Reglement burgerlijke stand Ooststellingwerf 2024

overwegende dat het geldende Reglement burgerlijke stand 2016 is verouderd en niet meer aansluit bij verschillende maatschappelijke ontwikkelingen en werkprocessen;

gelet op het bepaalde in de artikelen 16 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek en de artikelen 1 tot en met 5 van het Besluit burgerlijke stand 1994;

besluiten:

• 1. Het reglement Burgerlijke Stand Ooststellingwerf 2024 vast te stellen. Dit reglement bevat bepalingen over de benoeming, werkplekken en de vergoeding van de ambtenaren en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand en de leiding van de dienst. En over de openstelling van het bureau burgerlijke stand, de locaties en over het annuleren van een huwelijk of geregistreerd partnerschap;

• 2. Het reglement Burgerlijke Stand Ooststellingwerf 2016 in te trekken.

Artikel 1 . Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

• a. de wet: Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek;

• b. het besluit: Besluit burgerlijke stand 1994 (Stb. 1994, 160);

• c. ambtenaar van de burgerlijke stand: de ambtenaar in dienst van de gemeente en als zodanig benoemd door burgemeester en wethouders (artikel 16, lid 2 en 3, van de wet);

• d. buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand: een ambtenaar in dienst van de gemeente of een andere gemeente, of een persoon die geen ambtenaar in gemeentelijke dienst is als zodanig benoemd (artikel 16, lid 2 en 3, van de wet);

• e. gemeentehuis : Gemeentehuis gelegen aan ’t Oost 11 in Oosterwolde;

• e. alternatieve locaties: iedere locatie binnen de gemeentegrenzen die voldoet aan de criteria;

• f. het bureau van de burgerlijke stand: de werkplekken van het team Dienstverlening van de afdeling Klant & Organisatie, waar de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn kantoor heeft;

• g. de gemeente: de gemeente Ooststellingwerf;

• h. het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf;

• i. de teamleider: de teamleider van het team Dienstverlening van de afdeling Klant & Organisatie;

• j. voltrekking: onder het begrip voltrekking wordt in dit reglement verstaan: de voltrekking van een huwelijk, de registratie van een partnerschap of de omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk;

• k. bruidspaar: onder het begrip bruidspaar wordt in dit reglement verstaan: het bruidspaar dat hun huwelijk wil laten voltrekken, de partners die hun partnerschap willen laten registreren of die hun geregistreerde partnerschap willen laten omzetten in een huwelijk.

Artikel 2 . De (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

• 1. Het college kan ambtenaren in dienst van de gemeente en werkzaam bij het team Dienstverlening van de afdeling Klant & Organisatie benoemen tot ambtenaar van de burgerlijke stand.

• 2. Het college kan tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand benoemen:

  • a. personen die al dan niet in dienst zijn bij de gemeente;

  • b. personen in een andere gemeente benoemd tot ambtenaar van de burgerlijke stand of buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand en die als zodanig zijn beëdigd, voor een eenmalige voltrekking, niet zijnde een bijzonder huis- of kosteloze voltrekking;

  • c. leden van het college en de raad van de gemeente.

• 3. De bevoegdheid genoemd in artikel 2, lid 2 onder b, is gemandateerd aan de teamleider. Het schriftelijke verzoek daartoe moet uiterlijk zes weken voor de dag van voltrekking zijn ontvangen.

Artikel 3. Benoemingsduur

• 1. De benoeming tot ambtenaar van de burgerlijke stand geschiedt voor de periode die gelijk is aan de periode dat betrokken ambtenaar in dienst is van de gemeente.

• 2. De buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand wordt benoemd:

  • a. voor de duur van het dienstverband;

  • b. voor de duur van het uitoefenen van de functie van lid van het college of de raad van de gemeente.

• 3. Tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor een voltrekking, niet zijnde in een bijzonder huis- of een kosteloze voltrekking, kunnen worden benoemd zij die in een andere gemeente zijn benoemd tot (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand, als zodanig zijn beëdigd en van wie de benoeming nog niet is verlopen.

Artikel 4. Plichten buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand

De buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand, genoemd in artikel 2, lid 2, van dit reglement verricht zijn / haar werkzaamheden niet anders dan volgens de aanwijzingen en instructies gegeven door of vanwege de teamleider.

