/2/png-2/BW.png)
Gemeenteblad van Den Helder
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Den Helder | Gemeenteblad 2024, 480005 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Helder tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Den Helder (Vervangingsbesluit archiefbescheiden gemeente Den Helder 2024)
Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Den Helder
Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Den Helder, gelezen het advies van de (gemeente)archivaris en directeur van het RHC Alkmaar van 26 september 2024 en
- de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;
- 1.
over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 (Staatscourant, 26 februari 2020, nr. 11143) voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
- 2.
Den Helder, 5 november 2024
Burgemeester en Wethouders van de gemeente Den Helder
Bijlage Vervangingsbesluit: Generiek Handboek Vervanging gemeente Den Helder 2024 voor de vervanging van analoge informatie door digitale reproducties.
Generiek Handboek Vervanging gemeente Den Helder 2024 Voor de vervanging van analoge informatie door digitale reproducties
De gemeente Den Helder werkt vanaf 13 mei 2024 in het nieuwe zaaksysteem xxllnc. Het huidige zaaksysteem InProces is uit gefaseerd.
Voor het nieuwe zaaksysteem moet een nieuw vervangingsbesluit worden opgesteld. Dit vervangingsbesluit en bijbehorend handboek is van toepassing op alle documenten die via een scan in het xxllnc worden opgenomen.
Door de onomkeerbaarheid van het vervangingsproces is zorgvuldigheid gewenst bij het opstellen en toepassen van de vervangingsprocedures en de randvoorwaarden hiervan. Het handboek biedt daarom inzicht in:
- -
- -
- -
1.2 Afwijkende procedure ( voor Youforce , Power Browser, Suite)
De beschreven werkwijze in dit handboek is grotendeels toegespitst op processen die in de organisatie voorkomen. Deze dient tevens als leidraad bij het opstellen van een afwijkende procedure. Een voorbeeld van een afwijkende procedure is als een team (in de nabije toekomst) zelf analoge documenten gaat scannen voor vervanging en welke worden opgenomen en beheerd in een vakapplicatie in plaats van het centrale zaaksysteem. Indien er sprake is van een afwijkende procedure wordt er gebruik gemaakt van de afspraken zoals vermeld in bijlage 2.
Op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 heeft het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Den Helder de bevoegdheid om als zorgdrager over te gaan tot vervanging. Daarnaast stelt artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 de zorgdrager verplicht om het besluit tot vervanging van analoge documenten te publiceren.
Met vervanging wordt pas gestart nadat het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Den Helder het vervangingsbesluit heeft geaccordeerd en gepubliceerd. Het vervangingsbesluit legt juridisch vast dat reproducties in de plaats komen van analoge documenten.
Voorafgaand aan het nemen van het vervangingsbesluit dient de gemeentearchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (hierna de archivaris) positief te adviseren over het handboek. Op XXX 2024 heeft de archivaris hier positief advies over uitgebracht.
2. Reikwijdte van het vervangingsproces
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel a van de Archiefregeling. Er is beschreven welke documenten voor vervanging in aanmerking komen en welke documenten niet (uitzonderingen).
2.1 Reikwijdte vervangingsbesluit
Onder de reikwijdte van het handboek vallen alle analoge documenten die de gemeente Den Helder opmaakt of ontvangt in de uitoefening van haar taken en die zaak- en procesgericht worden opgenomen in het zaaksysteem xxllnc, vanaf de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit. Dit betreft zowel de, op basis van de vigerende selectielijst, voor vernietiging als voor blijvende bewaring in aanmerking komende analoge documenten. Hieronder vallen:
- -
- -
- -
- -
Vervanging kan enkel plaatsvinden na het nemen van een vervangingsbesluit en betreft het vernietigen van de originele papieren documenten na digitalisering, op welk moment de digitale reproducties juridisch gezien de plaats innemen van de oorspronkelijke analoge documenten.
Retrospectief vervangen valt ook onder de reikwijdte van dit handboek. Retrospectief vervangen wil zeggen: de vervanging van reeds opgebouwd analoog archief wat onder het beheer is van de gemeente Den Helder. De wijze van uitvoering van retrospectieve vervanging is beschreven en opgenomen in bijlage 4 van dit handboek.
2.2 Bepalen van de waarde van de documenten
Bij het opstellen van dit handboek is rekening gehouden met de op grond van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 gestelde aspecten.
Tevens geeft de Archiefwet 1995 bij de omschrijving van de term “archiefbescheiden” aan dat dit bescheiden betreft “ongeacht de vorm”. De belangen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek worden niet geschaad doordat de voorgenomen vervanging van de in dit handboek beschreven documenten voldoet aan de daaraan te stellen archief wettelijke eisen.
Belangrijk in dit verband is dat gezorgd wordt dat:
- 1.
- 2.
Om de waarde van de te vervangen analoge documenten als bestanddeel van het cultureel erfgoed te kunnen bepalen (artikel 2, eerste lid, onderdeel c van het Archiefbesluit 1995) wordt getoetst op grond van criteria zoals die in 1996 zijn geformuleerd door een gezamenlijke commissie van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN), het Landelijk Overleg van Provinciale Archief-Inspecteurs (LOPAI) en de Kring van Archivarissen bij Lagere Overheden (KALO). Deze criteria zijn bedoeld om de cultuurhistorische c.q. intrinsieke waarde van documenten te kunnen beoordelen:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
Bij de verwerking van de in principe te vervangen analoge documenten zullen de medewerkers deze op intrinsieke waarden toetsen. Dit vindt plaats via het 4-ogen principe, waarbij de medewerkers elkaar controleren op het juist toetsen op de gestelde uitzondering van vervanging zoals weergegeven in paragraaf 2.2. en 2.3. Wanneer de intrinsieke waarde door vervanging wordt aangetast, zullende de desbetreffende analoge documenten wel gescand maar niet vervangen worden. Het origineel blijft dan bewaard.
2.3 Uitzondering op vervanging
Daarnaast zullen er documenten zijn die vanwege specifieke redenen niet vervangen kunnen worden het gaat hierbij om document die:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
3. Gebruikte scanapparatuur, -software en instellingen
3.1 Scanapparatuur en software
Binnen de gemeente Den Helder is het team I&T verantwoordelijk voor de technische infrastructuur. Het team heeft meerdere procedures ontwikkeld om ervoor te zorgen dat de infrastructuur up te date blijft en aan de steeds veranderende eisen blijft voldoen. De benodigde procedures en beschrijvingen van het technische ontwerp zijn bij het subteam ICT op te vragen.
Voor het scannen van documenten wordt binnen Den Helder gebruik gemaakt van multifunctionals (MFP’s). De gemeente beschikt over negen locaties. Alle MFP’s worden aangesloten op de uniFLOW tenant. Er is een locatie met uniFLOW server.
De MFP’s worden gebruikt door IB om de ingekomen post te scannen en zo nodig aanvullende documenten toe te voegen aan de zaak in XXLLNC. De MFP’s worden ook gebruikt door de rest van de organisatie om (interne) documenten toe te voegen aan een zaak in XXLLNC.
De scan heeft als bestandsformaat PDF/A. Dit is een standaard instelling en wordt aanbevolen door het Nationaal Archief. Overige bestandformaten zijn wel mogelijk maar moeten met de hand worden gekozen. De documenten worden standaard op 300 ppi, enkelzijdig en in kleur gescand. De enige geautomatiseerde nabewerking die plaatsvindt is een contrastbewerking. Deze zorgt er voor dat de scans altijd licht genoeg zijn om goed te kunnen lezen en hebben verder geen negatieve invloed op het resultaat. De scansoftware voert verder geen bewerkingen uit op het bestand. De scan wordt niet automatisch recht gezet en vlekken worden niet automatisch verwijderd. Alle stukken die worden gescand, of ze nu wel of niet een automatische bewerking doormaken, zullen worden gecontroleerd aan de hand de Richtlijnen visuele controle scans.
