Mandaat- en volmachtbesluit Inkoop & Monitoring Utrecht West

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Oudewater, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente De Ronde Venen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Montfoort, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Stichtse Vecht, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Woerden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Overwegende dat:

• De samenwerkende Utrecht West gemeenten (Woerden, De Ronde Venen, Montfoort, Stichtse Vecht, Oudewater) met betrekking tot de Jeugdwet en Wmo2015, de inkoop en het contractmanagement van zorg gezamenlijk uitvoeren via Inkoop en Monitoring Utrecht West (hierna: I&M UW);

• De colleges en de burgemeesters van de verschillende gemeenten hiertoe bevoegdheden dienen te mandateren en volmacht verlenen aan het college en de burgemeester van de gemeente Woerden waaronder het team I&M UW ressorteert;

• Binnen de gemeente Woerden het team I&M UW een zelfstandige positie heeft;

• Het college en de burgemeester van de gemeente Woerden haar bevoegdheden wenst te (onder)mandateren aan de Manager van Inkoop en Monitoring Utrecht West en de onder hem/haar ressorterende functionarissen voor de uitvoering van de afgesproken taken en de hierbij behorende begroting ter bevordering van een effectieve en efficiënte dagelijkse bedrijfsvoering van Inkoop & Monitoring Utrecht West;

• De colleges en de burgemeesters van de verschillende gemeenten een bestuurlijk trekker aanwijzen die namens hen bevoegd is tot het nemen van besluiten als opgenomen in dit mandaatbesluit;

Gelet op artikel 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 160 en 171 van de Gemeentewet;

besluiten:

vast te stellen het volgende mandaat- en volmachtbesluit Inkoop en Monitoring Utrecht West vanaf de datum van de publicatie dat deze gepubliceerd wordt in het gemeenteblad van de betreffende gemeenten:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit mandaat- en volmachtbesluit wordt verstaan onder:

• a) Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten ex artikel 1:3 van de Awb te nemen en te ondertekenen;

• b) Volmacht: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en de bevoegdheid om namens de burgemeester overeenkomsten te ondertekenen;

• c) Machtiging: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan handelingen, die noch een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, te verrichten;

• d) Directie: de directie van de gemeente Woerden;

• e) I&M UW: Inkoop & Monitoring Utrecht West;

• f) Manager I&M UW: de leidinggevende van Inkoop & Monitoring Utrecht West;

• g) Bestuurlijk trekker: de wethouder die als regionaal portefeuillehouder is benoemd met betrekking tot de Inkoop van Jeugdhulp en Wmo.

Artikel 2 Mandaat aan I&M UW

Het college en de burgemeester van de in de aanhef genoemde gemeenten, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, verlenen mandaat en volmacht volgens het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister, met inachtneming van onderstaande bepalingen, aan het college dan wel de burgemeester en de Directie van de gemeente Woerden, dat ondermandaat verleent aan I&M UW.

Artikel 3 Mandaat of ondermandaat aan Manager I&M UW

De manager I&M UW is volgens het Mandaatregister bevoegd om namens het college besluiten te nemen die in het bevoegdhedenregister benoemd zijn. In voorkomende gevallen zoals benoemd in het bevoegdhedenregister heeft de Manager I&M UW ondermandaat.

Artikel 4 Ondermandaat van de gemeente Woerden aan onder de Manager I&M UW ressorterende medewerkers

Het college en de burgemeester van de gemeente Woerden verleent ondermandaat volgens het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister aan de onder de Manager I&M UW ressorterende medewerkers met betrekking tot aangelegenheden die op hun werkterrein betrekking hebben.

Artikel 5 Vervanging bij afwezigheid

In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger.

Artikel 6 Volmacht en machtiging

Het bepaalde in dit besluit is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging.

Artikel 7 Instructies

• 1. Naast de instructies zoals opgenomen in het Bevoegdhedenregister worden ten aanzien van de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden de volgende algemene instructies gegeven:

  • a. Bij de uitoefening van de bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen.

