Privacyprotocol gegevensverwerking Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) gemeente Vlissingen

Burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen;

de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Wet maatschappelijke ondersteuning;

overwegende dat:

• 1. het Rijk aan gemeenten meer taken en verantwoordelijkheden geeft op de terreinen:

  • a. jeugdzorg

  • b. werk, participatie en inkomen

  • c. maatschappelijke ondersteuning;

• 2. het vertrekpunt van de gemeente Vlissingen (hierna te noemen de gemeente) is dat de inwoner in staat is zelf regie te kunnen voeren over zijn leven en eventuele hulpverlening er altijd op gericht is de zelfredzaamheid van de inwoner te vergroten;

• 3. in een aantal gevallen de inwoner niet of verminderd zelfredzaam is en hierbij een risico bestaat dat dit negatieve gevolgen kan hebben voor zijn welzijn en maatschappelijke participatie;

• 4. in deze situaties noodzakelijk is om maatschappelijke ondersteuning te bieden en dat in sommige gevallen de regie tijdelijk wordt overgedragen aan de gemeente;

• 5. de gemeente streeft naar een integrale hulpverlening, in de gevallen waarin de problemen van de inwoner meerdere beleidsterreinen bestrijkt;

• 6. de integrale hulpverlening noodzakelijk is om tot een coherent plan van aanpak te komen, zodat problemen die voorrang behoeven als eerste worden aangepakt;

• 7. dit, ter voorkoming van:

  • a. verdere opstapeling van problemen van de inwoner,

  • b. de inwoner hierdoor in zwaardere zorg of ondersteuningstrajecten komt,

  • c. deze ontwikkelingen gepaard gaan met hogere kosten voor de gemeente;

• 8. dit protocol handvatten biedt bij het regelen van de wijze van samenwerken en informatie-uitwisseling met partners;

• 9. het de taak is van de gemeente en haar partners om zorg te dragen voor de privacy van de inwoner bij deze informatiestromen;

BESLUIT:

vast te stellen het Privacyprotocol gegevensverwerking Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo).

Artikel 1 Definities

Uitvoering: Degene die, onder de verantwoordelijkheid en op aanwijzing van de verwerkingsverantwoordelijken, de dagelijkse zorg heeft voor het beheer van de gegevens die in het dossier zijn opgenomen, zijnde Team Wmo en Jeugd.

Dossier: De digitale verzameling van persoonsgegevens over inwoners in het beheer van team Wmo en Jeugd

Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, te weten de inwoner of een andere persoon die betrokken is bij de ondersteuning van de inwoner.

Bijzondere persoonsgegevens: Gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, het lidmaatschap van een vakvereniging en strafrechtelijke persoonsgegevens.

Inwoner: Een persoon als bedoeld in artikel 1.1.1 van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

Jeugdprofessional: Jeugdconsulenten en casusregisseurs Jeugd werkzaam voor de gemeente die qua functiebeschrijving belast is met de jeugdhulpverlening.

Partners: Organisaties die werkzaam zijn binnen het sociaal domein, zoals Aanvul- lende Zorg, Buurtteams, zorgaanbieders en de geestelijke gezondheidszorg.

Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Wmo-Consulent: De medewerker van het team Wmo en Jeugd die qua functiebeschrijving belast is met de toeleiding van inwoners naar maatschappelijke ondersteuning.

Team Wmo en Jeugd: Team bestaande uit WMO-consulenten en Jeugdprofessionals werkzaam voor de gemeente die qua functiebeschrijving belast zijn met de uitvoering van de Jeugdwet, het uitvoeren van casusregie en /of de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning.

Veilig Thuis: Veilig Thuis is het adviespunt en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling.

Verwerkingsverantwoordelijke: Het college van burgemeester en wethouders (voortaan het college)

Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Artikel 2 Doel gegevensverwerking WMO-loket

De gegevensverwerking door het team Wmo en Jeugd heeft als doel:

het bepalen en indien nodig bieden van maatschappelijke ondersteuning aan inwoners die zelf, dan wel samen met personen in hun omgeving onvoldoende zelfredzaam zijn of onvoldoende in staat zijn tot participatie.

Artikel 3 Verwerkingsverantwoordelijke

• 1. Het college van burgemeester en wethouders is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (hierna: AVG) voor de verwerking van persoons- gegevens door de medewerkers van het Team Wmo en Jeugd.

