Gemeenteblad van Brummen
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Brummen | Gemeenteblad 2024, 459492 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE BRUMMEN 2024
Inleiding
In het Coalitieakkoord Brummen 2022-2026 heeft het college van B&W een visie geformuleerd voor de komende jaren. Het motto van het akkoord luidt: “Vertrouwen, Verbinden, Versterken”.
De thema’s waarover de coalitiepartners plannen hebben, zijn in het akkoord onderverdeeld in elf paragrafen.
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Bovenstaande ambities zijn vertaald naar beleidsdoelen welke Brummen mede met de inzet van haar inkopen wil bereiken. Daarnaast heeft de gemeente het manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en inkopen (MVOI) ondertekend.
“Inkopen voor Brummen” is niet alleen geschreven als handelingskader voor budgethouders/opdrachtgevers van de gemeente die opdrachten op de markt zetten, maar ook om ondernemers te informeren over de werkwijze van de Brummense inkooporganisatie.
Bij inkopen staat voor Brummen het belang van haar burgers, bedrijven en bezoekers voorop. Met een inkoopvolume van bijna 10 miljoen euro is Brummen een belangrijke opdrachtgever voor het lokale en regionale MKB. Dit inkoopvolume biedt voor Brummen kansen om beleidsdoelen als duurzaamheid en sociale impact te realiseren. Daar waar het kan proberen wij de markt te stimuleren tot innovatieve oplossingen. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel Brummen als haar opdrachtnemers is daarbij een randvoorwaarde.
Brummen maakt onderdeel uit van de regio Stedendriehoek. In deze regio werken zeven gemeenten (Apeldoorn, Brummen, Deventer, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen) waar het kan samen aan inkoop. Het zwaartepunt ligt hierbij op het sociaal domein. Ook op gebied van inhuur en openbare ruimte wordt steeds meer gezamenlijk aanbesteed.
Inkoop is in Brummen decentraal belegd, waarbij de opdrachtgevers ondersteund worden door een inkoopcoördinator. Er zijn standaard formats beschikbaar, welke verplicht zijn om te gebruiken. Zo handelen wij op uniforme wijze en worden alle ondernemers gelijk benaderd. Deze formats worden ook door de andere gemeenten binnen de regio Stedendriehoek gebruikt.
De uitgangspunten uit deze uitgave zijn het vertrekpunt.
Suggesties of verzoeken voor het aanpassen van een format kunnen verzonden worden naar inkoop@Brummen.nl.
Gemeentelijke doelstellingen
Bij inkopen wordt gemeenschapsgeld ingezet. Brummen heeft de verantwoordelijkheid om deze middelen op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze te besteden. De gemeente wil met haar inkopen de volgende hoofddoelstellingen realiseren:
1. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en inkopen
Bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken heeft de gemeente een belangrijke rol. Met haar inkopen wil Brummen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. De gemeente werkt vanuit het MNOI actieplan dat naar aanleiding van de ondertekening van het Manifest MVOI is opgesteld. Met dit actieplan kan en wil Brummen de wereld wat groener en socialer maken door aan de opdrachten van de gemeente ‘groene’ en ‘sociale’ eisen en wensen te stellen.
2. Het creëren van maximale maatschappelijke waarde met publieke middelen
Brummen wil met haar inkopen maximale maatschappelijke waarde creëren. Niet alleen rechtmatig maar ook doelmatig omgaan met publieke middelen is daarbij het uitgangspunt. In een inkoopstrategie wordt standaard ook gekeken naar andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten die, al dan niet achterliggend, een rol spelen bij het inkooptraject. Het goed passend maken van de Brummense behoefte en dat matchen met wat er op de markt te krijgen is, is cruciaal om de waarde te maximaliseren. Daarbij speelt kwaliteit van de inkoop een belangrijke rol.
3. Professioneel, integer en betrouwbaar opdrachtgeven
De gemeente heeft een inkoopcoördinator die in nauw overleg met de opdrachtgevers en duurzaamheidsadviseurs bewuste keuzes maakt hoe opdrachten worden ingekocht. Brummen heeft vertrouwen in haar opdrachtnemers waarbij wederzijds respect voor elkaars belangen het uitgangspunt is. De gemeente spant zich in om alle relevante inlichtingen en gegevens te verstrekken aan ondernemers voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. Hiervoor wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van het inkoopplatform TenderNed.
4. Het beperken van administratieve taken
De gemeente wil de administratieve last die inkooptrajecten met zich meebrengen zoveel mogelijk beperken. Dit doet zij door het uniformeren van inkoopdocumenten en contracten, het gebruiken van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), het stellen van proportionele eisen en criteria en een efficiënt inkoopproces.
