Mandaatbesluit gemeente Hengelo 2025

Het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester van de gemeente Hengelo, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;

Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t e n :

vast te stellen het ‘Mandaatbesluit gemeente Hengelo 2025’ bestaande uit het mandaatbesluit aan de gemeentesecretaris, het ondermandaatbesluit aan de afdelingsmanagers en de teammanagers, en het ondermandaatbesluit aan de medewerkers.

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1: Begripsbepalingen

• 1. Bestuursorgaan: De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgermeester.

• 2. Het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hengelo, bestaande uit de burgemeester en de wethouders tezamen.

• 3. De burgemeester: de burgemeester van de gemeente Hengelo.

• 4. De gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris van de gemeente Hengelo.

• 5. Mandaat: de bevoegdheid om namens en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan een besluit te nemen in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

• 6. Ondermandaat: de bevoegdheid van een gemandateerde om aan hem gemandateerde bevoegdheden, al dan niet onder voorwaarden, door te mandateren aan een andere functionaris.

• 7. Mandaatgever: degene die het mandaat verleent.

• 8. Gemandateerde: degene die het mandaat ontvangt.

• 9. Volmacht: de bevoegdheid om namens de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

• 10. Machtiging: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan feitelijke handelingen te verrichten.

Artikel 2: Algemene uitgangspunten

• 1. Door gemandateerde vindt in ieder geval vooraf terugkoppeling plaats en legt een besluit aan het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan ter beslissing voor als:

  • a. een besluit voor de gemeente naar verwachting ingrijpende bestuurlijke, beleidsmatige, financiële, organisatorische en/of publicitaire consequenties krijgt of vermoedelijk kan krijgen;

  • b. een besluit betrekking heeft op nieuw beleid;

  • c. een besluit sterk afwijkt van het, tot dan toe, gevoerde beleid;

  • d. de burgemeester, het college, de hiërarchisch hogere functionaris of de opdrachtgever dit kenbaar heeft gemaakt.

• 2. De ambtenaar die het besluit opstelt, is niet dezelfde persoon als degene die het besluit ondertekend.

• 3. Besluiten betreffende personeelsaangelegenheden worden altijd ter advisering voorgelegd aan de teammanager van het team HRM.

• 4. Een gemandateerde/vertegenwoordiger is niet bevoegd om ten aanzien van zichzelf beslissingen te nemen.

Hoofdstuk 2: De gemeentesecretaris

Artikel 3: Gemandateerde bevoegdheden gemeentesecretaris

• 1. Het college en de burgemeester, ieder voor zover die daartoe bevoegd zijn, verlenen aan de gemeentesecretaris mandaat tot:

  • a. het namens- en onder verantwoordelijkheid van het college en de burgemeester nemen van besluiten ter uitvoering van de bestuurs- en beheersbevoegdheden;

  • b. volmacht en machtigingen tot het uitoefenen van de daarmee verbonden procedurele bevoegdheden.

• 2. De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden, verleende volmachten of machtigingen gebeurt binnen de grenzen van de vastgestelde taken en met inachtneming van het daarvoor geldende recht en de geldende beleids- en uitvoeringsregels.

• 3. De gemeentesecretaris verleent aan het CMT ondermandaat tot het uitoefenen van HR-bevoegdheden met betrekking tot afdelingsmanagers en ontwikkelmanagers.

• 4. De gemeentesecretaris wordt in de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in dit mandaatbesluit bij zijn afwezigheid vervangen door een concernmanager.

Artikel 4: van mandaat uitgesloten bevoegdheden gemeentesecretaris

De volgende bevoegdheden zijn uitgesloten van mandaatverlening aan de gemeentesecretaris:

• 1. Aangelegenheden als vermeld in bijlage 1.

Artikel 5: Beperking volmacht gemeentesecretaris

De volmacht, zoals bedoeld in artikel 3, strekt niet tot het aangaan van verplichtingen voor zover daarvoor geen budget beschikbaar is gesteld.

Hoofdstuk 3: Ondermandaat afdelingsmanagers

Artikel 6: Ondergemandateerde bevoegdheden afdelingsmanagers

• 1. De gemeentesecretaris verleent aan de afdelingsmanagers:

  • a. ondermandaat tot het, namens en onder verantwoordelijkheid van het college en de burgemeester, nemen van besluiten ter uitvoering van de bestuurs- en beheersbevoegdheden;

  • b. (onder)volmacht en (onder)machtiging tot het uitoefenen van de daarmee verbonden procedurele bevoegdheden.

• 2. De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden, verleende volmachten of machtigingen gebeurt binnen:

  • a. de grenzen van het aan de gemeentesecretaris verleende mandaat;

  • b. de vastgestelde taken en met inachtneming van het daarvoor geldende recht;

  • c. de geldende beleids- en uitvoeringsregels.

Artikel 7: Van mandaat uitgesloten bevoegdheden afdelingsmanagers

De volgende bevoegdheden zijn uitgesloten van mandaatverlening aan de afdelingsmanagers:

• 1. Bevoegdheden als vermeld in bijlage 1.

• 2. Bevoegdheden als vermeld in bijlage 2.

Artikel 8: Beperkingen volmacht afdelingsmanagers

De volmacht, zoals bedoeld in artikel 6, strekt niet tot het aangaan van verplichtingen voor zover daarvoor geen budget aan de afdelingsmanager beschikbaar is gesteld.

Hoofdstuk 4: Ondermandaat teammanagers

Artikel 9: Ondergemandateerde bevoegdheden teammanagers

• 1. De gemeentesecretaris en de afdelingsmanagers verlenen aan de teammanagers:

  • a. ondermandaat tot het, namens en onder verantwoordelijkheid van het college en de burgemeester, nemen van besluiten ter uitvoering van de bestuurs- en beheersbevoegdheden;

  • b. (onder)volmacht en (onder)machtiging tot het uitoefenen van de daarmee verbonden procedurele bevoegdheden voor zover het tot de doelstellingen en hoofdtaken van diens taakveld behoort.

• 2. De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden, verleende volmachten of machtigingen gebeurt binnen de grenzen van:

  • a. het aan de gemeentesecretaris verleende mandaat;

  • b. de vastgestelde taken en met inachtneming van het daarvoor geldende recht;

  • c. de geldende beleids- en uitvoeringsregels

Artikel 10: Van mandaat uitgesloten bevoegdheden teammanagers

De volgende bevoegdheden zijn uitgesloten van mandaatverlening aan de afdelingsmanagers:

• 1. Bevoegdheden als vermeld in bijlage 1.

• 2. Bevoegdheden als vermeld in bijlage 2.

• 3. Bevoegdheden als vermeld in bijlage 3.

Artikel 11: Beperkingen volmacht teammanagers

De volmacht, zoals bedoeld in artikel 9, strekt niet tot het aangaan van verplichtingen voor zover daarvoor geen budget aan de teammanager beschikbaar is gesteld.

Hoofdstuk 5 Ondermandaat medewerkers

Artikel 12: Ondergemandateerde bevoegdheden medewerkers

• 1. De gemeentesecretaris, de afdelingsmanagers en de teammanagers verlenen aan de medewerkers:

  • a. (onder)mandaat tot het, namens en onder verantwoordelijkheid van het college en de burgemeester, nemen van besluiten ter uitvoering van bestuurs- en beheersbevoegdheden;

  • b. (onder)volmacht en (onder)machtiging tot het uitoefenen van de daarmee verbonden procedurele bevoegdheden, voor zover het tot de doelstellingen en hoofdtaken van diens taakveld behoort.

• 2. De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden, verleende volmachten of machtigingen gebeurt binnen de grenzen van:

  • a. het aan de gemeentesecretaris, afdelingsmanagers en teammanagers verleende (onder)mandaat;

  • b. de vastgestelde taken en met inachtneming van het daarvoor geldende recht;

  • c. de geldende beleids- en uitvoeringsregels.

• 3. Het mandaat heeft, onverminderd artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht, geen betrekking op besluiten die leiden tot vaststelling of wijziging van het gemeentelijke beleid.

Artikel 13: Van mandaat uitgesloten bevoegdheden medewerkers

De volgende bevoegdheden zijn uitgesloten van mandaatverlening aan medewerkers:

• 1. Bevoegdheden als vermeld in bijlage 1

• 2. Bevoegdheden als vermeld in bijlage 2

• 3. Bevoegdheden als vermeld in bijlage 3

• 4. Bevoegdheden als vermeld in bijlage 4

Artikel 14: Beperkingen volmacht medewerkers

De volmacht, zoals bedoeld in artikel 12, strekt niet tot het aangaan van verplichtingen voor zover daarvoor geen budget aan de medewerker beschikbaar is gesteld.

