van bestaande subsidieregelingen en nieuwe subsidieregelingen waarin taken voor de BACK zijn voorzien.

Artikel 6. Taken

• 1. De BACK adviseert het college schriftelijk over de inhoudelijke beoordeling van de aanvragen die de gemeente aan haar heeft voorgelegd.

• 2. Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus en leden staan achter de adviezen die zij als BACK aan het college geven.

• 3. In het geval de BACK gevraagd wordt om een advies en haar door de gemeente een (vast) adviesformat ter beschikking wordt gesteld, volgt de BACK dit format bij het formuleren van haar schriftelijke advies.

• 4. De BACK adviseert het college, bij monde van haar voorzitter, over de werking van de adviesregelingen en eventuele lacunes in het kader van het culturele klimaat in Amersfoort.

• 5. De BACK bezoekt minimaal 4 culturele projecten per jaar, die door de gemeente gesubsidieerd zijn onder de subsidieregeling projecten professionele kunst en cultuur.

Artikel 7. Vergaderingen

• 1. De BACK vergadert minimaal tweemaal per jaar, en zo veel vaker als nodig is om haar taken te vervullen.

• 2. De vergaderingen zijn fysiek op de locatie die de ambtelijk coördinator heeft gereserveerd.

• 3. De vergaderingen zijn niet openbaar voor publiek.

• 4. Indien leden verhinderd zijn, melden zij zich tijdig bij de voorzitter af. Onder tijdig wordt verstaan uiterlijk twee weken voor de datum van de vergadering, behoudens onvoorziene omstandigheden zoals ziekte.

• 5. Adviezen van de BACK komen enkel tot stand bij vergaderingen met een minimum van drie leden waarbij er geen sprake is van belangenverstrengeling.

• 6. De voorzitter annuleert de vergadering indien het aantal aanwezige leden onvoldoende is om tot adviezen te kunnen komen. De voorzitter verzoekt in dergelijke situaties de ambtelijk coördinator om zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering te plannen. De termijn als bedoeld in artikel 5, tweede lid onder a, is hierbij niet van toepassing.

Artikel 8. Vergoeding

• 1. BACK-leden ontvangen per vergadering, inclusief de voorbereiding van deze vergadering – waaronder het lezen en individueel toetsen van alle subsidieaanvragen – en het schrijven van de definitieve adviezen, een vergoeding van € 300,-.

• 2. De voorzitter van de BACK ontvangt een toeslag op de vergoeding in het kader van zijn zwaardere rol. Deze toeslag bedraagt van 30% van de vergoeding.

• 3. De vergoeding is vrijgesteld van btw.

• 4. De vergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd aan de hand van het gemeentefonds.

• 5. BACK-leden die buiten Amersfoort wonen, kunnen reiskosten voor deelname aan vergaderingen declareren op basis van tweede klasse openbaar vervoer.

• 6. Indien een lid van de BACK op verzoek van de voorzitter wel aanwezig is bij een vergadering, maar geen bijdrage levert aan het opstellen van het advies, ontvangt dit lid 30% van de vergoeding zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel.

• 7. De vergoeding wordt door de gemeente na ontvangst van het definitieve schriftelijke advies aan de leden van de BACK uitbetaald.

• 8. BACK-leden ontvangen tevens een vergoeding van €120,- voor de aanschaf van 4 kaartjes voor culturele projecten per jaar. BACK-leden dienen hiervoor geen declaratie in, maar dragen zorg voor kennisgeving welke 4 culturele projecten zij hebben bezocht.

• 9. Als er bij een toegekend project vrijkaarten beschikbaar gesteld worden, zijn er maximaal 2 vrijkaartjes per commissie beschikbaar. Het is aan de commissie welk commissielid van het kaartje gebruik maakt. Het vrijkaartje kan niet worden gebruikt door derden, zoals familieleden of vrienden. Deze vrijkaarten staan los van de 4 te bezoeken projecten zoals genoemd bij Artikel 8.8.

