Privacyprotocol gegevensverwerking Jeugd gemeente Vlissingen

Het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen;

gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Jeugdwet;

overwegende dat:

• 1. het Rijk aan gemeenten meer taken en verantwoordelijkheden geeft op de terreinen:

  • a. jeugdzorg

  • b. werk, participatie en inkomen

  • c. maatschappelijke ondersteuning;

• 2. het vertrekpunt van de gemeente Vlissingen (hierna te noemen de gemeente) is dat de inwoner in staat is zelf regie te kunnen voeren over zijn leven;

• 3. in een aantal gevallen de inwoner niet of verminderd zelfredzaam is en hierbij een risico bestaat dat dit negatieve gevolgen kan hebben voor zijn welzijn;

• 4. in deze situaties noodzakelijk is dat de regie wordt overgedragen naar de gemeente;

• 5. de gemeente streeft naar een integrale hulpverlening, gericht op het vergroten van de zelfredzaamheid van de inwoner bij multiproblematiek;

• 6. de integrale hulpverlening noodzakelijk is om tot een coherent plan van aanpak te komen (één plan), zodat problemen die voorrang behoeven als eerste worden aangepakt;

• 7. dit, ter voorkoming van:

  • a. verdere opstapeling van problemen van de inwoner,

  • b. de inwoner hierdoor in zwaardere zorg of ondersteuningstrajecten komt,

  • c. deze ontwikkelingen gepaard gaan met hogere kosten voor de gemeente;

• 8. bij de totstandkoming van dit plan sprake is van vastlegging en uitwisseling van persoonsgegevens waarbij het de taak is van de gemeente om zorg te dragen voor de bescherming van de persoonsgegevens (privacy) van de inwoner;

• 9. de uitvoering van de Jeugdwet is belegd bij de gemeente.

BESLUIT:

vast te stellen het Privacyprotocol gegevensverwerking jeugdhulp.

Artikel 1 Definities

Uitvoering: Degene die, onder de verantwoordelijkheid en op aanwijzing van de verwerkingsverantwoordelijken, de dagelijkse zorg heeft voor het beheer van de gegevens die in het dossier zijn opgenomen, zijnde Team Wmo en Jeugd.

Dossier: De digitale verzameling van persoonsgegevens over inwoners in het beheer van team Wmo en Jeugd.

Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, te weten de inwoner of een andere persoon die betrokken is bij de ondersteuning van de inwoner.

Bijzondere persoonsgegevens: Gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, het lidmaatschap van een vakvereniging en strafrechtelijke persoonsgegevens.

Inwoner: Een persoon als bedoeld in artikel 1.1.1 van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

Jeugdprofessional: Jeugdconsulenten en casusregisseurs Jeugd werkzaam voor de gemeente die qua functiebeschrijving belast is met de jeugdhulpverlening.

Medisch beroepsgeheim: Het beroepsgeheim; de plicht tot geheimhouding van een hulpverlener, als bedoeld in art. 7:457 van het Burgerlijk Wetboek, de Geneeskundige behandelingsovereenkomst, kortweg de WGBO.

Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Team Wmo en Jeugd: Team bestaande uit WMO-consulenten en Jeugdprofessionals werkzaam voor de gemeente die qua functiebeschrijving belast zijn met de uitvoering van de Jeugdwet, het uitvoeren van casusregie en /of de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning.

Veilig Thuis: Veilig Thuis is het adviespunt en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling.

Verwerkingsverantwoordelijke: Het college van burgemeester en wethouders (voortaan het college)

Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verwijsindex: Verwijsindex risicojongeren als bedoeld in artikel 7.1.2.1 Jeugdwet.

Artikel 2 Doel gegevensverwerking WMO-loket

De gegevensverwerking door het college heeft als doel jeugdigen en hun ouders bij opgroei en opvoed- problemen:

• 1. informatie, advies en hulp te bieden, en/of;

• 2. indien nodig toegang verlenen tot individuele voorzieningen en/of;

• 3. indien noodzakelijk toe te leiden naar gedwongen interventies.

Artikel 3 Verwerkingsverantwoordelijke

• 1. Het college van burgemeester en wethouders is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens door de medewerkers van het Team Wmo en Jeugd;

• 2. Het team WMO en Jeugd is ambtelijk belast met het toepassen van de AVG op de wettelijke taken binnen de Wet maatschappelijke ondersteuning welke zij uitvoert.

Artikel 4 Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens

• 1. Het team Wmo en Jeugd is in het kader van de advisering over en de toegang tot de individuele voorziening bevoegd om persoonsgegevens te verwerken op grond van de Jeugdwet.

• 2. Indien de jeugdprofessional zelf jeugdhulpverlening biedt (casusregie), ontleent deze de bevoegdheid om persoonsgegevens te verwerken aan artikel 6 lid 1, onder b van de AVG (behandelings- overeenkomst);

• 3. In situaties waarin de voorgaande leden van dit artikel niet voorzien, is het college bevoegd om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, te verwerken op grond van de ondubbelzinnige toestemming van de inwoner en/of diens gezaghebbende ouders of diens voogd, zoals genoemd in art. 6, onder a van de AVG. De toestemmingsverklaring is opgenomen in bijlage 1.

