Gemeenteblad van Ameland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Ameland | Gemeenteblad 2024, 448532 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Ameland 2024
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ameland,
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende selectielijst 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het hierbij vastgestelde ‘Handboek Vervanging Archiefbescheiden gemeente Ameland 2024’.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Ameland 2024.
De gezamenlijke Waddeneilanden streven ernaar om zoveel mogelijk digitaal te werken. De hybride (analoog en digitaal) situatie voor wat betreft archiefvorming, die nu in de organisatie heerst is onwenselijk. Door informatie digitaal beschikbaar te maken is het mogelijk om plaats en tijd onafhankelijk te werken, is informatie voor iedereen gelijk beschikbaar en is het mogelijk informatie vanuit verschillende applicaties met elkaar te koppelen. Om volledig digitaal te kunnen werken worden voor een groot aantal werkprocessen de papieren documenten (archiefbescheiden) gescand en geregistreerd in ons DMS/zaaksysteem Mozard en andere in gebruik zijnde (back-office) applicaties met DMS functies. Om te voorkomen dat informatie versplinterd (hybride) wordt bewaard en het daardoor onoverzichtelijk is waar informatie te vinden is kan vervanging worden ingezet. Door vervanging (wettelijk papieren informatie vervangen door digitale reproducties) toe te passen vindt er een extra controle plaats op de gescande informatie en zijn documenten op één plek digitaal terug te vinden. Om vervanging - een onomkeerbaar proces - toe te passen moet er wel aan een aantal richtlijnen worden voldaan om de kwaliteit van gedigitaliseerde documenten te waarborgen.
In dit handboek worden de kaders en richtlijnen voor het toepassen van vervanging binnen de Waddeneilanden in het algemeen en de gemeente Ameland in het bijzonder uiteengezet. Het gaat hierbij om de juridische kaders waarbinnen vervanging kan plaatsvinden, de technische eisen die aan een vervangingsproces worden gesteld en de wijze waarop het vervangingsproces binnen de gemeente is georganiseerd. Ten slotte wordt aangegeven op welke manier er controles binnen het proces zijn ingebouwd om de kwaliteit van informatie binnen de organisatie te waarborgen.
Belangrijk is nog te weten dat het Handboek Vervanging alleen betrekking heeft op de sinds de vaststellingsdatum inkomende en binnen de organisatie opgemaakte papieren archiefbescheiden.
Digitalisering zonder vernietiging van originele papieren documenten zorgt voor een onwenselijke situatie. Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en dezelfde fysieke documenten is een bron van verwarring. Daarnaast wordt de verantwoording en betrouwbaarheid van het handelen van de overheid en het vertrouwen in de overheidsinformatie aangetast. Bovendien wordt het archiefbeheer onnodig complex. Een hybride situatie zorgt daarnaast ook voor dubbele beheer(s)lasten.
Het doel van het Handboek Vervanging is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging van de te bewaren en te vernietigen papieren archiefbescheiden. Het Handboek Vervanging voorziet in de beschrijving als bedoeld in de regelgeving en dient als richtlijn (kader) voor de uitvoering van het vervangingsproces. Daarmee vormt het Handboek Vervanging de inhoudelijke grondslag voor het Vervangingsbesluit. Het vervangingsproces geldt voor zowel te bewaren als te vernietigen papieren archiefbescheiden om het proces zo eenduidig mogelijk in te richten. De in het Handboek Vervanging opgenomen kwaliteitsprocedures zijn onderdeel van het kwaliteitssysteem voor de gehele (digitale) informatievoorziening.
Vervanging betekent dat archiefbescheiden van de ene gegevensdrager worden omgezet naar een andere gegevensdrager, waarna de originelen vernietigd moeten worden (ex. artikel 7 Archiefwet 1995). De omgezette gegevens op de nieuwe informatiedragers zijn dan de archiefbescheiden in de zin van artikel 1 sub. C Ex. Archiefwet 1995. Het scannen van papieren documenten, waarna deze vernietigd worden, is een veelgebruikte manier van vervanging. Dit is ook de manier waarop de vervanging plaats vind die beschreven is in dit handboek. Vervanging is een onomkeerbaar proces en daarom is de kwaliteit van groot belang. In het proces van vervanging zijn de nodige kwaliteitscontroles die een correcte vervanging garanderen ingebouwd. Vervanging draagt voornamelijk bij aan het papier arm maken van een organisatie doordat fysieke documenten kort, drie maanden, bewaard worden, maar langdurig digitaal worden bewaard. Dit handboek zorgt voor een generieke werkwijze. Bij vervanging moet de zorgdrager (de bestuurlijk verantwoordelijke) zorgen voor een formeel (schriftelijk) besluit tot vervanging En dan moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging ten minste inzicht geven in de volgende punten van het vervangingsproces (artikel 26a/b Archiefregeling):
- •
Daarnaast wordt een beschrijving gegeven van:
- •
- •
- •
- •
1.5. Besluitvormingsprocedure en publicatie
De Archiefwet en het Archiefbesluit verplichten de gemeente tot het publiceren van een besluit tot vervanging, met daarbij een verantwoording van de wijze waarop wordt omgegaan met de belangen genoemd in het Archiefbesluit, artikel 2 lid 1 sub c: rekening houden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en sub d: rekening houden met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekende en voor historisch onderzoek.
