Verordening op het Auditcomité Enschede 2024

De raad van de gemeente Enschede;

gelezen het voorstel van het presidium van 17 juni 2024;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet

BESLUIT:

vast te stellen de navolgende Verordening op het Auditcomité Enschede 2024

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Lid: een lid van het auditcomité;

• b. Voorzitter: de voorzitter van het auditcomité;

• c. De raad: de gemeenteraad van Enschede;

• d. Griffier: de griffier van de gemeenteraad;

• e. De accountant: de door de raad benoemde accountant overeenkomstig artikel 213 lid twee Gemeentewet.

Artikel 2 Taken

Het auditcomité heeft tot taak de raad te ondersteunen bij diens kaderstellende en controlerende taken. Hierbij vallen vier categorieën te onderscheiden:

• 1. het aansturen van de accountant. Meer specifiek gaat het hierbij om:

  • de voorbereiding en uitvoering van de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole;

  • de voorbereiding en uitvoering van het door de raad vaststellen van de jaarlijkse opdrachtverlening tot controle van de jaarrekening en de interimcontrole aan de accountant;

  • voorbereiden en uitvoeren van het aandragen van aandachtspunten ten behoeve van de interim controle en de jaarrekeningcontrole door de externe accountant;

  • melding opdrachten aan accountant door college: wanneer het college van B&W aan de accountant van de raad verzoekt een bepaalde opdracht uit te voeren, dan maakt de accountant hiervan vooraf melding bij de leden van het auditcomité. Zij kunnen dan beoordelen of de onafhankelijke positie van de accountant niet in gevaar komt door het uitvoeren van de opdracht.

• 2. het afstemmen van de diverse onderzoeken die door de rekenkamer worden uitgevoerd, door het college van B&W in het kader van de doelmatigheidsonderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet en de onderzoeken die de accountant in opdracht van de raad uitvoert.

• 3. ten behoeve van de raad werken aan de verdere verbetering van de kaderstellende en controlerende documenten (waar onder de documenten van de Planning-& Controlcyclus) die door het college van B&W aan de raad ter beschikking worden gesteld.

• 4. Kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad ten aanzien van relevante thema’s die raken aan de kaderstellende en controlerende rol van de raad.

Artikel 3 Samenstelling

• 1. Het auditcomité bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven raadsleden die door de raad aan het begin van de zittingsperiode worden benoemd op basis van kandidaatstelling.

• 2. De voorzitter van de kamer Bestuur en Middelen van de Stedelijke Commissie is lid van het auditcomité.

• 3. De raad streeft bij de samenstelling van het auditcomité een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen na.

• 4. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

• 5. Het lidmaatschap van het auditcomité vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 6. In tussentijds in het auditcomité opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 7. Leden van het auditcomité worden bij afwezigheid niet vervangen.

• 8. Naast leden kent het auditcomité ook adviseurs die in principe bij de vergaderingen van het auditcomité aanwezig zijn. Dat zijn de accountant en de griffier. De wethouder van Financiën is in principe aanwezig als gesprekspartner van het auditcomité. Hij/zij kan zich laten ondersteunen of vervangen door de concerncontroller. Alleen de leden van het auditcomité hebben stemrecht. Ook kunnen de leden van het auditcomité besluiten om zonder een of meerdere adviseurs/gesprekspartner bijeen te komen.

Artikel 4 Voorzitter

Het auditcomité wijst uit haar leden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter is tevens woordvoerder namens het auditcomité in de vergaderingen van de raad of raadscommissie.

Artikel 5 Secretariaat

Het secretariaat van het auditcomité wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie.

Artikel 6 Bevoegdheden auditcomité

• 1. Het auditcomité is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten.

• 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is het auditcomité bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamer en de accountant.

• 3. Het auditcomité kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

• 4. Het auditcomité is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant, onverlet de bevoegdheden van de gemeenteraad in dit kader.

• 5. Het auditcomité is bevoegd om leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamer, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.

• 6. Indien het auditcomité ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hier van tevoren over.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1. Het auditcomité vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

• 2. De voorzitter belegt de vergaderingen en draagt zorg voor het tijdig verzenden van uitnodigingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van ten minste zeven dagen voor de betreffende vergadering.

• 3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden of op andere wijze digitaal verstrekt.

• 4. De vergaderingen van het auditcomité zijn niet openbaar. Het auditcomité stuurt de vastgestelde verslagen van de bijeenkomsten ter kennisname naar de raad. Deze verslagen worden tevens openbaar op het raadsinformatiesysteem (RIS) geplaatst. Verder ontvangt de raad na elke vergadering van het auditcomité een nieuwsbrief met informatie over de vergadering. Ook brengt het auditcomité elk jaar een jaarverslag uit.

Artikel 8 Besluitvorming

• 1. Besluiten van het auditcomité worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van het auditcomité hebben stemrecht.

• 2. Het auditcomité kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

• 4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking na publicatie, onder gelijktijdige intrekking van de Verordening op de rekeningencommissie 2018.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op het Auditcomité Enschede 2024”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 september 2024.

De griffier, J.J. Ligteringen

de voorzitter, R.W. Bleker