Protocol geheimhouding gemeente Wijchen 2024

De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Wijchen,

 

ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

 

gelet op de artikelen 23, 24, 54, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet en artikel 5.1, lid 1 en 2 van de Wet open overheid;

 

overwegende dat:

 

  • –

    het wenselijk is om in dit protocol de wettelijke voorschriften en werkwijze op te nemen voor het opleggen van geheimhouding. Op deze wijze kan heldere en zorgvuldige besluitvorming worden bevorderd;

  • –

    openbaarheid en transparantie zwaarwegende belangen zijn die zorgen voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Besluiten van het gemeentebestuur behoren daarom in beginsel openbaar te zijn;

  • –

    zwaarwegende belangen als genoemd in artikel 5.1, lid 1 en 2 van de Wet open overheid het noodzakelijk kunnen maken af te wijken van de basisregel van openbaarheid;

  • –

    bij besluiten tot het opleggen van geheimhouding een belangenafweging plaatsvindt, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen andere gerechtvaardigde belangen, zoals genoemd in artikel 5.1, lid 1 en 2 van de Wet open overheid;

  • –

    opleggen van geheimhouding gebeurt met in achtneming van de uitzonderingsgronden van openbaarheid zoals opgenomen in artikel 5.1, lid 1 en 2 van de Wet open overheid;

  • –

    ambtenaren, collegeleden en raadsleden er zich verder van bewust zijn dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zonder meer openbaar gemaakt mag worden;

  • –

    informatie over derden niet openbaar wordt gemaakt zonder de betrokken personen of organisaties eerst te raadplegen, als zij bezwaar zouden kunnen hebben tegen openbaarmaking, gelet op artikel 4.4, lid 3 van de Wet open overheid;

  • –

    informatie over persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren, collegeleden en raadsleden die zijn geuit in interne beraadslagingen niet openbaar worden gemaakt, gelet op artikel 5.2 van de Wet open overheid.

Besluiten vast te stellen:

 

Protocol geheimhouding gemeente Wijchen 2024

 

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

  • 1.

    In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen door college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

  • 2.

    Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

  • 3.

    De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1:2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

  • 1.

    De Wet open overheid geeft in artikel 5.1, lid 1 en 2 de belangen aan op grond waarvan geheimhouding kan worden opgelegd.

  • 2.

    De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.

  • 3.

    Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

  • 4.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen en in artikelen 82 en 83 de regels voor besloten commissievergaderingen.

  • 5.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen.

  • 6.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.

  • 7.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opleggen van geheimhouding.

  • 8.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 89 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opheffen van geheimhouding.

Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten

Artikel 2:1 Geheim en vertrouwelijk

  • 1.

    In het verkeer tussen college, burgemeester, commissie en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

  • 2.

    Informatie van het college, de burgemeester, commissie en de raad is openbaar, óf zij is geheim.

  • 3.

    Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd, geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van hetgeen is gesteld in artikel 1:2.

  • 4.

    Uitgangspunt is dat geheime informatie met de gehele raad gedeeld wordt. Indien geheime informatie aan een raadscommissie wordt verstrekt, beschikt de raad hier ook over zoals benoemd in artikel 88, lid 5 Gemeentewet.

Artikel 2:2 Openbaarmaking collegebesluiten

  • 1.

    Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij dit besluit op de besluitenlijst van de niet openbare collegevergadering staat of het college besluit tot het opleggen van geheimhouding op dat besluit.

  • 2.

    Het besluit tot geheimhouding wordt opgenomen in de besluitenlijst van de niet openbare collegevergadering.

Artikel 2:3 Opleggen geheimhouding door raad, college of burgemeester

  • 1.

    De raad, het college of de burgemeester legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, lid 1 en 2 Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

  • 2.

    De raad, het college of de burgemeester legt in principe terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Zie voor de voorkeursvolgorde tabel 1. Gelet op artikel 89 lid 1 van de Gemeentewet wordt op het betreffende document of documenten “geheim” vermeld.

  • 3.

    Betreft de geheimhouding informatie die in enigerlei vorm aan de raad wordt overgelegd, dan wordt de geheimhouding door het college of de burgemeester opgelegd met vermelding in het besluit van:

    • a.

      de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1, lid 1 en 2 van de Wet open overheid;

    • b.

      onder verwijzing naar artikel 87 juncto 88, lid 2 Gemeentewet;

    • c.

      de termijn (horizonbepaling);

    • d.

      welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.

  • 4.

    Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding wordt opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt gemotiveerd opgenomen “voor onbepaalde tijd”.

  • 5.

    Als het college of de burgemeester geheimhouding oplegt en zich niet tot de raad wendt, dan vermeldt het college of de burgemeester de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1, lid 1 en 2 van de Wet open overheid, per voorstel of memo waarom geheimhouding is opgelegd en de termijn (horizonbepaling).

Artikel 2:4 Publicatie geheime raadsinformatie

  • 1.

    De griffie plaatst de geheime raadsinformatie op het raadsinformatiesysteem en zorgt ervoor dat de stukken alleen toegankelijk zijn voor raadsleden, het college en de griffie, tenzij de raad anders besluit.

  • 2.

    Het raadsinformatiesysteem zorgt ervoor dat wanneer raadsleden het geheime document openen, er automatisch een watermerk met zijn of haar naam aan het document wordt toegevoegd.

Artikel 2:5 Verstrekken geheime informatie aan anderen

  • 1.

    De raad kan informatie waarop geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 88 lid 6 Gemeentewet, naast de in artikel 2:4 genoemde personen, tevens verstrekken aan externe adviseurs.

  •  

    Tabel 1: Voorkeursvolgorde openbaarheid

    • 1.

      Het volledige stuk is openbaar.
    • 2.

      Er is een openbaar stuk, met een geheime bijlage.
    • 3.

      Er is een openbare en geheime versie van het stuk. In de openbare versie worden bepaalde onderdelen onleesbaar gemaakt.

    • 4.

      Het volledige stuk is geheim.

Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid

Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening

  • 1.

    Raads- en commissievergaderingen zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Gelet op artikel 61c, lid 1 van de Gemeentewet is deze vergadering van begin tot einde besloten.

  • 2.

    Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim document of onderwerp wordt besproken, tenzij het gebruik van algemene termen al een deel van de geheime inhoud onthult. In dat geval wordt het onderwerp niet bekend gemaakt.

  • 3.

    Bij besloten raadsvergaderingen mogen in principe enkel raadsleden aanwezig zijn, tenzij de raad anders besluit.

Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren

  • 1.

    Gelet op artikel 23, lid 2 van de Gemeentewet wordt op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, de deuren gesloten.

  • 2.

    Als de deuren worden gesloten, besluit de raad of er naast de raadsleden zelf, de griffier en de betrokken leden van het college en de secretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren).

  • 3.

    Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en de raadsvergadering niet langer elders dan in de raadszaal te volgen is.

  • 4.

    Het aanwezige publiek en andere belangstellenden moeten de zaal verlaten.

Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren

  • 1.

    Nadat de deuren zijn gesloten, brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Gelet op artikel 23, lid 3 van de Gemeentewet zal alleen als de raad in meerderheid hiertoe besluit daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

  • 2.

    Voor een besloten raadsvergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de raadsleden ook eventuele overige aanwezigen.

  • 3.

    Gelet op artikel 23, lid 4 van de Gemeentewet geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort totdat de raad haar opheft.

  • 4.

    Zodra de deuren gesloten zijn, hebben de raadsleden geen toegang meer tot de vergadering. Wanneer een raadslid of andere aanwezige tussentijds de raadszaal verlaat nadat de deuren gesloten zijn, mogen ze niet opnieuw naar binnen gaan.

  • 5.

    Tijdens de besloten raadsvergadering mogen de aanwezigen geen gebruik maken van digitale devices. De griffie reikt de stukken, waarover door de raad vergaderd wordt, aan de aanwezigen uit zodra de deuren gesloten zijn.

  • De geprinte stukken zijn genummerd en worden aan het eind van de vergadering ingenomen. De griffie controleert of alle genummerde stukken zijn ingeleverd. Als de griffie heeft vastgesteld dat alle genummerde stukken weer zijn ingeleverd, dan mogen de deuren open. De aanwezigen mogen alleen aantekeningen maken op de door de griffie uitgedeelde stukken.