  • b. Bij de uitvoering van de bevoegdheden wordt zorggedragen voor een duidelijke, heldere, gestructureerde en tijdige vorm van communicatie die passend is bij de betreffende werkzaamheden en die aansluit bij de wensen van de mandaatverleners. Daarbij wordt in er in ieder geval voor zorg gedragen dat:

    • Gewenste controlevragen van de mandaatverleners worden meegenomen in de gesprekken en controles met de zorgaanbieders;

    • Er sprake is van een heldere en goed gestructureerde communicatie met de mandaatverleners over de controles, bevindingen en wijzigingen bij de inkoop van Jeugdhulp en Wmo;

    • De planning van I&M UW volgt de Planning & Control cyclus (P&C cyclus) van de mandaatverleners, zodat informatie tijdig aangeleverd wordt voor P&C producten van de mandaatverleners;

    • Er sprake is van gezamenlijk communiceren van wensen van mandaatverleners naar zorgaanbieders (bijvoorbeeld afspraken over berichtenverkeer);

    • Er wordt zorggedragen voor gedegen dossiervorming, van een goede beschikking tot relevante documentatie voor mandaatverleners;

    • Deze bijdraagt aan de strategische thema’s zoals vastgesteld door het Programmateam Sociaal Domein Utrecht West (PT SD UW) of anderszins.

  • c. Het Programma van eisen/bestek behorende bij een aanbesteding of daarmee overeenkomende inkoopprocedures en daarmee overeenkomende documenten worden ter besluitvorming voorgelegd aan de mandaatverleners, zijnde de samenwerkende gemeenten.

  • d. De beslissing tot gunning van een opdracht/toelating tot een overeenkomst naar aanleiding van een inkoop- en/of aanbestedingstraject is een bevoegdheid van de mandaatverleners, zijnde de samenwerkende gemeenten, uitgezonderd de bevoegdheden zoals genoemd in het Bevoegdhedenregister.

  • e. Bij de uitvoering van de bevoegdheden vindt de verwerking van persoonsgegevens plaats met inachtneming van de bij of krachtens de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacy wet- en regelgeving gestelde voorschriften.

  • f. De bevoegdheden die opgenomen zijn in het Bevoegdhedenregister zijn beslissingsmandaten, tenzij anders is aangegeven.

• 2. De mandaatverlener kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de gemandateerde of bij volmacht gegeven bevoegdheden.

Artikel 8 Beperkingen mandaat en volmacht

Het mandaat, ondermandaat en de volmacht zoals opgenomen in het bijbehorende Bevoegdhedenregister hebben geen betrekking op:

• a. het zelfstandig aanhangig maken van juridische procedures;

• b. het zonder toestemming van mandaatverlener aangaan van meerjarige verplichtingen, die leiden tot overschrijding van een bestaande begrotingspost per hoofdcategorie;

• c. het zonder toestemming van mandaatverlener besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij gemandateerde zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt;

• d. de bevoegdheid tot het beslissen over en het ondertekenen van stukken die niet in de begroting zijn opgenomen, tenzij het aangelegenheden met een routinematig karakter betreft;

• e. het beslissen over of ondertekenen van stukken betreffende politiek gevoelige aangelegenheden, naar oordeel van de manager van I&M UW.

Artikel 9 Ondertekening

• 1. In het in (onder)mandaat genomen besluit dient expliciet te worden aangegeven dat het besluit in naam van het betreffende college dan wel de burgemeester is genomen. In (onder)mandaat genomen besluiten worden als volgt ondertekend:

  “Namens burgemeester en wethouders van …(naam betreffende gemeente)……….. gevolgd

  door handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde. of

  “Namens de burgemeester van ……(naam betreffende gemeente)…………..” gevolgd door

  handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.

• 2. Ondertekening van besluiten die door het bestuursorgaan zelf zijn genomen, dient door de (onder)gemandateerde op dezelfde wijze te geschieden als in lid 1, waarbij “namens” wordt vervangen door “voor”.

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1. Dit besluit treedt in werking op 01-01-2023.

• 2. Dit besluit kan worden aangehaald als " Mandaat- en volmachtbesluit Inkoop en Monitoring Utrecht West met betrekking tot Inkoop & Contractmanagement met ingang van 01-01-2023”.

Burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen,

de secretaris,

Marco Vonk

de burgemeester,

Maarten Divendal

De burgemeester van de gemeente De Ronde Venen

Maarten Divendal

Mijdrecht, 14 mei 2024

Bijlage Bevoegdhedenregister, behorende bij het Mandaat- en volmachtbesluit m.b.t. Inkoop Jeugdhulp en Wmo & Contractmanagement 2023 en verder

Inkoop van de genoemde Zorgproducten in de Dienstverleningsovereenkomst die is afgesloten met I&M UW

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
1.	Bevoegdheid tot het voeren van het gehele inkooptraject en evaluatie hiervan in samenwerking met betrokkenen (de uitvoering, de zorgaanbieders, de werkgroepen beleid etc.).	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder Inkoper	De allround administratieve projectondersteuner is enkel bevoegd tot administratieve handelingen rondom de inkoopprocedure.
2.	Beoordelen van de ingediende inschrijvingen tijdens de instroom(momenten).	College	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder Inkoper
3.	Het verzorgen van het complete administratieve proces van een inkoopprocedure.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW
4.	Communicatie met zorgaanbieders over zaken gerelateerd aan de inkoop.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW	De communicatie vindt plaats op een heldere, tijdige en goed gestructureerde wijze, waarbij iedere medewerker helder voor ogen heeft wat en waarover hij/zij vanuit zijn functie kan en mag communiceren.
5.	Onderhandelingsgesprekken en het maken van financiële afspraken met de aanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder Inkoper	Betreft alle onderhandelingen binnen een lopende inkoopprocedure en tussentijdse mogelijkheid tot instroming. Dit alles onder voorbehoud van instemming door het bevoegde bestuursorgaan dan wel de gemandateerde namens het bevoegde bestuursorgaan.
6.	Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders bij (tijdelijk) contract in verband met zorgcontinuïteit.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder Inkoper
7.	Vertaling van de ingekochte producten naar productcodes.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder Inkoper
8.	Voeren van correspondentie inzake inkoop indien daar geen beleidsmatige aspecten aan zitten. Indien er (financiële) (rechts)gevolgen kunnen zijn worden deze besproken met de mandaatgever.	College/ Burgemeester	College / Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW ^1

Contractmanagement en monitoring

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
9.	De inrichting en het beheer van de informatie- en administratiesystemen van I&M UW bij de gemeente Woerden.	College/ burgemeester van de gemeente Woerden	Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Data Analist
10.	De budgetbewaking conform afgegeven budgetindicaties aan de zorgaanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder Inkoper
11.	Aanbestedingsdossier of daarmee overeenkomende procedures op orde maken.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Allround administratieve projectondersteuner Contractmanager/-beheerder
12.	Contracten en dossiers samenstellen.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW
13.	Opstellen budgetindicaties van zorgaanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder
14.	Aanpassing van de budgetindicatie.	College/ Burgemeester	College / Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder	Na schriftelijk (bijvoorbeeld via e-mail) akkoord van de bevoegde functionaris voor accordering van overproductie bij de lokale gemeente.
15.	Uitvraag van (versleutelde) persoonsgegevens bij gemeenten en/of zorgaanbieders t.b.v. de uitvoering van de contractmanagement- en monitoringstaak.	College / Burgemeester	College / Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder Data Analist
16.	Uitvoeren van controle op kwaliteitseisen en op de verplichtingen opgenomen in de contracten met de zorgaanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW
17.	In kaart brengen van het totale palet aan aanbieders, de hiermee samenhangende risico’s en kwetsbaarheden binnen de inkoop.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW
18.	Het verzamelen, controleren en rondsturen van financiële productieverantwoordingen en accountantsverklaringen.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW
19.	Het voeren van voortgangsgesprekken met zorgaanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder
20.	Het voeren van correspondentie met zorgaanbieders en het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen	College	College van gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager Inkoper

Planning en Control

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
21.	Het verzamelen van de accountantsverklaringen van zorgaanbieders voor de accountantscontrole en het toetsen op rechtmatigheid: technische controles, materiële controles en steekproefsgewijze controle van aanbieders onder andere op daadwerkelijk geleverde zorg.	College/ Burgemeester	College / Burgemeester/ Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW
22.	Uitvraag van gegevens bij gemeenten en/of zorgaanbieders voor de Planning en Control Cyclus.	College	College van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW

Coördinatie en ondersteuning

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
23.	Het beheren van een website voor uniforme informatie over het inkoopproces in Utrecht West.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Data-analist Allround administratieve projectondersteuner	Afstemming met de betreffende gemeente vindt altijd plaats bij eventuele wijzigingen (in prioritering).
24.	Coördinatie en afstemming bij (dreigende) faillissementen.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/-beheerder Inkoper
25.	Gezamenlijk communiceren van wensen binnen I&M UW naar zorgaanbieders.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW	Al naar gelang het soort wensen wordt de beleidsafdeling van de betreffende gemeenten hierbij betrokken.

Instroommomenten en overeenkomsten

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
26.	De beslissing tot gunning van een opdracht / toelating tot een overeenkomst aan de (nieuwe) inschrijvers of aanmelders die zich (op de instroommomenten) hebben ingeschreven of aangemeld en voldoen aan de gestelde voorwaarden en eisen uit de inkoopdocumenten en met deze inschrijvers of aanmelders de overeenkomsten zoals opgenomen in de inkoopdocumenten aan te gaan.	College	Bestuurlijk trekker en diens opvolger / vervanger tijdens reces, vakantie en afwezigheid Manager I&M UW
27.	De beslissing tot gunning van een opdracht / toelating tot een overeenkomst aan de (nieuwe) inschrijvers of aanmelders die zich (op de instroommomenten) hebben ingeschreven of aangemeld voor een aanvullend product binnen een bestaande en/of nieuwe productcategorie en voldoen aan de gestelde voorwaarden en eisen uit de inkoopdocumenten en de overeenkomst met deze inschrijvers of aanmelders hiermee uit te breiden.	College	Bestuurlijk trekker en diens opvolger / vervanger tijdens reces, vakantie en afwezigheid Manager I&M UW
28.	Het afwijzen van de opdracht / toelating tot de overeenkomst indien de nieuwe inschrijvers of aanmelders, die zich (op de instroommomenten) hebben ingeschreven of aangemeld, niet voldoen aan de gestelde voorwaarden en eisen uit de inkoopdocumenten.	College	Bestuurlijk trekker en diens opvolger / vervanger tijdens reces, vakantie en afwezigheid Manager I&M UW

29.	Ondertekening van (uitbreiding / wijziging van) de overeenkomst met de zorgaanbieders middels ondertekening van de gunningsbrief / toelatingsbrief tot de overeenkomst.	Burgemeester	Bestuurlijk trekker en diens opvolger / vervanger tijdens reces, vakantie en afwezigheid Manager I&M UW
30.	Ondertekening van een addendum op de overeenkomst , al dan niet betreffende een uitbreiding of wijziging van deze overeenkomst met de zorgaanbieders.	Burgemeester	Bestuurlijk trekker en diens opvolger / vervanger tijdens reces, vakantie en afwezigheid Manager I&M UW
31.	Ondertekening van de beëindiging van de overeenkomst met de zorgaanbieder.	College	Bestuurlijk trekker en diens opvolger / vervanger tijdens reces, vakantie en afwezigheid Manager I&M UW
32.	De gunning dan wel het aangaan van aanvulling, wijziging en beëindiging van de overeenkomst met zorgaanbieders voor afname van diensten betreffende essentiële functies (Jeugdzorg-plus, specialistische klinische opname voor psychiatrische zorg en drie-milieus-voorzieningen).	College	Bestuurlijk trekker en diens opvolger / vervanger tijdens reces, vakantie en afwezigheid Manager I&M UW
33.	Ondertekening van (uitbreiding van) de overeenkomst met zorgaanbieders voor afname van diensten betreffende essentiële functies (Jeugdzorg-plus, specialistische klinische opname voor psychiatrische zorg en drie-milieus-voorzieningen).	Burgemeester	Bestuurlijk trekker en diens opvolger / vervanger tijdens reces, vakantie en afwezigheid Manager I&M UW