Artikel 5. Vergoeding werkzaamheden

• 1. Ambtenaren van de burgerlijke stand, bedoeld in artikel 2, lid 1, van dit reglement, ontvangen geen extra vergoeding voor werkzaamheden die zij uit hoofde van hun functie verrichten.

• 2. De vergoeding aan de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, in de zin van artikel 2, lid 2 onder a, van dit reglement, vindt plaats op basis van een arbeidsrechtelijke overeenkomst.

• 3. Buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, bedoeld in artikel 2, lid 2, onder b en c, van dit reglement hebben geen recht op bezoldiging van de gemeente.

Artikel 6. De werkplekken

• 1. Onverminderd wat daarover bij wet is bepaald, verrichten de (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand hun wettelijke taken in het gemeentehuis.

• 2. In bijzondere gevallen kan de werkplek afwijken van de bepaling in lid 1.

Artikel 7. Gemeentehuis en alternatieve locaties

• 1. Voor het sluiten van een huwelijk, een geregistreerd partnerschap of omzetting geldt als gemeentehuis: het gemeentehuis aan ’t Oost 11 in Oosterwolde.

• 2. Als alternatieve locaties kunnen worden aangewezen : Iedere locatie binnen de gemeentegrenzen die voldoet aan de criteria gesteld in bijlage 2 van dit reglement.

• 3. Bevoegd tot het geschikt verklaren van een alternatieve locatie is de ambtenaar van de Burgerlijke Stand;

• 4. Het schriftelijke verzoek om een voltrekking op een alternatieve locatie moet uiterlijk zes weken voor de voltrekking bij de ambtenaar van de Burgerlijke Stand worden ingediend.

Artikel 8. Kosteloze voltrekking

• 1. De voltrekking beperkt zich tot de wettelijk verplichte handelingen nodig voor een rechtsgeldige voltrekking.

• 2. Om in aanmerking te komen voor een kosteloze voltrekking moet van het bruidspaar, op het moment van de melding, tenminste één persoon staan ingeschreven in de basisregistratie personen van de gemeente.

• 3. De voltrekking is in een door de ambtenaar van de burgerlijke stand te bepalen ruimte op het gemeentehuis.

• 4. Het maximum aantal gasten inclusief het bruidspaar is 8.

Artikel 9. Leiding van het Bureau

• 1. De teamleider is belast met de leiding van het bureau burgerlijke stand.

• 2. De teamleider zorgt voor de verdeling van werkzaamheden van de (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand.

Artikel 10. Openstelling

• 1. Het college bepaalt de openingstijden van het bureau burgerlijke stand.

• 2. Kosteloze voltrekkingen vinden plaats, op afspraak, op de donderdagmorgen om 09.00 en 09.15 uur op het gemeentehuis.

Artikel 11. Annuleren of wijzigen van de datum van de voltrekking

In geval het bruidspaar binnen een termijn van 2 maanden voor de afgesproken voltrekking, zonder reden van overmacht, de datum van de voltrekking wil wijzigen of annuleren worden leges conform de legesverordening in rekening gebracht.

Artikel 12. Schakelbepaling

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het college.

Artikel 13. Slotbepalingen

• 1. Dit reglement kan warden aangehaald als "Reglement burgerlijke stand Ooststellingwerf 2024".

• 2. Het treedt in werking op 1 oktober 2024.

• 3. Het Reglement burgerlijke stand 2016, vastgesteld op 15 november 2016, komt te vervallen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders op 17 september 2024

De burgemeester,

J. Werkman

De gemeentesecretaris,

W. Mutter

Bijlage 1 Toelichting op het Reglement Burgerlijke Stand Ooststellingwerf 2024

Algemeen

De werkzaamheden van de (buitengewone) ambtenaren van de burgerlijke stand zijn bij wet geregeld.

Zij worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen. In de uitvoering van hun werkzaamheden zijn zij zelfstandig en staan formeel niet in een hiërarchische verhouding, noch tot het college, noch tot collega's. Met het afleggen van de ambtseed voor de rechtbank hebben zij zich persoonlijk verbonden tot vervulling van de aan hen bij wet opgedragen verplichtingen.

Artikelsgewijs commentaar :

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit artikel worden de basisbegrippen uit het reglement opgesomd en beschreven.

Artikel 2: De (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

De werkzaamheden ‘burgerlijke stand’ horen bij de taken van het team Dienstverlening van de afdeling Klant & Organisatie. In dat team is de benodigde, uitgebreide vakkennis aanwezig. Vandaar dat alleen bij dat team werkzame medewerkers worden benoemd tot ambtenaar van de burgerlijke stand.