Op grond van artikel 7 van de Archiefwet is het College van Burgemeester en Wethouders bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. De reproducties krijgen dan de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden, zal bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de nodige zorgvuldigheid moeten worden betracht. Dit Handboek Vervanging geeft deze zorgvuldigheid weer en beschrijft alle aspecten die van belang zijn om tot vervanging over te kunnen gaan.
In het Archiefbesluit 1995 en de wijziging Archiefbesluit van 7 september 2012 wordt in artikel 2 , eerste lid, bepaald dat in een vervangingsbesluit rekening gehouden wordt met de volgende aspecten:
- a)
- b)
- c)
Op grond van artikel 6, eerste lid, mag een vervangingsbesluit alleen worden genomen als de vervanging zal plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Artikel 8 van het Archiefbesluit schrijft voor dat een verklaring van de vervanging (zie bijlage 1) opgemaakt moet worden. Deze verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en op grond waarvan en de wijze waarop dit heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief.
Artikel 17 van de Archiefregeling schrijft voor dat van alle archiefbescheiden ten allen tijd de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kunnen worden vastgesteld, zoals bijvoorbeeld vervanging. Op grond van artikel 19, tweede lid, moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden.
Artikel 26b geeft aan dat er inzicht moet worden geven in de volgende aspecten:
- a)
- b)
- c)
- d)
- e)
- f)
- g)
- h)
3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het proces van vervanging zijn als volgt belegd:
- •
- •
- •
Op basis van het Besluit Informatiebeheer Ameland 2016, is de beheerder belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder de gemeentelijke organisatie ressorterende taken evenals met het beheer van de documenten voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit geldt voor alle archiefbescheiden van de gehele gemeentelijke organisatie.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Onder het vervangingsbesluit vallen alle documenten die deel uitmaken van de werkprocessen van de gemeente Ameland, zoals bedoeld in artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 en waarvan het informatiebeheer plaatsvindt met behulp van het zaaksysteem Mozard. Dat omvat niet alleen de gemeenteraad, het college van Burgemeester en Wethouders en de ambtelijke organisatie, maar ook de Griffie en de Ondernemingsraad. Het besluit tot vervanging is van toepassing op alle papieren archiefbescheiden die worden gescand. Alle overige archiefbescheiden zijn digitaal en blijven digitaal. Vervanging daarvan is niet van toepassing. Het besluit tot vervanging van archiefbescheiden is niet van toepassing op samenwerkingsverbanden tussen de gemeente en andere overheden of privaatrechtelijke organisaties waarbij de betrokken gemeente als centrumgemeente optreedt.
De waardering van archiefbescheiden gebeurt op basis van de op dit moment geldende VNG selectielijst. Voor het vervangingsbesluit maakt de gemeente geen onderscheid in bewaartermijn van te vernietigen of te bewaren documenten. De maatregelen in het vervangingsbesluit zijn erop gericht dat de te bewaren documenten duurzaam te raadplegen zijn. Digitale duurzaamheid verlangt echter nog ingrijpender maatregelen die ervoor zorgen dat gesproken kan worden van een E-depot voor duurzame digitale opslag van documenten. Hiervoor zullen op termijn verdere maatregelen genomen moeten worden.
4.1. Documenten die zijn uitgezonderd van digitale vervanging
Er zullen de komende jaren papieren documenten blijven die, vanwege hun vorm en inhoud, van waarde zijn als bestanddeel van ons cultureel erfgoed. Deze documenten kunnen en mogen niet worden vervangen. Hetzelfde geldt voor papieren documenten die voor ons, voor recht- of bewijszoekende en voor historisch onderzoek van belang en waarde zijn. Er zijn archiefbescheiden die deel uitmaken van processen die (nog) op papier verlopen en overige poststukken die uitgezonderd worden voor vervanging. Zie daarvoor de Uitzonderingenlijst in bijlage 2.
