Budgethoudersregeling gemeenteraad van Almere 2024

De raad van de gemeente Almere;

gelet op artikel 107e, eerste lid, Gemeentewet;

BESLUIT

vast te stellen de ‘Budgethoudersregeling gemeenteraad van Almere 2024’.

HOOFDSTUK 1 – ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Definities

• a. Budgethouder: degene die overeenkomstig deze regeling een budget toegewezen heeft gekregen en bevoegd is tot het doen van uitgaven voor- en het innen van betalingen aan de gemeente en het toekennen, aanvragen en verwerven van subsidies, voor zover deze betrekking hebben op het programma ‘gemeenteraad en ondersteuning’.

• b. Budget: een door de gemeenteraad aan een budgethouder ter beschikking gesteld bedrag in de vorm van een raming van lasten en/of baten ter uitvoering van de hem toebedeelde activiteiten.

• c. Presidium: het dagelijks bestuur van de gemeenteraad.

• d. Griffier: de griffier als bedoeld in artikel 107 Gemeentewet.

• e. Plaatsvervangend griffier: de plaatsvervangend griffier als bedoeld in artikel 107d Gemeentewet.

• f. Prestatieverklaarder (budgetbeheerder): de functionaris die in opdracht van een budgethouder de bevoegdheid heeft gekregen om administratieve taken over te nemen ter ondersteuning van die budgethouder.

HOOFDSTUK 2 – AANWIJZING EN VERANTWOORDELIJKHEID BUDGETHOUDERS EN BUDGETBEHEERDERS

Artikel 2. Aanwijzing

• 1. Budgethouders kunnen worden aangewezen als hoofdbudgethouder of plaatsvervangend hoofdbudgethouder.

• 2. Hoofdbudgethouder is de griffier.

• 3. Plaatsvervangend hoofdbudgethouder is de plaatsvervangend griffier.

• 4. De griffier kan prestatieverklaarders aanwijzen die de (plaatsvervangend) hoofdbudgethouder ondersteunen.

Artikel 3. Verantwoordelijkheid budgethouders

• 1. De aanwijzing als (plaatsvervangend) hoofdbudgethouder van de griffie houdt in dat deze functionaris verantwoordelijk is voor het beheer van alle aan het programma ‘gemeenteraad en ondersteuning’ toegekende budgetten.

• 2. De (plaatsvervangend) hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a. het goedkeuren van de originele factuur of rekening (digitaal);

  • b. het (laten) goedkeuren van de bestelling;

  • c. het (laten) vaststellen van de prestatielevering;

  • d. het realiseren van prestaties en resultaten die behoren bij de toegekende budgetten en het op juiste wijze vastleggen hiervan in het financiële systeem;

  • e. de beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten (budgetbeheer);

  • f. de rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding van het budget;

  • g. het verzekeren van geraamde inkomsten.

• 3. Verplichtingen tot het innen van inkomsten, het doen van uitgaven en het aanvragen dan wel verstrekken van subsidies mogen door de(plaatsvervangend) hoofdbudgethouder slechts worden aangegaan nadat deze heeft vastgesteld dat:

  • a. er toereikend mandaat bestaat op grond van de instructie voor de griffier van de gemeente Almere;

  • b. het desbetreffend budget voldoende toereikend is om die uitgave(n) te doen dan wel dat binnen het betreffende programma voldoende toereikend budget beschikbaar is.

• 4. De (plaatsvervangend) hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor een goede en tijdige registratie en archivering van uitgaven en inkomsten.

• 5. De (plaatsvervangend) hoofdbudgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen zichtbaar zijn ten opzichte van het totale budget alsmede in voorkomende gevallen ten opzichte van de voortgang van het project, ten laste waarvan de verplichtingen zijn aangegaan.

Artikel 4. Verantwoordelijkheid budgetbeheerders

• 1. Aangewezen prestatieverklaarders regelen onder verantwoordelijkheid van de budgethouder en met in achtneming van vereiste functiescheidingen de:

  • a. controle van een factuur of

  • b. de akkoordverklaring voor de geleverde prestatie.

• 2. Bij een akkoordverklaring kan een prestatieverklaarder het verleende mandaat respectievelijk het maximale toegestane transactiebedrag van de budgethouder niet overschrijden.

• 3. Prestatieverklaarders zijn niet bevoegd tot het aangaan van een financiële verplichting.

HOOFDSTUK 3 – AANGAAN FINANCIELE VERPLICHTINGEN

Artikel 5. Algemene bepaling

Budgethouders zijn slechts bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen indien aan de uitwerking in deze regeling is voldaan.

Artikel 6. Aangaan financiële verplichting

Als de (plaatsvervangend) hoofdbudgethouder een financiële verplichting aangaat die meer bedraagt dan € 200.000 dan is hiervoor instemming nodig van het presidium. Daarnaast worden nieuwe investeringen of nieuwe structurele verplichtingen boven de € 50.000 te allen tijde voorgelegd aan de gemeenteraad middels een raadvoorstel.

HOOFDSTUK 4 – BEGROTING EN VERANTWOORDING

Artikel 7. Begroting en verantwoording

• 1. De begroting ‘gemeenteraad en ondersteuning’ wordt als onderdeel van de gemeentebegroting ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad.

• 2. De griffier legt verantwoording af aan het presidium over het beheer van de toegewezen budgetten, zo nodig tussentijds maar in ieder geval na afloop van het begrotingsjaar.

HOOFDSTUK 5 – SLOTBEPALINGEN

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 9. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling gemeenteraad van Almere 2024.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Almere, d.d. 28 november 2024.

De griffier,

G.J. Broer

De voorzitter,

W.H.J.M. van der Loo

Toelichting

Algemeen

De raad heeft budgetrecht (artikel 189 Gemeentewet). Bij het vaststellen van de Programmabegroting (of tussentijdse begrotingswijzigingen) bepaalt de raad hoeveel geld er aan de verschillende programma’s mag worden uitgegeven. Onder een van die programma’s vallen de eigen budgetten van de raad en de griffie. In het kader van rechtmatigheid dient voor deze budgetten te worden vastgelegd hoe uitvoering wordt gegeven aan het budgethouderschap en -beheer. Hiertoe dient deze op de raad/ griffier toegesneden budgethoudersregeling, die vanuit de dualiseringsgedachte losstaat van de budgethoudersregeling die het college hanteert.

De ‘Budgethoudersregeling gemeenteraad van Almere 2024’ kent het hoofdbudgethouderschap toe aan de griffier. Deze kan vervolgens budgetbeheerders (prestatieverklaarders) aanwijzen.

Daarnaast is een rol weggelegd voor het presidium. Deze dient instemming te verlenen aan de griffier voor het aangaan van een financiële verplichting boven de € 200.000. Via een aangenomen amendement heeft de raad hieraan toegevoegd dat nieuwe investeringen of nieuwe structurele verplichtingen boven de € 50.000 te allen tijde worden voorgelegd aan de gemeenteraad middels een raadvoorstel. In de toelichting bij het amendement staat het volgende: “Dit amendement waarborgt dat de gemeenteraad, conform haar budgetrecht zoals vastgelegd in artikel 189 van de Gemeentewet, inspraak heeft in de uitgaven en verplichtingen. Door de budgethoudersregeling voor de griffier vast te leggen, krijgt de raad een formele positie in het beheer van de budgetten die direct onder haar programma vallen. Dit draagt bij aan de transparantie en rechtmatigheid van het gemeentelijk financieel beleid.”

Verder legt de griffier verantwoording af aan het presidium over het beheer van de toegewezen budgetten, zo nodig tussentijds maar in ieder geval na afloop van het begrotingsjaar. Voor de raad wordt e.e.a. inzichtelijk gemaakt gedurende de budgetcyclus.