  • 6.

    De voorzitter van de raad vraagt aan het eind van de besloten vergadering of de geheimhouding op het besprokene en het verslag gehandhaafd moet worden of dat de geheimhouding opgeheven mag worden.

  • 7.

    Gelet op artikel 23, lid 5 van de Gemeentewet wordt van een besloten vergadering een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is totdat de raad de geheimhouding daarvan opheft. Een geheim verslag wordt in de eerstvolgende besloten vergadering van de raad vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij de raad besluit de geheimhouding op te heffen.

Artikel 3:4 Collegevergaderingen

  • 1.

    Het college vergadert achter gesloten deuren.

  • 2.

    De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn in beginsel openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd conform artikel 60 of 87 van de Gemeentewet.

  • 3.

    Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd.

  • 4.

    Het college kan besluiten tot een openbare vergadering.

Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over stukken en vergaderingen

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

  • 1.

    Gelet op artikel 89, lid 3 van de Gemeentewet is het orgaan dat geheimhouding oplegt, bevoegd de geheimhouding op te heffen.

  • 2.

    Indien de verplichting tot geheimhouding is opgelegd door een commissie, kan die verplichting tevens worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.

  • 3.

    In afwijking van het eerste lid geldt dat, gelet op artikel 89, lid 4 van de Gemeentewet, indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, die verplichting in afwijking van artikel 89, lid 3 van de Gemeentewet voortduurt totdat de raad haar opheft.

Artikel 4:2 Lijst geheime stukken en vergaderingen

  • 1.

    De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raadsvergaderingen en van alle stukken die tijdens besloten vergaderingen zijn overgelegd.

  • 2.

    Tevens houdt de griffier een lijst bij van alle stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd.

  • 3.

    Genoemde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering of de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheimhouding wordt beëindigd.

Artikel 4:3 Horizonbepalingen

  • 1.

    De griffier bewaakt de horizonbepalingen van geheime informatie en doet hetzelfde voor besloten vergaderingen.

  • 2.

    Indien noodzakelijk wordt aan het college opnieuw gevraagd voor een periode geheimhouding op te leggen.

  • 3.

    De griffier controleert jaarlijks in januari de horizonbepaling en zorgt ervoor dat, indien geheimhouding kan worden opgeheven, hiertoe een voorstel van het presidium aan de raad wordt gedaan, voorzien van een ambtelijk advies.

Artikel 4:4 Opheffing op initiatief van college of burgemeester

In aanvulling op artikel 4:3, lid 3 kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde of toegezonden informatie doen. Het is aan de raad om hierover te besluiten.

Artikel 4:5 Publicatie openbaar geworden stukken

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen, ontvangt de griffier z.s.m. de openbare stukken van de opsteller. De griffie plaatst vervolgens de desbetreffende stukken op in het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van het genomen besluit tot opheffing geheimhouding.

Hoofdstuk 5 Schending geheimhoudingsplicht

Artikel 5:1 Schending geheimhouding

  • 1.

    Schending van een geheimhoudingsplicht is strafbaar.

  • 2.

    Bij schending van de geheimhoudingsplicht besluit de burgemeester of de voorzitter of er aangifte wordt gedaan.

  • 3.

    Een lid van de raad of van een door de raad ingestelde commissie, dat de verplichting tot geheimhouding schendt, kan bij besluit van de raad voor ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van geheime informatie.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 6:1 Slotbepaling

  • 1.

    Deze regeling wordt aangehaald als ‘Protocol geheimhouding gemeente Wijchen 2024’.

  • 2.

    Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Wijchen in zijn vergadering van 28 november 2024.

De raad voornoemd,

A.B. Berendsen

griffier

R.D. Helmer-Englebert

voorzitter

Aldus besloten door het college van de gemeente Wijchen in zijn vergadering van 26 november 2024

Het college voornoemd,

J.M. Hendrix,

gemeentesecretaris

R.D. Helmer-Englebert

burgemeester

Aldus besloten door de burgemeester van de gemeente Wijchen op 26 november 2024.

de burgemeester,

R.D. Helmer-Englebert

Naar boven