Budgethoudersregeling gemeente Epe 2024

 

Besluit van Burgemeester en wethouders van Epe tot vaststelling van de Budgethoudersregeling gemeente Epe 2024

 

Burgemeester en wethouders van de gemeente Epe;

 

gelezen het voorstel van 16 juli 2024, zaaknr. 1018786

 

gelet op artikel 26 van de Financiële verordening 2023 van de gemeente Epe;

 

BESLUITEN vast te stellen:

 

‘Budgethoudersregeling gemeente Epe 2024’

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Belastingcode: een code die aangeeft of en hoe de BTW verrekend kan worden met de belastingdienst;

  • b.

    Beleidsveld: een door de raad geautoriseerd onderdeel van een programma uit de begroting;

  • c.

    Budget(ten): De raming dat verbonden is aan een Kostenplaats met Kostensoort of (Deel)krediet met Kostensoort;

  • d.

    Budgethouder: een medewerker, die bevoegd is ten laste van het aan hem/haar toegekende Budget, verplichtingen aan te gaan dan wel uitgaven te doen of ten gunste van zijn/haar Budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer en beleid van de toegekende Budgetten;

  • e.

    College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Epe;

  • f.

    (Deel)krediet: investeringsnummer, voorzieningennummer waarop uitgaven en inkomsten worden verantwoord buiten de exploitatie om;

  • g.

    Directeur: degene die ambtelijk integraal eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen;

  • h.

    Financieel expert, medewerker financieel advies, die de teamleider strategisch adviseert over de ontwikkeling en uitnutting van de Budget(ten);

  • i.

    Griffier: de griffier van de raad;

  • j.

    Producthouder: Indien in andere documenten/beleidsnota’s producthouder wordt gebruikt, wordt hiermee Budgethouder bedoeld;

  • k.

    Kostenplaats: een onderdeel van een Beleidsveld uit de exploitatiebegroting van baten en lasten;

  • l.

    Kostensoort: een nadere onderverdeling van een Kostenplaats op basis van economische classificatie, conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

  • m.

    Prestatie akkoordverklaarder: De functionaris die in opdracht van de Budgethouder de taak heeft de geleverde prestatie te bevestigen;

  • n.

    Teamleider: degene die integraal eindverantwoordelijk is voor het beheer van de Budgetten van zijn/haar team.

Artikel 2 Budget

  • 1.

    Het Budget is gebaseerd op de bruto methode; (Dit houdt in dat de baten/inkomsten niet verrekend mogen worden met lasten/uitgaven)

  • 2.

    Tot het Budget worden tevens gerekend de in de omschrijving en toelichting van de begroting/het (Deel)krediet opgenomen kwantiteiten, kostendekkingspercentages, prestatie-eenheden, overige kerncijfers en voorschriften.

Artikel 3 Aanwijzing budgethouder

  • 1.

    Door vaststelling van de gemeentebegroting op programmaniveau door de gemeenteraad is/wordt, met uitzondering van het Budget voor de Griffier, het College gemachtigd tot uitvoering van de begroting. Het College is hierbij gebonden aan de geraamde bedragen op programmaniveau en het vermelde nieuwe beleid per programma;

  • 2.

    De in het kader van de begrotingsvaststelling aan het College opgedragen taken en gegeven bevoegdheden, worden overgedragen aan de Directeur;

  • 3.

    De Directeur wijst per Kostenplaats/(Deel)krediet een Teamleider aan;

  • 4.

    De Directeur kan een projectleider of gebieds- of programmamanager aanwijzen als Budgethouder;

  • 5.

    De Teamleiders wijzen binnen hun team per Kostenplaats/(Deel)krediet een Budgethouder aan;

  • 6.

    De Teamleiders kunnen elkaar vervangen;

  • 7.

    De Teamleiders hebben periodiek overleg met de Budgethouders over de uitvoering/bewaking van de Budget(ten);

  • 8.

    De Financieel expert heeft periodiek overleg met de Teamleider bij de uitvoering van zijn/haar taken met betrekking tot de planning- en control cyclus;

  • 9.

    Elke Budgethouder benoemt een vervangend Budgethouder die optreedt bij afwezigheid van de Budgethouder. Bij ontbreken van een vervanger van de Budgethouder wordt deze standaard vervangen door zijn/haar Teamleider.

Artikel 4 Budgethouder register

De aanwijzing van Budgethouders wordt vastgelegd in een budgethouder register en verwerkt in de financiële administratie. De comptabele draagt zorg voor het bijhouden van het register en de verwerking daarvan in de financiële administratie.

Artikel 5 Taken en verantwoordelijkheden Budgethouder

De Budgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen Budget en een effectieve realisatie van de aan het desbetreffende Budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

  • b.

    een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

  • c.

    het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van het Budget;

  • d.

    een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een ontvangen of te verzenden factuur (Kostenplaats/(Deel)krediet/Kostensoort/Belastingcode);

  • e.

    het controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

  • f.

    het vaststellen van de prestatielevering;

  • g.

    het volgen van het inkoopproces, conform het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid;

  • h.

    het naleven van de regels rondom integriteit.

Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen Budgethouder

  • 1.

