Verordening fractieondersteuning Beuningen 2024

De raad van de gemeente Beuningen;

gezien het besluit van het fractievoorzittersoverleg d.d. 27 maart 2024;

gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

vast te stellen de Verordening fractieondersteuning Beuningen 2024

Artikel 1 Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 1000,- per fractie en een variabel bedrag van € 50,- per raadszetel van de fractie.

• 3. Na elke zittingsperiode van de raad wordt bekeken of indexatie van de in het tweede lid genoemde bedragen nodig is.

Artikel 2 Besteding financiële bijdrage

• 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

• 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

• a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

• b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

• c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege;

• d. uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 3 Voorschot financiële bijdrage

• 1. Jaarlijks vóór 31 januari wordt een voorschot verleend ter hoogte van 1/4e deel van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 1, eerste lid, verrekend met nog niet verrekende teveel ontvangen voorschotten in periodes waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 7 is vastgesteld.

• 2. In een jaar waarin de verkiezingen plaatsvinden wordt het eerste deel van het voorschot door de griffie bekend gemaakt aan de fractie voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden.

• 3. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het tweede deel van het voorschot door de griffie bekend gemaakt voor de overige maanden van het jaar, op basis van de samenstelling van de fractie op het moment dat het centraal stembureau de uitslag van de gemeenteraadsverkiezingen vaststelt.

• 4. Bij de griffie ingediende facturen door een fractie die ten laste moeten worden gebracht van het budget fractieondersteuning moeten in ieder geval de volgende gegevens vermelden: Gemeente Beuningen, t.a.v. crediteurenadministratie, Postbus 14, 6640 AA Beuningen; onder vermelding van kostenplaats 40060005.

Artikel 4 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend direct bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

• 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 5 Reserve

• 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren.

• 2. Een reserve is niet groter dan de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie die in het voorgaande kalenderjaar als voorschot verleend was ten behoeve van die fractie op grond van artikel 3.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Als zich een situatie als bedoeld in artikel 4, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve ten behoeve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.

• 6. Het bedrag van de fractievergoeding dat niet besteed is, vloeit na de zittingsperiode terug naar de algemene middelen.

Artikel 6 Administratieve verplichtingen

• 1. De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

• 2. Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd.

• 3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de raad nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

• 4. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd.

Artikel 7 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.

• 2. De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van:

a. de financiële bijdrage;

b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;

c. de wijziging van de reserve, en

d. de resterende reserve.

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening fractieondersteuning Beuningen 2024.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 1 oktober 2024.

De griffier,

De voorzitter,

Toelichting

Artikel 1. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad (eerste lid).

Artikel 2. Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.

Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.

Opleidingen voor individuele raads- en commissieleden moeten bekostigd worden uit het daarvoor beschikbare budget. In de gemeente Beuningen is dit budget geregeld in de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2024, artikel 5. Dit houdt in dat niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid voor rekening komen van de gemeente.

De griffie toetst de ingediende facturen aan de verordeningen. Mochten er zaken geconstateerd worden waar de griffie over twijfelt, dan worden die voorgelegd aan de fractievoorzitters. In het fractievoorzittersoverleg wordt hierover een besluit genomen.

In de bijlage van deze verordening staat een tabel met daarin vermeld wat wel en wat niet gedeclareerd mag worden en op basis van welke regeling dit geldt. Deze tabel biedt een kader voor het toetsen van de declaratie.

Artikel 3. Voorschot financiële bijdrage

Dit artikel regelt de jaarlijkse, ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de overeenkomstig artikel 1 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.

Artikel 4. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid).

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.

Artikel 5. Reserve

Het deel van de financiële bijdrage waarop voorwaardelijk aanspraak wordt gemaakt en dat niet wordt gebruikt, wordt door de raad gereserveerd voor gebruik ten behoeve van die fractie in de volgende jaren (eerste lid). Als in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen beschikbaar gesteld ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd (vierde lid).

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met mutaties in zittende fracties. De regeling van het vijfde lid voorziet in verdeling over de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen van die fracties.

Artikel 6. Administratieve verplichtingen

Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord (zie artikel 7) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie.

Artikel 7. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

Na controle van het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stelt de raad de hoogte van de financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag.

Voorts wordt vastgesteld de hoogte van de wijziging van de reserve en van de resterende reserve; deze kan voor een of beide uiteraard ook nul bedragen.