Tevens worden de documenten zo gescand dat ze door middel van OCR doorzocht kunnen worden.
De MFP kan documenten tot en met A3 formaat scannen. Documenten die groter zijn worden gescand bij de repro volgens de eisen die in dit handboek zijn vastgelegd.
Onderhoud en servicevoorwaarden staan nader omschreven in de contracten met de leveranciers. Deze contracten zijn opgenomen in het contractmanagementsysteem.
Kalibratie van scanapparatuur wordt door een medewerker van Repro twee keer per jaar uitgevoerd.
4. Inrichting van het vervangingsproces
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de procedurele eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel e, en f van de Archiefregeling. Er is beschreven welke handelingen de gemeente Den Helder uitvoert om tot vervanging te komen. Het vervangingsproces kent de volgende processtappen:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
4.1 Procedure sorteren en selecteren
Alle inkomende documenten worden door de Medewerker Informatiebeheer aldaar:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Beoordeeld op het wel of niet in aanmerking komen voor vervanging.
- a.
- b.
Alle documenten die niet aan de bovenstaande criteria voldoen worden niet gescand en niet geregistreerd. Deze documenten worden op de enveloppe voorzien van een datum stempel en intern doorgestuurd naar het juiste team. Deze documenten komen dus niet in aanmerking voor vervanging. Dit betreft documenten zoals:
- •
- •
- •
- c.
Daarnaast zijn er nog een aantal documenten die door de teams zelf in andere vak-applicaties worden geregistreerd en die dus niet door de medewerker Informatiebeheer in het zaaksysteem worden geregistreerd. Deze documenten (behalve Gemeentelijke belastingen) vallen onder de afspraken vermeld in bijlage 2. Dit betreft documenten zoals:
- •
- •
- •
- •
4.2 Procedure voorbereiden en scannen
Analoge inkomende documenten die geregistreerd moeten worden in het zaaksysteem xxllnc krijgen op de eerste bladzijde, rechts bovenin, van het document een datumstempel van ontvangst. Vervolgens worden de volgende voorbereidende- en scanwerkzaamheden uitgevoerd:
- 1.
4.3 Procedure opnieuw of achteraf scannen
Het kan voorkomen dat, om organisatorische redenen, er documenten in aanmerking komen om opnieuw gescand te worden. Deze procedure volgt dezelfde stappen zoals beschreven in 4.2 Procedure voorbereiden en scannen.
Opnieuw scannen: gewijzigde (bijvoorbeeld met de pen ondertekende) ingekomen, interne en uitgaande documenten die voldoen aan de vervangingscriteria worden ook gescand en opgenomen in het zaaksysteem. Deze documenten worden dan als nieuw document gekoppeld aan de zaak. De medewerker die de brief in scant is zelf verantwoordelijk dat de scan gecontroleerd wordt door een andere medewerker dan de medewerker die de stukken heeft gescand (4-ogen principe).
4.4 Procedure kwaliteitscontrole en herstelacties
Controle 1: Direct na het scannen vindt de eerste controle plaats op de gescande documenten d.m.v. het 4-ogen principe. Er wordt gecontroleerd op:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- 4.
Mochten er tekortkomingen worden geconstateerd, dan wordt het betreffende document direct volledig opnieuw gescand. Bij veel voorkomende technische fouten, wordt een melding gemaakt bij Top Desk.
Controle 2: Een tweede controle vindt plaats door de behandelend ambtenaar. Constateert hij of zij tekortkomingen dan meldt de behandelaar dit via een melding naar pb IV, waarna team Informatiebeheer het document opnieuw scant en controleert op bovenstaande punten.
4.5 Procedure valideren, registreren en toekennen metadata
Nadat het scanproces is afgerond, de eerste controles zijn uitgevoerd en de scans akkoord zijn bevonden, worden de scans geregistreerd en voorzien van de benodigde metadata.