Juridische uitgangspunten
Algemeen juridisch kader
Brummen leeft de relevante wet- en regelgeving na. De meest relevante regelgeving die van toepassing is op de Brummense opdrachten volgt uit:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Algemene beginselen bij inkopen
a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
Brummen neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
- -
- -
- -
- -
- -
b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Brummen neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals:
- -
- -
- -
De medewerkers van Brummen kopen in met inachtneming van de geldende mandaat- en volmacht regeling. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Het uitgangspunt is dat Brummen inkoopt voor de burgers, bedrijven, bezoekers of de eigen organisatie. Het organiseren van inkooptrajecten voor andere organisaties is geen taak van de gemeente. Maar Brummen kan wel een belang hebben bij andere organisaties en meer specifiek de wijze waarop die organisatie inkoopt. Bijvoorbeeld als die organisatie belast is met het uitvoeren van een gemeentelijke taak. Daarnaast kan het wenselijk zijn dat Brummen samenwerkt met andere publieke partners, zoals andere gemeentes, de provincie of waterschap.
Samenwerkingsverbanden / alleenrechten
Brummen heeft oog voor samenwerking, zowel binnen de eigen organisatie als met andere Gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, onderwijs en sociale regelgeving.
Brummen heeft ook alleenrechten gevestigd (ook wel uitsluitend recht). Dit houdt in dat een aantal ondernemingen een uitsluitend recht heeft om voor de gemeente Brummen een dienst te mogen verrichten of een activiteit mogen uitvoeren. Voorbeelden zijn Werkfit voor sociale werkvoorziening en Circulus voor afvalverwerking.
In de aanbestedingsdocumenten moet een eenduidig contractueel kader worden vastgelegd. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel en zijn onderdeel van het contract. In beginsel hanteert Brummen de volgende sets voorwaarden:
- -
- -
- -
- -
- -
De gemeente kan in bepaalde gevallen gemotiveerd afwijkingen toepassen. In de aanbestedingsdocumenten wordt hiernaar verwezen. Leveringsvoorwaarden van ondernemers worden in beginsel afgewezen.
Voor klachten kent Brummen een klachtenprocedure. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht zal behandelen.
Brummen heeft ervoor gekozen alle geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen (precontractuele fase), voor te leggen aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Gelderland. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de contractuele fase.
Zoals alle uitgaven van de gemeente Brummen vallen ook inkopen binnen de gemeentelijke controles zoals deze voor de jaarrekening worden toegepast. De naleving van regels voor aanbesteding door de opdrachtgevers worden ook gecontroleerd. Deze controle betreft zowel aanbestedingen die volgens de Europese richtlijnen moeten plaatsvinden (aanbestedingen boven de Europese drempel) als de inkopen en aanbestedingen onder de Europese drempel).
Strategische en ethische uitgangspunten
Hieronder staan in het kort een aantal strategische uitgangspunten van de gemeente Brummen vermeld.
Naast de prijs van leveringen, diensten of werken, hebben we aandacht voor een goede balans tussen de 5 P’s van duurzaamheid:
- -
- -
- -
- -
- -
(oftewel: mensen, aarde, welvaart, vrede en partnerschap). We willen het gebruik van grondstoffen verminderen, bijdragen aan de transitie naar een circulaire economie, het aantal mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt terugdringen.
De gemeente Brummen is een sociale opdrachtgever en heeft als doel dat haar investeringen, naast het ‘ gewone’ rendement, ook sociale impact opleveren. Dit doen wij niet alleen door sociaal aanbesteden (SROI), maar ook door als opdrachtgever rekening te houden met organisaties die aantoonbaar veel doen op het gebied van sociaal ondernemerschap. Dit kan onder andere aangetoond worden door een geldig PSO-certificaat.
Het Brummense Social Return-beleid is een logisch onderdeel van het Brummense beleid Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap en Inkopen. Social Return is een instrument om sociale impact te realiseren bij aanbestedingen. Dit berust op het principe dat opdrachtnemers – naast het uitvoeren van de reguliere opdracht – een bijdrage leveren op maatschappelijk vlak voor de opdrachtgever. Bij sociale impact gaat het specifiek om het toevoegen van sociale waarde voor (Brummense) mensen met een (grote) afstand tot de arbeidsmarkt (arbeidsparticipatie) en/of aan andere sociale opgaven in de gemeente zoals armoede, gezondheid, sociale cohesie.
Social Return betekent dat de gemeente contractueel vastgelegde sociale voorwaarden stelt aan een opdrachtnemer. Het beleid is gericht op maatwerk zowel als na gunning. Social return is van toepassing op alle opdrachten boven de 100.000 Euro (van diensten).
