Budgethoudersregeling gemeente Zevenaar 2018

De budgethoudersregeling 2018 geeft regels over de bevoegdheden en verantwoordelijkheden over de toegekende budgetten.

Artikel 1 Algemeen

In deze regeling worden een aantal definities genoemd. Hieronder wordt verstaan:

Budget:

Een budget is een hoeveelheid middelen, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan taken op basis van de productraming. Een budget komt tot uitdrukking in een bedrag voor baten en/of lasten.

Budgethouder:

De budgethouder is de persoon die bevoegd is om te beschikken over een toegekend budget en verantwoordelijk is voor de aan het budget gerelateerde te leveren prestaties, taken of producten. De budgethouder beheert het budget en is er verantwoordelijk voor dat het budget niet wordt overschreden.

Verplichting:

Een verplichting is het aangaan van een overeenkomst. Deze overeenkomst heeft betrekking op levering van goederen, aanneming van werk of aanneming van diensten aan of door de gemeente Zevenaar. Een verplichting heeft betrekking op baten of lasten.

Investeringskredieten:

Investeringskredieten zijn kredieten voor investeringen zoals beschreven in de nota activerings- en afschrijvingsbeleid. Het nut van deze investeringen strekt zich veelal over meerdere jaren uit.

Artikel 2 Mandatering

• a) De afdelingshoofden leggen schriftelijk vast welke budgetten aan welke budgethouders zijn gemandateerd en wie de vervangers zijn. Dit overzicht wordt ondertekend door alle partijen.

• b) De griffier is budgethouder van de budgetten voor griffie en gemeenteraad en legt hierover zelf verantwoording af aan de gemeenteraad.

• c) De functie van budgethouder is niet verenigbaar met een functie waarin opdracht gegeven kan worden voor een betaling, een betaalopdracht gecreëerd kan worden, autorisatie van een betaling kan plaatsvinden en functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen.

• d) De budgetinformatie van alle budgethouders is in de financiële administratie digitaal inzichtelijk voor alle medewerkers van de gemeente Zevenaar. De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor het actueel houden van de lijst van budgethouders en hun vervangers. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het doorgeven van de wijzigingen.

• e) Een verleend mandaat kan geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken of gewijzigd. Deze intrekking of wijziging wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend door alle partijen en wordt vervolgens door de financiële administratie digitaal verwerkt.

• f) De functiescheidingen zijn via autorisaties in de financiële administratie digitaal verwerkt en de afhandeling van de facturen beschreven in het werkproces afhandeling inkoopfacturen.

Artikel 3 Vaststelling budgetten

Een budget wordt vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad de begroting of tussentijdse begrotingswijziging heeft goedgekeurd.

Artikel 4 Verplichtingen

Verplichtingen worden aangegaan door de budgethouders met in achtneming van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid Liemerse gemeenten en de mandatenregeling. Verplichtingen worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat er een toereikend budget beschikbaar is.

Artikel 5 Fiattering en betaling

• a) Facturen worden gecodeerd door de verantwoordelijke budgethouder. Hiervan kan worden afgeweken in overleg met het afdelingshoofd Financiën.

• b) Fiattering van facturen gebeurt digitaal. Indien de budgethouder niet akkoord gaat met een ontvangen factuur neemt de budgethouder zelf het initiatief richting leverancier. De budgethouder legt deze afspraken digitaal vast in de financiële administratie onder “opmerkingen" of “kladblok" bij de factuur en parkeert zo nodig de factuur;

• c) Bij afwezigheid van de budgethouder worden de aan hem verleende bevoegdheden uitgevoerd door de vervanger conform artikel 2.

• d) Voor bepaalde kosten ontvangt de gemeente verzamelnota’s en/of voorschotnota’s die betrekking hebben op budgetten vallende onder diverse budgethouders. Door een schriftelijke machtiging met parafen van de budgethouders kan de financiële administratie deze kosten rechtstreeks verantwoorden ten laste van de budgetten van de betreffende budgethouders. De eindafrekeningen van de voorschotnota's worden gecontroleerd en geparafeerd door de budgethouders.

• e) De financiële administratie controleert alle betalingsstukken en ontvangsten voordat de definitieve vastlegging in de financiële administratie plaats vindt zoals beschreven in het werkproces afhandeling inkoopfacturen.