Zij ondersteunen daarbij ook de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand. Die laatsten zijn alleen belast met het uitvoeren van een bepaald onderdeel van de werkzaamheden, namelijk het voltrekken van een huwelijk, registreren van een partnerschap en het omzetten van een partnerschap in een huwelijk. Dit is in het Burgerlijk Wetboek vastgelegd.

Artikel 3: Benoeming

Met het beëindigen van het dienstverband eindigt ook de benoeming van ambtenaar van de burgerlijke stand, bedoeld in lid 1 en lid 2a. Praktisch want apart ontslag daarvoor hoeft niet te worden verleend.

Voor college- en raadsleden geldt een vergelijkbare regeling, maar dan tot het moment waarop hun lidmaatschap van college of raad eindigt.

Artikel 4:Plichten buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand

De opgenomen tekst zelf hoeft geen toelichting. De wijziging van de wet en de Algemene wet gelijke behandeling (Awgb), concreet de toevoeging van de benoembaarheidsvereisten aan artikel 16 lid 2 van de wet en lid 2a aan artikel 5 Awgb, geeft gemeenten de mogelijkheid direct te handelen bij gedrag dat strijdig is met die benoembaarheidsvereisten.

Denk bijvoorbeeld aan het direct onderscheid maken op grond van godsdienst, levensovertuiging, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid.

Artikel 5. Vergoeding (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

Ambtenaren bedoeld in lid 1 zijn in loondienst van de gemeente, de werkzaamheden zijn onderdeel van hun functie. Buitengewoon ambtenaren bedoeld in lid 2 ontvangen een vergoeding per voltrekking. Buitengewoon ambtenaren bedoeld in lid 3 ontvangen geen vergoeding. Zij worden vaak op speciaal verzoek van het bruidspaar voor meestal maar één voltrekking benoemd. Het bruidspaar betaalt vaak rechtstreeks een vergoeding aan die buitengewone trouwambtenaar.

Artikel 6: De werkplekken

De ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand verrichten hun werkzaamheden in het gemeentehuis (artikel 1, lid 1 van het besluit Burgerlijke Stand).

Op 20 april 2004 besloot de gemeenteraad alle gebouwen, inclusief schepen, op het grondgebied van de gemeente aan te wijzen als gemeentehuis in de zin van artikel 63 van de wet. Reden voor dat besluit was de voltrekking op alternatieve locaties mogelijk te maken. De kosteloze voltrekking is daarbij uitgezonderd.

Artikel 1, lid 2, van het besluit Burgerlijke Stand geeft de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand de mogelijkheid elders binnen de gemeente ambtsbezigheden te verrichten. Onder voorwaarde dat daarvoor een gewichtige reden aanwezig is.

Bijv. na een brand in het gemeentehuis of ingeval een voltrekking in een ziekenhuis moet plaatsvinden.

Artikel 7. Gemeentehuis en alternatieve locaties

Voorkomen moet worden dat de voltrekking gebeurt in strijd met wettelijke bepalingen. Die voltrekking is openbaar, de locatie moet daarom toegankelijk zijn. De openbare toegankelijkheid van de locatie is geen dwingende voorwaarde meer, met de verplichte aanwezigheid van minimaal twee en maximaal vier getuigen is de openbaarheid van de voltrekking voldoende gewaarborgd. De aanwezigheid van niet genodigden bij een dergelijke voltrekking is dan ook eerder uitzondering dan gebruik.

Naast locatiekeuze voor het bruidspaar is het voor de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand op dat moment ook gewoon een werkplek. Een plek waar verplichte werkzaamheden die horen bij de voltrekking, naar behoren kunnen worden uitgevoerd. Een plek waar de werkzaamheden veilig kunnen worden uitgevoerd. En die voldoet aan goede zeden.

Daarom worden er criteria aan gesteld. Die zijn opgenomen in Bijlage 2 van dit reglement.

Voldoet de alternatieve locatie aan die criteria dan kan de ambtenaar van de Burgerlijke Stand deze geschikt verklaren. Bij twijfel kan de ambtenaar van de Burgerlijke Stand de locatie bezoeken om de criteria te checken.

