Verordening vertrouwenscommissie Meerssen 2024

De Raad van de gemeente Meerssen,

 

Gelezen het voorstel van de Kerngroep d.d. 1 juli 2024;

 

Gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 87, 147 en 149 van de Gemeentewet;

 

Gelet op de artikelen 12 en 15 van de Archiefwet 1995;

 

Gelet op artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

 

Gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van 01-10-2017;

 

 

BESLUIT:

 

Vast te stellen de Verordening vertrouwenscommissie Meerssen 2024

 

Hoofdstuk A: Algemene bepalingen

Artikel A.1 Samenstelling commissie

  • 1.

    De commissie bestaat uit leden die door de Raad uit haar midden worden benoemd. Elke fractie uit de gemeenteraad is in de commissie met 1 lid vertegenwoordigd.

  • 2.

    Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

Artikel A.2 Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

  • 2.

    Eventuele extra benodigde ondersteuning vindt plaats vanuit de griffie.

  • 3.

    De Raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.

Artikel A.3 Vergaderingen

  • 1.

    De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 3 leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

  • 2.

    De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

  • De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

    • a.

      de leden van de commissie;

    • b.

      de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

    • c.

      de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.

  • 3.

    De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 4 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel A.4 Stemming

De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel A.5 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel A.5 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.

Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

  • a.

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • b.

    een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel A.6 Geheimhouding

  • 1.

    Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

  • 2.

    De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

  • 3.

    Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

  • 4.

    Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

  • 5.

    De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 6.

    De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel A.7 Archivering

  • 1.

    De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

  • 2.

    De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Hoofdstuk B: Bepalingen inzake de benoeming

Artikel B.1 Adviseur

  • 1.

    De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.

  • 2.

    De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.3, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel B.2 Informatie over en gesprek met sollicitant

De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel B.3 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

  • 1.

    De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de Raad en aan de commissaris van de Koning.

  • 2.

    Het in artikel A.5 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

Artikel B.4 Ontbinding

Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Hoofdstuk H: Bepalingen inzake de herbenoeming

Artikel H.1 Adviseur

  • 1.

    De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.

  • 2.

    De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.3, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel H.2 Informatie over en gesprek met de burgemeester

  • 1.

    De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

  • 2.

    Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

Artikel H.3 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

  • 1.

    Het in artikel A.5 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

  • 2.

    Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel H.4 Ontbinding

Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

Hoofdstuk K: Bepalingen inzake de klankbordgesprekken

Artikel K.1 Aantal

  • 1.

    De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.

  • 2.

    Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

Artikel K.2 Voorbereiding en inhoud

  • 1.

    De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

  • 2.

    De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel K.3 Bijzondere bepalingen inzake het verslag

  • 1.

    Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

  • 2.

    Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

  • 3.

    Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Hoofdstuk S: Slotbepalingen

Artikel S.1 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel S.2 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

  • 1.

    De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

  • 2.

    De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

Artikel S.3 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening vertrouwenscommissie Meerssen 2024’.

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

  • 3.

    De door de gemeenteraad van Meerssen d.d. 8 oktober 2014 vastgestelde ‘Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, die tevens is aangewezen voor het houden van functioneringsgesprekken met de burgemeester en die ook als taak heeft het voorbereiden van de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester´ (Verordening vertrouwenscommissie Meerssen 2014) wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid bepaalde datum.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de Raad van 19 september 2024.

de griffier,

mevr. mr. Y.R.G. Dreessen

de voorzitter,

mevr. M.A.H. Clermonts-Aretz

Toelichting Verordening vertrouwenscommissie Meerssen 2024

 

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

 

Artikel A.1 Samenstelling commissie

 

Elk raadslid heeft het recht zich te kandideren voor de vertrouwenscommissie. Uitgangspunt hierbij is dat elke fractie één lid naar voren schuift. De namen van de voorgedragen kandidaten zullen dan vermeld worden in het raadsvoorstel omtrent de samenstelling van de vertrouwenscommissie. Over dit raadsvoorstel dient de gemeenteraad een besluit te nemen. Indien een fractie ervoor kiest om geen kandidaten naar voren te schuiven, is dit een verantwoordelijkheid van de fractie. De vertrouwenscommissie zal dan bestaan uit vertegenwoordigers van alle fracties, behoudens de fracties die ervoor kiezen geen lid te kandideren.

Naar boven