Hoofdstuk 6: Plaatsvervanging

Artikel 15: Plaatsvervanging

In geval van afwezigheid van de gemandateerde wordt deze vervangen door de persoon aangewezen in de vervangingsregeling. In geval van een medewerker wordt hij of zij vervangen door een medewerker uit hetzelfde team die een vergelijkbare functie bekleed.

Hoofdstuk 7: Slotbepalingen

Artikel 16: Redactie en ondertekening

In krachtens mandaat genomen besluiten dient te worden vermeld in de ondertekening dat zij namens het college c.q. de burgemeester genomen zijn.

De ondertekening vindt plaats als volgt:

Namens burgemeester en wethouders,

(persoonlijke ondertekening)

, functie van de gemandateerde

OF

namens de burgemeester,

(persoonlijke ondertekening)

, functie gemandateerde

Artikel 17: Inlichtingen

• 1. De gemandateerden stellen diens mandaatgever in kennis van een krachtens mandaat genomen besluit waarvan zij redelijkerwijs kunnen aannemen dat kennisneming door de mandaatgever van belang is.

• 2. De mandaatgever kan zich door diens gemandateerden laten informeren over in mandaat genomen besluiten.

Artikel 18: Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit gemeente Hengelo 2025

• 2. Dit besluit is van toepassing op alle (reeds) verleende (onder)mandaten, (onder)volmachten en (onder)machtigingen.

• 3. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2025

• 4. Het mandaatbesluit ‘Mandaatbesluit 2016’ en het ‘Ondermandaatbesluit 2022’ worden op de datum als omschreven in het derde lid ingetrokken.

Vastgesteld op 19 november 2024

Het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester

Bijlage 1 Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4 van het mandaatbesluit Hengelo 2025 blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester

Bestuurlijk-juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1. Het doen van voorstellen aan de raad.

• 2. Het vaststellen van regels omtrent de ambtelijke organisatie.

• 3. Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, voor zover deze niet door de raad worden vastgesteld.

• 4. Het voeren van het dagelijks bestuur.

• 5. Beslissingen van de raad voorbereiden en uitvoeren.

• 6. Het nemen van besluiten die vaststelling of wijziging van gemeentelijk beleid tot gevolg hebben.

• 7. Het nemen van alle besluiten op grond van bepalingen uit hoofdstuk 10 Algemene wet bestuursrecht.

• 8. Beslissen tot het geheel en gedeeltelijk oninbaar verklaren van schulden.

• 9. Het nemen van besluiten voor individuele gevallen, die niet onder een algemeen verbindend voorschrift of een beleidsregel vallen, waaronder begrepen het toepassing geven aan hardheidsclausules in algemeen verbindende voorschriften die door de raad zijn vastgesteld.

• 10. Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet open overheid, die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet veiligheidsregio’s.

• 11. Het vaststellen van een subsidieplafond en de wijze van verdeling ervan.

• 12. Het nemen van een crisismaatregel als bedoeld in artikel 7:1 lid 1 Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg.

• 13. Hulp inroepen van ambtenaren van politie bij de tenuitvoerlegging of uitvoering van de crisismaatregel, de machtiging tot voortzetting van de crisismaatregel onderscheidenlijk de zorgmachtiging als bedoeld in artikel 8:1 lid 4 Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg.

• 14. Het nemen van een beschikking tot inbewaringstelling als bedoeld in artikel 29 Wet zorg en dwang psychogeriatrische en verstandelijk gehandicapte cliënten.

• 15. Het nemen van alle besluiten omtrent en uitvoering geven aan het opleggen van een huisverbod op grond van de Wet tijdelijk huisverbod.

• 16. Het besluit tot het aanwijzen van een gemeentelijk monument.

• 17. Beslissingen op bezwaar.

Privaatrecht

• 1. Het afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

Contracten

• 1. Het besluit tot aangaan van convenanten, intentieverklaringen, bestuursovereenkomsten etc.

• 2. Het besluit tot aangaan van overeenkomsten indien:

  • a. op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad dat heeft verzocht.

  • b. op grond van de Gemeentewet de raad vooraf in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente Hengelo.

  • c. De raad ter zake om informatie heeft gevraagd.

