Verordening auditcommissie de Bilt 2023

De raad van de gemeente De Bilt;

 

gelezen het voorstel van de auditcommissie van 4 oktober 2023, met het onderwerp ‘Verordening auditcommissie De Bilt 2023’,

 

 

Overwegende dat - De auditcommissie een vaste adviescommissie van de raad is waarvan de taken en werkwijze vastliggen in een verordening;

 

Gelet op - artikel 84 en artikel 213 van de Gemeentewet;

 

BESLUIT: vast te stellen de navolgende:

 

 

VERORDENING AUDITCOMMISSIE DE BILT 2023

Artikel 1 Instelling en Begripsbepaling

  • 1.

    Er is een auditcommissie.

  • 2.

    In deze verordening wordt verstaan onder:

    • a.

      raad: de gemeenteraad;

    • b.

      college: het college van burgemeester en wethouders;

    • c.

      commissie: de auditcommissie;

    • d.

      wet: de Gemeentewet;

    • e.

      accountant: de in de Controleverordening gemeente De Bilt bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

    • f.

      griffier: de in de wet bedoelde functionaris.

Artikel 2 Doel

Het doel van de auditcommissie is het versterken van de controlerende taak van de raad met betrekking tot de P&C-cyclus. Met een auditcommissie wordt de raad structureel geadviseerd in zijn kaderstellende taken (aan de voorkant van het proces) en controlerende taken (toezicht op de interne beheersing, bedrijfsvoering, financiële verslaglegging en accountantscontrole).

Artikel 3 Taken

  • 1.

    De auditcommissie is belast met de advisering aan de raad en overleg namens de raad over:

    • a.

      (de advisering over) het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor de overeenkomst met de accountant en het selecteren van de accountant;

    • b.

      het geven van een aanbeveling aan de raad over de benoeming van de accountant;

    • c.

      het voeren van overleg met de accountant over het controleprotocol inclusief normenkader;

    • d.

      het leggen van accenten in de controlewerkzaamheden en eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

    • e.

      het evalueren van de kwaliteit/ uitvoering van de werkzaamheden van de accountant en het informeren van de raad hierover;

    • f.

      de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant, het jaarverslag en de programmabegroting, de jaarrekening, mede aan de hand van de accountsverklaring en het accountantsverslag;

    • g.

      de uitwerking en naleving door het college van de Financiële verordening gemeente De Bilt en de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente De Bilt.

  • 2.

    Op vaste momenten in het jaar adviseert de auditcommissie de raad over de stukken die betrekking hebben op de controle van de financiële organisatie en beoordeelt deze ook op kwaliteit en informatiewaarde. Deze stukken dienen als financiële sturingsinstrumenten voor de raad:

    • a.

      het controleprotocol (najaar). Hierin worden de afspraken vastgelegd met de accountant over de controle van het boekjaar;

    • b.

      de bestuursrapportages (voorjaar en najaar). Deze rapportages bevatten voortgangsinformatie en informatie aan de raad over belangrijke afwijkingen van de begrotingsafspraken. De stukken geven antwoord op de vraag of de begrotingsafspraken zijn nagekomen en of is uitgevoerd wat uitgevoerd had moeten worden;

    • c.

      de programmabegroting;

    • d.

      de jaarrekening (vast te stellen vóór 15 juli van elk kalenderjaar), mede aan de hand van het accountantsverslag.

  • 3.

    De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de gemeentelijke rekenkamercommissie, de collegeonderzoeken en de interne audits op elkaar worden afgestemd.

  • 4.

    De auditcommissie is bevoegd om zowel gevraagd als ongevraagd advies aan de raad uit te brengen, eventueel voorzien van een ontwerp over door de raad te nemen besluiten over

    • a.

      de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en risicomanagement,

    • b.

      inrichting van de financiële organisatie,

    • c.

      kwaliteit van het financieel beleid en beheer, alsmede

    • d.

      maatregelen op het terrein van integriteit en fraude.

Artikel 4 Bevoegdheden auditcommissie

  • 1.

    De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 3 vermelde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over aan de raad voorgelegde besluiten.

  • 2.

    De auditcommissie is bevoegd de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en selectie van of het beëindigen van de relatie met, dan wel het ontslag van de accountant.

  • 3.

    De auditcommissie kan advies inwinnen bij externe en interne deskundigen.

  • 4.

    De auditcommissie is bevoegd om voor het verstrekken van inlichtingen en praktisch advies zich indien nodig te laten bijstaan door adviseurs, te weten de accountant, de portefeuillehouder Financiën, de portefeuillehouder Bedrijfsvoering, de adjunct-directeur Bedrijfsvoering, de concerncontroller, de voorzitter van de rekenkamercommissie De Bilt. Zij kunnen worden uitgenodigd aan de vergadering van de auditcommissie deel te nemen.

Artikel 5 Samenstelling van de commissie

  • 1.

    De auditcommissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf raads- dan wel commissieleden die door de raad worden benoemd.

  • 2.

    De raad bevordert bij de benoeming van de leden van de auditcommissie een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties. Er wordt maximaal één lid per fractie afgevaardigd.

  • 3.

    De benoeming van de leden van de auditcommissie geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de raad.

  • 4.

    Er wordt naar gestreefd dat één of meer leden van de auditcommissie affiniteit hebben met de onderwerpen die besproken worden in de auditcommissie.

  • 5.

    Het lidmaatschap van de auditcommissie eindigt door:

    • a.

      het verlies van hoedanigheid van raads- of commissielid;

    • b.

      het nemen van ontslag;

    • c.

      een met redenen omkleed besluit van de raad.

  • 6.

    In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

  • 7.

    De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

Artikel 6 Voorzitter

  • 1.

    De auditcommissie wijst uit zijn midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. In principe blijft de voorzitter de gehele periode in functie met een optie tot tussentijdse wijziging.

  • 2.

    De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.

  • 3.

    Onder de in het tweede lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen:

    • a.

      het voorbereiden van de agenda;

    • b.

      het tijdig en periodiek bijeenbrengen van de commissie;

    • c.

      het leiden van de vergaderingen;

    • d.

      het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

    • e.

      het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie aangelegenheden.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

  • 1.

    De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht en wanneer ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

  • 2.

    De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg dat de secretaris de vergaderoproepen tijdig verzendt. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste vijf dagen voor de betreffende vergadering.

  • 3.

    De vergaderoproepen vermelden datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De secretaris stelt de voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken tegelijkertijd aan de leden beschikbaar.

  • 4.

    De agenda van de vergadering is openbaar.

  • 5.

    De vergaderingen van de auditcommissie zijn alleen openbaar voor raads- en commissieleden, tenzij de commissie anders bepaalt. De aanwezige raads- en commissieleden, niet zijnde auditcommissieleden, zijn toehoorder.

  • 6.

    De commissie streeft naar consensus in haar adviezen en voorstellen. Als er een minderheidsstandpunt is, wordt dit met redenen omkleed, gemeld.

  • 7.

    De auditcommissie kan bij meerderheid besluiten tot de geheimhouding van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de auditcommissie zijn opgesteld.

  • 8.

    Hoofdstuk V van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid kan geheimhouding worden opgelegd door de voorzitter. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen, totdat de auditcommissie haar opheft.

  • 9.

    Als de auditcommissie zich voor het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad deze opheft.

Artikel 8 Informeren raad

  • 1.

    De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

  • 2.

    Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 30 november 2023,

de raad voornoemd,

de griffier,

drs. T.B.W.M. van der Torre

de voorzitter,

mr. S.C.C.M. Potters

Naar boven