• 4. Indien het vitaal belang van de betrokkene in het gedrang is, waarbij de betrokkene dringend is aangewezen op hulp en het vragen van toestemming aan de betrokkene redelijkerwijs niet mogelijk is, is het college bevoegd persoonsgegevens te verwerken op grond van artikel 6 lid 1, onder d van de AVG.

Artikel 5 Gegevensverzameling

• 1. In het dossier worden de persoonsgegevens van de inwoner opgenomen die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van de inwoner.

• 2. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de set van persoonsgegevens die wordt verwerkt ten behoeve van de ondersteuning van de inwoner.

Artikel 6 Verstrekken van persoonsgegevens

• 1. Voor zover noodzakelijk voor de ondersteuning van de inwoner kunnen de Jeugdprofessionals van de gemeente Vlissingen persoonsgegevens van de inwoner aan elkaar verstrekken.

• 2. Indien dat voor de ondersteuning noodzakelijk is, kunnen Jeugdprofessionals van de gemeente Vlissingen persoonsgegevens van de inwoner delen met anderen. Indien het persoonsgegevens betreft die de Jeugdprofessional verwerkt in zijn hoedanigheid van jeugdhulpverlener, worden deze persoonsgegevens alleen gedeeld, nadat de betrokkene en/of diens gezaghebbende ouders of voogd, zijn toestemming heeft verleend voor het delen van zijn persoonsgegevens, tenzij dit bij of krachtens wet anders is bepaald.

• 3. De toestemming genoemd in lid 2 blijft achterwege, indien de inwoner in een zeer ernstige situatie verkeert, waarbij deze dringend is aangewezen op behandeling, zorg, onderzoek of een andere interventie die het college niet zelf kan bieden en ondanks de inspanningen van het college het niet mogelijk is om de toestemming van de inwoner te verkrijgen.

• 4. Persoonsgegevens van inwoner mogen worden gedeeld met het Zorg- en Veiligheidshuis Zeeland, voor zover het informatie betreft die noodzakelijk is voor de aan het Zorg- en Veiligheidshuis Zeeland opgedragen taken en voor zover de belangen van de jeugdigen niet onevenredig worden geschaad.

• 5. Van een verstrekking genoemd in de leden 1 t/m 4, wordt een aantekening gemaakt in het dossier met een duidelijke omschrijving van welke persoonsgegevens het betreft, aan wie deze verstrekt worden en de overwegingen die tot het besluit om de persoonsgegevens te verstrekken hebben geleid.

Artikel 7 Beveiliging en inzage

• 1. De Jeugdprofessionals voor zover deze betrokken zijn bij de ondersteuning van de inwoner, hebben inzage in de persoonsgegevens van de inwoner die in het dossier zijn opgenomen.

• 2. Indien noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben daarnaast inzage in de persoonsgegevens in het dossier:

  • a. De Jeugdprofessional met toezichtstaken uit het team Wmo en Jeugd alsmede de administratieve medewerkers van de team Wmo en Jeugd voor zover zij specifiek zijn belast met de administratieve ondersteuning van de Jeugdprofessionals voor hun werkzaamheden binnen team Wmo en Jeugd;

  • b. Degene die belast is met de afhandeling van klachten over de geboden ondersteuning, of de behandeling van bezwaar- en/of beroepschriften, inclusief de leden van de commissie voor de bezwaarschriften en de klachtencommissie, uitsluitend voor zover het noodzakelijk is voor de beoordeling van de klacht, het bezwaar-en/of beroepschrift en het dossier betrekking heeft op de betreffende klacht, bezwaar- en/of beroepschrift.

  • c. Indien er huiselijk geweld aan de orde is, de medewerkers van Veilig Thuis;

  • d. Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de taken, de Raad voor de Kinderbescherming.

• 3. Aan anderen dan in het tweede lid genoemde personen wordt geen inzage gegeven in de persoonsgegevens in het dossier, tenzij een wettelijke plicht daartoe noodzaakt.

• 4. In een interne regeling is per functie-indeling bepaald welke inzagerechten en schrijfrechten de Jeugdprofessionals uit het team Wmo en Jeugd hebben met betrekking tot het dossier.

• 5. De applicatiebeheerder wordt als zodanig als beheerder aangewezen en kent op aanvraag van het team Wmo en Jeugd en in overleg met coördinator of teamleider een in te vullen autorisatie toe aan personen, die hen voor zover noodzakelijk is voor hun taakuitoefening inzage verschaffen in (bepaalde delen van) het dossier en die hen zo nodig bevoegdheden geven om gegevens in het dossier op te nemen, aan te vullen of te wijzigen.

Artikel 8 Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens

• 1. De persoonsgegevens in het dossier worden 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de ondersteuning is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning.

• 2. De uitvoering draagt er zorg voor dat de gegevens genoemd in het eerste lid na de bewaartermijn genoemd in het eerste lid zo spoedig mogelijk worden vernietigd of dat de gegevens van hun kenmerken worden ontdaan, zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot het desbetreffende individu.

