Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het College van B&W

Het College van B&W van Oosterhout;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet ;

besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van B&W

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden, op dinsdagen vanaf 09.30 uur. Als er op de dinsdagavond een raadsvergadering gepland staat, wordt de collegevergadering verplaatst naar de maandagmiddag.

• 4. De secretaris kan in bijzondere gevallen ook een schriftelijke collegevergadering uitschrijven, waarbij de collegeleden digitaal op onderwerpen kunnen reageren.

Artikel 3. Verhindering

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4. Agenda

• 1. Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda toegezonden, waarna de collegeleden in de gelegenheid worden gesteld om aan te geven over welke onderwerpen van de agenda zij willen spreken. De volledige verzameling vergaderstukken wordt voor de collegeleden digitaal beschikbaar gesteld.

• 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie in principe uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college, daarbij laat de secretaris zich ondersteunen door degenen die hij daar voor nodig acht, waaronder in ieder geval de beleidscoördinator en een communicatieadviseur.

Artikel 6. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt. Zij nemen niet deel aan de inhoudelijke beraadslagingen en het proces van bestuurlijke besluitvorming.

Artikel 7. Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  • a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, wordt besluitvorming uitgesteld tot de volgende vergadering.

  • c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, wordt besluitvorming uitgesteld tot de volgende vergadering.

Artikel 8. Verslag en besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2. Het verslag bevat ten minste:

  • a. de namen van de afwezige leden;

  • b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c. een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld in het verslag als een lid van het college daarom vraagt.

• 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5. Conform artikel 60 van de Gemeentewet wordt aan de hand van het verslag een besluitenlijst opgesteld van de niet-vertrouwelijke besluiten voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

• 6. Als een collegelid, vanuit het oogpunt van integriteit, niet heeft deelgenomen aan de beraadslagingen en besluitvorming, zal dit in het verslag en in de besluitenlijst worden opgenomen.

Artikel 9. Beslotenheid vergadering

Conform artikel 54, lid 1, van de Gemeentewet zijn de collegevergaderingen besloten, tenzij het college in een specifiek geval anders beslist.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 18 juli 2022. Op dat moment vervalt het op 25 juni 2018 vastgestelde reglement.

Dit reglement van orde is op 18 juli 2022 aan de gemeenteraad medegedeeld.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 18 juli 2022.

De burgemeester,

De secretaris,