De volgende metadata moet worden ingevuld
Bij een document dat aan een nieuwe zaak gekoppeld moet worden:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Bij een document dat aan een bestaande zaak gekoppeld moet worden:
- -
- -
- -
- -
De behandelende medewerker controleert na ontvangst van de registratie op zijn/haar werklijst of het document aan de juiste zaak of aan het juiste zaaktype is gekoppeld.
4.6 Procedure archiveren analoge informatie
Na het scannen van de documenten, de registratie en de opname in het zaaksysteem worden de analoge documenten opgeslagen.
De analoge documenten die voor vervanging in aanmerking komen worden in de archiefruimte op Willemsoord 66 in maanddozen op volgorde van registratienummer voor 3 maanden bewaard. Daarna worden deze analoge documenten vervangen. Zie hoofdstuk 5 voor inrichting vernietigingsproces t.b.v. vervanging
De analoge documenten die niet voor vervanging in aanmerking komen (zie hfdst 2.2 voor uitzonderingsgronden) worden bewaard in de archiefruimte op Willemsoord 66 in bewaardozen op registratiedatum. Deze zullen t.z.t. worden overgedragen aan het Regionaal Archief Alkmaar.
5. Inrichting van het vernietigingsproces t.b.v. vervanging
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de procedurele eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel g van de Archiefregeling. Er is beschreven welke handelingen gemeente Den Helder uitvoert om de analoge documenten (die zijn gescand, gecontroleerd op kwaliteit en opgenomen in het zaaksysteem (t.b.v. vervanging) te vernietigen.
5.1 Voorbereiding op vernietiging en vervanging
Na het scannen van de documenten, de kwaliteitscontrole en de opname van de digitale reproducties in het zaaksysteem, dienen de analoge documenten te worden vernietigd. De vernietiging van de voor vervanging in aanmerking komende gescande originelen vindt plaats drie maanden na registratie in het zaaksysteem. Dit biedt de mogelijkheid een fysiek document opnieuw te scannen, als ondanks de toegepaste kwaliteitscontroles wordt geconstateerd dat een document onvolledig is gescand of dat delen daarvan onvoldoende leesbaar zijn. Deze werkwijze geldt alleen voor de reeks ‘Vervangen’ zoals omschreven in 4.6 Procedure archiveren analoge informatie.
De vernietiging van de oorspronkelijke analoge documenten wordt uitgevoerd door een daartoe gecertificeerd gespecialiseerd bedrijf voor het vernietigen van analoge documenten. Hierna hebben de digitale reproducties (door vervanging) feitelijk gezien de plaats ingenomen van de oorspronkelijke analoge documenten.
5.2 Controle en verwerking van de uitzonderingen
Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging t.b.v. vervanging van de analoge documenten wordt een controle uitgevoerd. Bij deze controle wordt nagegaan of een document niet valt onder de uitzonderingsgronden van vernietiging. (zie hfdst 2.2 en 2.3 voor uitzonderingsgronden)
5.3 Verslaglegging en verklaring van vervanging
Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit wordt bij vervanging een verklaring van vervanging opgesteld.
- -
- -
- -
De verklaring wordt niet bekend gemaakt, maar wel bewaard. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard in het Zaaksysteem. Een model verklaring van vervanging is opgenomen in (bijlage 5)
In navolging van Artikel 17, onderdeel d van de Archiefregeling wordt op documentniveau in een logboek vastgelegd welke documenten voor vervanging in aanmerking zijn gekomen.
6. Inrichting van de kwaliteitsprocedures
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de kwaliteitseisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel h van de Archiefregeling. Elke digitale reproductie moet een getrouwe weergave van het origineel vormen. Het vervangingsproces moet zodanig zijn ingericht dat aan die eisen wordt voldaan zodat een constante kwaliteit gewaarborgd en aangetoond kan worden.
Routinematige controles vinden dagelijks plaats gedurende het vervangingsproces. Deze controles zijn uitvoerig beschreven in hoofdstuk 4 van dit handboek.
Periodieke controles vinden incidenteel, maandelijks of jaarlijks plaats. Het gaat daarbij om:
- 1.