Artikel 9 Geheimhouding

• 1. Een ieder die op grond van dit protocol kennis neemt van persoonsgegevens van een inwoner, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of dit protocol anders bepaalt.

• 2. In het kader van de uitvoering van de jeugdhulp, mag het medisch beroepsgeheim slechts worden doorbroken wanneer er sprake is van:

  • a. De ondubbelzinnige toestemming van de inwoner gericht op het doorbreken van de geheim- houdingsplicht.

  • b. Bij een conflict van plichten. Een conflict van plichten kan zich voordoen wanneer er sprake is van een zwaarwegend belang van de inwoner of een ander dan de inwoner die de doorbreking van de geheimhoudingsplicht rechtvaardigt

Artikel 10 Melding Veilig Thuis

• 1. De jeugdprofessional is te allen tijde bevoegd om inlichtingen, die noodzakelijk worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken, aan Veilig Thuis desgevraagd of uit eigen beweging te verstrekken zonder toestemming van de betrokkene die het betreft en indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van hun ambt of beroep.

• 2. Bij een melding als bedoeld in lid 1 worden de wettelijke stappen doorlopen van (art. 2 lid 2 ) van het Besluit verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling.

• 3. Van de verstrekking als bedoeld in lid 1 wordt een aantekening gemaakt in het dossier.

Artikel 11 Informatieplicht

• 1. De Jeugdprofessional draagt er zorg voor dat een betrokkene zo spoedig mogelijk wordt geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens. De betrokkene wordt geïnformeerd over welke gegevens er worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, met wie deze gegevens worden gedeeld, welke rechten de betrokkene kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten kan wenden, tenzij de inwoner hier reeds van op de hoogte is.

• 2. Het informeren van de betrokkene kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de betrokkene of van de medewerkers van de Jeugdprofessional of die van anderen door dit informeren worden bedreigd.

Artikel 12 Rechten van de betrokkene

1. Recht op inzage

Iedere betrokkene heeft het recht om zich schriftelijk tot de verwerkingsverantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens worden verwerkt die op hem betrekking hebben.

• a. De verwerkingsverantwoordelijke deelt de betrokkene zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, worden verwerkt. Indien dit het geval is biedt de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het dossier en die op hem betrekking hebben, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verwerkings- Verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekkingen.

• b. De rechten van betrokkene genoemd in dit artikel kunnen worden geweigerd in het belang van;

  • i. de veiligheid van de Staat;

  • ii. het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten;

  • iii. gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen;

  • iv. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen;

  • v. de bescherming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen.

• c. De verwerkingsverantwoordelijke deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede.

2. Recht op correctie

De betrokkene kan de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd zijn met de wet. Het verzoek bevat de aan de te brengen wijzigingen.

• a. De verwerkingsverantwoordelijke bericht de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

• b. Leidt het verzoek tot aanpassing of verwijdering van gegevens, dan draagt de verwerkings- verantwoordelijke er zorg voor dat deze aanpassingen zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd en dat derden die op grond van deze regeling kennis hebben genomen van deze persoons- gegevens tevens bekend zijn met deze aanpassingen.

3. Recht op verwijdering

Betrokkene kan een verzoek indienen tot verwijdering van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens bij de verwerkingsverantwoordelijke. Een verzoek tot verwijdering kan geweigerd worden voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet. De uitvoering draagt er zorg voor dat de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van betrokkene zijn vernietigd.

Voor de uitoefening van de in dit artikel genoemde rechten van de betrokkene worden geen kosten in rekening gebracht door de verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 13 Uitoefenen van rechten door de wettelijke vertegenwoordigers

• 1. De rechten die een inwoner of een betrokkene op basis van deze regeling heeft, worden uitgeoefend door de wettelijk(e) vertegenwoordiger(s) indien de betrokkene nog geen twaalf haar oud is.

• 2. De rechten zoals bedoeld in het eerste lid worden uitgeoefend door de wettelijk(e) vertegenwoordiger(s) en de betrokkene beiden, indien de betrokkene al twaalf, maar nog geen zestien jaar oud is.

• 3. Vanaf zestien jaar oefent de betrokkene zijn rechten zelfstandig uit.

• 4. In geval een betrokkene van zestien jaar of ouder voor het uitoefenen van zijn rechten wilsonbekwaam wordt geacht, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijk(e) vertegenwoordiger(s). Heeft een meerderjarige wilsonbekwame betrokkene geen wettelijk(e) vertegenwoordiger(s), dan oefent de echtgenoot of de levensgezel deze rechten uit. Heeft de betrokkene geen echtgenoot of levensgezel, of wenst deze de rechten van de betrokkene niet uit te oefenen, dan kan een ouder, een meerderjarige broer of zus, of een meerderjarig kind van de betrokkene zijn rechten uitoefenen.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de derde dag na bekendmaking in het Gemeenteblad.

Aldus besloten door burgemeester en wethouders van Vlissingen op 1 oktober 2024,

de secretaris,

de burgemeester,