Civiele- en strafrechtelijke procedures

• 1. Het treffen van een schikking in een civiele of strafrechtelijke procedure, indien hiervoor geen financiële middelen op de vigerende begroting beschikbaar zijn.

• 2. Het nemen van besluiten ten aanzien van alternatieve geschillenbeslechting, arbitrage of het voorleggen van geschillen aan scheidslieden voor zover afspraken daarover vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1. Het besluiten tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen.

• 2. Het kwijtschelden en buiten invordering stellen van vorderingen in het kader van belastingheffing of een schikking in een civiele of strafrechtelijke procedure

• 3. Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen en legaten.

• 4. Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van schenkingen van voorwerpen en van geldbedragen.

• 5. Het besluit tot het doen van een schenking.

• 6. Het besluit tot aankoop en verkoop van (gemeentelijk) vastgoed, tenzij dit opgenomen is in een exploitatie of tenzij het de aankoop, verkoop of ruil van kavels tot een maximum van 100m2 betreft.

• 7. Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement.

• 8. Het afgeven van borgstellingen

• 9. Het nemen van besluiten over het doen van beleggingen op de kapitaalmarkt.

Machtiging

• 1. Het ondertekenen van overeenkomsten met een ander bestuursorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dit geval de burgemeester een machtiging kan verlenen aan een wethouder.

• 2. Het verlenen van een machtiging tot het vertegenwoordigen van de gemeente in publiekrechtelijke procedures.

Personeelsaangelegenheden

• 1. Het aanstellen of ontslaan van de gemeentesecretaris

Overige aangelegenheden

• 1. Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Hengelo in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen.

• 2. Het ondertekenen van stukken gericht aan de Kroon, Minister, Staatssecretaris, Commissaris van de Koning en de Gedeputeerde Staten, tenzij het gaat om een routine aangelegenheid.

• 3. Het aanwijzen van een ambtenaar van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand.

• 4. Het aanwijzen van een gemeenteambtenaar, als bedoeld in artikel 231, tweede lid, onderdeel b van de Gemeentewet.

• 5. Het aanwijzen van een gemeenteambtenaar, als bedoeld in artikel 231, tweede lid, onderdeel c van de Gemeentewet.

Bijlage 2 Aangelegenheden welke ingevolge artikel 7 van het mandaatbesluit Hengelo 2025 blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris, het college en de burgemeester

Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1. Het als werkgever aanvraag indienen tot het verlenen van akte van opsporingsbevoegdheid (BOA).

• 2. Het aanwijzen van ambtenaren belast met het toezicht op en/of de handhaving van de naleving van wettelijke regelingen.

• 3. Het zorgdragen voor toezicht en houden op de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

• 4. Het aanwijzen van ambtenaren als toezichthouder (BOA).

• 5. Het aanwijzen van ambtenaren als preventiemedewerker conform de Arbeidsomstandighedenwet.

Civiele- en strafrechtelijke procedures

• 1. Het besluiten tot het instellen van hoger beroep of cassatie namens de gemeente of het gemeentebestuur in civiele- en strafrechtelijke procedures

Privaatrecht

Niet van toepassing

Aanbestedingen

• 1. Het aanwijzen van een ander bestuursorgaan om een bepaalde aanbesteding als aanbestedende dienst uit te voeren.

• 2. Het aanschaffen van hard- en software, tenzij het een inkoop betreft door de afdelingsmanager I&IT.

Contracten

Niet van toepassing

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

Niet van toepassing

Personeelsaangelegenheden

• 1. Het vaststellen en/of inhoudelijk wijzigen van het Personeelshandboek Hengelo.

• 2. Het inzetten van medewerkers in geval van een calamiteit.

• 3. Het overeenkomen van een vaststellingovereenkomst met een waarde van minimaal €25.000.

• 4. Het nemen van alle besluiten omtrent van werk-naar-werk aanpak en voorzieningen bij werkloosheid.

• 5. Het nemen van besluiten omtrent ontslag op staande voet.

• 6. Het nemen van alle besluiten omtrent hypothecaire geldleningen.

• 7. Het nemen van alle besluiten omtrent de klokkenluidersregeling.

