Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Voerendaal 2024

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voerendaal,

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet,

besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1. Begripsbepalingen

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

• 1. het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voerendaal;

• 2. de voorzitter: de burgemeester;

• 3. de secretaris: de functionaris als bedoeld in artikel 100, eerste lid van de Gemeentewet.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden, maakt deze bekend aan de gemeenteraad en publiceert deze op de website van de gemeente.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

• 3. Het college regelt, zo mogelijk op voorstel van de burgemeester, de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis. Indien de burgemeester geen voorstel kan doen, regelt het college de vervanging zelfstandig.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn taken uit te oefenen, stelt de secretaris daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte onder opgave van redenen. Bij verwachte of geplande langere afwezigheid, informeert de secretaris onverwijld het college. Het college regelt de vervanging overeenkomstig het bepaalde in lid 2 of lid 3.

Artikel 3. Mandaatverlening tijdens collegereces

• 1. Indien tijdens een collegereces een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, is een collegelid of, bij aanwezigheid van meer collegeleden, zijn deze collegeleden in gezamenlijkheid, bevoegd ter zake een besluit namens het college te nemen, met inachtneming van het “Incidenteel mandaatbesluit voor collegebesluiten in recesperioden”.

• 2. In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan door middel van het overleggen van de in mandaat genomen besluiten.

Artikel 4. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag van 10.00 uur tot 12.00 uur en voorts zo vaak als de burgemeester of een wethouder dit nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt de wethouder onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen van het college worden als regel gehouden in het gemeentehuis. Indien omstandigheden hiertoe aanleiding geven, kunnen vergaderingen elders in de gemeente of digitaal plaatsvinden, of kan deelname aan een fysieke vergadering digitaal geschieden.

Artikel 5. Verhindering

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft zij/hij daarvan onder opgave van redenen kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft zij/hij daarvan onder opgave van redenen kennis aan de voorzitter en wordt hij vervangen door één van de loco-secretarissen.

Artikel 6. Agenda

• 1. Voor elke vergadering wordt, als regel uiterlijk de vrijdag voor de reguliere vergadering of anders uiterlijk 12 uur voor een extra vergadering, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken, inclusief de vergaderstukken, digitaal beschikbaar gesteld.

• 2. De stukken die ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd zijn voorzien van een ambtelijk advies.

• 3. Raadsinformatiebrieven, met uitzondering van die van verbonden partijen, moeten ter instemming aan het college worden voorgelegd.

• 4. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk was, maar waarvan vanwege spoedeisendheid naar het oordeel van een lid of de secretaris besluitvorming geen uitstel duldt, worden onder opgave van reden(en) van urgentie samen met de bijbehorende vergaderstukken alsnog digitaal beschikbaar gesteld aan de leden van het college. Deze stukken worden, indien mogelijk, uiterlijk 2 uur voor aanvang van de vergadering beschikbaar gesteld.

• 5. De voorzitter stelt de te bespreken agendapunten aan de orde. In principe wordt daarbij de volgorde van de agenda aangehouden; op voorstel van één van de collegeleden kan daarvan echter door het college worden afgeweken.

• 6. De agenda van de vergaderingen van het college wordt, voor zover deze geen vertrouwelijke onderwerpen bevat, openbaar gemaakt door plaatsing op de website van de gemeente. De openbaarmaking vindt plaats uiterlijk bij aanvang van de vergadering, tenzij de spoedeisendheid van de vergadering dit onmogelijk maakt.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 8. Beslotenheid vergaderingen en deelneming van derden

• 1. De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden.

• 2. Het college kan besluiten een ambtenaar of een extern persoon uit te nodigen voor een vergadering om een agendapunt toe te lichten of een mening daarover te geven. De secretaris draagt zorg voor de uitnodiging van deze derde.

• 3. Derden die worden uitgenodigd mogen geen mededelingen doen over hetgeen in de vergadering besproken en besloten is, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de secretaris.

Artikel 9. Stemmingen

• 1. Als geen van de leden verzoekt om een stemming over een onderwerp, is het voorstel aangenomen.

• 2. Als één van de leden om een stemming verzoekt, wordt er mondeling gestemd. Op verzoek van een lid wordt bij een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen schriftelijk gestemd middels gesloten en ongetekende briefjes.

• 3. Wanneer de stemmen bij een mondelinge stemming staken, vindt een tweede stemming plaats. Als de stemmen dan opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter.

• 4. Wanneer de stemmen bij een schriftelijke stemming staken, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Als de stemmen bij de eerste stemming over meer dan twee personen zijn verdeeld, vindt eerst een tussenstemming plaats. Als de stemmen bij de tussenstemming of de tweede stemming staken, of de eerste stemming beperkt zich tot één persoon, beslist het lot.

Artikel 10. Besluitvorming en besluitenlijst

• 1. De secretaris houdt de presentielijst van de vergaderingen van het college bij.

• 2. De secretaris notuleert tijdens de vergadering de besluiten van het college.

• 3. De secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de collegevergadering.

• 4. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a. de namen van de aanwezige en afwezige collegeleden;

  • b. de formulering van de genomen besluiten.

• 5. Indien een lid van het college op grond van het bepaalde in artikel 58 juncto artikel 28 Gemeentewet niet heeft deelgenomen aan de beraadslaging en stemming over een besluit, vermeldt de secretaris zulks in de besluitenlijst bij dat besluit.

• 6. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Uitzondering hierop is/zijn de besluiten die worden genomen in een periode van reces. Die besluiten worden opgenomen in de eerstvolgende besluitenlijst van een reguliere vergadering na het reces.

• 7. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor openbaarmaking van de besluitenlijst op de voor de gemeente gebruikelijke wijze en wordt de besluitenlijst bekend gemaakt aan de leden van de raad.

• 8. Besluiten die onder geheimhouding vallen, worden opgenomen in een afzonderlijke, niet-openbare besluitenlijst. De geheimhouding wordt daarbij duidelijk vermeld en gehandhaafd conform de wettelijke vereisten.

Artikel 11. Openbare vergadering

• 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12. Slotbepalingen

• 1. Dit reglement wordt aangehaald als: ‘Reglement van orde college van burgemeester en wethouders van Voerendaal 2024’.

• 2. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking in het gemeenteblad.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Voerendaal in haar vergadering van 26 november 2024.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN VOERENDAAL,

de secretaris,

C.J.H.M. Janssen

de burgemeester,

W. Houben