Uitvoeringsnotitie behorende bij de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid

Besluit:

De ‘Uitvoeringsnotitie behorende bij de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid’ vast te stellen, waarin wij de drempelbedragen voor het bepalen van inkoop- en aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel vaststellen en ‘Bijlage 1: schema’s keuze aanbestedingsprocedure Gids Proportionaliteit juli 2016’ van de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid te vervangen door de ‘Uitvoeringsnotitie behorende bij de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid’.

Aldus besloten in de collegevergadering van 3 september 2024

drs. ing. C.C.G. Mensink

locosecretaris

mr. drs. R.G. Welten

burgemeester

Uitvoeringsnotitie behorende bij de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid

1.1 Algemeen

Burgemeester en wethouders van Haaksbergen hebben op 10 april 2018 de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. De Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid is gezamenlijk opgesteld met andere Twentse gemeenten, Veiligheidsregio Twente en Regio Twente. De Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft de (wettelijke) kaders en regels voor het op een rechtmatige wijze inkopen van leveringen, diensten en werken. De uitvoeringsnotitie is een nadere Haaksbergse invulling van het op 10 april 2018 vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De uitvoeringsnotitie geeft een nadere duiding aan het kader voor het inkopen van leveringen, diensten en werken. De uitvoeringsnotitie is integraal van toepassing voor de inkoop van voornoemde categorieën. De uitvoeringsnotitie is dynamisch van aard. Het team dat verantwoordelijk is voor de advisering en ondersteuning met betrekking tot de inkoop van leveringen, diensten en werken is verantwoordelijk voor deze uitvoeringsnotitie en draagt zorg voor actualisatie of wijziging van de uitvoeringsnotitie indien ontwikkelingen of evaluaties daartoe aanleiding geven.

1.2 Processen en procedures

Aanbestedende diensten zijn verplicht opdrachten met een waarde boven de Europese drempel- bedragen Europees aan te besteden. Beneden de Europese drempelbedragen past men eveneens aanbestedingsvormen toe. De transactiekosten die deze procedures met zich brengen, moeten in verhouding staan tot het doel dat met het toepassen van een dergelijke aanbestedingsvorm wordt nagestreefd. Het is van belang per opdracht te bezien welke aanbestedingsvorm het meest geschikt en proportioneel is. Richtsnoer hierbij is de Gids Proportionaliteit, zoals opgenomen in het juridisch kader van de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid. De Gids Proportionaliteit wordt toegepast dan wel gemotiveerd bij afwijkingen (‘pas toe of leg uit’). Drempelbedragen geven aldus sturing aan de te kiezen aanbestedingsvorm in relatie tot de geraamde opdrachtsom. Het is mogelijk te kiezen voor een hogere procedure dan vermeld in de schema’s volgens de Gids Proportionaliteit.

Bij de keuze voor de toe te passen aanbestedingsprocedure worden, naast de geraamde opdrachtsom, in ieder geval de volgende aspecten betrokken:

• de transactiekosten voor de aanbestedende dienst en inschrijvers;

• het aantal potentiële inschrijvers;

• het gewenste eindresultaat;

• de complexiteit van de opdracht;

• het type van de opdracht en het karakter van de markt.

Om de rechtmatigheid, doelmatigheid, professionaliteit en proportionaliteit van het inkoopproces te borgen, moeten een aantal verplichte processtappen worden doorlopen of procedures worden toegepast. Deze zijn hieronder weergegeven.

1.2.1 Inkoopmelding

Om te borgen dat conform het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt ingekocht, moet voor alle inkopen met een geschatte inkoopwaarde van meer dan € 30.000 (exclusief BTW) vooraf een inkoopmelding worden gedaan. De inkoopmelding wordt ingediend via intranet/HIP. Op basis van deze melding zal het verantwoordelijk team voor de advisering en ondersteuning met betrekking tot de inkoop van leveringen, diensten en werken een advies geven over de te volgen inkoopprocedure.

1.2.2 Bepalen inkoopprocedure

Afhankelijk van de aard en omvang van de opdracht bepaalt de inkoopverantwoordelijke, in afstemming met het verantwoordelijk team voor de advisering en ondersteuning met betrekking tot de inkoop van leveringen, diensten en werken, welke inkoopprocedure wordt gekozen. Burgemeester en wethouders van Haaksbergen hebben de grenzen voor inkopen, in aanvulling op de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld op de drempelbedragen die staan weergegeven in onderstaande tabel.

1.2.2.1 Drempelbedragen (exclusief BTW)

Aanbestedingsprocedure	Leveringen en diensten	Werken	Sociale en andere specifieke diensten^1
Enkelvoudig onderhands (1 op 1)	€ 0 tot € 50.000	€ 0 tot € 150.000	€ 0 tot € 100.000
Meervoudig onderhands (3 tot 5)	€ 50.000 tot Europees drempelbedrag	€ 150.000 tot € 1.500.000	€ 100.000 tot Europees drempelbedrag
Nationaal openbaar	-	€ 1.500.000 tot Europees drempelbedrag	-
Europees	Vanaf Europees drempelbedrag	Vanaf Europees drempelbedrag	Vanaf Europees drempelbedrag

Met betrekking tot bovenstaande tabel het volgende:

• het is niet toegestaan af te wijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel. Wel kunnen de uitzonderingen zoals gedefinieerd in de Aanbestedingswet 2012 worden gebruikt;

• het afwijken van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure op grond van de drempelbedragen in bovenstaande tabel, is slechts mogelijk en toegestaan met een besluit van burgemeester en wethouders zoals aangegeven onder 1.3.

1.3 Afwijkingsbevoegdheid

In de uitvoeringsnotitie staat onder 1.2.2.1 een overzicht van de drempelbedragen, die worden gehanteerd bij het bepalen van de toe te passen aanbestedingsprocedure. Deze drempelbedragen zijn bindend. Burgemeester en wethouders van Haaksbergen kunnen, tot de Europese drempelbedragen, in uitzonderlijke gevallen ontheffing verlenen op de toe te passen aanbestedingsprocedure. Ontheffing van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit in samenhang met toepasselijke wet- en regelgeving. Voor het afwijken van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure wordt voorafgaand tot het besluit tot het verlenen van de betreffende ontheffing advies ingewonnen bij de inkoopadviseur en het advies van de inkoopadviseur wordt toegevoegd aan het besluit en vastgelegd in het inkoopdossier.

1.4 Slotbepalingen

• 1. Deze uitvoeringsnotitie treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Deze uitvoeringsnotitie wordt aangehaald als: Uitvoeringsnotitie behorende bij de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid.