Verordening ambtelijke bijstand Heemstede 2024

De raad van de gemeente Heemstede,

Gehoord het advies van het presidium d.d. 3 oktober 2024

gelet op artikel 33 van de Gemeentewet,

besluit vast te stellen de:

Verordening ambtelijke bijstand Heemstede 2024

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door of onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

• externe bijstand: inschakelen van externe expertise op eigen initiatief van een raadslid of na - gedeeltelijke - weigering van ambtelijke bijstand.

Artikel 2. Verzoeken om informatie of bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand en verzoek om ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als dit naar zijn oordeel:

  • a. niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden of;

  • b. het belang van de gemeente kan schaden of;

  • c. in redelijkheid niet op alle verzochte onderdelen kan worden gevergd en het in de lijn ligt om op deze punten externe bijstand in te roepen.

• 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken om een bemiddelende rol te spelen en met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand.

Artikel 5. Externe bijstand

• 1. Indien een raadslid, al dan niet na – gedeeltelijke- weigering van ambtelijke bijstand, externe expertise wil raadplegen in het kader van zijn wettelijk gestelde taken kan daarvoor een met redenen omkleed verzoek worden ingediend bij het presidium; in geval van spoed kan dit ook buiten de reguliere vergaderingen van het presidium om.

• 2. Het gevraagde budget kan door het presidium aan een raadslid worden geweigerd indien;

  • a. Het niet aannemelijk wordt gemaakt dat de activiteit plaatsvindt binnen de wettelijk gestelde taken van de raad;

  • b. Naar het oordeel van het presidium de geschatte kosten niet in verhouding staan tot het gestelde doel, mede gerelateerd aan de financiële positie en de verdere prioriteitsstelling binnen de gemeente;

  • c. uitgaven in strijd zijn met wet- en regelgeving;

• • 3. a. Voor de kosten van externe bijstand wordt jaarlijks een bedrag in de begroting opgenomen onder hoofdstuk 9 van de begroting.

  • b. Indien een budget is toegewezen, wordt binnen 3 maanden na afloop van de activiteit verantwoording afgelegd aan het presidium met betrekking tot de besteding van de middelen en het gestelde doel, onder overlegging van een verslag en/of het ontvangen extern advies.

• 4. Verzoeken om externe bijstand en de afhandeling ervan worden behandeld onder regie van de griffie.

• 5. De resultaten van externe bijstand worden gedeeld met alle raadsleden.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke of over verleende ambtelijke of externe bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 7. Intrekking oude verordening

De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heemstede 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 8. Inwerkingtreding

De regeling treedt in werking op 1 december 2024.

Artikel 9. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand Heemstede 2024.

Vastgesteld door de raad op 28 november 2024