VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING RAAD GEMEENTE MIDDEN-GRONINGEN

De raad van de gemeente Midden-Groningen;

Gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie;

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet en op het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers;

Besluit vast te stellen: de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning raad gemeente Midden-Groningen.

Paragraaf 1: Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren, bijvoorbeeld bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

• b. griffier: de op grond van artikel 107 van de Gemeentewet door de raad aangewezen functionaris;

• c. griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad en bestaat uit de griffier en de onder diens verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

• d. werkgeverscommissie: een commissie ex artikel 83 van de Gemeentewet;

• e. commissieleden: leden benoemd in een raadscommissie ex artikel 82 gemeentewet.

Paragraaf 2 Bijstandsverlening

Artikel 2. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

• 1. Indien één of meerdere raadsleden of commissieleden bijstand wensen, wenden zij zich tot de griffier. Bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend door de griffier of door een andere medewerker van de griffie.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

Artikel 4. Verzoek aan de gemeentesecretaris

De secretaris, de griffier en de burgemeester voeren regelmatig overleg over de verleende en te verlenen ambtelijke bijstand en ondersteuning door de collegeorganisatie als bedoeld in artikel 1, onder a. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een andere medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 5. Weigeringsgronden

Bijstand wordt verleend, tenzij:

• a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

• b. dit het belang van de gemeente of de individuele belangen van derden kan schaden;

• c. de ermee gemoeide werkzaamheden een onevenredig beslag leggen op de ambtelijke capaciteit;

• d. het verzoek een kennelijk discriminerende strekking heeft ten opzichte van individuele personen, of groepen van personen.

Artikel 6. Beoordeling

• 1. Of een verzoek om bijstand dient te worden geweigerd, wordt beoordeeld door de griffier indien het een verzoek ex artikel 3 betreft en door de gemeentesecretaris indien het een verzoek ex artikel 4 betreft.

• 2. Weigering van het verzoek om bijstand wordt schriftelijk en met redenen omkleed aan het raadslid of commissielid meegedeeld.

• 3. Een raadslid of commissielid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 4. Een geweigerd verzoek om bijstand kan worden voorgelegd aan:

  • a. De werkgeverscommissie indien het een weigering op grond van artikel 3 betreft. De commissie beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek;

  • b. De burgemeester indien het een weigering op grond van artikel 4 betreft. Als overleg met de secretaris en de griffier niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan het raadslid of commissielid de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

• 5. Indien de griffier, respectievelijk de gemeentesecretaris, bijstand weigert op grond van artikel 5, kan de raad besluiten om externen in te schakelen.

Paragraaf 3: Fractieondersteuning

Artikel 8. Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. Deze financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 2250,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,- per raadszetel.

Artikel 9. Besteding financiële bijdrage

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 10. Voorschot financiële bijdrage

• 1. Jaarlijks wordt door de fracties vóór 1 februari een verantwoording afgelegd over het voorgaande jaar. Uiterlijk 1 maart vindt de uitbetaling van de financiële bijdrage als voorschot plaats.

• 2. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.

Artikel 11. Gevolgen splitsen fractie en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuwgevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

• 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 12. Reserve

• 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 8.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de verrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

• 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 13. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1. Elke fractie legt, vóór 1 februari van het nieuwe kalenderjaar, op de afgesproken wijze, aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.

• 2. Eventuele overschotten worden verrekend met het budget van het lopende jaar, er kan per jaar een reserve van 30% worden opgebouwd.

• 3. De raad stelt via het fractievoorzittersoverleg na controle van het financieel verslag de hoogte vast van:

  • a. de definitief toe te kennen financiële bijdrage;

  • b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot.

Paragraaf 4: Slotbepalingen

Artikel 14. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning raad gemeente Midden-Groningen.

Artikel 15. Hardheidsclausule

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier overleg met de werkgeverscommissie.

Artikel 16. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 oktober 2024,

De voorzitter,

De griffier,