• 2. Het team WMO en Jeugd is ambtelijk belast met het toepassen van de AVG op de wettelijke taken binnen de Wet maatschappelijke ondersteuning welke zij uitvoert

Artikel 4 Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens

Het team Wmo en Jeugd is op basis van zijn taken, genoemd in de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, bevoegd om persoonsgegevens te verwerken bij de uitvoering van deze taken.

In situaties waarin het voorgaande lid van dit artikel niet voorziet, is de WMO-consulent bevoegd om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, te verwerken op grond van de ondubbelzinnige toestemming van de inwoner, zoals genoemd in art. 6 lid 1, onder a van de AVG. De toestemmingsverklaring is opgenomen in bijlage 1.

Indien het vitaal belang van de betrokkene in het gedrang is, waarbij de betrokkene dringend is aangewezen op hulp en het vragen van toestemming aan de betrokkene redelijkerwijs niet mogelijk is, is de WMO- consulent bevoegd persoonsgegevens te verwerken op grond van artikel 6 lid 1, onder d van de AVG.

Artikel 5 Gegevensverzameling

• 1. In het dossier worden de persoonsgegevens van de inwoner opgenomen die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van de inwoner.

• 2. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de set van persoonsgegevens die worden verwerkt, voor welke doeleinden deze worden verzameld en de bijbehorende partners ten behoeve van de ondersteuning van de inwoner.

Artikel 6 Verstrekken van persoonsgegevens

• 1. De gemeente is op grond van de Wmo 2015 bevoegd om persoonsgegevens te verstrekken aan zorgaanbieders die zich jegens het college hebben verbonden tot het leveren van de maatwerk voorziening aan de inwoner, aan het CAK, aan de SVB en aan de toezichthoudende ambtenaren.

• 2. Indien dat in verband met de beoordeling van de behoefte aan en de ondersteuning van de inwoner noodzakelijk is, kunnen medewerkers van het team Wmo en Jeugd persoonsgegevens van de inwoner verstrekken aan medewerkers van partners, dan wel derden. De persoonsgegevens worden alleen verstrekt, nadat de betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor het delen van specifieke persoonsgegevens, tenzij dit bij of krachtens wet anders is bepaald. Bij het verstrekken van gegevens is mét de inwoner in plaats van over de inwoner het uitgangspunt.

• 3. De toestemming genoemd in lid 2 kan op ieder moment worden ingetrokken.

• 4. De toestemming genoemd in lid 2 blijft achterwege, indien de inwoner in een zeer ernstige situatie verkeert, waarbij deze dringend is aangewezen op behandeling, zorg, onderzoek of een andere interventie, waarbij het niet mogelijk is om de toestemming van de inwoner te verkrijgen (Vitaal belang, artikel 6 lid 1 sub d AVG).

• 5. De hoeveelheid aan verstrekte persoonsgegevens van de inwoner dient te allen tijde in verhouding te zijn met de beoogde ondersteuning van de inwoner.

Artikel 7 Beveiliging en inzage

• 1. De medewerkers van het team Wmo en Jeugd, voor zover deze betrokken zijn bij de beoordeling van de behoefte aan en de ondersteuning van de inwoner, hebben inzage in de persoonsgegevens van de inwoner die in het dossier zijn opgenomen.

• 2. Indien noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben daarnaast inzage in de persoonsgegevens in het dossier:

  • a. De WMO-consulent met toezichtstaken uit het team Wmo en Jeugd alsmede de administratieve medewerkers van team Wmo en Jeugd voor zover zij specifiek zijn belast met de administratieve ondersteuning van de WMO-consulenten die betrokken zijn bij de beoordeling van de behoefte aan de ondersteuning van de inwoner binnen team Wmo en Jeugd;

  • b. Degene die belast is met de afhandeling van klachten over de geboden ondersteuning, of de behandeling van bezwaar- en/of beroepschriften, inclusief de leden van de commissie voor de bezwaarschriften en de klachtencommissie, uitsluitend voor zover het noodzakelijk is voor de beoordeling van de klacht, het bezwaar-en/of beroepschrift en het dossier betrekking heeft op de betreffende klacht, bezwaar- en/of beroepschrift.

  • c. De Uitvoering;

  • d. Indien er huiselijk geweld aan de orde is, de medewerkers van Veilig Thuis.

• 3. Aan anderen dan in het tweede lid genoemde personen wordt geen inzage gegeven in de persoonsgegevens in het dossier, tenzij een wettelijke plicht daartoe noodzaakt.

