Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Heerlen 2024

De raad van de gemeente Heerlen;

gelet op artikel 156 lid 1 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

gezien het advies van de raadscommissie Economie, Bestuur en Financiën d.d. 10 september 2024;

BESLUIT

Vast te stellen het “Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Heerlen 2024”.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

• raad: de raad van de gemeente Heerlen;

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen;

• burgemeester: de burgemeester van de gemeente Heerlen als zelfstandig bestuursorgaan;

• mandaatgever: de raad;

• gemandateerde: het college of de burgemeester.

Artikel 2. Mandaat aan het college

• 1. Aan het college wordt mandaat verleend voor het verstrekken aan derden van informatie waarop door het college een verplichting tot geheimhouding is gelegd en welke informatie tevens aan de raad is verstrekt.

• 2. Het mandaat geldt niet als een specifiek belang van de gemeente of van een bij de betreffende informatie betrokken derde-belanghebbende zich ertegen verzet dat geheime informatie aan derden wordt verstrekt.

• 3. Het mandaat ziet zowel op het schriftelijk verstrekken van geheime informatie als om het mondeling bespreken ervan.

Artikel 3. Mandaat aan de burgemeester

• 1. Aan de burgemeester wordt mandaat verleend voor het verstrekken aan derden van informatie waarop door de burgemeester een verplichting tot geheimhouding is gelegd en welke informatie tevens aan de raad is verstrekt.

• 2. Het mandaat geldt niet als een specifiek belang van de gemeente of van een bij de betreffende informatie betrokken derde-belanghebbende zich ertegen verzet dat geheime informatie aan derden wordt verstrekt.

• 3. Het mandaat ziet zowel op het schriftelijk verstrekken van geheime informatie als om het mondeling bespreken ervan.

Artikel 4. Instructies ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid

• 1. Het mandaat wordt verleend voor situaties waarin het naar het oordeel van de gemandateerde in het kader van de dagelijkse bestuurs- en uitvoeringspraktijk noodzakelijk is dat geheime informatie die aan de raad is verstrekt aan derden beschikbaar wordt gesteld.

• 2. Geheime informatie wordt pas aan een derde verstrekt nadat deze een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend.

• 3. De gemandateerde verschaft de mandaatgever tweemaal per jaar inlichtingen over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid onder vermelding van welke informatie aan wie is verstrekt en de reden daarvan.

• 4. Het verlenen van ondermandaat is niet toegestaan.

• 5. Het mandaat laat onverlet dat de raad als enige orgaan bevoegd blijft de geheimhouding op te heffen.

Artikel 5 Ondertekening door het college

Een besluit van het college dat op grond van mandaat zoals bedoeld in dit besluit is genomen wordt als volgt ondertekend:

Namens de raad van de gemeente Heerlen,

Op grond van het mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Heerlen 2024,

<handtekening>

De secretaris,

<naam secretaris>

<handtekening>

De burgemeester,

<naam burgemeester>

Artikel 6 Ondertekening door de burgemeester

Een besluit van de burgemeester dat op grond van mandaat zoals bedoeld in dit besluit is genomen wordt als volgt ondertekend:

Namens de raad van de gemeente Heerlen,

Op grond van het mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Heerlen 2024,

<handtekening>

De burgemeester,

<naam burgemeester>

Artikel 7 Inwerkingtreding

Het mandaatbesluit treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Heerlen in zijn openbare vergadering van 30 oktober 2024.

De griffier,

drs. T.W. Zwemmer

De voorzitter,

drs. R. Wever

Toelichting

De Gemeentewet is per 1 april 2023 gewijzigd. Artikel 88 lid 6 van de Gemeentewet luidt als volgt: Indien het college, de burgemeester of een commissie overeenkomstig het tweede, derde of vierde lid informatie verstrekt aan de raad, kan de raad die informatie verstrekken aan anderen. Dit betreft het verstrekken van informatie aan de raad ten aanzien waarvan het college, de burgemeester of een commissie een verplichting tot geheimhouding heeft gelegd. De raad is vervolgens als enige orgaan nog bevoegd deze informatie aan derden te verstrekken.

Artikel 88 lid 6 van de Gemeentewet bepaalt verder:

De raad kan regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een commissie en die tevens aan de raad is verstrekt.

Om aan mogelijke praktische nadelen voor de dagelijkse uitvoeringspraktijk tegemoet te komen maakt de wet het dus mogelijk dat de raad ten aanzien van de geheime stukken die met hem zijn gedeeld zogenaamde “nadere regels” stelt over het uitbreiden van de kring van geheimhouders.

De wetgever laat de nadere regels met betrekking tot het aan anderen verstrekken van geheime informatie nadat deze aan de raad is verstrekt vormvrij. In onderhavig voorstel wordt voorgesteld om nadere regels in de vorm van mandaat op grond van de Algemene wet bestuursrecht vast te stellen. De bevoegdheid tot het verstrekken aan derden van informatie waarop het college of de burgemeester geheimhouding heeft gelegd en welke informatie tevens aan de raad is verstrekt wordt door de raad gemandateerd aan het college respectievelijk de burgemeester.

Een bestuursorgaan kan op grond van afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht een ander de bevoegdheid verlenen om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen. Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet. De mogelijkheid tot overdracht van raadsbevoegdheden aan het college is opgenomen in artikel 156 lid 1 van de Gemeentewet. De gemandateerde bevoegdheid wordt vervolgens namens en onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bestuursorgaan uitgeoefend.

Het mandaat laat onverlet dat de raad als enige orgaan bevoegd blijft de geheimhouding op te heffen. De raad blijft ook zelf bevoegd te besluiten tot het verstrekken aan derden van informatie waarop door het college of de burgemeester een verplichting tot geheimhouding is gelegd en welke informatie tevens aan de raad is verstrekt. De raad kan het mandaat te allen tijde intrekken.

Door het vaststellen van het Mandaatbesluit blijven college en de burgemeester bevoegd informatie waarop geheimhouding rust en welke informatie met de raad is gedeeld aan derden, beschikbaar te stellen zonder dat daarvoor telkens een raadsvoorstel aan de raad moet worden voorgelegd. Dit bevordert een efficiënte en effectieve dagelijkse bestuurs- en uitvoeringspraktijk voor het college en de burgemeester.

Het is ondoenlijk om een uitputtende opsomming te geven van “anderen” aan wie geheime informatie mag worden verstrekt. Het is eveneens onmogelijk om uitputtend alle praktijksituaties te beschrijven waarin het verstrekken van geheime informatie door het college of de burgemeester aan derden noodzakelijk is. Daarom wordt een zgn. negatief stelsel gehanteerd: het college en de burgemeester zijn bevoegd, tenzij een specifiek belang zich daartegen verzet. Voorbeelden van een specifiek belang dat het onwenselijk maakt dat college of burgemeester bevoegd zijn, zijn situaties waarin het belang van de gemeente mogelijk geschaad wordt, of het belang van een derde die bij de geheime informatie is betrokken (niet zijnde de ontvanger). Het is aan het college respectievelijk de burgemeester om te beoordelen of een belang zich tegen het verstrekken verzet. Indien dit wenselijk wordt geacht kunnen betrokken derde-belanghebbenden van de verstrekking in kennis worden gesteld.

Indien het gevoelige of complexe zaken betreft kan het college er ook voor kiezen niet zelf tot verstrekking over te gaan, maar een voorstel daartoe aan de raad voor te leggen. Het is niet verplicht in alle gevallen gebruik te maken van een via mandaat verkregen bevoegdheid.