Artikel 6 Budgetsubstitutie

• a) De budgethouder is bevoegd om met budgetten te schuiven om (dreigende) overschrijdingen op bepaalde budgetten te compenseren met onderschrijdingen op andere budgetten. Voorwaarde is dat slechts wordt geschoven met budgetten binnen één en hetzelfde product (FCL). Elke substitutie wordt in beginsel vastgelegd in een administratieve begrotingswijziging. Deze wijziging is budgetneutraal. De financieel adviseur voert deze aanpassing uit volgens het werkproces begrotingswijziging;

• b) De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen taakvelden binnen één en hetzelfde raadsprogramma passend binnen het bestaand beleid, is voorbehouden aan het college. Deze wijzigingen worden vastgelegd in een begrotingswijziging volgens het werkproces begrotingswijziging;

• c) Budgetsubstitutie tussen raadsprogramma’s vereist een raadsbesluit. Deze wijzigingen worden vastgelegd in een begrotingswijziging volgens het werkproces begrotingswijziging;

• d) Budgetsubstitutie door een budgethouder is niet mogelijk bij doorbelastingen van uren, verrekeningen met reserves en voorzieningen, rente en afschrijvingen, subsidies en verplichte uitgaven en interne verrekeningen;

• e) De budgethouder van wie het budget ontoereikend is om een voorgenomen uitgave te dekken, is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het college voorstel waarin (aanvullende) dekking voor de betreffende uitgave wordt aangegeven. De budgethouder is zelf verantwoordelijk om dekking te zoeken en aan te geven in overleg met de financiële adviseur. De volgorde van dekking is als volgt:

  • 1. binnen de budgetten van het taakveld

  • 2. binnen de budgetten van het programma

  • 3. binnen de beschikbare algemene dekkingsmiddelen

• f) Baten en lasten mogen in beginsel niet tegen elkaar worden weggestreept. Uitgezonderd zijn lasten waartegenover baten van derden staan voor dezelfde gemeentelijke activiteit (bv. bijdrage andere gemeente in gezamenlijke kosten);

Artikel 7 Verantwoording

• a) De budgethouder is op basis van mandatering verantwoordelijk voor de te leveren producten en diensten door de gemeente en een efficiënte en effectieve besteding binnen het hiervoor toegekende budget;

• b) De budgethouder legt tijdig verantwoording af aan het afdelingshoofd over de voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten;

• c) De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de aan hen toegewezen budgetten en kredieten. In de documenten van de planning & control-cyclus leggen zij verantwoording af over de inzet van hun budgetten en kredieten.

Artikel 8 Registratie van budgetten

De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de adequate registratie van de budgetgegevens in de financiële administratie, evenals voor het daarmee samenhangende proces van informatievoorziening en de jaarverslaglegging.

Artikel 9 Onvoorziene uitgaven

Jaarlijks wordt een post onvoorzien opgenomen in de begroting. Deze post moet in de loop van het boekingsjaar onvoorziene uitgaven van dekking kunnen voorzien, Het is niet mogelijk om structurele lasten, met uitzondering van de eerste jaarlast, te dekken uit de post onvoorzien. De post onvoorzien wordt beheerd door de afdeling Financiën. De beschikkingsbevoegdheid ligt bij het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 10 Budgetrestanten

Na afloop van een boekjaar vallen resterende budgetten in de exploitatie vrij in het rekeningresultaat van het betreffende boekjaar.

Artikel 11 Overlopende verplichtingen en vorderingen

• a) Verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar kunnen worden meegenomen naar het volgende boekjaar, op voorwaarde dat;

  • 1. De opdracht schriftelijk in het oude boekjaar is verleend en de levering/werkzaamheden in het oude boekjaar zijn uitgevoerd;

  • 2. De factuur dan wel het boekstuk niet meer in het oude boekjaar is ontvangen dan wel verzonden;

• b) Als aan deze criteria wordt voldaan wordt na overleg met de financieel adviseur de overlopende verplichtingen en vorderingen vastgelegd in de financiële administratie ten laste of ten gunste van het budget van het afgelopen boekjaar.

Artikel 12 Investeringskredieten

• a) Op voorstel van de budgethouder kunnen (aanvullende) investeringskredieten worden toegekend door de raad. Hierbij geeft de budgethouder aan op welke wijze de met deze aanvraag samenhangende rente -en afschrijvingslasten worden gedekt.

• b) Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van de activa (investering) wordt het betreffende investeringskrediet ultimo van het boekjaar afgesloten.

• c) Over de restant investeringskredieten vindt uiterlijk eind december overleg plaats tussen de budgethouder en de financieel adviseur, Hierbij wordt gekeken naar de noodzaak van overheveling van het restant investeringskrediet naar het nieuwe boekjaar of dat het krediet in de jaarrekening kan worden afgesloten. Bij een overboeking vindt een verantwoording plaats over de planning van de investering, de verwachte kosten en mogelijke over- of onderschrijding.

• d) De afdeling Financiën legt bij de jaarrekening het overzicht van alle restantkredieten ter goedkeuring voor aan het college en de raad.

• e) De aanwending van een restant investeringskrediet, anders dan die voor welke het investeringskrediet door de raad werd gevoteerd, is niet toegestaan.

Artikel 13 Betaling van facturen

De budgethouder is verantwoordelijk voor tijdige, juiste en volledige controle, accorderen en coderen van een inkomende factuur. De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de boeking en betaling van een ingekomen factuur.

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertekst

• a) Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2018 en vervangt de bestaande budgethouder regelingen van Zevenaar en Rijnwaarden.

• b) De regeling kan worden aangehaald als 'Algemene regeling budgethouders van de gemeente Zevenaar 2018''.

Zevenaar, 18 december 2018