Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Zwolle 2024

De raad van de gemeente Zwolle;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 augustus 2024;

gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Zwolle 2024

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. ambtelijk horen: horen door een ambtenaar of meerdere ambtenaren namens het bestuursorgaan, bedoeld in artikel 7:5 van de Algemene wet bestuursrecht;

• b. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• c. bestuursorgaan: gemeentelijk orgaan dat het bestreden besluit heeft genomen: de raad, burgemeester en wethouders, de burgemeester en de leerplichtambtenaar;

• d. bezwaarmaker: indiener van een bezwaarschrift;

• e. commissie: adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Awb;

• f. gemeente: gemeente Zwolle;

• g. voorzitter: voorzitter van de commissie.

Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift

Het bestuursorgaan registreert het ingediende bezwaarschrift met de datum van ontvangst.

Paragraaf 2. Informele afhandeling en ambtelijk horen

Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling

• 1. De informele aanpak start door na binnenkomst van het bezwaarschrift contact op te nemen met de bezwaarmaker en de bij het primaire besluit betrokken medewerker(s).

• 2. Het bestuursorgaan onderzoekt of het bezwaarschrift informeel kan worden afgehandeld alvorens het verder in behandeling te nemen.

• 3. Als het bezwaar informeel wordt afgehandeld, legt het bestuursorgaan de gemaakte afspraken zo nodig schriftelijk vast en neemt het zo nodig een nieuw besluit.

Artikel 4. Ambtelijk horen

• 1. De bezwaarmaker en belanghebbende(n) wordt (worden) in de gelegenheid gesteld om te worden gehoord, waarbij ambtelijk horen het uitgangspunt is.

• 2. Indien de bezwaarmaker daarmee instemt, kan ook telefonisch of anderszins met elektronische hulpmiddelen worden gehoord.

• 3. Het bestuursorgaan kan bij zwaarwegende redenen besluiten dat het horen door de commissie plaatsvindt.

Paragraaf 3. Commissie

Artikel 5. Horen en adviseren door de commissie

Er is een commissie die bestuursorganen van de gemeente Zwolle adviseert ten aanzien van de beslissing op bezwaarschriften, die haar ter advisering in handen zijn gesteld.

Artikel 6. Samenstelling van de commissie

• 1. De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste 2 leden.

• 2. De voorzitter, vice-voorzitter, leden en eventuele plaatsvervangende leden worden door burgemeester en wethouders benoemd, geschorst en ontslagen.

• 3. De commissie regelt de vervanging van de (vice-)voorzitter.

• 4. De voorzitter, vice-voorzitter en de (plaatsvervangende) leden van de commissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van één van de bestuursorganen.

Artikel 7. Secretaris

Burgemeester en wethouders zorgen voor een secretaris die de commissie in haar werkzaamheden ondersteunt.

Artikel 8. Zittingsduur

• 1. De voorzitter, vice-voorzitter, leden en eventuele plaatsvervangende leden worden door burgemeester en wethouders benoemd voor een termijn van vier jaar. Het is mogelijk twee keer herbenoemd te worden.

• 2. De voorzitter, vice-voorzitter en de (plaatsvervangende) leden kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan burgemeester en wethouders.

• 3. Burgemeester en wethouders kunnen voor het aflopen van de benoemingstermijn als bedoeld in het eerste lid, als het betreffende commissielid niet naar behoren functioneert, dan wel als door veranderde omstandigheden het lidmaatschap van het commissielid niet meer verenigbaar is met de (onafhankelijke) aard van de commissie, het betreffende commissielid ontslaan.

• 4. De aftredende of ontslagnemende voorzitter, vice-voorzitter of (plaatsvervangende) leden blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 9. Voorbereiding hoorzitting

• 1. De voorzitter bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan in de gelegenheid worden gesteld door de commissie te worden gehoord.

• 2. De bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan worden ten minste 10 dagen voor de hoorzitting schriftelijk uitgenodigd.

• 3. Ter voorbereiding van de behandeling van het bezwaarschrift wordt door het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen een schriftelijke reactie op het bezwaarschrift aangeleverd.

• 4. De commissie is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijn, genoemd in het tweede lid.

• 5. De commissie kan bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Als daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van burgemeester en wethouders vereist.

Artikel 10. Onpartijdigheid leden

De voorzitter, vice-voorzitter en de (plaatsvervangende) leden nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift als daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.

Artikel 11. Openbaarheid hoorzitting

• 1. De hoorzitting van de commissie is openbaar.

• 2. De deuren kunnen worden gesloten als de (vice-)voorzitter, of een van de aanwezige (plaatsvervangende) leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een gemotiveerd verzoek doet.

• 3. Als de commissie naar aanleiding van het tweede lid beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de hoorzitting verzetten, vindt de hoorzitting plaats achter gesloten deuren.

Artikel 12. Verslaglegging

• 1. Het verslag, als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb, bevat in ieder geval:

  • a. namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid;

  • b. korte zakelijke vermelding van wat over en weer is gezegd en wat verder op de hoorzitting is voorgevallen;

  • c. vermelding als de hoorzitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of als belanghebbenden of hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord;

  • d. verwijzing naar de op de hoorzitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht.

• 2. Het verslag wordt ondertekend door de (vice-)voorzitter en de secretaris.

Artikel 13. Nader onderzoek

• 1. De commissie is bevoegd nader onderzoek te doen als zij dit na afloop van de hoorzitting wenselijk acht.

• 2. De uit nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan toegezonden.

• 3. De bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan kunnen binnen een door de commissie gestelde termijn schriftelijk reageren op de nadere informatie en indien gewenst aan de voorzitter vragen om een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op dit verzoek.

• 4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 14. Raadkamer en advies

• 1. De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het uit te brengen advies.

• 2. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

• 3. Als bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

• 4. Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt als die minderheid dat verlangt.

• 5. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift.

• 6. Het advies wordt door de (vice-)voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 15. Uitbrengen advies

• 1. Het advies wordt met het verslag van de hoorzitting en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.

• 2. Het in het eerste lid bedoelde advies, verslag en informatie wordt tegelijkertijd aan belanghebbenden toegezonden.

Artikel 16. Vergoedingen voor het bijwonen van vergaderingen

• 1. Wegens bijzondere beroepsmatige deskundigheid en de zwaarte en omvang van hun taak als bedoeld in artikel 3.4.2. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers ontvangen de (plaatsvervangende) leden van de commissie een vergoeding ten bedrage van 140% en de (vice-)voorzitter een vergoeding van 180% van de vergoeding, zoals is vastgelegd in de tabel in artikel 3.4.1. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

• 2. De (vice-)voorzitter en de (plaatsvervangende) leden van de commissie ontvangen voor het bijwonen van de vergaderingen een vergoeding voor reiskosten zoals is vastgelegd in artikel 3.4.3. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

Paragraaf 4. Slotbepalingen

Artikel 18. Jaarverslag

De gemeente brengt jaarlijks verslag uit over de behandeling van bezwaarschriften in het voorafgaande kalenderjaar.

Artikel 19. Intrekking oude regeling

De Verordening Adviescommissie bezwaarschriften 2012 wordt ingetrokken.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking acht dagen na bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Zwolle 2024.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 14 oktober 2024.

De voorzitter,

De griffier.

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met burger staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over de informele aanpak, het ambtelijk horen en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is informele behandeling van bezwaren waar het kan en formele behandeling waar het noodzakelijk is.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 1. Definities

Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van de gemeente dat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar openstaat (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Deze verordening geldt alleen voor dergelijke besluiten van de raad, burgemeester en wethouders, de burgemeester en de leerplichtambtenaar.

Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling

Eerste en tweede lid

Het zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het bezwaarschift contact leggen met de bezwaarmaker is zeer zinvol. Er kan dan aan bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden inzicht in en uitleg over de vervolgprocedure worden gegeven. Op welke wijze contact wordt opgenomen wordt niet in de Awb geregeld. Dit is aan het bestuursorgaan zelf. De keuze die gemaakt wordt kan afhangen van de inschatting wat het beste in het concrete geval zal zijn. Hierbij wordt met zowel de bezwaarmaker als de voorbereider van het bestreden besluit contact opgenomen en wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar verkend. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift dan hoeft het bezwaarschrift niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de informele afhandeling. Omdat de heroverweging van het bestreden besluit in bezwaar onbevooroordeeld moet gebeuren, is het wenselijk dat dit (ambtelijke) contact niet wordt gelegd door iemand die direct bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest.

Derde lid

Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.

Beslistermijnen

Het bestuursorgaan moet op het bezwaarschrift beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. De beslistermijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn worden verdaagd. De beslistermijn kan maximaal zes weken worden verdaagd, maar verdere verdaging van de beslistermijn is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb).

Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb.

Artikel 4. Ambtelijk horen

Belanghebbenden (de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden) moeten worden gehoord voordat op het bezwaar wordt beslist (artikel 7:2, eerste lid, van de Awb). Slechts in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien.

Eerste en tweede lid

De gemeente Zwolle kiest voor de behandeling van bezwaarschriften in de regel voor ambtelijk horen. Daarop zijn de bepalingen uit artikel 7:5 van de Awb van toepassing.

Hoe het horen wordt vormgegeven is grotendeels aan degene(n) die horen zelf. Er kan voor worden gekozen om fysiek te horen, maar telefonisch of digitaal horen is ook mogelijk. Hierbij is het wel vereist dat alle betrokkenen hiermee instemmen.

Van het horen wordt een kort en zakelijk verslag gemaakt (artikel 7:7 van de Awb).

Derde lid

Voorbeelden van zwaarwegende redenen zijn:

• a. politiek-bestuurlijk gevoelige besluiten;

• b. meerdere bezwaarmakers en/of belanghebbenden;

• c. besluiten met een grote impact.

Artikel 5. Horen en adviseren door de commissie

Het horen en adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld.

De commissie is bevoegd om te adviseren over bezwaarschriften die haar ter advisering in handen zijn gesteld. De commissie kan ook verzocht worden door een bestuursorgaan om te adviseren ten aanzien van een bezwaarschrift als bedoeld in het tweede lid.

Artikel 6. Samenstelling van de commissie

Eerste lid

Het aantal leden dat naast de voorzitter deel uitmaakt van de commissie moet tenminste twee zijn, maar dit kunnen er ook meer zijn (artikel 7:13, eerste lid, onder a van de Awb). Het horen dient door tenminste twee leden plaats te vinden, de beraadslagingen door drie leden.

Tweede lid

Een (vice-)voorzitter is een lid van de commissie met een extra taak voor wat betreft het leiden van de vergaderingen.

Derde lid

Als de (vice-)voorzitter verhinderd is, dan kan de commissie zelf beslissen wie hem als voorzitter vervangt.

Vierde lid

De commissie is onafhankelijk. Haar leden kunnen dus geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een gemeentelijk bestuursorgaan. Zie ook artikel 7:13, eerste lid onder B van de Awb en artikel 84, tweede lid, in samenhang met artikel 83, tweede lid, van de Gemeentewet.

Artikel 8. Zittingsduur

Eerste lid

Leden kunnen ten hoogste tweemaal, telkens voor een periode van maximaal vier jaar, worden herbenoemd. Het tijdstip van herbenoeming vormt daarbij voor de leden en gemeente een toetsmoment.

Vierde lid

Het is voor de continuïteit van het horen en adviseren wenselijk om aan te blijven als lid of voorzitter totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 10. Onpartijdigheid leden

Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren.

Artikel 11 Openbaarheid

Eerste lid

Hierin is het uitgangspunt vastgelegd dat de hoorzitting openbaar is.

Derde lid

Op grond van het derde lid kan worden besloten om de hoorzittingen van een kamer met gesloten deuren te laten plaatsvinden. Gelet op het karakter van de te behandelen bezwaarschriften zal dit het geval zijn bij sociale zaken. Daarnaast is er de mogelijkheid om in een incidenteel geval op verzoek te besluiten tot het houden van een hoorzitting met gesloten deuren.

De Awb bepaalt dat de gehele commissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb). Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door (enkel) de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend (Kamerstukken 21 221, nr. 3, p. 155).

Artikel 12. Verslaglegging

Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld.

Het bepaalde in het eerste lid strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Dit is ook niet wenselijk gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Enkel de noodzakelijke persoonsgegevens worden in het verslag opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.

Artikel 13. Nader onderzoek

Derde lid

In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor).

Artikel 18. Jaarverslag

De invulling van het verslag is open gelaten. Voor de hand ligt dat in het verslag wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel bezwaren zijn behandeld, advisering door de adviescommissie, wat de uitkomst van de bezwaren zijn (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.), in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is. In geval een klacht is ingediend tegen de commissie wordt dit in het jaarverslag vermeld. Het jaarverslag is ook een instrument voor de gemeente om verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit te signaleren.