Wijziging Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022

De raad van de gemeente Westland;

gelezen het voorstel van het seniorenconvent van 1 september 2024, met de volgende bijlage(n):

• was-wordt overzicht

• Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022

gelet op de te dezer zake relevante wet - en regelgeving;

gehoord de reacties van de raadsfracties;

besluit:

In de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022 de volgende artikelen als volgt te wijzigen;

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder :

• a. Wet : Gemeentewet;

• b. Ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;

• c. Ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

• d. Document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openoverheid;

• e. Fractie: elke groepering in de gemeenteraad die ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet of die is gevormd naar aanleiding van een mededeling van een lid van de raad overeenkomst ig het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de Gemeenteraad;

• f. Raadslid: het ingevolge de uitkomst van de raadsverkiezingen in de raad van de gemeente Westland benoemde lid;

• g. Steunraadslid: door een fractie aangesteld persoon, die als lid een plaats heeft op de kandidatenlijst, maar niet is verkozen tot raadslid, die als lid van een commissie de fractie vertegenwoordigt en de fractie anderszins bijstaat in het werk ten behoeve van de raad.

• h. Seniorenconvent: het orgaan van de Raad, dat overeenkomstig het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de Gemeenteraad de procedurele, huishoudelijke en organisatorische aangelegenheden van de Raad behartigt;

• i. Griffier: de conform artikel 107 van de Gemeentewet door de Raad benoemde griffier van de Raad en hoofd van de raadsgriffie, of diens plaatsvervanger;

• j. Secretaris: secretaris van de gemeente als bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet, of diens plaatsvervanger;

• k. Stichting: een door de fractie ter assistentie van de fractie aangewezen stichting, welke statutair uitsluitend met de uitvoering van de fractieondersteuning zoals bedoeld in deze verordening is belast; een fractie is overigens niet verplicht een dergelijke stichting in te stellen;

• l. Financiële bijdrage: de subsidie waarop een fractie jaarlijks aanspraak kan maken ingevolge deze verordening.

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om

  • a. feitelijke informatie van geringe omvang of

  • b. inzage in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet een verplichting tot geheimhouding is gelegd.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 13 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1. Elke fractie legt , binnen vier maanden na het einde van een kalender jaar , aan de Raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalender jaar , onder over legging van een jaarverantwoording. In het jaar waar in de verkiezing voor de leden plaatsvindt , heeft de verantwoording over het voorgaande jaar tevens betrekking op de periode tot en met één week na de dag van de verkiezing, terwijl het verslag in dat jaar wordt ingediend voor 1 juni. Dit laatste geldt al leen voor de fracties, die na de verkiezingen niet meer terugkeren in de raad.

• 2. De fractie maakt voor de jaarverantwoording gebruik van het verantwoordingsmodel zoals opgenomen in de bijlage bij de verordening.

• 3. Indien een fractie niet binnen de termijnen, zoals onder lid 1 genoemd, verantwoording aflegt conform het onder lid 2 genoemde verantwoordingsmodel wordt in het jaar volgend op de controle een korting toegepast van 10% op het basisbedrag van de fractie. Als om moverende redenen niet aan genoemde termijnen kan worden voldaan, kan in voorafgaand over leg met de griffier, van genoemde termijnen worden afgeweken.

• 4. Controle van de jaarverantwoording van de fractiegelden vindt plaats door de griffie. Bij ingewikkelde kwesties zal de griffie contact opnemen met de accountant.

• 5. De fractie is te allen tijde verplicht desgevraagd inzage te verschaffen in de aan de jaarverantwoording ten grondslag liggende bescheiden. Voor ts is de fractie te allen tijde verplicht inzage te verschaffen in de administratie van de fractie. Indien geen inzage kan worden verschaft in de aan de jaarverantwoording ten grondslag liggende bescheiden, wordt de betreffende uitgaaf buiten beschouwing gelaten en wordt derhalve niet meegenomen onder de uitgaven zoals onder lid 7, sub a, van dit artikel genoemd. In het geval deze situatie zich voordoet , zal een regel worden toegevoegd in het ver loopoverzicht met de kosten die niet meegenomen worden. Hiermee blijft de aansluiting met de jaarrekening bewaart .

• 6. De griffier rapporteert , door tussenkomst van het Seniorenconvent, aan de Raad. Daarbij is het aan het convent om te bepalen of de eindverantwoording over de toepassing van de onderhavige verordening ter besluitvorming en vaststelling aan de Raad wordt voorgelegd.

• 7. De Raad stelt na ontvangst van het advies van de griffier de bedragen vast van:

  • a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalender jaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b. de resterende reserve;

  • c. de berekende terugbetalingsverplichting indien de maximale reserve op grond van artikel 12, lid 2, lager is dan de resterende reserve

Artikel 16 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Westland 2022.

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 16 oktober 2024,

de griffier,

P. van Oosten

de voorzitter,

B.R. Arends