/2/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Beesel
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Beesel | Gemeenteblad 2024, 411625 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Inkoopbeleid Gemeente Beesel 2024
In het coalitieakkoord “bouwen aan onze gemeenschap, voor vandaag en morgen” heeft het college van burgemeester en wethouders een visie geformuleerd voor de komende jaren. Daarin zijn de volgende ambities benoemd waar het college verder uitvoering aan geeft:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Bovenstaande ambities zijn vertaald naar beleidsdoelen. Dit inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. Via de inkoopfunctie geeft de Gemeente opdracht aan marktpartijen. Het belang van haar inwoners en bedrijven staat voor de Gemeente bij haar inkopen voorop. Naast de professionele verantwoordelijkheid en goed opdrachtgeverschap biedt inkoop voor de Gemeente ook kansen om beleidsdoelen zoals duurzaamheid, circulariteit en social return te realiseren. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel de Gemeente als haar opdrachtnemers zijn daarbij een randvoorwaarde.
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente gaat bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van de volgende uitgangspunten:
Dit Inkoopbeleid wordt periodiek geëvalueerd, in een cyclus van 4 jaren startende in 1e jaar van de gemeentelijke verkiezingen (2026), zodat het inkoopbeleid afgestemd kan worden met de thema’s in het bestuursakkoord.
De Gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het coalitieakkoord, de volgende doelstellingen realiseren:
- 1.
Rechtmatig en doelmatig Inkopen en opdrachtgeven.
De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
- 2.
Professioneel, Integere en betrouwbaar Inkopen en opdrachtgeven .
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
- 3.
Het creëren van maximale maatschappelijke waarde met publieke middelen.
De Gemeente wil met haar inkopen maximale maatschappelijke waarde creëren. Doelmatig en rechtmatig omgaan met publieke middelen is daarbij het uitgangspunt. In een inkoopstrategie wordt gekeken naar andere gemeentelijke- en maatschappelijke waarde die, al dan niet achterliggend, een rol spelen bij het inkooptraject. Het goed passend maken van de behoefte van de Gemeente en dat in lijn brengen met wat er op de markt wordt aangeboden, is cruciaal om de waarde te maximaliseren. Daarbij speelt de kwaliteit van Inkoop een belangrijke rol.
Om maximale waarde vanuit het perspectief van de Gemeente te realiseren baseert de Gemeente haar inkoopstrategieën in de voorbereidingsfase van haar inkopen, waar mogelijk, op basis van een (integrale) multidisciplinaire afweging.
- 4.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en opdrachtgeven
De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. Inkopen op basis van prijs, kwaliteit, mens en milieu is de standaard. De Gemeente past maatwerk toe in het realiseren van oplossingen voor mens en milieu in de voorbereidingsfase van haar inkopen.
- 5.
Positief bijdragen aan het goed presteren van de Gemeente.
Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
- 6.
Beperken van administratieve lasten.
De Gemeente wil de administratieve last die haar inkopen met zich meebrengen zoveel mogelijk beperken. Dit doet zij door het zoveel als mogelijk uniformeren van inkoopdocumenten en overeenkomsten, maar ook door het stellen van proportionele eisen en criteria en het doorlopen van een efficiënt inkoopproces.
De Gemeente leeft de voor haar inkopen relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door de Gemeente restrictief uitgelegd en gemotiveerd toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
3.3 Uniforme documenten en contractuele voorwaarden
De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.
Bij haar inkopen legt de Gemeente een eenduidig contractueel kader vast. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel en zijn onderdeel van het contract. In beginsel hanteert de Gemeente, in voorkomende gevallen, de laatste versie van de volgende voorwaarden:
- •
- •
De Gemeente stelt zich ten doel om paritaire voorwaarden (voorwaarden die gezamenlijk tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers tot stand zijn gekomen) te hanteren daar waar deze zorgvuldig en evenwichtig zijn opgesteld en niet strijdig zijn met het belang van de Gemeente.
Leveringsvoorwaarden van marktpartijen worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de budgethoudersregeling en het delegatie- en mandaatregister van de Gemeente.
3.5 Geschillen en Klachtenregeling
Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De Gemeente heeft hiervoor de klachtenverordening gemeente Beesel vastgesteld (zie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR674365/1).
3.6 Rechtmatigheid en controle
Zoals alle uitgaven van de Gemeente vallen ook inkopen binnen de gemeentelijke controles zoals deze voor de jaarrekening worden toegepast. Daarbij wordt de naleving van regels door de opdrachtgever voor aanbestedingen gecontroleerd. Deze controle betreft zowel inkopen die volgens de Europese richtlijnen moeten plaatsvinden als de inkopen die niet op basis van die richtlijnen plaats hoeven te vinden. Het normenkader voor de controle wordt jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld.
Het toepassingsbereik van de controle is vastgelegd in de budgethouder regeling.
Voorafgaand aan inkoop wordt op een objectieve manier getoetst of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe.
4. Strategische en ethische uitgangspunten
Hieronder staan in het kort de strategische en ethische uitgangspunten bij inkopen van de Gemeente vermeld. Deze uitgangspunten zijn afgeleid uit het coalitieakkoord en de doelstellingen die daaruit volgen.
De Gemeente heeft integer handelen hoog in het vaandel staan. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen. Zij heeft hiervoor de gedragscode voor burgemeester en wethouder gemeente Beesel vastgesteld, https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR697059/1
Integriteit kent verschillende dimensies. Voor inkopen zijn dat:
- •
- •
- •
De Gemeente doet alleen zaken met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur ( Bibob )
De Gemeente heeft een beleidslijn voor de toepassing van de Wet bevordering integriteits- beoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB) gemeente Beesel vastgesteld. (zie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR673944/1)
Dit Bibob-beleid biedt een algemeen kader voor het meewegen van integriteit bij privaatrechtelijke overeenkomsten en de daarvoor benodigde onderzoeken en toetsing. De Gemeente geeft uitvoering aan dit beleid door een vorm van onderzoek toe te passen op een potentiële opdrachtnemer. Dit kan een basale toets zijn of een diepgaand onderzoek. Tot slot kan voor een onderzoek advies worden gevraagd bij het Landelijk Bureau Bibob.