Volgens het Archiefbesluit 1995 artikel 2 , eerste lid, onderdeel c en d komen de volgende onderdelen niet in aanmerking voor vervanging omdat genoemde waarde heeft voor het cultureel erfgoed voor wat betreft de uiterlijke vorm van de archiefbescheiden. Onderstaande lijst is een overzicht van criteria voor de bepaling van de waarde van archiefbescheiden als cultureel erfgoed:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Deze analoge archiefbescheiden worden op de gebruikelijke manier gearchiveerd en toegankelijk gemaakt met behulp van de applicatie die door de gemeente gebruikt wordt. In deze applicatie wordt aangegeven waar het stuk te vinden is in de archiefruimte. In geval van twijfel beslist de cluster KCC in overleg met de inhoudelijk behandelend ambtenaar.
Het vervangingsproces bestaat uit werkzaamheden die zorgen dat er een juiste en volledige vervanging van papieren documenten door digitale reproducties plaatsvindt. Het vervangingsproces is ingericht op basis van de eisen die vanuit de Archiefregeling aan het vervangingsproces worden gesteld. In de paragrafen hieronder wordt beschreven welke handelingen er bij de gemeente worden uitgevoerd om tot vervanging te komen. De handelingen worden uitgevoerd door het cluster KCC.
4.3. Postontvangst en postsortering
Papieren poststukken worden door de diverse postdiensten gebracht en daarnaast kan ontvangst plaatsvinden via de brievenbus of afgifte aan de balie of aan een medewerker persoonlijk. Al deze papieren post wordt geopend, waarna sortering voor verdere behandeling en afhandeling in de organisatie plaatsvindt. Alle voor registratie in aanmerking komende papieren stukken worden gescand en in Mozard opgenomen.
4.4. Het scan- en registratieproces
Het scanproces van de voor registratie in aanmerking komende papieren stukken is centraal bij de cluster KCC georganiseerd. De KCC medewerker scant en controleert daarbij de stukken volgens de aangewezen procedure. De DIV-beheerder controleert de kwaliteit van de scans op juistheid van de reproductie, op volledigheid, op leesbaarheid en op informatiewaarde. Deze 2e controle vindt plaats na het registreren. Het controleren vindt plaats op basis van de scans op het scherm. Indien blijkt dat de kwaliteit na het scannen niet voldoet dan zal de KCC medewerker het document (of pagina’s daaruit) opnieuw scannen.
Documenten die niet via DIV zijn ontvangen, kunnen achteraf gescand worden. Dit zijn documenten die persoonlijk zijn afgegeven tijdens vergaderingen of anders dan de gebruikelijke postkanalen.
Deze procedure is opgesteld voor de registratie van daarvoor in aanmerking komende stukken bij de gemeente Ameland. Zie bijlage 3. “Procedure registreren ingekomen post”.
Enkele bestuurlijke poststromen worden achteraf in het zaaksysteem verwerkt. Dit geldt vooral voor de ondertekening van stukken en besluiten vanuit de raads- en collegevergaderingen. Na fysieke ondertekening door het betreffende gremium worden de originelen afgegeven bij de proces- of zaakverantwoordelijke om in te scannen en te verwerken. De originelen worden daarna door de DIV beheerder verder verwerkt als te vervangen archiefbescheiden. Deze procedure vervalt na invoering proces digitale handtekening in Ibabs/Mozard.
4.5. Kwaliteitscontroles scannen en registreren
Om zekerheid te krijgen en te houden of het scannen en registreren ook gebeurt zoals afgesproken dienen periodieke kwaliteitscontroles plaats te vinden. Daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk om te controleren of het digitale archief in goede, geordende en toegankelijke staat is. Aan de hand van checklists en het draaien van verschillende query’s in Mozard zal dus niet alleen gecontroleerd worden op scannen en registreren maar zullen ook op zaakniveau en dossierniveau controles plaatsvinden. Verdere uitwerking van deze controles is beschreven in hoofdstuk 6 Kwaliteitsprocedure.
