Mandaatbesluit griffiepersoneel gemeente Sittard-Geleen 2024

De werkgeverscommissie van de gemeente Sittard-Geleen;

gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 1, vierde lid van de ‘Verordening werkgeverscommissie voor de raadsgriffie gemeente Sittard-Geleen 2024’.

BESLUIT:

Het Mandaatbesluit griffiepersoneel gemeente Sittard-Geleen 2024 vast te stellen als volgt:

Artikel 1. Mandaat

• 1. De bevoegdheid tot het uitoefenen van het werkgeverschap ten aanzien van de op de griffie werkzame medewerkers, met uitzondering van de griffier, te mandateren aan de griffier. Tot het mandaat behoort mede het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de toegekende bevoegdheden, alsmede het (doen) treffen van voorbereidings en uitvoeringshandelingen.

• 2. De in mandaat te nemen besluiten dienen in overeenstemming te zijn met alle ter zake geldende regelingen, het door de raad en werkgeverscommissie gevoerde beleid en mogen niet leiden tot budgetoverschrijding.

• 3. Indien redelijkerwijs te verwachten is dat een in mandaat te nemen besluit bestuurlijke of politieke implicaties kan hebben wordt de mandaatgever in de gelegenheid gesteld zijn wensen of bedenkingen over een onderwerp van het te nemen besluit, vergezeld van een advies van de gemandateerde, naar voren te brengen.

Artikel 2. Afwezigheid/ontstentenis

In geval van afwezigheid of ontstentenis van de griffier wordt deze door de loco-griffier vervangen, deze is op gelijke wijze bevoegd.

Artikel 3. Ondertekening

• 1. Alle stukken verband houdende met de uitoefening van dit mandaat worden als volgt ondertekend:

  De werkgeverscommissie van de gemeente Sittard-Geleen,

  Namens deze,

  De griffier

  (handgeschreven handtekening)

  Naam griffier

• 2. Diegene die bevoegd is tot ondertekening van fysieke stukken (brieven, besluiten e.d.) namens het bestuursorgaan is bij elektronische verzending van het uitgaande stuk ook bevoegd tot het gebruik van een elektronische handtekening. Bij het gebruik van een elektronische handtekening kan de handgeschreven handtekening zoals vermeld in het eerste lid achterwege blijven. Wanneer ondertekening vereist is bij het gebruik van de gemandateerde bevoegdheid en er gebruik gemaakt wordt van een elektronische handtekening, dient deze te voldoen aan de voorwaarden uit artikel 2:16 van de Algemene wet bestuursrecht, dan wel, in het geval van elektronisch vermogensrechtelijk rechtsverkeer, aan de voorwaarden uit artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek.

• 3. Uitgaande stukken welke elektronisch tot stand zijn gekomen, welke al dan niet elektronisch worden verzonden èn waarvoor (bij wettelijk voorschrift) geen verplichting tot het gebruik van een handtekening bestaat, worden ondertekend zoals beschreven in het eerste lid, behoudens dat ervoor kan worden gekozen om in afwijking van het eerste en tweede lid geen handgeschreven of elektronische handtekening op te nemen. Wanneer geen handtekening wordt opgenomen, wordt het uitgaande stuk afgesloten met de volgende tekst:

  • "Deze brief [evt. vervangen door: “Dit besluit”] is geautomatiseerd aangemaakt en daarom niet ondertekend”.

Artikel 4. Verantwoording

Het afleggen van verantwoording door de griffier gebeurt conform het bepaalde in artikel 9 van de Verordening werkgeverscommissie voor de raadsgriffie gemeente Sittard-Geleen 2024.

Artikel 5. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Mandaatbesluit griffiepersoneel gemeente Sittard-Geleen 2024”.

Artikel 6. Bekendmaking en inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking door publicatie in het elektronisch Gemeenteblad.

Aldus besloten door de werkgeverscommissie van de gemeente Sittard-Geleen in zijn vergadering van 21 augustus 2024.

De voorzitter,

P.T.H.M. Henssen

Toelichting mandaatbesluit griffiepersoneel

De invulling van het werkgeverschap is door de raad gedelegeerd aan de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie is ingesteld op grond van artikel 83 Gemeentewet. De werkgeverscommissie kan ervoor kiezen om de te nemen personele besluiten ten aanzien van de griffiemedewerkers te mandateren aan de griffier. Dit ligt voor de hand aangezien de griffier de eindverantwoordelijke functionaris is van de griffie en hieraan leiding geeft. In Sittard-Geleen is de basis voor dit mandaat vastgelegd in artikel 1 lid 4 van de Verordening werkgeverscommissie voor de raadsgriffie gemeente Sittard-Geleen 2024.

Formeel-juridisch is mandaat de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Besluiten worden gedefinieerd als een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (of een daarmee juridisch gelijk te stellen andere handeling). Bestuursorganen binnen de gemeente zijn bijvoorbeeld: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester.

Uitgangspunt van mandaat is dat degene die mandateert altijd bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid – toch nog – zelf uit te oefenen, dan wel bij de uitoefening van die bevoegdheid aanwijzingen te geven. De uitgeoefende gemandateerde bevoegdheid blijft daarbij altijd onder verantwoordelijkheid vallen van het bestuursorgaan.

Het ligt overigens voor de duidelijkheid van besluitvormingsprocedures voor de hand dat indien de werkgeverscommissie de gemandateerde bevoegdheid bij nader inzien toch aan zich wil houden, dat daartoe dan ook expliciet besloten wordt.

Om welke werkgeverstaken en daaruit voortvloeiende personele besluiten gaat het? Op de eerste plaats gaat het om besluiten die rechtstreeks voortvloeien uit de landelijke Cao gemeenten en personele besluiten die zijn opgenomen of voortvloeien uit regelingen zoals opgenomen in het personeelsboek van Sittard-Geleen.

Daarbij kan het om onder andere de volgende besluiten gaan (niet uitputtende opsomming):

• Het aangaan en beëindigen van arbeidsovereenkomsten;

• Het aangaan van stageovereenkomsten;

• Het aangaan van detacheringsovereenkomsten;

• Het verlenen van salaristoelagen en salarisvergoedingen;

• Het verlenen van studiefaciliteiten;

• Het houden van de jaarlijkse functioneringsgesprekken met de griffiemedewerkers;

• Het geven van instructies en dienstopdrachten;

• Het verlenen van vakantie en verlof;

• Het besluiten omtrent buitengewoon verlof met behoud van salaris en salaristoelagen conform het Personeelshandboek gemeente Sittard-Geleen, verlof op grond van de WA- ZO (zoals zorgverlof, adoptie- verlof, zwangerschapsverlof etc) en vakbondsverlof;

• Het besluiten tot toekenning van een beloning of toelage;

• Het besluiten of er sprake is van arbeidsongeschiktheid in en door de dienst zoals

• Het besluiten tot toepassing van de hardheidsclausule om te voorkomen dat het salaris wordt gekort bij terminaal zieken, als bedoeld in artikel 7.1 van de CAO Gemeenten;

• Het verlenen van toestemming tot het vervullen van nevenfuncties en nevenwerkzaamheden;

• Het besluiten tot het schorsen van griffiemedewerkers als bedoeld in artikel 11.4 CAO Gemeenten;

• Het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de toegekende bevoegdheden, alsmede het (doen) treffen van voorbereidingshandelingen- en uitvoeringshandelingen.

In dit mandaatbesluit is ook geregeld dat indien redelijkerwijs te verwachten is dat een in mandaat te nemen besluit bestuurlijke of politieke implicaties kan hebben, de werkgeverscommissie in de gelegenheid wordt gesteld zijn wensen of bedenkingen over een ontwerp van het te nemen besluit naar voren te brengen.

De griffier is verantwoording schuldig aan de werkgeverscommissie over de besluiten die hij namens de werkgeverscommissie heeft genomen ten aanzien van de griffiemedewerkers.

Het afleggen van verantwoording gebeurt in de, minimaal twee jaarlijkse overleggen met de werkgeverscommissie en de griffier. Daarnaast rapporteert de werkgeverscommissie zelf aan de raad met een jaarlijks verslag aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen.