Controleverordening gemeente Soest 2023

De raad van de gemeente Soest;

 

gelezen het voorstel van de auditcommissie;

 

gelet op artikel 213 en 84 van de Gemeentewet;

 

b e s l u i t

 

De Controleverordening gemeente Soest 2023 vast te stellen.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

  • b.

    accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

  • c.

    auditcommissie: de commissie zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

  • d.

    concerncontroller:

  • e.

    selectiecommissie: commissie belast met de voorbereiding van de aanbesteding van de accountantscontrole. De selectiecommissie bestaat uit de leden van de Auditcommissie en de portefeuillehouder financiën

  • f.

    deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

  • g.

    jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

  • h.

    managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

  • i.

    rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

Artikel 2. Doel, samenstelling, werkwijze en bevoegdheden auditcommissie

  • 1.

    De auditcommissie is een vertegenwoordiging van de gemeenteraad die namens de gemeenteraad belast is met:

    • a.

      het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet, coördinatie en uitvoering van de accountantscontrole;

    • b.

      de ondertekening namens de gemeenteraad van de jaarlijkse opdrachtbevestiging van de accountant;

    • c.

      het aandragen van onderzoeksonderwerpen (speerpunten) ten behoeve van de tussentijdse controle van de accountant;

    • d.

      het voeren van overleg met de accountant over de controles en de rapportages van bevindingen;

    • e.

      het adviseren van de raad over de behandeling van de rapportages van de accountant;

    • f.

      het evalueren van de werkzaamheden van de accountant en het bespreken daarvan met de accountant;

    • g.

      het mede voorbereiden van de aanbesteding van de accountantscontrole;

    • h.

      het voeren van afstemmingsoverleg met de Rekenkamer, de accountant en de concerncontroller;

    • i.

      het gevraagd en ongevraagd adviseren van de raad over onderwerpen die de taken van de commissie raken.

  • 2.

    Samenstelling auditcommissie:

    • a.

      De commissie bestaat in de regel minimaal uit vier leden en maximaal uit zes leden.

    • b.

      De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter.

    • c.

      Het lidmaatschap van deze commissie is voorbehouden aan raadsleden.

    • d.

      Fracties van de coalitie en van de niet-coalitie zijn in principe in gelijk aantal vertegenwoordigd.

    • e.

      De leden worden door de raad benoemd voor de duur van de raadsperiode.

    • f.

      Het lidmaatschap van de commissie eindigt wanneer betrokkene geen deel meer uitmaakt van de raad.

    • g.

      Leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

    • h.

      De griffier dan wel plaatsvervangend griffier is de vaste adviseur.

    • i.

      De commissie kan interne en externe deskundigen verzoeken om in de vergadering een toelichting te geven of informatie te verstrekken.

    • j.

      Als interne deskundigen worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën en de concerncontroller.

  • 3.

    Vergaderingen en verslaglegging auditcommissie:

    • a.

      De commissie vergadert zo dikwijls als tenminste twee leden dit – onder opgave van redenen - noodzakelijk achten.

    • b.

      Een vergadering wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd - tenminste een week tevoren aan de leden van de commissie kenbaar gemaakt.

    • c.

      De commissie vergadert alleen als meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

    • d.

      De commissie besluit bij meerderheid van stemmen.

    • e.

      De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

    • f.

      Van iedere vergadering wordt een kort verslag door de (plv.) griffier opgesteld. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

    • g.

      De verslagen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  • 4.

    De auditcommissie is bevoegd om ten behoeve van speerpunten bij de accountantscontrole (zie art lid 1 van dit artikel) voor maximaal € 5.000 excl. BTW per jaar aan opdrachten voor meerwerk te verlenen. Daarboven wordt eerst de gemeenteraad geconsulteerd.

Artikel 3. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

  • 2.

    De voorbereiding van de aanbesteding vindt plaats door een selectiecommissie bestaande uit de leden van de Auditcommissie en de portefeuillehouder financiën.

  • 3.