De uitvoering is belegd bij Expertisecentrum Social Return Factorwerk, het werkgevers Servicepunt voor de Stedendriehoek en Noordwest Veluwe.
Invulling vindt plaats op basis van de Bouwblokkenmethode.
Werkfit Brummen is een samenwerking tussen de gemeente Brummen en Larcom. Larcom is aangewezen als de sociale werkvoorziening van de gemeente Brummen. De gemeente heeft een alleenrecht verleend aan Larcom. Het alleenrecht is verleend in het kader van de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en de Participatiewet. Het heeft betrekking op reïntegratievoorzieningen, trajecten, taken en de daaruit voortvloeiende werkopdrachten. Waar mogelijk dient werk aan werkleerbedrijf te worden voorbehouden.
Internationale Sociale Voorwaarden
Bij aanbestedingen voor leveringen, diensten en werken boven de Europese aanbestedingsdrempel koopt Brummen onder de Internationale Sociale Voorwaarden in. Het streven hierbij is om producten tegen een eerlijke prijs in te kopen en misstanden op het gebied van arbeid en mensenrechten in productketens tegen te gaan. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de MVO risico checker:
https://www.mvorisicochecker.nl/nl/doe-de-check/voor-overheidsinkopers.
Brummen moedigt waar mogelijk innovatiegericht inkopen aan door, waar het kan, ondernemers innovatieve oplossingen te laten aanbieden in aanbestedingen of door zelf naar innovatieve oplossingen te zoeken.
Uitgangspunt voor de gemeente is de integriteit van de eigen organisatie waarborgen en het tegengaan van criminele beïnvloeding van bestuurlijke beslissingen door burgers en bedrijven voor eigen gewin.
Integriteit kent verschillende dimensies. Voor inkopen geldt dat:
- Integriteit van de gemeente als aanbestedende dienst met aandacht voor en afweging van de belangen van zowel de opdrachtnemer als de eigen organisatie
- Integriteit van de Brummense inkoopcoördinator en alle opdrachtgevers
- Integriteit van een in een opdracht geïnteresseerde ondernemer
De Wet Bibob staat voor 'Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur'. Deze wet geeft overheidsinstanties (zoals een gemeente) de mogelijkheid om de achtergrond van bedrijven en personen met wie zij zakendoen, te screenen. Om dit te doen, voeren overheidsinstanties een Bibob-onderzoek uit.
Non-discriminatie en inclusiviteit
Brummen staat voor vrijheid van levensovertuiging, politieke keuze, godsdienst en een inclusieve organisatie. Zij wil daarom zakendoen met ondernemers die een zo inclusief mogelijk beleid voeren en niet discrimineren. Waar juridisch mogelijk stelt Brummen voor haar opdrachten passende eisen en neemt contractuele voorwaarden op die inclusie en gelijke behandeling bevorderen en discriminatie tegen gaan.
Economische uitgangspunten
Drempelbedragen
De gemeente Brummen heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken. Zij maakt daarbij de keuze om taken zelf uit te voeren, met partijen samen te werken of om in te kopen.
Kiest Brummen voor een inkooptraject dan hanteert zij de richtlijnen zoals gesteld in de Gids Proportionaliteit.
Brummen wil zowel nieuwe ondernemers als bestaande opdrachtnemers kansen bieden. Daarnaast wil Brummen recht doen aan het belang van MKB-bedrijven en wil zij voor de economie en leefbaarheid van de gemeente ook mogelijkheden bieden voor regionale bedrijven. De richtlijn is dat bij meervoudig onderhandse opdrachten, waar mogelijk, tenminste één Brummens MKB-bedrijf en één regionale partij wordt gevraagd een aanbieding te doen.
De motivatie welke ondernemers gevraagd worden mee te dingen naar een onderhandse opdracht wordt in het inkoopdossier vastgelegd. Dit geldt ook als op de richtlijn met betrekking tot de keuze van ondernemers vanwege marktomstandigheden of andere redenen moet worden afgeweken.
Brummen geeft aandacht aan de prestaties die bestaande opdrachtnemers hebben geleverd. Goede prestaties uit het verleden zullen in de toekomst de kans verhogen om uitgenodigd te worden om een aanbieding te doen.
Brummen koopt in op basis van een goed onderbouwde en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente Brummen bevordert eerlijke mededinging. Geïnteresseerde ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om een opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant, proportioneel en non-discriminerend te handelen, bevordert Brummen een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente betrekt in haar inkoopproces geen ondernemers die de mededinging vervalsen.