- a.
Controle op de scanners en scan-instellingen. De leverancier van de scanapparatuur zorgt voor periodiek onderhoud (zie ook 3.3 Beheer en onderhoud) . Mocht de Medewerker Informatiebeheer tijdens het scannen onregelmatigheden constateren, dan wordt dit via een melding doorgegeven en wanneer nodig komt de leverancier dit dan repareren.
- a.
- 2.
- 3.
Om de kwaliteit van de werkwijze te beoordelen worden er steekproeven uitgevoerd. Voor het bepalen van de grootte van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens valt, wordt gebruik gemaakt van de Acceptable Quality Level-methode (AQL) zoals omschreven in de Handreiking Vervanging. Dit maakt het mogelijk om een weloverwogen steekproef te nemen die ook iets zinnigs zegt over de kwaliteit van de gehele batch (de totale hoeveelheid scans in een week).
Geaccepteerd kwaliteitsniveau: Dit is het laagste kwaliteitsniveau dat gemiddeld genomen geaccepteerd wordt. Bijvoorbeeld: in 1% van de aangeleverde documenten mogen fouten zitten. Hoe hoger het controleniveau hoe kleiner de kans dat je een batch goedkeurt ondanks dat het niet voldoet aan het kwaliteitsniveau (=te veel fouten).
6.3.1 Steekproeven op de registraties
Binnen de gemeente Den Helder worden iedere week rond de 500 registraties per week gedaan. Per werkdag komt dit neer op ongeveer 100 registraties. Iedere week nemen wij steekproeven op de registraties die de werkweek ervoor zijn aangemaakt. Met deze aantallen komen wij op de volgende methodiek uit
We starten met een kwaliteitsniveau van 1% en controleniveau 2. Er worden iedere week 20 registraties gecontroleerd. Als er 0, 1 fout is geconstateerd dan kun je zeggen dat de kans groot is dat in ieder geval 99% van de registraties kwalitatief goed zijn. In dit geval ondernemen we geen actie. Zodra er 2 of meer fouten zijn geconstateerd dan ondernemen we de volgende actie: we besluiten het als issue te noteren en te bespreken in het teamoverleg IB hoe dit voorkomen kan worden om de kans op hogere kwaliteit te verbeteren. Hieruit zullen acties volgen.
Tijdens de steekproef worden de documenten gecontroleerd op de juistheid (is juiste metadata opgenomen?) en volledigheid (is de registratie volledig?).
6.3.2 Steekproeven op de scans
De gemeente Den Helder controleert alle scans via het 4-ogen principe. Dit houdt in dat een andere medewerker dan diegene die het document heeft in gescand controleert of de scan aan alle voorwaarden voldoet zoals weergegeven bij hoofdstuk 4.4. Daarnaast vindt er een week na het scannen van de documenten nogmaals d.m.v. een steekproef een controle op de scans plaats. Een medewerker Informatiebeheer controleert per week 10 willekeurige scans d.m.v. de punten zoals vermeld op het steekproefformulier zoals deze door de gemeente Den Helder wordt gebruikt. Hierin worden de punten van hoofdstuk 4.4 meegenomen. Wanneer de scans niet aan de kwaliteitseisen voldoen wordt dit besproken met de betreffende medewerkers die het stuk ingescand en gecontroleerd hebben.
7. Beheer, onderhoud en herziening van het vervangingsproces
Wijzigingen in het vervangingsproces kunnen van aanzienlijke invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de opgenomen archiefbescheiden, de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures of de digitale beheeromgeving zelf. Deze procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting van het vervangingsproces bij de gemeente Dijk en Waard niet tot verminderde resultaten leiden en dat het vervangingsproces blijft voldoen aan de geldende wet- en regelgeving
7.1 Bevoegdheden voor wijzigingen
De Teammanager I&T is eindverantwoordelijk voor het vervangingsproces, de daaruit voortkomende resultaten en de duurzaamheid van de archiefbescheiden.
