Verordening ambtelijke bijstand gemeente Roermond

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND,

gezien het voorstel van de griffier van 14 oktober 2024;

gezien het advies van de commissie Bestuur en Middelen van 28 oktober 2024;

gelet op het bepaalde in artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

besluit :

vast te stellen de volgende Verordening ambtelijke bijstand gemeente Roermond

Artikel 1 Definities

Deze verordening verstaat onder:

• Ambtenaar: de onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris vallende ambtenaar of ambtenaren.

• Ambtelijke bijstand: het door (een) ambtena(a)r(en) verzamelen en verwerken van informatie, het verlenen van ondersteuning bij en advisering over het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen, moties of andere met het raadswerk samenhangende vragen van een raadslid.

• College: het college van burgemeester en wethouders.

• Gemeentesecretaris: de op grond van artikel 102 Gemeentewet door het college aangewezen functionaris.

• Griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad aangewezen functionaris.

• Portefeuillehouder: het collegelid dat conform de portefeuilleverdeling van het college is belast met het onderwerp waarop de vraag om feitelijke informatie of ambtelijke bijstand betrekking heeft.

• Raadslid: één of meerdere leden van de gemeenteraad.

• Commissielid: door een fractie van de gemeenteraad aangewezen niet-raadslid dat lid is van één commissie.

Artikel 2 Technische vragen en feitelijke informatie

• 1. Een raadslid of commissielid dat technische vragen heeft of feitelijke informatie of inzage in of afschriften van openbare stukken wenst, kan zich daarvoor rechtstreeks wenden tot de behandelend ambtenaar of de griffier.

• 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, stelt hij de gemeentesecretaris ervan in kennis. De gemeentesecretaris beslist na de griffier gehoord te hebben.

Artikel 3 Ambtelijke bijstand

Een raadslid kan bij de griffier een verzoek indienen om ambtelijke bijstand. Het verzoek omvat een omschrijving van de gevraagde expertise(s) om aan het verzoek te voldoen en binnen welke (redelijke) termijn de ambtelijke bijstand geleverd dient te worden.

Daarnaast moet uit het verzoek blijken dat de gevraagde bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad. De griffier zet de vraag uit bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris zorgt voor de organisatie van de ambtelijke bijstand, indien nodig in overleg met de griffier en raadslid, en geeft zo spoedig mogelijk aan de griffier door welke ambtenaar de verzochte ambtelijke bijstand zal leveren.

Artikel 4 Verlenen ambtelijke bijstand

• 1. De gemeentesecretaris kan een verzoek om ambtelijke bijstand slechts weigeren als:

  • a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b. de gevraagde expertise binnen de organisatie niet aanwezig of niet beschikbaar is;

  • c. het niet wenselijk is dat de gevraagde expertise binnen de organisatie wordt gezocht;

  • d. dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 2. Indien sprake is van de situatie als bedoeld in lid 1 onder b of c, treedt de gemeentesecretaris in overleg met het raadslid en de griffier over de mogelijkheid tot inhuur van capaciteit op de gevraagde expertise.

• 3. Indien het verzoek om ambtelijke bijstand op grond van lid 1 van dit artikel door de gemeentesecretaris wordt geweigerd, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verantwoording

Voor zover en zolang de ambtenaar werkzaamheden verricht in het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand aan het raadslid, valt deze onder de verantwoordelijkheid van de griffier en legt de ambtenaar over deze werkzaamheden slechts verantwoording af aan de griffier.

Artikel 6 Vertrouwelijkheid informatie

• 1. Alle informatie die de ambtenaar, het raadslid en de griffier met elkaar delen in het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand is vertrouwelijk. Het raadslid bepaalt het moment waarop welke informatie niet meer vertrouwelijk is.

• 2. Wanneer een andere ambtenaar betrokken dient te worden bij de uitvoering van de ambtelijke bijstand, is de toestemming van het betreffende raadslid benodigd. In dat geval zijn de bepalingen van deze verordening eveneens van toepassing op deze ambtenaar.

• 3. Als het college of een of meer leden van het college informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 7 Evaluatie

• 1. Na afronding van de werkzaamheden evalueren raadslid en ambtenaar samen met de griffier het proces rondom de gevraagde en verleende ambtelijke bijstand.

• 2. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, kan hij de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de gemeentesecretaris.

• 3. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris, en zo nodig het raadslid, in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 8 Intrekking

De Verordening op de ambtelijke bijstand, vastgesteld bij raadsbesluit van 22 april 2010 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze verordening in werking treedt.

Artikel 9 Slotbepaling

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Roermond in zijn openbare vergadering van 7 november 2024.

