Wijziging Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden gemeenteraad Westland 2022

De raad van de gemeente Westland;

gelezen het voorstel van het seniorenconvent van 1 september 2024, met de volgende bijlage(n):

• was-wordt overzicht

• Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden gemeenteraad Westland 2022

• Geheimhoudingsprotocol 2024

gelet op de te dezer zake relevante wet - en regelgeving;

gehoord de reacties van de raadsfracties;

besluit:

• 1. In het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden gemeenteraad Westland 2022 onderstaande artikelen als volgt te wijzigen;

• 2. Het geheimhoudingsprotocol 2024 als bijlage bij het Reglement van Orde opnieuw vast te stellen.

Artikel 4. Het seniorenconvent

De gemeenteraad kent een seniorenconvent .

• 1. Dit overleg bestaat uit de gezamenlijke fractievoorzitters, onder voorzitterschap van de burgemeester. Het seniorenconvent komt bij elkaar, ook als één (of meer) fractievoorzitters niet aanwezig kan/kunnen of wenst /wensen te zijn. Een fractievoorzitter mag zich bij afwezigheid laten vervangen door een raadslid uit de fractie.

• 2. De griffier is secretaris van het seniorenconvent en is bij elke vergadering aanwezig.

• 3. Op verzoek van de burgemeester kunnen een of meer leden van het college aan het overleg deelnemen.

• 4. Aangelegenheden betreffende het functioneren van de burgemeester kunnen worden besproken in diens afwezigheid.

• 5. Het seniorenconvent fungeert namens de raad als werkgever van de griffier.

• 6. Het overleg komt in uitzonderlijke gevallen bijeen wanneer één van de leden daarom verzoekt.

• 7. Het overleg regelt zelf zijn werkwijze waaronder de verslaglegging.

• 8. Het overleg vergadert in beslotenheid en betracht geheimhouding ten aanzien van het besprokene.

Artikel 9. Oproep en voorlopige agenda

• 1. De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een raadsvergadering de raadsleden de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de informatie waarop op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet een verplichting tot geheimhouding is gelegd.

• 2. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 10, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering aan de leden gezonden.

Artikel 10. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt met uitzondering van de stukken waarop op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet een verplichting tot geheimhouding is gelegd.

• 2. De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.

Artikel 11. Publicatie van (geheime) stukken en verstrekken geheime informatie aan anderen

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de voorlopige agenda openbaar gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem dat voor eenieder toegankelijk is.

• 2. Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, wordt geplaatst in het deel van het raadsinformatiesysteem dat alleen toegankelijk is voor raadsleden, commissieleden en fractiemedewerkers die een geheimhoudingsverklaring hebben overgelegd.

• 3. De raad kan informatie waarop geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 88, zesde lid van de Gemeentewet naast de in het tweede lid genoemde personen tevens verstrekken aan externe adviseurs.

• 4. Voor zover dit voor de werkzaamheden van het college noodzakelijk is, mag het college informatie waarop hij geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen. De uitbreiding van de kring wordt tevens bij de raad gemeld.

Artikel 12. Openbare kennisgeving

Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in tenminste één dagblad, of huis-aan-huis blad, of in het raadsinformatiesysteem op de website van de gemeenteraad West land en via relevante social media.

Artikel 33. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend beschikbaar gesteld via het deel van het raadsinformatiesysteem dat alleen toegankelijk is voor raadsleden, commissieleden en fractiemedewerkers die een geheimhoudingsverklaring hebben overgelegd.

• 2. Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de besluitenlijst.

• 3. Het vastgestelde verslag en de besluitenlijst worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 34. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen wordt , als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Artikel 35. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. Indien de voorzitter dit nodig oordeelt, kan hij de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen ter handhaving van de orde op de publieke tribune.

Artikel 36. Geluid- en beeldregistraties

• 1. Er worden geluids- en beeldregistraties van de openbare raadsvergadering gemaakt die worden getoond, uitgezonden en bewaard op internet. Aanwezigen kunnen in beeld komen.

• 2. Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 38. Moties

• 1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter.

• 2. De behandeling van een mot ie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.

• 3. De agendering van een zelfstandige mot ie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp wordt eerst door de indiener(s) aangekondigd in de agendacommissie waarbij zulke moties vervolgens in principe eerst ter bespreking worden geagendeerd in de daaropvolgende raadscommissie die het aangaat . Het onderwerp en de strekking van de motie moeten in de agendacommissie bekend zijn.

  • a. Een motie die reeds in de raadscommissie is behandeld en niet inhoudelijk is gewijzigd, wordt direct in stemming gebracht, tenzij de indienende fractie behandeling wenst . Als dit laatste het geval is, dan vindt de behandeling plaats in één termijn.

  • b. Een motie die na behandeling in de raadscommissie is gewijzigd, wordt in één termijn behandeld, tenzij de indiende fractie dit niet noodzakelijk acht. Dan wordt de motie direct in stemming gebracht.

• 4. Indien er volgens de indiener(s) redenen zijn dat een zelfstandige motie een urgent en actueel karakter heeft dan kan deze de agendacommissie dan wel de raad verzoeken om de betreffende mot ie direct te behandelen in de raadsvergadering.

• 5. Slechts bij hoge uitzondering kan de agendering van een zelfstandige motie bij de vaststelling van de agenda van de raad plaatsvinden.

• 6. De behandeling van zelfstandige moties vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.

• 7. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk voordat de beraadslaging daarover door de raad is afgerond.

• 8. Het dictum van de motie wordt door de indiener voorgelezen.

• 9. De stemming over een mot ie kan worden aangehouden. Heeft de stemming niet plaatsgevonden in een van de drie eerstvolgende vergaderingen van de raad na het besluit tot aanhouden, dan wordt de mot ie geacht te zijn vervallen. De raad kan anders besluiten.

Artikel 44. Vragenhalfuur

• 1. Het eerste halve uur van iedere raadsvergadering is bestemd voor het stellen van vragen, tenzij er bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan de agendacommissie bepalen dat het vragenhalfuur op een ander tijdstip wordt gehouden. De voorzitter bepaalt op welk tijdstip het vragenhalfuur eindigt.

• 2. Het lid van de raad dat tijdens het vragenhalfuur vragen stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp en de te stellen vragen uiterlijk om 12.00 uur op de vergaderdag bij de voorzitter. De vragen moeten dringend en actueel zijn en kunnen niet wachten tot een volgende commissievergadering. De vragen worden voorafgaand aan de vergadering op de website gepubliceerd. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering op diezelfde dag aan de orde komt.

• 3. De voorzitter bepaalt de volgorde waar in aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld.

• 4. De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor de inspreker, voor de wethouders, voor de burgemeester en voor de overige leden van de raad.

• 5. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.

• 6. Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

• 7. Tijdens het vragenhalfuur kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 16 oktober 2024,

de griffier,

P. van Oosten

de voorzitter,

B.R. Arends