Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020

De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug;

Gelet op artikel 33 Gemeentewet

BESLUIT

Over te gaan tot vaststelling van de volgende verordening:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• bijstand : ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie.

Artikel 2 Verzoek ambtelijke bijstand

• 1. Een raads- of commissielid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

  • a. feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b. inzage in of afschrift van openbare documenten van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende openbare schriftelijke stukken en ander openbaar materiaal dat gegevens bevat.

• 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 3. Een raads- of commissielid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand binnen 2 weken verlenen.

Artikel 3 Weigeren ambtelijke bijstand

• 1. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden of

  • b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden;

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 2. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raads- of commissielid door wie het verzoek is ingediend.

• 3. De griffier of het raads- of commissielid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raads- of commissielid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een raads- of commissielid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raads- of commissielid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raads- of commissielid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5

Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van een gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raads- of commissielid.

Paragraaf 2 Fractieondersteuning

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad kan aan de in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage verstrekken ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. De hoogte van deze bijdrage wordt jaarlijks door de raad bepaald bij de vaststelling van de gemeentebegroting voor dat jaar.

• 3. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag per fractie en een variabel deel per raadszetel van de fractie.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers dan wel de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers;

  • e. opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 8

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt per kalenderjaar opgenomen in de begroting.

• 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt de fractieondersteuning verdeeld voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt de fractieondersteuning verdeeld voor de overige maanden van dat jaar.

• 3. De fractieondersteuning, berekend voor de eerste maanden van het kalenderjaar waarin verkiezingen worden gehouden, blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 4. De fracties kunnen per kalenderjaar bij de griffier

  • a. betalingsopdrachten aanleveren voor het voldoen van facturen en

  • b. declaraties indienen onder overdracht van bewijsstukken totaal voor het maximum voor het in dat kalenderjaar ten gunste van de fractieondersteuning van die fractie begrote bedrag.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

  • a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

  • b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6 tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 10

• 1. Elke fractie dient uiterlijk één maand na het einde van een kalenderjaar declaraties of betalingsopdrachten te overleggen aan de griffier.

• 2. Controle van de besteding van de fractieondersteuning maakt onderdeel uit van de accountantscontrole op de jaarrekening.

Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 11

• 1. Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020".

• 2. Deze verordening treedt, na bekendmaking, met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2020.

• 3. De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2008 zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 24 april 2008 met terugwerkende kracht per 1 januari 2020 ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 oktober 2020

de griffier,

W. Hooghiemstra

de voorzitter,

G.F. Naafs