Bij de beoordeling of archiefbescheiden wel of niet voor vervanging in aanmerking komen worden de criteria gehanteerd zoals die beschreven zijn in paragraaf 4 en waarvan de controle verder is beschreven in hoofdstuk 6 Kwaliteitsprocedure. Gedurende de tijdelijke opslag van drie maanden, kunnen er zich omstandigheden voordoen waardoor fysieke bewaring alsnog wenselijk blijkt. Na signalering hiervan worden de archiefbescheiden uit de te vervangen serie verwijderd en opgenomen in het papieren archief. Bij twijfel over cultureel erfgoed moet contact worden opgenomen met de gemeentearchivaris. De DIV beheerder verzorgt deze controle.
Alle papieren die op grond van het besluit tot vervanging in aanmerking komen worden direct gedigitaliseerd. Na digitalisering worden deze archiefbescheiden voor drie maanden opgeborgen in archiefdozen in de archiefruimte van de gemeente. De documenten die niet vernietigd mogen worden, worden in een aparte serie bewaard.
Bevoegdheid tot uitvoering van vervanging
De wettelijke grondslag voor vervanging is vastgelegd in artikel 7 van de Archiefwet 1995. Bepalingen voor de uitvoering van deze bevoegdheid zijn terug te vinden in de artikelen 2, 6, 8 van het Archiefbesluit 1995 en in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling. Op grond van het Besluit Informatiebeheer Ameland 2016 is de beheerder verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden en daarmee voor de vernietiging. De praktische uitvoering ligt in handen van medewerkers van het cluster KCC.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces vernietigen
|
Aangeven verblijfplaats te vervangen archiefstuk door vastleggen in Mozard van doosnummer. |
||
|
Aangeven in het systeem dat de archiefbescheiden te vervangen zijn |
||
Vernietigen fysieke originelen na termijn van drie maanden
De KCC medewerker is belast met het tijdelijk opbergen van de te vervangen documenten. Nadat de documenten zijn gescand, geregistreerd en gecontroleerd, worden de papieren documenten geplaatst in een genummerde doos die tijdelijk geplaatst word bij de DIV beheerder. De archiefdozen worden geplaatst in de archiefruimte. Na het scanproces worden de papieren documenten nog drie maanden bewaard voordat de daadwerkelijke vernietiging gestart wordt, volgens onderstaand schema:
De periode van drie maanden kan gebruikt worden voor herstel, bij calamiteiten, voor kwaliteitscontrole (steekproef) en geeft dus een extra mogelijkheid om controle uit te oefenen. In principe vindt er geen uitlening meer van de fysieke documenten plaats. Na drie maanden worden, na een fysieke controle, de documenten voor vernietiging aangeboden.
De DIV-beheerder draagt zorg voor de vervanging volgens het proces van vernietiging van te vervangen archiefbescheiden. De uitzonderingen zijn dan gearchiveerd volgens de archiefbeheerregels in een daarvoor geschikte omgeving die voldoet aan de eisen zoals gesteld in wet- en regelgeving.
Vernietiging fysieke archiefbescheiden
De feitelijke vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden wordt extern uitgevoerd.
Voor het scannen van documenten wordt gebruikt gemaakt van Xerox Altalink C8055 scanner en een grootformaat reproscanner (Canon Imageprograf TM-305). Deze scanners wordt zowel door KCC als door andere afdelingen gebruikt om te scannen.
Voor het scannen van documenten gelden de volgende standaard instellingen:
- •
- •
- •
Technische specificaties scanners:
Door te kiezen voor scannen in kleur blijft de inhoud, structuur en vorm van een document volledig intact, conform artikel 6 van het Archiefbesluit 1995. Bijkomend voordeel is dat deze keuze de eenvoud en uniformiteit van de werkwijze bevordert en kwaliteitsverlies voorkomt. De documenten worden standaard dubbelzijdig gescand, waarbij de lege pagina’s worden verwijderd.
Voor de scanners wordt er gebruik gemaakt van verschillende applicaties om de documenten te scannen en door te zetten naar het systeem waarin de medewerker de scan in behandeling neemt.
De cluster KCC gebruikt de applicatie “Werkstroom scannen” waarbij het document meteen in Mozard terecht komt. Andere optie is dat documenten gescand kunnen worden via applicatie “e-mail” en als PDF bestand naar het e-mailadres van de medewerker wordt gestuurd. De volgende kwaliteitseisen gelden voor de scans en/of de scanapparatuur:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Het vervangingsproces is zodanig ingericht dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens ter waarborging van artikel 6 van het Archiefbesluit. Bij het scannen wordt voldaan aan de kwaliteitseisen voor digitale reproducties.
