Wijziging Verordening op de raadscommissies gemeenteraad Westland 2022

De raad van de gemeente Westland;

gelezen het voorstel van het seniorenconvent van 1 september 2024, met de volgende bijlage(n):

• was-wordt overzicht

• Verordening op de raadscommissies gemeenteraad Westland 2022

gelet op de te dezer zake relevante wet - en regelgeving;

gehoord de reacties van de raadsfracties;

besluit:

In de Verordening op de raadscommissies gemeenteraad Westland 2022 de volgende artikelen als volgt te wijzigen:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. raadscommissies: de raadscommissies ex artikel 82 van de Gemeentewet:

• b. beleid: zowel de voorbereiding als de uitvoering en de evaluatie van beleid;

• c. Raad: de gemeenteraad van Westland;

• d. Agendacommissie: de door de raad ingestelde agendacommissie die als voornaamste taak heeft het vaststellen van de voorlopige agenda’s van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde raadscommissies;

• e. raadslid of lid van de raad: het ingevolge de uitkomst van de raadsverkiezingen in de raad van de gemeente West land benoemde lid;

• f. steunraadslid: door een fractie aangesteld persoon, die als lid een plaats heeft op de kandidatenlijst, maar niet is verkozen tot raadslid, die als lid van een commissie de fractie vertegenwoordigt en de fractie anderszins bijstaat in het werk ten behoeve van de raad.

• g. voorzitter raadscommissie: voorzitter van een raadscommissie, op grond van artikel 82 lid 4 Gemeentewet is dit een raadslid;

• h. leden raadscommissie: de in een raadscommissie benoemd raadslid of steunraadslid;

• i. griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• j. commissiegriffier: de door de griffier aangewezen secretaris van een raadscommissie.

Artikel 4 De raadscommissies

• 1. De Raad van de gemeente West land heeft de volgende raadscommissies:

  • a. de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving

  • b. de raadscommissie Ruimte

  • c. de raadscommissie Wonen

  • d. de raadscommissie Flora

  • e. de raadscommissie Bestuur en Economie

• 2. Op elk moment kan de Raad deze indeling wijzigen en nieuwe commissies, al dan niet ter vervanging van de bestaande commissies instellen.

Artikel 8 Beleidsterreinen raadscommissies

De verdeling van de beleidsterreinen over de raadscommissies wordt als volgt geregeld, waarnaast deze verdeling, de instelling en de naamgeving van de raadscommissies op ieder moment aangepast of gewijzigd kan worden door een besluit van de Raad, onverminderd het bepaalde in artikel 4 lid 2 van deze verordening

• d. Raadscommissie Flora:

  Alle ontwikkelingen omtrent het Floragebied

Artikel 15 Agenda en Oproep

• 1. De raadscommissies vergaderen zo vaak als geregeld in het jaarlijks door de agendacommissie voorgestelde vergaderschema en voorts zo dikwijls als door hun voorzitter ( in afstemming met de agendacommissie) nodig wordt geoordeeld, dan wel wanneer dit door tenminste twee fracties wordt gevraagd.

• 2. De voorzitter zendt tenminste zeven dagen voor een vergadering de leden de voorlopige agenda onder vermelding van de dag, tijdstip en de plaats van de vergader ing.

• 3. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden gelijktijdig met het verzenden van de voorlopige agenda gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem dat voor eenieder toegankelijk is.

• 4. In afwijking van het derde lid wordt informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd geplaatst in het deel van het raadsinformatiesysteem dat al leen toegankelijk is voor raadsleden, commissieleden en fractiemedewerkers.

• 5. Een raadscommissievergadering wordt op voorstel van de agendacommissie en/of de voorzitter geannuleerd indien alle benoemde leden van de raadscommissie het hiermee unaniem eens zijn. Dit laatste wordt in een telefonische, mondelinge peiling of mailconsultatie aangenomen indien één namens elke fractie in de raadscommissie benoemd lid te kennen heeft gegeven het met het annuleren van de raadscommissievergadering eens te zijn.

Artikel 17 Besloten vergaderingen

• 1. Op een besloten vergadering of het voornemen daar toe is hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding van toepassing en is in overeenstemming met het Protocol geheimhouding.