Artikel 9. Zittingsperiode

• 1. De leden van de adviesgroep worden voor vier jaar benoemd door het college en kunnen maximaal eenmaal worden herbenoemd voor een tweede periode van vier jaar.

• 2. Een lid kan tussentijds zijn deelname aan de BACK beëindigen middels schriftelijke opzegging gericht aan het college. Het lid vermeldt bij de opzegging de redenen van beëindiging en geeft aan per wanneer de beëindiging geldt. De termijn tussen ontvangst van de beëindiging en de datum van beëindiging bedraagt minimaal één hele kalendermaand.

• 3. Het lid informeert via de voorzitter de ambtelijk coördinator voor verzending van de beëindiging aan het college.

Artikel 10. Integriteit en belangenverstrengeling

• 1. De leden van de adviesgroep gaan vertrouwelijk om met de inhoud van de subsidieaanvragen en met wat besproken is in de vergaderingen. Leden doen geen mededelingen aan derden over de inhoud van subsidieaanvragen, over meningen van individuele leden of over wat ter vergadering is besproken.

• 2. De leden van de BACK nemen geen deel aan de behandeling van aanvragen indien daarbij de schijn van belangenverstrengeling wordt gewekt.

• 3. Een lid is verplicht zo spoedig als mogelijk na de constatering dat er mogelijk sprake is van belangenverstrengeling of de schijn hiervan dit te melden bij de voorzitter.

• 4. De voorzitter beslist over uitsluiting van deelname aan de behandeling van een aanvraag dan wel over de toe te passen maatregelen die de schijn van belangenverstrengeling voldoende mitigeren.

• 5. Gedurende de zittingsperiode en een periode van twee jaar na afloop van de zittingsperiode, doen leden zelf géén aanvragen in het kader van de regelingen waarover zij het college adviseren.

Artikel 11. Slotbepalingen

• 1. Het Reglement van de Brede Adviesgroep Cultureel Klimaat (BACK) wordt ingetrokken.

• 2. De citeertitel van dit reglement is Reglement van de Brede Adviesgroep Cultureel Klimaat (BACK) 2024.

• 3. Het reglement treedt in werking op de eerste werkdag na de bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 3 december 2024

De burgemeester,

De secretaris,

Bijlage: Algemene werkwijze

Voorbereiding beoordeling

• De ambtelijke coördinator zorgt voor een planning en brengt de leden op de hoogte van de data van de vergaderingen en het aanleveren van de adviezen.

• Aanvragen worden ambtelijk getoetst op volledigheid en geldigheid volgens de subsidieregeling.

• De te beoordelen aanvragen worden tijdig (minimaal 10 kalenderdagen voor vergadering) gedeeld met de adviesgroep.

• Per ronde worden de aanvragen verdeeld over de commissieleden ter voorbereiding (Deze verdeling is doorgaans gebaseerd op het toepassingsgebied van desbetreffende aanvragen en de expertise van de leden.)

• Commissieleden lezen en beoordelen alle aanvragen van te voren en sturen individueel hun ingevulde adviesformat met een voorlopige score vooraf de vergaderavond naar de ambtelijk coördinator.

De vergadering

• De voorzitter opent de vergadering en volgt de agenda zoals vooraf bepaald op volgorde van indeling.

• De commissieleden bepalen gezamenlijk de scores per aanvraag.

• De ranking wordt bepaald naar aanleiding van de scores.

• Alle commissieleden zijn zelf verantwoordelijk voor voldoende informatie voor het schrijven van een advies aan het college.

De adviezen

• Commissieleden zijn bekend met het schrijven van een onderbouwd advies en maken gebruik van een format.

• Commissieleden stemmen onderling af wie welk advies schrijft.

• Commissieleden laten elkaar de adviezen meelezen.

• Commissieleden dienen op tijd de adviezen aan via de voorzitter naar de ambtelijke coördinator.

• Voorzitter is verantwoordelijk voor de inhoud van alle adviezen.

• Alle adviezen worden met de uitslag aan de wethouder voorgelegd.

• Aanvragers krijgen het advies tegelijk met het besluit op hun aanvraag.