Regeling budgethouderschap gemeente Sluis 2025

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Sluis, gelet op de financiële verordening gemeente Sluis 2023 met betrekking tot de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Sluis;

b e s l u i t e n

vast te stellen de volgende:

Regeling budgethouderschap gemeente Sluis 2025

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. College: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sluis

• b. Hoofdbudgethouder: Degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiën.

• c. Budgethouder: Degene die verantwoordelijk is voor het beheren van de aan hem/haar toegekende budgetten en/of investeringskredieten.

• d. Budgetbeheerder: Een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouders bevoegd is om één of meerdere budgetten en/of investeringskredieten te beheren.

• e. Codeerder: Een door een budgethouder aan gewezen medewerker die verplichtingen en/of facturen verwerkt in de financiële administratie

• f. Prestatieverklaarder: Een door de budgethouder aangewezen medewerker die zorgdraagt voor de vastlegging van de prestatieverklaring.

• g. Prestatieverklaring: Een nadere onderbouwing dat door de gemeente Sluis vastgelegde transacties en gebeurtenissen daadwerkelijk hebben plaatsgevonden.

• h. Budget: De middelen die via de begroting beschikbaar zijn voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken.

• i. Investeringskrediet: De middelen welke door de raad beschikbaar zijn gesteld om een investering te realiseren

• j. Verplichting: Iedere handeling die leidt tot het doen van een uitgave door de gemeente Sluis. Veelal vindt dit plaats in de vorm van een inkoop van goederen, diensten of leveringen, het toekennen van een subsidie, inkomensvoorzieningen, afdracht van rijksbelastingen of uitbetaling van salarissen.

• k. Medewerker: Een ieder de werkzaam is bij de gemeente Sluis op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Sluis werkzaam is.

Artikel 2 Aanwijzing hoofdbudgethouder en griffier

• 1. Het college wijst de gemeentesecretaris aan als hoofdbudgethouder, voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft.

• 2. Het college wijst de griffier aan als budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad beschikbaar zijn.

Artikel 3 Aanwijzing budgethouder

• 1. De hoofdbudgethouder wijst één of meerdere afdelingshoofden aan als vervanger.

• 2. De hoofdbudgethouder is bevoegd tot het aanwijzen van een afdelingshoofd, teamleider of projectleider als budgethouder per budget en/of investeringskrediet. De keuze die hierbij gemaakt wordt, is onder andere afhankelijk van de aard en omvang van het budget.

• 3. De budgethouder kan een budgetbeheerder aanwijzen, die onder zijn/haar eindverantwoordelijkheid het beheer voert over een deel van het budget en/of investeringskrediet.

• 4. Ter goedkeuring van een factuur dienen minimaal 3 autorisaties plaats te vinden te weten die van de budgethouder, codeerder en prestatieverklaarder, daarbij is de functie van budgethouder niet verenigbaar met die van codeerder en/of prestatieverklaarder.

• 5. De aanwijzing bedoeld onder artikel 3.2 wordt middels een afzonderlijk MT besluit bekrachtigd.

• 6. Voor de aangewezen budgethouders en hun vervangers wordt een overzicht bijgehouden door het team Financiën. De hoofdbudgethouder stelt jaarlijks voor 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar dit overzicht vast. Bij nieuwe budgetten en/of investeringskredieten wordt een budgethouder aangewezen welke direct verantwoordelijk is voor de uitvoering van de doelstelling, resultaat- en/of prestatieafspraak van het betreffende budget of investeringskrediet.

• 7. De applicatiebeheerder financiën verwerkt het door het MT genomen besluit tot aanwijzing van budgethouders en brengt hiervan de betrokken budgethouders op de hoogte.

Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder

Elke budgethouder heeft de volgende bevoegdheden en verantwoordelijkheden:

• 1. Het op doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze realiseren van het budget. Dit betreft de prestaties met inzet van geraamde middels, met uitzondering van die onderdelen die door de budgethouder niet te beïnvloeden zijn. Als niet te beïnvloeden gelden: toerekening van kosten via kostenverdeling, salarisverdelingen, kapitaallasten en toevoegingen en vrijval van voorzieningen.

• 2. Indien inkomsten onderdeel uitmaken van het budget is de budgethouder verantwoordelijk voor de realisatie daarvan. Hieronder worden tevens begrepen eventueel te ontvangen subsidies en inkomsten voortvloeiend uit door de budgethouder afgesloten contracten met derden.

• 3. De budgethouder mag slechts verplichtingen aangaan ten laste van een budget of investeringskrediet voor zover de beschikbare middelen hiervoor toereikend zijn. Indien de beschikbare middelen niet toereikend zijn, kan de budgethouder aan het college en/of gemeenteraad een voorstel doen tot verruiming van de beschikbaar gestelde middelen. Uit een dergelijk voorstel dient uitdrukkelijk te blijken dat het aangaan van financiële verplichtingen noodzakelijk is voor de realisatie van de resultaatverplichting en dat vast is komen te staan dat niet op andere wijze in de dekking van de uitgaven kan worden voorzien. Verplichtingen mogen vervolgens niet eerder worden aangegaan dan nadat het college en/of gemeenteraad heeft besloten tot budgetverruiming.

• 4. De budgethouder handelt volgens de door het college vastgestelde kaders, zoals de procedure inkoop en aanbesteding, mandaatregeling, afspraken over de jaarlijkse planning- en controlcyclus, bepalingen over de inrichting van de financiële administratie en het gebruik van de verplichtingenadministratie.

• 5. De budgethouder legt de op zijn of haar budget en/of investeringskrediet betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van het budget en/of investeringskrediet ten opzichte van het toegekende budget en/of investeringskrediet bekend is.

• 6. De budgethouder rapporteert over de realisatie van de budgetten en legt hierover verantwoording af volgens de afspraken in het kader van de door het college vastgestelde planning- en controlcyclus.

• 7. Voor het vastleggen van verplichtingen, zoals bedoeld in artikel 4, wordt gebruik gemaakt van de module inkoop. De door de budgethouders aangewezen codeerders leggen vanaf € 1.000 verplichtingen vast. De budgethouder keurt deze verplichting goed, waarna opdracht verstrekt mag worden. De hoofdbudgethouder is bevoegd om voor bepaalde kostensoorten het gebruik van de verplichtingenadministratie uit te zonderen bij besluit. Team Financiën ziet toe op een juist gebruik van de verplichtingenadministratie.

• 8. De budgethouder mag binnen een budget kostensoorten (ecl's) van de categorieën 3.0 (personeel van derden), 3.3 (duurzame goederen) en 3.4 (overige goederen en diensten) onderling compenseren, mits daarmee het totale budget van deze categorieën binnen het subproduct niet wordt overschreden en voorzover voor de desbetreffende (sub)categorieën geen centrale budgetbeheerder is aangewezen.

• 9. De budgethouder is verantwoordelijk voor het vaststellen dat de goederen en/of diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. Het bewijs (de prestatieverklaring) van levering van goederen en/of diensten legt de codeerder vast in de module inkoop. Over de wijze waarop dit plaatsvindt zullen nadere werkinstructies worden opgesteld. Team Financiën ziet toe op naleving van deze bepaling ten aanzien van prestatielevering. In de bijlage zijn voorbeelden opgenomen van manieren om prestatielevering aan te tonen (bron BADO notitie ‘Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door gemeenten en provincies’).

Artikel 5 Machtiging door budgethouder

• 1. De budgethouder kan het beheer van een aan hem toegewezen budget geheel of gedeeltelijk overdragen aan een door hem aan te wijzen budgetbeheerder. Door deze aanwijzing is de budgetbeheerder gemachtigd tot het aangaan van verplichtingen ten laste van het aan hem in beheer overgedragen (deel)budget. Bij de overdracht van het beheer van een (deel)budget blijft de budgethouder verantwoordelijk voor het op een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze realiseren van het budget.

• 2. De overdracht van de bevoegdheid als bedoeld in het eerste lid vindt plaats doordat de budgethouder en de budgetbeheerder gezamenlijk het hiervoor bestemde machtigingsformulier invullen, ondertekenen en ter registratie aanbieden aan het team Financiën.

• 3. De applicatiebeheerder financiën verwerkt dit in de financiële administratie.

Artikel 6 Informatie-uitwisseling en ondersteuning

• 1. Het team Financiën stelt zodanige faciliteiten beschikbaar dat de budgethouder over de informatie kan beschikken die van belang is voor een goede invulling van het budgethouderschap. Onderdeel hiervan is het periodiek faciliteren van budgetgesprekken tussen het team Financiën en de verantwoordelijk budgethouder. Het team Financiën verzorgt hiervoor ook relevante budgetoverzichten als onderdeel van deze budgetgesprekken.

• 2. De budgethouder informeert de hoofdbudgethouder tijdig over bijzonderheden met betrekking tot het budget en/of investeringskrediet.

• 3. De budgetbeheerder informeert de budgethouder tijdig over bijzonderheden met betrekking tot het aan hem of haar gemachtigd budget en/of investeringskrediet.

Artikel 7 Beëindiging van het budgethouderschap en (centraal) budgetbeheerderschap

De opdracht tot uitoefening van het budgethouderschap of budgetbeheerdersschap kan worden beëindigd door een besluit van de hoofdbudgethouder

Artikel 8 Hardheidsclausule

Het college machtigt de hoofdbudgethouder om in bijzondere situaties in aanvulling op, dan wel in afwijking van deze regeling maatregelen te treffen die in het belang zijn van een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige bedrijfsvoering.

Artikel 9 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1-1-2025

• 2. Met ingang van de datum van inwerkingtreding vervalt de ‘Regeling budgethouders 2016’.

• 3. Deze regeling kan worden aangehaald als de ‘Regeling budgethouderschap gemeente Sluis 2025’

Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Sluis d.d. 10 september 2024.

De secretaris, De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert mr M.M.D. Vermue

Bijlage: Voorbeelden van manieren om prestatielevering aan te tonen