Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Roerdalen 2024

De raad van de gemeente Roerdalen heeft;

gelet op het bepaalde in artikel 33 van de Gemeentewet,

gezien het voorstel van het raadspresidium van 2 september 2024,

het volgende besluit genomen:

Besluit:

• 1. De verordening ambtelijke bijstand, versie 2 januari 2007 in te trekken;

• 2. De verordening fractieondersteuning gemeente Roerdalen, versie 14 april 2014 in te trekken;

• 3. De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Roerdalen 2024, vast te stellen.

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1.

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• b. bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

• c. fractie: een lid of de leden van een politieke groepering dat (die) in de gemeenteraad zitting heeft (hebben) namens die politieke groepering;

• d. zittingsjaar: periode van 1 maart van enig jaar tot en met februari van het daaropvolgende jaar.

Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

  • b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden;

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. De hoogte van deze bijdrage wordt jaarlijks door de raad bepaald bij de vaststelling van de gemeentebegroting voor dat jaar.

• 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 800,- per fractie en een variabel deel van € 150,- per raadszetel van de fractie, per jaar. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd conform de methodiek van de programmabegroting.

• 3. De financiële bijdrage per fractie wordt berekend naar het aantal leden van de fractie op de peildatum 1 april.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

• 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken.

• 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

  • a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten;

  • d. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • e. uitgaven die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen, eventueel op declaratiebasis;

  • f. opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 8. Declaratie financiële bijdrage

• 1. De declaratie voor de aanvraag van de financiële bijdrage wordt jaarlijks door de fractie, met de daaraan ten grondslag liggende bewijsstukken, uiterlijk één maand na het verstrijken van het zittingsjaar ingediend bij de griffie.

• 2. De griffie stelt jaarlijks op basis van de door de fracties aangeleverde declaraties een rapportage op voor het raadspresidium.

• 3. Het raadspresidium stelt, in opdracht van de gemeenteraad, de in het tweede lid bedoelde rapportage vast.

• 4. De op basis van de vastgestelde rapportage uit te keren vergoeding per fractie wordt zo spoedig mogelijk uitgekeerd aan een door elke fractie aan te wijzen persoon (penningmeester).

• 5. Indien de griffie meent dat een declaratie (mogelijk) niet in aanmerking komt voor vergoeding in het kader van de verordening, wordt de indiener (fractie) hierover geadviseerd.

• 6. Bij voortdurende onenigheid, beslist het raadspresidium.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Indien tijdens een zittingsjaar een of meer raadsleden die deel uitmaken van een fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, als zelfstandige fractie(s) gaat (gaan) optreden, heeft zij met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar recht op de in artikel 6 genoemde financiële bijdrage.

• 2. Indien tijdens een zittingsjaar meer fracties als één fractie gaan optreden, na mededeling aan de voorzitter van de raad, heeft deze nieuw gevormde fractie met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar recht op de in artikel 6 genoemde financiële bijdrage.

• 3. Indien tijdens een zittingsjaar een lid van een fractie zich aansluit bij een andere bestaande fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, hebben betrokken fracties met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar aanspraak op de in artikel 6 genoemde financiële bijdrage gebaseerd op het nieuwe aantal leden.

Artikel 10. Reserve

De raad reserveert het in een jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage van het fractiebudget niet, maar laat dit terugvloeien naar de algemene reserve.

Artikel 11. Uitvoering

• 1. De uitvoering van de verordening wordt opgedragen aan de griffier.

• 2. De raad wordt jaarlijks in kennis gesteld van de uitvoering van deze verordening.

Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 maart 2024 (start zittingsjaar).

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 september 2024.

De griffier

mr. M. Heijnens-Coenjaerts

De voorzitter

mr. M. D. de Boer-Beerta

Toelichting Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 8) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming) vallen onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd conform de methodiek van de programmabegroting. Dat wil zeggen dat het totale budget conform de programmabegroting jaarlijks wordt aangepast aan het algemeen inflatiepercentage conform CPB raming maart (2024 voor de programmabegroting 2025) prijs materiële overheidsconsumptie.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

De fractieondersteuning bevat regels over de besteding en de verantwoording van de bijdrage.

Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.

Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd. Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

De bijdrage kan worden gebruikt voor:

• A. bouw en onderhoud website;

• B. organiseren van bijeenkomsten, zaalhuur, etc.;

• C. spreekuur, emaildienst of telefoonnummer voor vragen;

• D. faciliteiten en communicatie (computers, kantoorinrichting, thuiswerken);

• E. secretariële ondersteuning;

• F. inhuren van extern advies;

• G. aantrekken van een fractie-assistent, fractiesecretaris of ander personeel;

• H. financiële en facilitaire ondersteuning bij het uitwerken van initiatieven ter invulling van de volksvertegenwoordigende rol;

• I. contra-expertise;

• J. excursies.

Artikel 8 Declaratie financiële bijdrage

De declaratie wordt na de indiening, die uiterlijk plaats moet vinden in de maand maart (volgend op het afgelopen zittingsjaar), door de griffie gecontroleerd op toegestaan en niet toegestaan gebruik. De griffie stelt vervolgens een rapportage op die wordt voorgelegd aan het raadspresidium. Het raadspresidium stelt, in opdracht van de gemeenteraad, de rapportage vast waarna de financiële bijdrage op basis van de verordening zo spoedig mogelijk wordt uitgekeerd.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 10. Reserve

Het deel van de financiële bijdrage waarop voorwaardelijk aanspraak wordt gemaakt en dat niet wordt gebruikt, wordt niet gereserveerd voor gebruik ten behoeve van die fractie in de volgende jaren. Het geld vloeit terug naar de algemene reserve.

Artikel 11. Uitvoering

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.