• 2. De voorzitter schorst de openbare vergadering nadat tenminste eenvijfde deel van de aanwezige die de presentielijst hebben getekend daarom verzoekt of de voorzitter dit nodig oordeelt.

• 3. De voorzitter verzoekt ambtenaren, pers en publiek de zaal te verlaten met uitzondering van de daar toe aangewezen ambtenaren.

• 4. De deuren worden gesloten en in de vergadering wordt besloten of er met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• 5. Indien de commissie instemt met het beraadslagen met gesloten deuren, opent de voorzitter de besloten vergadering.

• 6. Als in beslotenheid is vergaderd, betekent dat automatisch dat er geheimhouding rust op datgene was besproken is, tenzij de raadscommissie anders beslist. De raadscommissie kan op wat er in de besloten vergadering is besproken (de zogenoemde mondelinge beraadslaging) de geheimhouding opheffen.

Artikel 20 Rondvragen

• 1. Het agendapunt rondvraag in de raadscommissies wordt aan het slot van de agenda geplaatst.

• 2. Tijdens de raadscommissievergadering kunnen leden van de raadscommissie politiek-actuele, technische, informatieve vragen stellen. De fractievoorzitters en de agendacommissie hebben de zorg voor het beheersbaar houden van het aantal vragen in de vragenrondes.

• 3. De deadline voor de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving is op vrijdagmiddag 12:00 uur voorafgaande aan de maandag waarop 's avonds de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving vergadert.

• 4. De deadline voor de raadscommissie Ruimte is op maandagmiddag 12:00 uur voorafgaande aan de dinsdag waarop ’s avonds de raadscommissie Ruimte vergadert.

• 5. De deadline voor de raadscommissie Flora en Wonen is op dinsdagmiddag 12:00 uur voorafgaande aan de woensdag waarop ’s avonds de raadscommissie Flora en Wonen vergadert.

• 6. De deadline voor de raadscommissie Bestuur en Economie is op woensdagmiddag 12:00 uur voorafgaande aan de donderdag waarop ’s avonds de raadscommissie Bestuur en Economie vergadert.

Artikel 23 Verslag, Registratie

• 1. De commissiegriffier draagt er zorg voor dat van het verhandelde in de commissievergadering een samenvattend verslag wordt gemaakt.

• 2. De commissiegriffier zal op een lijst de gedane toezeggingen van wethouders, college of burgemeester registreren. Overeenkomstig artikel 11 onder e van deze verordening wordt genoteerd of de raadscommissie in adviserende zin wel of niet akkoord gaat met plaatsing op de voorlopige raadsagenda van de voor vervolgbehandeling en besluitvorming in Raad voorgelegde onderwerpen of voorstellen.

• 3. De uitzending van de openbare raadscommissievergaderingen zijn direct na de vergadering te raadplegen, op de website van de gemeenteraad Westland.

• 4. De verslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar in het deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst dat alleen toegankelijk is voor raads- en commissieleden en fractiemedewerkers. Deze conceptverslagen worden zo spoedig mogelijk in een commissievergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering kan de raadscommissie een besluit nemen over het (gedeeltelijk) opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de tijdens de besloten vergadering behandelde informatie.

Artikel 25 Geluid en beeldregistratie, mobiele telefoons

• 1. Er worden geluids- en beeldregistraties van de openbare raadscommissievergaderingen gemaakt die worden getoond, uitgezonden en bewaard op internet. Aanwezigen kunnen in beeld komen.

• 2. Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

• 3. In de vergaderzaal en op de publieke tribune is het al leen toegestaan gebruik te maken van communicatiemiddelen zoals een mobiele telefoon, indien de geluidsfuncties hiervan die de orde van de vergadering zouden kunnen verstoren uitgeschakeld staan. In uitzonderlijke gevallen kan door de voorzitter ontheffing worden verleend.

Artikel 26 Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadscommissievergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. Indien de voorzitter dit nodig oordeelt, kan de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen ter handhaving van de orde op de publieke tribune.

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 16 oktober 2024,

de griffier,

P. van Oosten

de voorzitter,

B.R. Arends