Reglement op de Auditcommissie Hof van Twente 2024

De raad van de gemeente Hof van Twente;

gezien het voorstel van het presidium;

gelet op artikel 82 van de gemeentewet;

besluit:

vast te stellen het navolgende REGLEMENT OP DE AUDITCOMMISSIE HOF VAN TWENTE 2024

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt afstemmings-overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers uit de raad, de portefeuille-houder financiën, de concerncontroller en de Teamleider beleid en advies, in de daartoe ingestelde auditcommissie.

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. een lid: een lid van de auditcommissie of diens vervanger;

b. de voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie of diens vervanger;

c. de griffier: de griffier van de gemeenteraad danwel een door hem aan te wijzen medewerker;

d. de raad: de gemeenteraad van Hof van Twente;

e. de accountant: de accountant benoemd door de raad overeenkomstig artikel 213 lid 2 Gemeentewet.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

1. De commissie vertegenwoordigt de raad in zijn verantwoordelijkheid betreffende de

accountantscontrole.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a. de werkzaamheden genoemd in artikel 2 lid 6 onder a en b van de controleverordening Hof van Twente 2023

b. een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

c. het in samenwerking met burgemeester en wethouders uitvoeren van de aanbesteding van de accountantscontrole;

d. een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant en andere onderzoekers;

e. de bespreking van de managementletter met de accountant;

f. de bespreking van de jaarstukken met de accountant voorafgaand aan de raadsbehandeling hiervan;

g. de werkzaamheden genoemd in artikel 2 lid 2 van de onderzoeksverordening Hof van Twente 2023

h. het periodiek evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

i. het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

Artikel 3 Samenstelling

• 1. De auditcommissie bestaat uit zoveel raadsleden als er raadsfracties zijn.

• 2. Iedere raadsfractie vaardigt één lid af naar de auditcommissie en bepaalt wie uit haar midden als plaatsvervanger van dit lid wordt afgevaardigd.

• 3. Benoeming van leden en hun plaatsvervangers vindt plaats door de raad.

• 4. De auditcommissie kan zich bij haar werkzaamheden ambtelijk laten bijstaan.

• 5. De auditcommissie kan zich bij haar werkzaamheden laten bijstaan door de griffier.

• 6. Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid waargenomen door hun vervanger zoals genoemd in het tweede lid.

Artikel 4 Voorzitter

• 1. De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 2. Bij meerdere kandidaten wordt er gestemd.

a. de stemming vindt plaats dmv stembriefjes;

b. bij het staken van de stemmen vindt een tweede stemming plaats;

c. als na de tweede stemming nog geen volstrekte meerderheid is verkregen, beslist terstond het lot;

d. de griffier organiseert de stemming en fungeert als stembureau.

Artikel 5 Zittingsduur

• 1. Het lidmaatschap eindigt aan het eind van een raadsperiode of op het moment dat het lid niet meer;

• 2. voldoet aan de hoedanigheid op grond waarvan hij conform artikel 3 lid geworden is van de auditcommissie.

• 3. In tussentijds ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Artikel 6 Informatievoorziening

De auditcommissie informeert de raad vroegtijdig en actief.

De informatie omvat in ieder geval:

a. de verslagen van de vergaderingen van de auditcommissie;

b. de tussentijdse rapportages en controles;

c. het door de accountant opgestelde verslag van bevindingen;

d. de evaluatie van het functioneren van de accountant;

e. de accountantsselectie.

Artikel 7 Vergaderfrequentie

• 1. de auditcommissie vergadert volgens een jaarlijks vergaderschema;

• 2. de auditcommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken;

• 3. de voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. De voorzitter voert hierover overleg met de griffier.

Artikel 8 Slotbepalingen

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement op de auditcommissie treedt in werking op één dag na bekendmaking ervan in het Gemeenteblad.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als Reglement op de auditcommissie Hof van Twente 2024.

• 3. Bij inwerkingtreding van dit reglement komt het reglement op de auditcommissie Hof van Twente 2018 te vervallen

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hof van Twente d.d. 24 september 2024.

De raad van Hof van Twente,

de griffier, de voorzitter,

H.M. Meerman drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM