Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2024 gemeente Leiderdorp

De raad van de gemeente Leiderdorp;

gelezen het voorstel nr. Z/24/165772/373911 van 27 augustus 2024;

gezien het advies van het Politiek Forum van 9 september 2024;

gelet op het bepaalde in artikel 33 van de Gemeentewet;

b e s l u i t:

de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2024 gemeente Leiderdorp vast te stellen.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Deze verordening geldt voor alle leden van de raad en is ook van toepassing op burgerraadsleden.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• b. bijstand: ondersteuning, verleend door onder het gezag van de raad vallende ambtenaren, bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

• c. secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.

• d. kascommissie: een commissie bestaande uit drie uit verschillende fracties afkomstige raadsleden, die advies aan de raad uitbrengt over de verantwoording door de fracties van de besteding van de financiële bijdrage.

Hoofdstuk 2 Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2. Indien dat naar het oordeel van de griffier nodig is, bespreekt de griffier het verzoek om bijstand met het raadslid om te onderzoeken:

  • a. wat de achtergrond en doelstelling van de vraag zijn;

  • b. wat er nodig is voor het beantwoorden van de vraag;

  • c. wanneer en in welke vorm antwoord is gewenst, en

  • d. wat er voor de beantwoording aan inzet van capaciteit nodig is.

• 3. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 4. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; of

  • b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schade; of

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 5. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

• 6. Als de ambtelijke bijstand kan worden verleend, deelt de griffier dit mee aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich via de griffier tot het betrokken raadslid.

Artikel 6 Recht op ambtelijke bijstand

• 1. Elk raadslid heeft per kalenderjaar recht op 60 uur ambtelijke bijstand.

• 2. De griffier houdt in een register bij hoeveel verzoeken om ambtelijke bijstand een raadslid per jaar doet en hoeveel tijd het verlenen van bijstand heeft gekost.

Hoofdstuk 3 Fractieondersteuning

Artikel 7 Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie per kalenderjaar een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. De jaarlijkse financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 2.500, - per fractie en een variabel deel van € 250, - per raadszetel van de fractie. De bijdrage geldt voor zover de raad bij het vaststellen van de gemeentebegroting niet anders besluit.

Artikel 8 Besteding financiële bijdrage

• 1. De fracties gebruiken de financiële bijdrage ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.

• Ook mag de financiële bijdrage worden besteed aan uitgaven voor catering bij bijeenkomsten van fracties, die dienen ter ondersteuning van het raadswerk en aan uitgaven voor het geven van bloemen of een gelijkwaardig presentje ter felicitatie of troost.

• 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

  • a. uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • c. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • d. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege;

  • e. kosten voor verkiezingscampagne, de verkiezing of herverkiezing van raadsleden;

  • f. aanschaf materiele zaken, websites daaronder niet begrepen de primaire website van de partij, interne bijeenkomsten, fractieweekenden en kosten voor catering, diners, lunches en consumpties, voor zover deze kosten niet dienen ter ondersteuning van het raadswerk;

  • g. individuele en persoonlijke onkosten van raadsleden en opleidingen voor raadsleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan hun politieke uitgangspunten.

• 3. De uitgaven van de fracties worden gepubliceerd op de website van de gemeenteraad.

Artikel 9 Voorschot financiële bijdrage

• 1. De raadsfracties ontvangen per kalenderjaar de bijdrage voor fractieondersteuning in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar.

• 2. Het voorschot wordt zo spoedig mogelijk verstrekt na indiening van de verantwoording over het voorgaande jaar, zoals opgenomen in artikel 11.

• 3. Het voorschot wordt verrekend met het eventueel te veel ontvangen voorschot van het voorgaande jaar.

• 4. Er mogen geen gelden worden meegenomen naar volgende jaren.

• 5. In een verkiezingsjaar geldt in afwijking van het bepaalde in het eerste lid het volgende:

  • a. aan de “oude” fractie wordt een voorschot gegeven tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden;

  • b. de “nieuwe fracties” ontvangen een voorschot vanaf de maand na de verkiezingen voor de overige maanden van het jaar;

  • c. binnen één maand na de verkiezingen vindt volledige afrekening plaats met de “oude fracties”.

Artikel 10 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

• 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 11 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.

• 2. Het financieel verslag wordt gecontroleerd door de kascommissie, die daarover advies uitbrengt aan de raad.

• 3. De raad stelt naar aanleiding van het advies van de kascommissie de hoogte vast van:

  • a. de financiële bijdrage;

  • b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 12 Intrekking oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 gemeente Leiderdorp wordt ingetrokken.

• 2. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 gemeente Leiderdorp blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2024 gemeente Leiderdorp.

Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van Leiderdorp op 16 september 2024,

de griffier,

mevrouw H.K.B. Fobler

de voorzitter,

mevrouw T.C.M. Struik