Verordening vertrouwenscommissie benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken gemeente Nuenen 2024

De raad van de gemeente Nuenen c.a.;

 

gezien het voorstel van het fractievoorzittersoverleg van 12 september 2024;

 

gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 12, 13 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

 

b e s l u i t :

 

vast te stellen de:

 

Verordening vertrouwenscommissie benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken gemeente Nuenen 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

  • b.

    de handreiking: Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 18 december 2020;

  • c.

    de commissaris: de commissaris van de Koning in Noord-Brabant;

  • d.

    de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die is belast met de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming en herbenoeming van de burgemeester en het houden van de klankbordgesprekken met de burgemeester;

  • e.

    de secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel 2. De vertrouwenscommissie

  • 1.

    De raad benoemt een vertrouwenscommissie.

  • 2.

    De vertrouwenscommissie heeft tot taak:

    • a.

      De aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden;

    • b.

      Klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

Artikel 3. De samenstelling van de commissie

  • 1.

    De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn. Uitgangspunt is dat elke fractie met één lid vertegenwoordigd is in de commissie. De raad benoemt de leden, op voordracht van de fracties.

  • 2.

    De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter.

  • 3.

    De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

  • 4.

    De commissie bepaalt haar eigen werkwijze, voor zover in deze verordening daarin niet is voorzien.

Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    De raadsgriffier is secretaris van de commissie en zorgt als secretaris voor de ambtelijke ondersteuning van de commissie.

  • 2.

    De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1, tweede lid onder a van deze verordening genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.

  • 3.

    De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

  • 4.

    De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 5. Adviseur

  • 1.

    De gemeenteraad kan een wethouder toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1, tweede lid onder a van deze verordening genoemde taken.

  • 2.

    De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

  • 3.

    Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 6. Geheimhouding

  • 1.

    De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

  • 2.

    De voorzitter van de commissie wijst bij de (her)benoemingsprocedure elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit de Gemeentewet.

  • 3.

    De commissie legt bij de (her)benoemingsprocedure en bij (de voorbereiding van) de klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, op grond van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

  • 4.

    De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 9, vierde lid, artikel 10, tweede lid, en artikel 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

  • 5.

    De commissie treft, met inachtneming van artikel 7, artikel 8, tweede lid, en artikel 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 6.

    De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk de geheimhouding waartoe deze verordening verplicht, niet opheffen.

  • 7.

    De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

  • 8.

    Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

Artikel 7. Vergaderingen en besluitvorming

  • 1.

    De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste een derde van de leden dit noodzakelijk vindt.

  • 2.

    De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met de burgemeester plaatsvindt, de burgemeester.

  • 3.

    De commissie vergadert slechts als tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.

  • 4.

    De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft en verplicht is deze uit te brengen. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen.

  • 5.

    De secretaris draagt zorg voor een presentielijst en de verslaglegging van het verhandelde tijdens de vergaderingen van de commissie.

Artikel 8. Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

  • 1.

    De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

  • 2.

    Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en op de stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris en daar bewaard tot het moment van archivering.

  • 3.

    Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en op de stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het werkadres van de secretaris verzonden.

Artikel 9. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

  • 1.

    In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg met anderen, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

  • 2.

    De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de geheimhouding van de gesprekken is gewaarborgd.

Artikel 10. Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

  • 1.

    De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

  • 2.

    Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

  • 3.

    In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens binnen een termijn van drie tot zes maanden een evaluatiegesprek plaats.

  • 4.

    De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

  • 5.

    Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

  • 6.

    In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 11. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

  • 1.

    De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

  • 2.

    Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

  • 3.

    Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 12. Verslag

  • 1.

    De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en geheime verslag bevat tenminste:

    • a.

      Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

    • b.

      Een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd.

  • En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

    • c.

      bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen;

    • d.

      bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het concept-verslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

  • 2.

    Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter van de commissie en door de burgemeester.

  • 3.

    Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 13. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 14. Ontbinding en wijziging samenstelling van de commissie

  • 1.

    Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

  • 2.

    Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Dit is van overeenkomstige toepassing indien de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet besluit tot herbenoeming.

  • 3.

    Behoudens hetgeen vermeld is in artikel 13, lid 1 en lid 2 van deze verordening over de ontbinding van de commissie, blijft de commissie in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

  • 4.

    De samenstelling van de commissie kan tussentijds door de gemeenteraad worden aangepast.

  • 5.

    Na iedere gemeenteraadsverkiezing wordt zo spoedig als mogelijk na installatie van de gemeenteraad, de samenstelling van de commissie opnieuw beoordeeld door de raad.

Artikel 15. Archivering

  • 1.

    De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat na afronding van de procedure alle archiefbescheiden direct in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 aangewezen archiefbewaarplaats.

  • 2.

    De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

  • 3.

    De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

  • 4.

    De raadsgriffier draagt bij de klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

Artikel 16. Intrekking oude regeling, citeertitel en inwerkingtreding

  • 1.

    De “Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming voorbereidt”, d.d. 17 mei 2023 wordt ingetrokken.

  • 2.

    Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken gemeente Nuenen 2024”.

  • 3.

    Deze verordening treedt een dag na bekendmaking in werking.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 19 september 2024.

DE RAAD VOORNOEMD,

de griffier,

J. Oostdijk

de voorzitter,

mr. dr. M.M. van Toorenburg

Toelichting  

Algemeen

De verordening regelt de op de Gemeentewet gebaseerde voorschriften voor en de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt en de klankbordgesprekken met de burgemeester houdt. De genoemde taken houden nauw verband met elkaar. Dat wordt in deze verordening tot uitdrukking gebracht.

 

Artikel 3 De samenstelling van de commissie

De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie. Het wordt aan de fracties overgelaten de voorzitter of een ander raadslid van de fractie voor benoeming door de raad voor te dragen.

In verband met het belang van continuïteit in bezetting van de commissie voor de specifieke taak en werkzaamheden die de commissie behartigt, voorziet deze verordening in de benoeming van een permanente commissie voor de duur van de gehele raadsperiode (zie ook artikel 13).

 

Artikel 5 Adviseur

In artikel 61, derde lid, van de Gemeentewet is opgenomen dat de gemeenteraad kan bepalen dat bij benoeming één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie kan/kunnen worden toegevoegd. Deze mogelijkheid is er ook bij een herbenoeming. Dit op grond van artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet. De raad kan er ook voor kiezen om de wethouder(s) uitsluitend in de rol van informant op te nemen in het (her)benoemingsproces. Op grond van artikel 61, tweede lid, van de Gemeentewet dient de raad het college van burgemeester en wethouders in ieder geval in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken op de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld (de profielschets).

 

Artikel 6 Geheimhouding

Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in de verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten wijzen, nu deze rechtstreeks voortvloeit uit de Gemeentewet. Gelet op het belang van geheimhouding en een zorgvuldige procedure is een uitwerking daarvan toch in de verordening opgenomen.

 

Artikel 10 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

Waar in deze verordening sprake is van klankbordgesprekken worden gesprekken bedoeld, zoals beschreven in de “Handreiking burgemeesters: Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van het Ministerie van BZK , waarin de gemeenteraad niet in de rol van werkgever het functioneren van de burgemeester beoordeelt, maar een rol heeft als bestuurlijk partner van de burgemeester. Deze gesprekken zijn bedoeld als klankbordgesprekken, waarin afspraken gemaakt worden over het wederzijds functioneren en de mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren.

 

Aan het klankbordgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. De raadsgriffier ondersteunt het proces.

 

Artikel 13 Onvoorziene gevallen

Dit artikel bevat een regeling voor onvoorziene gevallen. De commissie kan daarbij bijvoorbeeld terugvallen op de meest recente circulaire “Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester” van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

 

Artikel 14 Ontbinding en wijziging samenstelling van de commissie

Vanuit het oogpunt van continuïteit en zorgvuldigheid is er voor gekozen om een vertrouwenscommissie in te stellen die zeker gedurende een hele raadsperiode in functie blijft. (Zie ook de toelichting bij artikel 3 van deze verordening).

 

Artikel 15 Archivering

Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure: de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.

 

Naar boven