Reglement van orde voor het presidium 2024

Vastgesteld door de gemeenteraad op 15 oktober 2024

Behorend bij raadsvoorstel met reg. Nr. 1359143

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

- raad: de gemeenteraad van de gemeente Boxtel;

- college: het college van burgemeester en wethouders van Boxtel;

- presidium: een commissie zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet;

- griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

- voorzitter: voorzitter van de raad;

- wet: de Gemeentewet.

Artikel 2. Samenstelling

• 1. De gemeenteraad van Boxtel heeft een presidium.

• 2. De voorzitter van de raad en de voorzitters van de fracties in de gemeenteraad vormen het presidium.

• 3. De voorzitter van de raad is de voorzitter van het presidium.

• 4. Bij afwezigheid van de voorzitter kiezen de leden van het presidium uit hun midden een waarnemend voorzitter van het presidium.

• 5. Elke fractievoorzitter wijst een lid van de raad aan, dat hem bij zijn afwezigheid in het presidium vervangt.

• 6. Het presidium kan anderen uitnodigen om deel te nemen aan de behandeling van met name genoemde agendapunten.

• 7. Het presidium kan de gemeentesecretaris uitnodigen om deel te nemen aan de vergadering.

• 8. Elk lid van het presidium, de voorzitter inbegrepen, heeft één stem in het presidium.

• 9. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Wanneer de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 3. Taken van het presidium

• 1. Het presidium:

  • a. fungeert als agendacommissie wat inhoudt dat het presidium de concept-agenda voor de raadsvergadering, In-gespreksavond en informatie/-uitwisselingsbijeenkomsten voorbereidt en zorg draagt voor de jaarplanning en het inplannen van bijeenkomsten voor de raad;

  • b. doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie van de raad en de raadscommissies.

Artikel 4. Taken van de voorzitter en griffier

• 1. De voorzitter vervult de rol van technisch voorzitter en is belast met:

  • a. het leiden van de vergadering;

  • b. het handhaven van de orde;

  • c. het doen naleven van deze verordening;

  • d. hetgeen deze verordening of de wet hem in zijn hoedanigheid als voorzitter van de raad verder opdraagt.

• 2. De griffier stelt in overleg met de voorzitter de voorlopige agenda voor de vergadering van het presidium op, verzorgt de uitnodigingen voor de vergadering, maakt de agenda van het presidium bekend door publicatie in het raadsinformatiesysteem en zorgt voor de verslaglegging.

• 3. De griffier fungeert als adviseur en staat het presidium bij.

Artikel 5. Vergaderingen

• 1. Het presidium vergadert over het algemeen elke vijf weken. De vergaderingen maken deel uit van de vijfwekelijkse vergadercyclus.

• 2. Het presidium vergadert ook wanneer de voorzitter, de griffier of minimaal een derde van het aantal leden hierom verzoekt.

• 3. De vergaderingen van het presidium zijn toegankelijk voor leden van de raad.

• 4. De agenda en vastgestelde besluitenlijst van het presidium zijn openbaar.

• 5. Op voorstel van de voorzitter kan het presidium besluiten tot een besloten deel van de vergadering. De voorzitter doet het voorstel vóór aanvang van de vergadering. Het presidium besluit over het voorstel direct na opening van de vergadering.

• 6. De vergadering wordt niet gehouden indien een zodanig aantal leden aanwezig is dat minder dan de helft van het aantal fracties vertegenwoordigd is.

Artikel 6. Besloten bijeenkomst

Wanneer leden van het presidium worden uitgenodigd voor een besloten bijeenkomst:

• 1. kan de fractievoorzitter zich niet laten vervangen;

• 2. kan de fractievoorzitter, indien hij of zij daar behoefte aan heeft, contact opnemen met de burgemeester om kennis te nemen van de informatie die is verstrekt tijdens de besloten bijeenkomst;

• 3. kan, indien het onderwerp van de besloten bijeenkomst (bijvoorbeeld een specialistisch onderwerp) hiervoor aanleiding geeft, het presidium in overleg afwijken van bovengenoemde regels.

Artikel 7. Besluitvorming

• 1. Het presidium is bevoegd beslissingen te nemen over zaken die de werkwijze van de raad betreffen en niet politiek gevoelig zijn.