Er wordt intensief ingezet op kwaliteitscontrole. Dit uit zich in de onderstaande structurele controle systematiek.
6.1. Dagelijkse controle op scans en documenten
Een controle door de DIV beheerder die per dag via een steekproef uit alle gescande documenten een aantal vaste punten aan de hand van een checklist controleert.
Gecontroleerd wordt of de scan van het document exact overeenkomt met het papieren poststuk.
Vaste punten op de checklist zijn:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Bij onvoldoende kwaliteit dient de steekproef uitgebreid te worden. Als ook dan de kwaliteit onvoldoende is dient de hele batch opnieuw gescand te worden. Bij onvoldoende kwaliteit van de scan worden de resultaten teruggekoppeld met de KCC medewerker die de werkzaamheden heeft uitgevoerd. Deze KCC medewerker zal ook de kwaliteit van de scans herstellen. De kwaliteit van de gedigitaliseerde archiefbescheiden en het beheer ervan zijn daarmee op verschillende manieren gewaarborgd. Dit bestaat uit een combinatie van dagelijkse controles en een wekelijkse steekproefcontroles. Hieronder worden deze controles op het scan proces beschreven.
Als een scan niet aan de eisen voldoet wordt er opnieuw gescand. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen onvoldoende blijkt, wordt de scanapparatuur gecontroleerd en/of contact opgenomen met het Shared Service Centrum Leeuwarden. Als blijkt dat het aan de hardware of de scansoftware ligt (dus niet het menselijk handelen) wordt er direct contact opgenomen met de leverancier.
6.2. Wekelijkse controle op documenten
Wekelijkse controle door de DIV beheerder op alle documentregistraties. Controle op 4 punten:
- •
- •
- •
- •
De eerste drie aandachtspunten kunnen middels een Mozard-zoekvraag (query) gecontroleerd worden (100% controle). Het laatste aandachtspunt kan steekproefsgewijs gebeuren aan de hand van een aantal vaste punten op een checklist. Waarna terugkoppeling aan de interne medewerkers plaats vind zodat gestuurd kan worden om frequente afwijkingen te voorkomen.
6.5. Controle door de behandelaar op scankwaliteit en metadatering
De behandelaar ontvangt de documenten via Mozard en dient bij het raadplegen van de documenten nogmaals na te gaan of de aangeboden digitale documenten juist, volledig, bruikbaar zijn en of de registratiegegevens (o.a. zaaktype/werkproces en inhoudsomschrijving) juist zijn. Indien dit niet het geval is wordt dit bij KCC gemeld en door KCC hersteld (indien nodig worden documenten opnieuw gescand). Wanneer het zaaktype niet correct is, kan de behandelaar deze zelf aanpassen door een selectie te maken van de aanwezige zaaktypen die in de tabel voorkomen.
Omvang van de steekproef op gescande documenten is minimaal 10%. Steekproef wordt bepaald door in het resultaat van de gevonden gescande documenten van die dag het resultaat oplopend te sorteren op het veld inhoud vervolgens van dit resultaat het eerste, het tiende, het twintigste (enz.) document te controleren.
Omvang van de steekproef op documentniveau is ook minimaal 10% en wordt op bepaald door in het resultaat van de gevonden gescande documenten van die dag het resultaat oplopend te sorteren op het veld afz./aan vervolgens van dit resultaat het eerste, het tiende, het twintigste (enz.) document te controleren.
Ameland, 24 september 2024.
College van burgemeester en wethouders,
Leo Pieter Stoel
burgemeester
Roelof Burghoorn
adjunct-directeur
Bijlage 1: Verklaring van Vervanging van Archiefbescheiden
Verklaring van Vervanging van Archiefbescheiden
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Ameland
dat op grond van het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Ameland d.d. 24 september 2024
de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden, [x.xxx] registraties, zijn vernietigd door versnippering
Bijlage 2: Uitzonderingenlijst
Uitzonderingenlijst vervanging:
Fysieke poststukken die niet voor vervanging in aanmerking komen:
Archiefbescheiden die op grond van relevante wet- en regelgeving in hun originele vorm bewaard moeten blijven. Een voorbeeld hiervan zijn de akten burgerlijke stand, op grond van de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994, artikel 2 lid 1, dat een uitwerking is van Besluit Burgerlijke Stand 1994, artikel 10 mogen deze niet vervangen worden.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-448532.html