De adviseurs Informatiebeheer zijn integraal verantwoordelijk voor:
- 1.
- 2.
- 3.
Een teammanager is verantwoordelijk voor de kwaliteit van werkzaamheden in het vervangingsproces, indien deze niet door het team Informatiebeheer worden uitgevoerd. Dit valt onder een afwijkende procedure, waarbij specifieke afspraken worden gemaakt zie bijlage 2.
Dit vervangingsbesluit moet worden vervangen door een nieuw besluit als voorgenomen wijzigingen in het vervangingsproces leiden tot het niet meer kunnen naleven van de in dit document beschreven minimumvereisten waaraan bij vervanging voldaan moet worden. Hiervan is sprake:
- als er sprake is van veranderingen in de wettelijke eisen die aan vervanging worden gesteld;
- als er sprake is van een radicaal gewijzigde (perceptie van het) belang van de betreffende archiefbescheiden bij de zorgdrager;
- als de werkwijze of de volgorde van de handelingen daarbinnen aanzienlijk wijzigt;
- als er sprake is van wijzigingen in de technische infrastructuur die gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures.
Alle overige wijzingen in het vervangingsproces betreffen mineure wijzigingen die onmiddellijk in het handboek doorgevoerd kunnen worden. Deze wijzigingen moeten tevens worden opgenomen in het wijzigingenoverzicht. Op deze wijze blijft het handboek altijd actueel en kan altijd gereconstrueerd worden op welke wijze de gemeente Den Helder invulling geeft aan de gestelde kwaliteitseisen met betrekking tot vervanging.
Als twijfel bestaat over de consequenties van een voorgenomen wijziging, moet met de archivaris worden overlegd of sprake is van een majeure of mineure wijziging. Voordeel van deze werkwijze is dat niet voor elke wijziging een nieuw vervangingsbesluit genomen moet worden, wat leidt tot verlichting van de administratieve druk.
7.5 Beheer Generiek Handboek Vervanging
Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen tot een wijziging leiden van het handboek. Het handboek wordt periodiek aangepast naar aanleiding van deze ontwikkelingen. Dit gebeurt zodra er een mineure of majeure wijziging plaatsvindt.
De bepaling in artikel 7 van de Archiefwet 1995 maakt vervanging van archiefbescheiden mogelijk: “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.” In dit verband moet wel opgemerkt worden dat er pas sprake is van vervanging op het moment dat het origineel vernietigd wordt. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Hiermee wordt voorkomen dat discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust.
Artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 bepaalt dat in een vervangingsbesluit rekening gehouden moet worden met de volgende aspecten:
- a.
- b.
- c.
- d.
Op grond van artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 mag een vervangingsbesluit alleen genomen worden als de vervanging zal plaatsvinden met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Artikel 6, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat de zorgdrager bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit (zoals hierboven vermeld) melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d.
Artikel 6, derde lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling. Deze nadere regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en hebben daardoor formeel gezien alleen betrekking op vervanging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit handboek worden deze aanvullende eisen toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden, dus ook de op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 8 van het Archiefbesluit geeft aan dat een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. Hierin moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn en moet aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de organisatie die het vervangingsbesluit heeft genomen.
Artikel 17 van de Archiefregeling schrijft voor dat van alle archiefbescheiden te allen tijde de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kunnen worden vastgesteld, zoals bijvoorbeeld vervanging. Op grond van artikel 19, tweede lid, van de Archiefregeling moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden.
Artikel 26, onderdeel b van de Archiefregeling geeft aan dat, in het kader van het toegepaste vervangingsproces, inzicht gegeven moet worden in de volgende aspecten:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
Bijlage 2: Afspraken afwijkende procedures
Met de teams die zelf hun ingekomen post inscannen in het zaaksysteem of in een vakapplicatie is afgesproken dat ze deze post na het scannen volgens de afspraken in hoofdstuk 4 controleren via het 4-ogen principe op de kwaliteit van de scan. Nadat de scan aan de gestelde kwaliteitseisen uit hoofdstuk 4.4 blijkt te voldoen, bewaren ze deze volgens afspraak 3 maanden op volgorde van registratienummer in een doos op de afdeling. Na deze 3 maanden worden deze stukken door het betreffende team vervangen.