Artikel 8. Kosteloze voltrekking

De verplichting om minstens twee keer per week gelegenheid te geven tot kosteloze voltrekking staat in artikel 4, lid 1, van de Wet rechten burgerlijke stand. Op grond van lid 2 van dat artikel bepaalt de ambtenaar van de burgerlijke stand “de dagen en uren daarvoor bestemd”. Kosteloze voltrekkingen in onze gemeente kunnen plaatsvinden op de donderdagochtend, om 09.00 en 09.15 uur. Een kosteloze voltrekking beperkt zich tot die wettelijk verplichte handelingen die nodig zijn voor een rechtsgeldige voltrekking. Slechts een beperkt aantal gasten kan daarbij aanwezig zijn.

Een landelijke trend is dat, ondanks de sobere ceremonie, het aantal voltrekkingen toeneemt, met als gevolg hogere kosten voor de gemeente. Om die te beperken verlangt lid 2 dat van het bruidspaar minimaal één persoon staat ingeschreven in de basisregistratie personen van de gemeente.

Artikel 9. Leiding van het Bureau

De teamleider is belast met de leiding van het Bureau. Deze draagt zorg voor de werkverdeling, benoemd de verantwoordelijkheden van de aanwezige ambtenaren van de burgerlijke stand en bewaakt de dienstverlening. Om de uniformiteit te bewaken en te voorkomen dat ambtenaren van de burgerlijke stand in identieke situaties verschillende besluiten nemen.

Artikel 10. Openstelling

Betreft de reguliere openingstijden. Uitzondering betreft de kosteloze voltrekking, de ambtenaar van de burgerlijke stand bepaalt deze. Zie de toelichting bij artikel 8.

Artikel 11. Annuleren of wijzigen van de datum van voltrekking

Het komt steeds vaker voor dat met het grootste gemak voltrekkingen worden geannuleerd of gewijzigd. Vaak zijn er dan al kosten gemaakt door de ambtenaar van de burgerlijke stand met name in werkzaamheden en dus in tijd. Door hiervoor leges in rekening te brengen worden deze gemaakte kosten gecompenseerd. De meeste (omliggende) gemeenten doen dit al een aantal jaren. Wanneer er sprake is van overmacht bijvoorbeeld door een overlijden, een ernstige ziekte of een pandemie dan worden geen kosten in rekening gebracht.

Artikel 12 en 13 spreken voor zich.

Bijlage 2 Criteria alternatieve locaties

Algemeen

Op grond van artikel 7 lid 2 van het Reglement Burgerlijke Stand Ooststellingwerf 2024 kunnen andere locaties aangewezen worden dan het gemeentehuis om een huwelijk in te voltrekken, een partnerschap te registreren of om een partnerschap om te zetten in een huwelijk.

Om te garanderen dat de voltrekking aan de wettelijke regels voldoet en er een veilige (werk) omgeving voor de (buitengewone) ambtenaar van de Burgerlijke Stand, bruidspaar en bezoekers is worden er een aantal criteria gesteld aan de aan te wijzen alternatieve locatie.

Criteria alternatieve locatie :

• De locatie is voor een ieder toegankelijk;

• De locatie is goed bereikbaar vanaf de openbare weg;

• Op de locatie zijn goede faciliteiten aanwezig als : stoelen, tafels, een toilet, verlichting en een ruimte waar de ambtenaar zich om kan kleden;

• De fysieke veiligheid van alle aanwezigen moet zijn gewaarborgd;

• De locatie mag niet in strijd zijn met de openbare orden en goede zeden. Als de locatie geschikt is voor meer dan 50 personen dan moet de eigenaar van de locatie beschikken over een gebruiksvergunning (omgevingsvergunning);

• Bij een voltrekking aan boord van een schip moet deze binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Ooststellingwerf liggen of varen;

• Aan boord van een luchtballen of vliegtuig vindt de officiële plechtigheid plaats voorafgaand aan het opstijgen vanaf gemeentegrond van Ooststellingwerf;

• Een openlucht locatie is toegestaan mits er een uitwijklocatie (zg. slechtweervoorziening) aanwezig is;

• In de ruimte van de voltrekking mogen gedurende die tijd geen andere activiteiten plaatsvinden;

• Er vinden geen kosteloze voltrekkingen plaats;

• Het bruidspaar en de eigenaar sluiten een overeenkomst waarbij de gemeente Ooststellingwerf geen partij is;

• De gemeente wordt gevrijwaard van alle aanspraken op schadevergoeding;

• De eigenaar van de locatie geeft vooraf schriftelijke toestemming.