• 4. In een interne regeling is per functie-indeling bepaald welke inzagerechten en schrijfrechten de medewerkers van het team Wmo en Jeugd hebben met betrekking tot het dossier.

• 5. De applicatiebeheerder wordt als zodanig als beheerder aangewezen en kent op aanvraag van het team Wmo en Jeugd en in overleg met coördinator of teamleider een in te vullen autorisatie toe aan personen, die hen voor zover noodzakelijk is voor hun taakuitoefening inzage verschaffen in (bepaalde delen van) het dossier en die hen zo nodig bevoegdheden geven om gegevens in het dossier op te nemen, aan te vullen of te wijzigen.

Artikel 8 Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens

• 1. De persoonsgegevens in het dossier worden 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de ondersteuning is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning.

• 2. De uitvoering draagt er zorg voor dat de gegevens genoemd in het eerste lid na de bewaartermijn genoemd in het eerste lid zo spoedig mogelijk worden vernietigd of dat de gegevens van hun kenmerken worden ontdaan, zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot het desbetreffende individu.

Artikel 9 Geheimhouding

Een ieder die op grond van dit protocol kennis neemt van persoonsgegevens van een inwoner, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of deze regeling dit protocol anders bepaalt.

Artikel 10 Melding Veilig Thuis

• 1. Het team Wmo en Jeugd is te allen tijde bevoegd om inlichtingen die noodzakelijk worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken, aan Veilig Thuis desgevraagd of uit eigen beweging te verstrekken zonder toestemming van de betrokkene die het betreft en indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van hun ambt of beroep.

• 2. Bij een melding als bedoeld in lid 1 worden de wettelijke stappen doorlopen (art. 2 lid 2 ) van het Besluit verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling.

• 3. Van de verstrekking als bedoeld in lid 1 wordt een aantekening gemaakt in het dossier.

Artikel 11 Informatieplicht

• 1. Het team Wmo en Jeugd draagt er zorg voor dat een betrokkene zo spoedig mogelijk wordt geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens. De betrokkene wordt geïnformeerd over welke gegevens er worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, met wie deze gegevens worden gedeeld, welke rechten de betrokkene kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten kan wenden, tenzij de inwoner hier reeds van op de hoogte is.

• 2. Het informeren van de betrokkene kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de betrokkene, van zijn gezinsleden, of van de medewerkers van het team Wmo en Jeugd of die van anderen door dit informeren worden bedreigd.

Artikel 12 Rechten van de betrokkene

1. Recht op inzage

Iedere betrokkene heeft het recht om zich schriftelijk tot de verwerkingsverantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens worden verwerkt die op hem betrekking hebben.

• a. De verwerkingsverantwoordelijke deelt de betrokkene zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, worden verwerkt. Indien dit het geval is biedt de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het dossier en die op hem betrekking hebben, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verwerkings- Verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekkingen.

• b. De rechten van betrokkene genoemd in dit artikel kunnen worden geweigerd in het belang van;

  • i. de veiligheid van de Staat;

  • ii. het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten;

  • iii. gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen;

  • iv. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen;

  • v. de bescherming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen.

• c. De verwerkingsverantwoordelijke deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede. Bij de partners kan gedetailleerde informatie apart worden opgevraagd en geldt de eigen verantwoordelijkheid van deze partner voor de betreffende persoonsgegevens van de betrokkene in hun dossiers.

2. Recht op correctie

De betrokkene kan de verantwoordelijke verzoeken de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd zijn met de wet. Het verzoek bevat de aan de te brengen wijzigingen.

• d. De verantwoordelijke bericht de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of betrokkene hieraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

• e. Leidt het verzoek tot aanpassing of verwijdering van gegevens, dan draagt de verantwoordelijke er zorg voor dat deze aanpassingen zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd en dat derden die op grond van deze regeling kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens tevens bekend zijn met deze aanpassingen.

3. Recht op verwijdering

De betrokkene kan een verzoek indienen tot verwijdering van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens bij de verantwoordelijke. Een verzoek tot verwijdering kan geweigerd worden voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtrens de wet zich tegen vernietiging verzet. De uitvoering draagt er zorg voor dat de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van betrokkene zijn vernietigd.

Voor de uitoefening van de in dit artikel genoemde rechten van de betrokkene worden geen kosten in rekening gebracht door de verantwoordelijke.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de derde dag na bekendmaking in het Gemeenteblad.

Aldus besloten door burgemeester en wethouders van Vlissingen op1 oktober 2024,

de secretaris,

de burgemeester,