Bijlage 3: Overzicht rollen en verantwoordelijkheden
Bijlage 4; Retrospectieve vervanging
Bij een aantal processen binnen de gemeente Den Helder is het noodzakelijk om een zekere mate van historie mee te laten wegen in de besluitvorming. Sommige informatie kan goed op papier geraadpleegd. Er bestaat echter een deel dat dermate veelvuldig gebruikt wordt, dat het de moeite loont om deze informatie in te scannen en toegankelijk te maken.
Gezien de ambitie van de gemeente Den Helder om zo veel mogelijk digitaal te gaan werken en daar waar het kan papier af te stoten, is er binnen de gemeente een generieke procedure voor retrospectieve vervanging opgezet. Zodoende hoeven gescande dossiers niet meer fysiek opgeborgen te worden en is dubbel beheer van de baan.
Retrospectieve vervanging is van toepassing op papieren archiefbescheiden van diverse archiefblokken die projectmatig worden gedigitaliseerd en gearchiveerd in het zaaksysteem. Het gaat hierbij om gearchiveerde documenten die nog tijdens de uitvoer van bepaalde processen wordt gebruikt.
Op het moment dat de fysieke documenten backlog zijn ingescand, worden deze nog een periode bewaard. Documenten die door middel van retrospectieve vervanging zijn gedigitaliseerd, zullen langer worden bewaard dan ingescande fysieke post, namelijk 6 maanden. Deze keuze is gemaakt op basis van het advies van de Handreiking Vervanging: “Gaat het om vervanging achteraf van (grote en afgesloten) archiefbestanden? Dan is het verstandig om de papieren bescheiden langer te bewaren, afhankelijk van het gebruiksverleden van de archiefbescheiden en de intensiteit waarmee zij geraadpleegd worden. (…) De ervaring leert dat het verstandig is om deze papieren archiefbestanden niet eerder te vernietigen dan enige tijd nadat het gehele vervangingsproject afgerond is en de digitale bestanden enige tijd geraadpleegd worden. De zorgdrager moet daarbij wel voor ogen houden dat de vervanging formeel al een feit is zodra het vervangingsbesluit genomen is. De vernietiging van de originele bescheiden is de afronding van de feitelijke uitvoering van de vervanging. De originelen zijn in afwachting van hun vernietiging dan ook niet langer te beschouwen als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.”
Retrospectieve vervanging kan op alle archiefbescheiden, ongeacht de inhoud, worden toegepast. Voordat een archiefblok wordt gescand volgens de procedure van retrospectieve vervanging, zal hier eerst een document voor worden opgesteld waarin een informatieanalyse wordt gegeven en de reikwijdte van het project wordt vastgelegd. Bij retrospectieve vervanging zijn alle algemene procedures zoals de scanprocedure, de kwaliteitscontroleprocedure, en de bewaar- en vernietigingsprocedure van toepassing.
Voor retrospectieve vervanging wordt een vervangingshandboek opgesteld waarin alle stappen, handleidingen en afspraken met betrekking tot het proces van retrospectieve vervanging worden opgenomen. Het handboek wordt aan de archivaris aangeboden voor controle en, na goedkeuring, verder door de organisatie in procedure gebracht.
Bijlage 5: Verklaring van vervanging
Verklaring van vervanging van archiefbescheiden
Ik, beheerder van de archieven van de gemeente Den Helder
dat op grond van het besluit ..... van de gemeente Den Helder d.d. ......
de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door GP Groot BV op
Besluit ...... tot vervanging van archiefbescheiden d.d. ........
Overzicht vervangen en vervolgens vernietigde archiefbescheiden:
Archiefbescheiden ontvangen in de periode van ...... tot en met ................
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-480005.html