Bijlage 3 Aangelegenheden welke ingevolge artikel 10 van het mandaatbesluit Hengelo 2025 blijven voorbehouden aan de afdelingsmanagers, de gemeentesecretaris, het college en de burgemeester

Bestuurlijk-juridische aangelegenheden

Publiekrecht

Niet van toepassing

Privaatrecht

Niet van toepassing

Aanbestedingen

Niet van toepassing

Civiele- en strafrechtelijke procedures

• 1. Het besluit tot het aangaan van civiele- en strafrechtelijke procedures in eerste aanleg.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1. Het aantrekken- en uitzetten van middelen die betrekking hebben op een periode van één jaar of langer.

Personeelsaangelegenheden

• 1. Het nemen van besluiten die afwijken van de vastgestelde regelingen omtrent salaris, vergoedingen, toelagen en uitkeringen.

Bijlage 4 Aangelegenheden welke ingevolge artikel 13 van het mandaatbesluit Hengelo 2025 blijven voorbehouden aan de teammanagers, afdelingsmanagers, de gemeentesecretaris, het college en de burgemeester

Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden.

Publiekrecht

• 1. Het aanmelden van een geautomatiseerd verwerking van persoonsgegevens op grond van artikel 27 AVG.

• 2. Het nemen van alle beslissingen omtrent de klachtenregeling volgens hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht.

• 3. Het nemen van besluiten die een bestuurlijke sanctie inhouden.

• 4. Het registreren van verwerkingen van persoonsgegevens die zijn vrijgesteld van de meldingsplicht op grond van artikel 27 en 29 AVG.

• 5. Het besluiten op een verzoek als bedoeld in artikel 35 AVG inclusief alle voorbereidende handelingen.

• 6. Het aangaan van een verwerkingsovereenkomst op grond van de AVG.

• 7. Het nemen van besluiten tot het verlenen, weigeren en vaststellen, wijzigen en intrekken van incidentele subsidies welke niet zijn opgenomen in de subsidieregeling.

• 8. Het nemen van alle besluiten omtrent verstrekken gegevens in genoemde gevallen, op grond van de Wet Bibob.

• 9. Besluiten omtrent aanwijzen van eenmalige ‘’trouwlocaties’’ (artikel 160 Gemeentewet/artikel 1 Besluit Burgerlijke Stand 1994) en reglement burgerlijke stand.

• 10. Besluiten omtrent het eenmalig benoemen van een Buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (Babs).

• 11. Het besluit om een verzoek tot een ondertoezichtstelling (OTS) te doen.

Privaatrecht

• 1. Het ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten namens de gemeente die betrekking hebben op de uitgifte en (her)ontwikkeling van onroerende zaken.

Aanbestedingen

• 1. Het nemen van alle besluiten omtrent aanbestedingen, zover in overeenstemming met het inkoopbeleid, tenzij het betreft een project, een programma of een opgave, waarvoor een medewerker als (deel)budgethouder is aangewezen.

Contracten

Niet van toepassing.

Civiele- en strafrechtelijke procedures

• 1. Het doen van aangifte in geval van fraude of agressie.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1. Het verlenen van een volmacht aan een medewerker van een notariskantoor om namens de gemeente aanwezig te zijn bij het verlijden van akten.

• 2. Het namens de gemeente uitbrengen van een offerte voor een door de gemeente te verrichten levering of dienst.

Machtiging

• 1. Het onderteken van notariële aktes

Personeelsaangelegenheden

• 1. Het nemen van alle besluiten omtrent het aannemen van personeel.

• 2. Het nemen van alle besluiten omtrent het aangaan van stage- en detacheringen overeenkomsten.

• 3. Het nemen van alle besluiten omtrent salaris, vergoedingen, toelagen en uitkeringen zover binnen de vastgestelde regelingen.

• 4. Het nemen van alle besluiten omtrent arbeidsduur, werktijden en verlof.

• 5. Het nemen van besluiten omtrent arbeidsongeschiktheid wegens ziekte of gebreken.

• 6. Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 7:667 van het Burgerlijk Wetboek.

• 7. Het nemen van besluiten tot het aangaan van een vaststellingsovereenkomst met een waarde van maximaal 25.000.

• 8. Het nemen van alle besluiten omtrent juridische ontslagprocedures.

• 9. Het nemen van alle besluiten omtrent opleiding en ontwikkeling.

• 10. Het nemen van een besluit omtrent een aanvraag voor inconvenientenvergoeding.

• 11. Het nemen van een besluit over uniformen en werkkleding indien de aanverwante regeling hierin niet voorziet.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1. Het melden van een arbeidsongeval.