De griffier,

J. Vervuurt

De voorzitter,

Y.F.W. Hoogtanders

Toelichting bij Verordening ambtelijke bijstand gemeente Roermond

Algemeen

De wet geeft ieder raadslid het recht op ambtelijke bijstand (artikel 33 Gemeentewet). De raad moet daarover in een verordening nadere regels stellen. Dit recht op ambtelijke bijstand strekt zich nadrukkelijk uit tot de gewone ambtelijke organisatie.

De raad stelt actief kaders op en ontwikkelt op eigen initiatief beleid. Ook controleert de raad het college. Deze opstelling van de raad brengt een behoefte aan ondersteuning met zich mee. Het is dan ook belangrijk dat de raad over voldoende middelen beschikt om zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functies goed te kunnen vervullen. De raad moet zich onafhankelijk van het college kunnen opstellen. Uiteraard beschikt de raad over een griffier met griffie die bijstand kan verlenen, maar de griffie heeft geen zware inhoudelijke rol en is beperkt van omvang. De reguliere ambtelijke organisatie ondersteunt in haar dagelijkse werkzaamheden weliswaar het college, maar ondersteunt daarnaast dus ook de raad en individuele raadsleden op inhoud indien daar om wordt gevraagd.

De verordening biedt, naast regels over de aanvraag en verlening van ambtelijke bijstand, ook regels die moeten voorkomen dat ambtenaren die, vanwege eventuele dubbele loyaliteit, mogelijk in een lastige positie komen te verkeren.

Het dagelijks bestuur van de raad kan in spelregels nader beschrijven hoe het instrument van ambtelijke bijstand voor zowel raadsleden als ambtenaren in de praktijk werkt.

Artikelsgewijs

Artikel 2 Technische vragen en feitelijke informatie

In de praktijk zal de ondersteuning veelal betrekking hebben op eenvoudige verzoeken om feitelijke (technische) informatie. Deze vragen kunnen door een raadslid rechtstreeks worden gesteld aan een (behandelend) ambtenaar. Een formeel verzoek om ambtelijke bijstand is hiervoor niet nodig.

De naam van de behandelend ambtenaar staat veelal bovenaan de brief van het college aan de raad of de commissie. Het raadslid dat informatie wil en niet weet bij wie hij/zij moet zijn, kan de griffie vragen hierbij te helpen.

Als de ambtenaar van mening is dat er sprake is van een politieke vraag, dan verwijst hij het raadslid door naar de portefeuillehouder. De ambtenaar informeert de portefeuillehouder daarover. Bij twijfel kan de ambtenaar altijd met zijn leidinggevende overleggen.

Artikel 4 Verlenen ambtelijke bijstand

Ambtelijke bijstand wordt door het raadslid via de griffier bij de gemeentesecretaris aangevraagd. De gemeentesecretaris beoordeelt de gevraagde expertise en benodigde capaciteit. Het verzoek kan slechts worden geweigerd indien er sprake is van een van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden. De beoordeling hiervan ligt bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris zal zich maximaal inspannen om de gevraagde bijstand te leveren. In het geval de gemeentesecretaris moet constateren dat de ambtelijke organisatie de gevraagde expertise niet in huis heeft of deze niet beschikbaar is, overlegt de gemeentesecretaris met het raadslid dat om de bijstand heeft verzocht of inhuur door de organisatie van de gevraagde expertise een optie is.

Indien er sprake is van een conflictsituatie over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand, voert de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg met de gemeentesecretaris en de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid.

In sommige gevallen is het niet wenselijk is dat de gevraagde expertise binnen de organisatie wordt gezocht. Bijvoorbeeld als ambtenaren laten weten in gewetensnood te komen of loyaliteitsproblemen ervaren.

Bij het verlenen van ambtelijke bijstand dient integrale advisering plaats te vinden zoals bij college- en raadsvoorstellen te doen gebruikelijk is. Dit met oog op de volledigheid en de kwaliteit van het advies.

Artikel 5 Verantwoording en Artikel 6 Vertrouwelijke informatie

De ambtenaren worden voor de tijd dat ze ambtelijke bijstand verrichten voor de raad, onttrokken aan de verantwoordelijkheid van het college. Zij vallen rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van de griffier, die hen aanstuurt als ware hij opdrachtgever.

Rechtspositioneel blijft de ambtenaar wel onder het college vallen en blijft hij werken in een hiërarchische verhouding met zijn leidinggevende en uiteindelijk de gemeentesecretaris.

Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Alle informatie die wordt gedeeld tussen ambtenaar en raadslid is vertrouwelijk. Wanneer een portefeuillehouder informatie zou willen hebben over de (inhoud van) verleende ambtelijke bijstand, mag hij de betreffende ambtenaar hier niet op bevragen, maar richt de portefeuillehouder zich tot het betrokken raadslid.

Artikel 7 Evaluatie

De burgemeester kan een bemiddelende rol spelen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand (lid 3). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.