Instructie griffier 2020

De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug;

 

 

Gelet op artikel 107 a Gemeentewet

 

 

BESLUIT

 

 

Over te gaan tot vaststelling van de volgende verordening:

 

Instructie griffier 2020

Artikel 1. Algemene ondersteuning

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de individuele raadsleden, de agendacommissie, de fractie(voorzitter)s, raadscommissies, en incidenteel in te stellen commissies zoals een onderzoekscommissie.

  • 2.

    De griffier zorgt op verzoek of op eigen initiatief dat aan de in artikel 1 genoemden informatie wordt verstrekt die zij nodig hebben om hun werkzaamheden uit te oefenen.

  • 3.

    Het verstrekken van informatie gebeurt op een manier die zo veel mogelijke tegemoet komt aan hun wensen.

  • 4.

    De griffier zorgt voor behandeling van aan de gemeenteraad gerichte stukken volgens een door de gemeenteraad vastgestelde werkwijze.

  • 5.

    De griffier ondersteunt de raad en de agendacommissie bij het opstellen van de agenda’s van de raads- en commissievergaderingen en andere door de raad georganiseerde bijeenkomsten.

Artikel 2. Ondersteuning voorzitter van de raad en voorzitters raadscommissies

  • 1.

    De griffier ondersteunt de voorzitter van de raad bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van raadsvergaderingen.

  • 2.

    De griffier ondersteunt de voorzitters van de raadscommissies en andere door de raad georganiseerde bijeenkomsten bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van raadsvergaderingen.

Artikel 3. Vergaderingen

  • 1.

    Bij de vergaderingen van de raad, de commissies van de raad, de agendacommissie of bij andere door de raad georganiseerde bijeenkomsten:

    • is de griffier aanwezig,

    • draagt de griffier zorg voor een doelmatige en tijdige verslaglegging van de vergaderingen,

    • is de griffier verantwoordelijk voor de verzending en publicatie van de voorlopige agenda, verslagen en overige stukken.

  • 2.

    Bij verhindering zorgt de griffier voor adequate vervanging.

Artikel 4. Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie. Bij verhindering zorgt de griffier voor adequate vervanging

Artikel 5. Ondersteuning individuele raadsleden en fracties

De griffier draagt zorg voor adequate procesmatige ondersteuning van raadsleden bij de uitoefening van hun taken en bevoegdheden.

Artikel 6. Organisatie en werkwijze van de raad

  • 1.

    De griffier monitort externe ontwikkelingen die van belang kunnen zijn voor de organisatie en werkwijze van de raad.

  • 2.

    De griffier doet de raad voorstellen tot verbeteringen van de organisatie en werkwijze van de raad.

Artikel 7. Positionering van de raad

  • 1.

    In samenwerking met de burgemeester en de secretaris stimuleert de griffier een constructief samenspel tussen raad en college.

  • 2.

    De griffier draagt actief bij aan het 'op de kaart zetten' van de rol en taak van de raad binnen de organisatie, de eigen gemeente en de regio. De griffier is de ambassadeur van de raad.

Artikel 8. Organisatie griffie

  • 1.

    De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2.

    De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

Artikel 9. Functiebeschrijving

De raad stelt een specifieke beschrijving van de functie van de griffier vast.

Artikel 10 Specifieke bevoegdheden griffier

  • 1.

    De griffier is bevoegd tot

    • a.

      het doen uitvoeren van advies-en onderzoekswerkzaamheden

    • b.

      inhuur van externe bureaus

    • c.

      het aangaan van overige financiële verplichtingen ten behoeve van het functioneren van de raad en de griffie, voor zover die kosten binnen het budget van de begroting blijven.

  • 2.

    De griffier is bevoegd

    • a.

      te besluiten tot actieve en passieve openbaarmaking van documenten op basis van de Wet openbaarheid van bestuur.

    • b.

      klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht met betrekking tot de griffiemedewerkers af te handelen.

    • c.

      de correspondentie voor de gemeenteraad voor te bereiden en af te handelen.

  • 3.

    De griffier is bevoegd termijnen van beslissingen op bezwaar tegen raadsbesluiten te verdagen. De griffier kan deze bevoegdheid mandateren aan de secretaris van de bezwaarschriftencommissie.

  • 4.

    De griffier is bevoegd tot het niet ontvankelijk verklaren van een bezwaarschrift conform artikel 6:6 van de Algemene wet bestuursrecht indien niet contrair wordt gegaan aan een advies van de commissie bezwaarschriften

Artikel 11. Verhindering en vervanging

  • 1.

    Indien de griffier voor een periode langer dan vier weken verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad en aan de werkgeverscommissie.

  • 2.

    Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door de plaatsvervangend griffier.

Artikel 12. Verantwoording

De griffier legt over zijn/haar handelen verantwoording af aan de werkgeverscommissie.

Artikel 13. Slotbepalingen

  • 1.

    In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, treedt de griffier, met betrekking voor urgente zaken in overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2.

    Ten aanzien van niet urgente zaken waarin deze instructie niet voorziet, overlegt de griffier met de werkgeverscommissie.

  • 3.

    Deze instructie treedt in werking op de dag na zijn vaststelling onder gelijktijdige intrekking van de “Instructie griffier”, vastgesteld op 14 september 2006 (2006-128a) en “Mandaatbesluit griffie van de gemeente Utrechtse Heuvelrug”, vastgesteld op 10 juli 2008 (2008-434), voor zover niet ingetrokken met besluit 2013-428.

Artikel 14 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Instructie griffier 2020.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 oktober 2020

de griffier,

W. Hooghiemstra

de voorzitter,

G.F. Naafs

Naar boven