• 2. Het presidium besluit bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staken van de stemmen adviseren de voorzitter en de griffier over het te nemen besluit en geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

• 3. Het presidium kan ook buiten de vergadering besluiten nemen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of via e-mail hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de griffier een rapport opgemaakt, dat mede ondertekend wordt door de voorzitter. Het rapport wordt aan het verslag toegevoegd.

Artikel 8. Uitleg Reglement van orde presidium

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing daarvan, beslist het presidium op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9. Slotbepaling

• 1. Deze regeling treedt in werking op 15 oktober 2024.

• 2. Op het tijdstip van inwerkingtreding vervalt de ‘Regeling Presidium Boxtel 2018’.

• 3. Op het tijdstip van inwerkingtreding vervalt de ‘Regeling Agendacommissie Boxtel 2014’.

• 4. Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Reglement van orde voor het presidium 2024’.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 15 oktober 2024

De gemeenteraad van Boxtel, 

de griffier,

I.H.M. Smits

de voorzitter, 

R.S. van Meygaarden 

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 – Begripsbepalingen.

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2 - Samenstelling

De griffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig (lid 6) omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt. Hij moet weten hoe de agenda eruit komt te zien en welke punten besproken gaan worden. De aanwezigheid van de gemeentesecretaris kan ook gewenst zijn (lid 8), omdat de gemeentesecretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie. Overeenkomstig het derde lid kan de secretaris worden uitgenodigd. Als dit een ‘staande’ uitnodiging wordt, dan kan overwogen worden zijn aanwezigheid expliciet in het reglement van orde te regelen.

Artikel 3 – Taken van het presidium

Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). Diverse gemeenten hebben dit takenpakket uitgebreid met meer inhoudelijke taken. De VNG is van mening dat het presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125, eerste lid, van de Grondwet).

Het presidium als zodanig kan niet ook optreden als werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie, ingesteld als basis van artikel 83 van de Gemeentewet, bestaat immers enkel uit raadsleden (en dus niet, zoals het presidium, ook de voorzitter van de raad). Het presidium heeft voornamelijk een procedurele rol zoals hierboven aangegeven. In de handreiking ‘De (rechts)positie van de griffie(r) in het decentrale bestuur’ is een modelbesluit voor het instellen van een werkgeverscommissie opgenomen.

Het is wel mogelijk om raadsleden van het presidium te benoemen in de werkgeverscommissie en de vergaderingen van deze commissie te laten aansluiten op de vergaderingen van het presidium zodat er, indien nodig, snel overlegd kan worden.

Men zou er voor kunnen kiezen de regie van enkele interne/organisatorische kwesties bij het presidium neer te leggen. In lid 1 is als aanvullende taak opgenomen dat het presidium aanbevelingen doet aan de raad inzake de organisatie van de werkzaamheden van de raad. Hieronder vallen taken als:

• a. evalueren van de vergaderingen en overige activiteiten van de raad;

• b. toezien op een goed verloop van de procedure van de raadsvoorstellen en het bewaken van de Lange Termijn Agenda (LTA);

• c. afspraken maken over de procedure betreffende de behandeling van de begroting, de kadernota en overige documenten die betrekking hebben op de planning-en-controlcyclus (P&C-cyclus);

• d. vaststellen van het griffiejaarplan en jaarlijks het uitwerkingsplan en jaarverslag van de griffie;

• e. ramen van voor de raad benodigde uitgaven en het doen van voorstellen hierover aan de raad, een voorbeeld hiervan is het camerasysteem in de raadzaal.

Het presidium fungeert daarnaast als agendacommissie en bereidt de concept-agenda’s voor de raadsvergaderingen, In-gespreksavonden en informatie/-uitwisselingsbijeenkomsten voor. Ook de planning van werkbezoeken, opleidingen en training valt onder de taken van het presidium De definitieve vaststelling van de agenda van de raadsvergadering geschiedt bij aanvang van deze vergadering. Daarnaast heeft het presidium overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en draagt zorg voor de jaarplanning. Het is aan het presidium om de planning te bewaken.

Artikel 4, 5 en 6

Deze artikelen spreken voor zich.

Artikel 7 - Besluitvorming

Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel verwerkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van alle fracties bij de raadsvergaderingen vergroten.