Organisatorische uitgangspunten
De Brummense inkooporganisatie
Het huidige organisatiemodel is gebaseerd op een gecoördineerde inkoop. Strategische contracten worden centraal ingekocht. Overige contracten worden door de afdelingen zelf ingekocht. Daarbij kunnen de afdelingen ondersteuning vragen van de inkoop.
De inkoopcoördinator van team Strategie, Advies en Financiën (SAF) is verantwoordelijk voor het inkoopbeleid, het stellen van kaders en inkooprapportages op interne beheersing. Daarnaast ondersteunt en adviseert de inkoopcoördinator het bestuur en management.
Rekening houdend met gemeentelijke doelstellingen bepalen de opdrachtgevers wat er ingekocht moet worden op basis van hun eisen en wensen. De inkoopcoördinator toetst de aanvraag, zet namens de aanbestedende dienst inkooptrajecten (boven de Europese drempel) in de markt, neemt de gunningsbesluiten en faciliteert het proces. Opdrachtgevers tekenen de overeenkomsten met ondernemers. Uiteindelijk is de opdrachtgever eindverantwoordelijk voor de inkoop.
Het inkoopproces bestaat uit de fasen, startend vanaf het voortraject:
Iedere inkoop begint met het startformulier inkoop. Via dit formulier wordt verantwoording afgelegd over de gemaakte keuzes van de te volgen aanbestedingsprocedure. De keuzes moeten op het startformulier gemotiveerd en verantwoord worden.
Om de rechtmatigheid van de inkopen te borgen moet voor alle inkopen €10.000,- de inkoopcoördinator geconsulteerd worden.
De inkooptaken zijn zoveel mogelijk centraal belegd bij een kleine groep budgethouders. Hierdoor ontstaat meer diepgang in kennisniveau. Zo kan de gemeente een grotere professionaliteit bewerkstelligen. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkopende budgethouder zijn:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente of de in het Mandaat- en Volmachtsregister aangewezen eerst gemandateerde, en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Het is nadrukkelijk niet toegestaan om af te wijken van de Europese wetgeving, dus bij inkopen boven de geldende drempelbedragen.
Elk verzoek om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid bevat:
- -
- -
De motivering wordt in ieder geval vastgelegd in het startformulier inkoop. Het uitgangspunt is dat de Gemeente alle aanbestedingstrajecten zodanig inricht en zodanig vast legt, dat het verloop van het traject altijd te reconstrueren is. Gemaakte keuzes in het traject moeten daarbij steeds op valide argumenten te zijn gebaseerd.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld voor de periode van vier (4) - zes (6) jaren en wordt in ieder geval elke drie jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook ontwikkelingen bij een individuele Gemeente kunnen aanleiding zijn om het inkoop- en aanbestedingsbeleid te herzien.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brummen 2024 treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Brummen 2020, zoals vastgesteld bij besluit van 1 december 2020, wordt ingetrokken.
Definities
Aanbesteden
De uitnodiging aan twee (2) of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden maakt dus onderdeel uit van het inkoopproces en heeft betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert en tot een afspraak met één of meerdere partijen komt.
De staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.
Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW2016)
Verplicht voor aanbestedingen van werken onder de Europese drempel. Boven de Europese drempel mag het ARW 2016 vrijwillig worden toegepast.
Alle stukken die door de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf worden opgesteld of vermeld ter omschrijving of bepaling van onderdelen van de aanbesteding of de procedure.
Een ieder die de uitvoering van werken op de markt aanbiedt.
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
De gemeente Brummen, gevestigd aan de Engelenburgerlaan 31 te Brummen. Onder gemeente Brummen wordt verstaan alle organisatieonderdelen van Brummen waar deze uitgangspunten betrekking op hebben.
Een verplicht te volgen richtsnoer voor zowel onderhandse als Europese aanbestedingen. De gids beschrijft hoe er met proportionaliteit bij aanbestedingen moet worden omgegaan.
Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW)
Het vakgebied dat betrekking heeft op de planning, het ontwerpen, de uitvoering, het beheer en onderhoud van voorzieningen voor het algemeen nut (infra- en civiele techniek).
De activiteiten die de gemeente verricht om alle leveringen, diensten of werken die noodzakelijk zijn voor de taken en verantwoordelijkheden die Brummen heeft, buiten de gemeente te betrekken met de meeste maatschappelijke toegevoegde waarde tegen de meest aantrekkelijke voorwaarden.
Een ondernemer die een inschrijving heeft ingediend.
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Een ‘aannemer’, een ‘marktpartij’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding volgens de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-459492.html