De uitkomsten van het onderzoek of het Bibob-advies kunnen ertoe leiden dat een marktpartij wordt uitgesloten op basis van de verplichte en/of facultatieve uitsluitingsgronden. Ook kunnen extra afspraken in de overeenkomst worden opgenomen.
4.2 Maatschappelijke verantwoord inkopen
Inkoop kan worden ingezet voor de transitie naar een duurzamere, sociale wereld en levert een bijdrage aan de realisatie van de Global Goals.
In het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) staan zes thema’s voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI): Milieu en biodiversiteit, Klimaat, Circulair (inclusief biobased), Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden), Diversiteit en inclusie en Social return.
Maatschappelijke verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Onder de noemer Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) wordt duurzaamheids- en sociale waarde gecreëerd en inclusiviteit gestimuleerd. Dit komt bij de inkopen van de Gemeente onder andere tot uitdrukking door:
- -
- -
- -
- -
De Gemeente streeft er naar om zo veel mogelijk duurzaam in te kopen. Onder de noemer duurzaamheid valt: het tegengaan van milieuvervuiling (inclusief verhogen van biodiversiteit), het tegengaan van klimaatverandering (met name CO2 reductie) en het bouwen aan een circulaire economie. Daarin is gemeentelijk actieplan duurzaamheidsvisie Beesel leidend. De Gemeente past maatwerk toe in het realiseren van duurzame oplossingen en motiveert de gemaakte keuzes in de inkoopstrategie.
De Gemeente streeft er naar om minimaal 20% van de leveringen, diensten en werken circulair in te kopen waarbij geldt dat de Gemeente “circulair inkoopt, tenzij”. Circulair inkopen leidt tot een efficiëntere toepassing van (nieuwe) materialen (en fossiele energie), zowel in het productieproces als bij het gebruik ervan, en/of maximaal inzet op lange levensduur en daarna hoogwaardige hergebruik van het product of de materialen daarin.
De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt waardoor het gebruik van fossiele grondstoffen kan worden teruggedrongen hetgeen een bijdrage levert aan de transitie naar een koolstofarme economie.
Onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en social return spelen een rol bij het realiseren van sociale waarde. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Het hebben van werk is van groot belang bij het bestrijden en voorkomen van armoede.
Daarnaast is werk belangrijk voor zelfredzaamheid en het tegengaan van sociaal isolement. Met name zij die door belemmerende omstandigheden niet (volledig) op eigen kracht aan het arbeidsproces deel kunnen nemen behoeven ondersteuning vanuit de gemeentelijke overheid. Dit geldt met name voor inwoners in onze gemeente/regio die zijn aangewezen op de Participatiewet (PW), maar ook andere doelgroepen, zoals bijvoorbeeld allochtonen en jongeren. De gemeente stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
De Gemeente past maatwerk toe in het realiseren van sociale waarde en motiveert de gemaakte keuzes in de inkoopstrategie en hanteert daarbij de kaders zoals gesteld in de regionale regeling social return.
4.3 Inclusiviteit en non-discriminatie
De Gemeente staat voor vrijheid van levensovertuiging, politieke keuze, godsdienst en een inclusieve organisatie. Zij wil daarom zakendoen met marktpartijen die een zo inclusief mogelijk beleid voeren en niet discrimineren. Waar juridisch mogelijk stelt de Gemeente voor haar opdrachten passende eisen en neemt contractuele voorwaarden op die inclusie en gelijke behandeling bevorderen en discriminatie tegengaan.
De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product of dienst.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld bij de keuze van ondernemer(s) en contractant(en).
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.3 Lokale economie en het Midden- en Kleinbedrijf
De Gemeente houdt rekening met de lokale en regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale- en regionale economie en met lokale- en regionale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente laat niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. Het lokaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het Midden en Kleinbedrijf (MKB) in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van onderaanneming en het aangaan van combinaties, het verminderen van de administratieve lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Deze keuzes worden vastgelegd in de inkoopstrategie.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
De Gemeente zal per inkoop, aan de hand van een aantal belangrijke kenmerken, waaronder de geraamde opdrachtwaarde, bepalen welke inkoopprocedure zij gaat doorlopen. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in inkoopstrategie. Hiervoor wordt onder andere gebruik gemaakt van voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit en onderstaande balkenschema’s, waarin de meest gangbare procedures zijn opgenomen. De te volgen inkoopprocedures in relatie tot de geraamde opdrachtwaarden zijn opgenomen in de budgethoudersregeling. De Gemeente kan ook andere dan de meest gangbare procedures toepassen.
Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er onder meer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die zowel vanuit de aanbestedingsregels als andere wetgeving (zoals privacy) op de Gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en de keuzes die gemotiveerd moeten worden zijn mede afhankelijk van het onderwerp en de waarde van de inkoop.
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht, op basis van de totale looptijd, exclusief BTW maar inclusief alle verlengingen en opties. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.6 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
De Gemeente heeft de inkoop decentraal georganiseerd. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen bij de aangewezen verantwoordelijke medewerker (budgethouder). Deze medewerker, ondersteund door een inkoopadviseur, is zelf verantwoordelijk voor inkoop binnen de kaders van dit beleid en de operationele kaders die zijn opgenomen in de budgethoudersregeling,
In het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-411625.html