Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen West Betuwe 2024

De burgemeester van de gemeente West Betuwe;

overwegende dat

• het niet altijd mogelijk is voor eenzelfde dag, tijd of locatie meerdere evenementenvergunningen te verlenen;

• voor sommige locaties geldt dat het aantal te houden evenementen beperkt is door natuurlijke oorzaken of beleidsmatige keuzes;

• er in die zin sprake kan zijn van concurrerende en schaarse aanvragen voor evenementenvergunningen;

• het gewenst is hiervoor regels op te stellen;

gelet op het bepaalde in artikelen 1.8 en 2:24 e.v. van de Algemene plaatselijke verordening gemeente West Betuwe (Apv) en titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht;

B e s l u i t :

de Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen West Betuwe 2024 vast te stellen.

Artikel 1 Procedureregels evenementen aanvragen

Aanvragen die worden ingediend voor het lopende kalenderjaar, worden in beginsel op volgorde van binnenkomst behandeld. Wanneer voor een bepaalde dag en locatie een vergunningaanvraag in behandeling is, worden nieuwe aanvragen voor diezelfde dag en locatie “in de wacht gezet”. Mocht niet tot vergunningverlening worden overgegaan, dan wordt een volgende aanvraag in behandeling genomen.

Artikel 2 Stappenplan concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen

Bij concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen worden onderstaande stappen a tot en met d cumulatief doorlopen. Na elke stap kan een aanvrager afvallen. Degene die overblijft krijgt voorrang. Indien blijkt dat meerdere aanvragers op hetzelfde punt uitkomen, zal er loting overeenkomstig punt d plaatsvinden.

Indien blijkt dat het aantal aanvragen het maximaal aantal te verstrekken vergunningen overschrijdt, wordt iedere aanvrager gevraagd één voorkeursevenement kenbaar te maken. Als het aantal voorkeursevenementen niet gelijk is aan het aantal schaarse vergunningen, wordt overeenkomstig dit stappenplan gekomen tot een toekenning van evenementenvergunning.

• a. Samenwerken

  Concurrerende aanvragers worden onderling in contact gebracht om na te gaan of er samengewerkt, geschoven of anderszins een oplossing gevonden kan worden. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken nadat de aanvragers met elkaar in contact zijn gebracht, dient schriftelijk of via de elektronische weg aangegeven te worden of samenwerken mogelijk is en op welke wijze. Indien samenwerken niet mogelijk blijkt te zijn, wordt verder gegaan met onderstaande stappen.

• b. Historie

  De aanvrager die reeds meer dan 10 jaar hetzelfde evenement op dezelfde tijd en locatie organiseert, krijgt voorrang.

• c. Ervaring

  De aanvrager zal moeten aantonen (eventueel met referenties) dat hij ervaring heeft met de organisatie van evenementen met een vergelijkbare omvang en complexiteit als voor het evenement waarvoor de inschrijving wordt gedaan. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met ervaringen bij voorgaande evenementen, alsook eerdere plaatsing(en) op de evenementenkalender. Negatieve ervaringen bij voorgaande evenementen kunnen ertoe leiden dat een aanvrager geen voorrang krijgt.

• d. Loting

  Indien het doorlopen van bovenstaande stappen niet leidt tot een oplossing wordt er geloot. De in aanmerking komende gegadigden worden uitgenodigd bij de loting aanwezig te zijn.

Artikel 3 Hardheidsclausule

Op basis van bijzondere feiten en omstandigheden kan de burgemeester besluiten af te wijken van de procedureregels zoals in deze beleidsregel is vastgesteld.

Artikel 4 Citeertitel

Deze procedureregels worden aangehaald als: “Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen West Betuwe 2024”.

Artikel 5 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

West Betuwe, 16 oktober 2024

De burgemeester van West Betuwe,

S. Stoop

Toelichting

Artikel 1

Aangaande de volgorde van binnenkomst is bewust gekozen voor het principe: “wie het eerst komt, wie het eerst maalt” Wachten met behandeling (en vergunningverlening) totdat alle mogelijke aanvragen binnen zijn, is in verband met de benodigde voorbereidingstijd geen werkbare optie.

Artikel 2 Voorkeursevenement

Als het aantal aanvragen het aantal schaarse vergunningen op een evenemententerrein overschrijdt, wordt het stappenplan doorlopen. Als ieder evenement gelijke kansen zou hebben, is het rendabel voor een aanvrager om zoveel mogelijk evenementen aan te vragen. Om te voorkomen dat er speculatief veel evenementen worden aangevraagd, die allen moeten worden meegenomen in het stappenplan, is het voorkeursevenement per aanvrager opgenomen. Als het aantal voorkeursevenementen gelijk is aan het aantal schaarse vergunningen, hoeft het stappenplan verder niet te worden doorlopen en worden alleen de voorkeursevenementen toegekend. Bij meer voorkeursevenementen dan schaarse vergunningen wordt het stappenplan doorlopen. Mochten er minder voorkeursevenementen dan schaarse vergunningen zijn, dan zal voor de overige vergunningen het stappenplan worden doorlopen.

Artikel 2c Ervaring

Bij de beoordeling van de ervaring wordt tevens inbegrepen negatieve ervaringen bij voorgaande evenementen aangevraagd binnen de gemeente West Betuwe. Hierbij valt te denken aan:

• intrekking van de verleende vergunning;

• stillegging evenement ingevolge niet nakoming voorschriften;

• geen gebruik making van een toegekende datum op de evenementenkalender;

• een buiten behandeling gestelde aanvraag

Voorwaarde hierbij is dat de aanvrager de gelegenheid gehad heeft hierop te kunnen reageren.

Artikel 2d Loting

De loting wordt uitgevoerd door iemand die geen deel uit maakt van het vergunningverleningsproces.