    De selectiecommissie stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

    • f.

      eventuele posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

    • g.

      eventuele gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • 4.

    De selectiecommissie stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

  • 5.

    De selectiecommissie doet een voorstel tot opdrachtverstrekking aan de raad.

  • 6.

    De griffier dan wel plaatsvervangend griffier is de vaste adviseur van de selectiecommissie.

  • 7.

    De selectiecommissie wordt ondersteund door interne deskundigen: in elk geval de concerncontroller en de inkoopadviseur.

  • 8.

    Jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole, bespreekt de Auditcommissie of er aanleiding is om aanvullende onderwerpen vast te stellen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. Vóór de bespreking is bij de raad geïnventariseerd of daar specifieke aandachtspunten zijn. Een eventuele vaststelling van posten en/of producten zoals hiervoor genoemd, komt tot stand in interactie met de accountant.

  • 9.

    Voor de bij de accountantscontrole af te geven verklaring wordt rekening gehouden met de goedkeuringstolerantie, zoals deze is opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat het van invloed is op de oordeelsvorming (i.c. goedkeurende verklaring).

Artikel 4. Werkzaamheden auditcommissie

  • 1.

    Ieder jaar worden voorafgaand aan de controlewerkzaamheden afspraken gemaakt tussen accountant en auditcommissie over:

    • a.

      Overlegmomenten, besprekingen en rapportages.

    • b.

      Eventuele aandachtspunten bij de controle en opleiding/kennisvergroting van de auditcommissie.

  • 2.

    Na afloop van de accountantscontrole vindt een evaluatie plaats in aanwezigheid van de accountant.

  • 3.

    De auditcommissie adviseert over de vormgeving van het financiële beleid van de gemeente en de daarmee samenhangende specifieke financiële vraagstukken.

  • 4.

    Tenslotte adviseert de auditcommissie over de ontwikkeling van de P&C cyclus en de daarbij horende instrumenten en planning.

Artikel 5. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

  • 2.

    Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van een rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 3.

    Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 6. Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; de accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente zoals de gemeentesecretaris en de concerncontroller.

Artikel 7. Informatieverstrekking door het college

  • 1.

    Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    De datum waarop het college de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en verslag van bevindingen uiterlijk aan de raad verstrekt, komt tot stand in afstemming tussen de agendacommissie/auditcommissie en het college.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

  • 6.

    De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

  • 7.

    De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing en van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte controle de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie.

Artikel 8. Toegang tot informatie door accountant

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 3.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

  • 4.

    Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 9. Rapportering door accountant

  • 1.

    Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de auditcommissie en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2.

    Als rapporteringstolerantie wordt aangehouden een bedrag van € 100.000. Een fout of onzekerheid van € 100.000 of meer op programmaniveau wordt door de accountant gerapporteerd.

  • 3.

    In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag -wanneer door de accountant noodzakelijk geacht- uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

  • 4.

    De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. De eventuele reactie van het college wordt aan de raad verstuurd.

  • 5.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

  • 6.

    Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening vindt lopende het betreffende jaar een interimcontrole plaats in de tweede helft van het jaar.

  • 7.

    Over de uitkomsten van deze interimcontrole wordt door de accountant een verslag (management letter) uitgebracht aan het college. Bestuurlijke relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportagewensen – door tussenkomst van de auditcommissie ook aan de gemeenteraad gerapporteerd.

  • 8.

    De belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole worden besproken met de meest betrokken medewerkers van de ambtelijke organisatie, de concerncontroller, de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder Financiën.

Artikel 10. Intrekking oude regelingen

De Controleverordening gemeente Soest en de Verordening Auditcommissie Soest uit 2015 worden ingetrokken.

Artikel 11. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening wordt gepubliceerd op overheid.nl. en treedt na bekendmaking in werking met terugwerkende kracht per 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: “Controleverordening gemeente Soest 2023”.

Soest, 14 december 2023

de raad voornoemd,

de griffier,

Drs. M.A.C. van Esterik

de voorzitter,

R.T. Metz

Naar boven