    Budgethouders krijgen bij de aanwijzing zoals bedoeld in artikel 3 naast de toekenning van een Budget tevens de bevoegdheid, namens het College, tot het aangaan van contractuele en financiële verplichtingen:

  • a.

    met inachtneming van het bevoegdheden- en mandaatregister en het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid;

  • b.

    waarbij meerjarige verplichtingen slechts worden aangegaan als de Budgetten in de meerjarenbegroting toereikend zijn;

  • c.

    financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijding van het Budget zullen leiden;

  • d.

    financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende Budgetten:

  • i.

    kapitaallasten;

  • ii.

    stortingen in /onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;

  • iii.

    stelposten en onvoorzien;

  • iv.

    doorbelastingen/doorberekeningen (bijv. doorbelaste lonen);

  • v.

    verdeling kosten Vebego;

  • vi.

    doorbelasting belastingen via Tribuut.

  • 2.

    Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, nadat geconstateerd is dat een toereikend Budget aanwezig is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de bij het Budget behorende doelstelling;

  • 3.

    Voor de prestatielevering kan de Budgethouder een Prestatie akkoordverklaarder aanwijzen;

  • 4.

    Een Budgethouder verklaart de facturen, die collectief geboekt worden via de eenheid Financieel Beheer, niet akkoord voor betaling. Het betreft de volgende boekingen:

  • a.

    de doorboeking van de salariskosten;

  • b.

    de toerekening van afschrijvingslasten;

  • c.

    de toerekening van verzekeringen, belastingen, waterschapsrechten;

  • d.

    de toerekening van energie;

  • d.

    verdeling kosten Vebego;

  • e.

    doorbelasting belastingen via Tribuut.

  • f.

    De Budgethouder blijft voor deze posten wel verantwoordelijk;

  • 5.

    De functie van Budgethouder is niet verenigbaar met de functie van factuurcontroleur, kassier en functioneel beheerder van het financieel pakket;

Artikel 7 Budgetverschuivingen

  • 1.

    De Budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende Budgetten verschuivingen aan te brengen:

  • a.

    in de lasten binnen één Kostenplaats of in de baten binnen één Kostenplaats;

  • b.

    binnen een (Deel)krediet.

  • 2.

    Verschuivingen in de lasten tussen Kostenplaatsen binnen één programma of in de baten tussen Kostenplaatsen binnen één programma vergen goedkeuring door de Directeur als het om verschillende teams gaat en vergen goedkeuring door de Teamleider als het om verschillende Budgethouders gaat van hetzelfde team;

  • 3.

    Ingeval van budgetverschuiving gelden de volgende voorwaarden:

  • a.

    de verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders;

  • b.

    er is sprake van geraamde Budgetten;

  • c.

    een verschuiving of vrijval die structureel van aard is, moet in de eerstvolgende begroting/begrotingsrapportage als zodanig worden verwerkt;

  • d.

    de volgende Kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

    • i.

      kapitaallasten;

    • ii.

      stortingen in /onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;

    • iii.

      stelposten en onvoorzien;

    • iv.

      doorbelastingen/doorberekeningen (bijv. doorbelaste lonen).

Artikel 8 Over- en onderschrijdingen

  • 1.

    Een Budgethouder mag een uitgaven Budget niet overschrijden en een inkomsten Budget niet onderschrijden;

  • 2.

    Als er sprake is van een te verwachten overschrijding op de uitgaven en een onderschrijding op de inkomsten onderzoekt de Budgethouder of er mogelijkheden voor dekking zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, moet daarover gerapporteerd worden, conform artikel 6 van de Financiële verordening 2023.

Artikel 9 Verantwoording

De Budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform de afspraken van de planning- en control cyclus.

Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden

In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet of waar onduidelijkheid over is, beslist het College.

Artikel 11 Slotbepalingen

  • 1.

    Deze regeling treedt een dag na bekendmaking in werking;

  • 2.

    De Regeling en instructies inzake het Producthouderschap van 6 september 2005, nr 2005-11731 wordt ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van de regeling Budgethoudersregeling gemeente Epe 2024;

  • 3.

    De regeling wordt aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Epe 2024’.

     

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Epe in zijn vergadering van 16 juli 2024.

 

de burgemeester, dhr. dr. T.C.M. Horn

de secretaris, dhr. N.L.J.J. Dusink

Toelichting per artikel  

 

De cursieve tekst geeft een aan wijziging ten opzichte van de oude regeling.

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

  • -

    De “integrale” verantwoordelijkheid van de budgethouder, teamleiders en directie is nu uitdrukkelijk in de regeling opgenomen;

  • -

    De teamleiders wijzen de budgethouders aan en niet meer de (afdelings)managers;

     

Artikel 2 Budget

  • -

    Je kunt de inkomsten niet verrekenen met de uitgaven. Dit zou in strijd zijn met het budgetrecht van de raad.

     

Artikel 3 Aanwijzing Budgethouder

  • -

    De budgethouder benoemt zelf een vervanger;

  • -

    De verticale vervanging is nu in de regeling opgenomen;

  • -

    De Financieel Expert heeft periodiek overleg met de Teamleider bij de uitvoering van zijn/haar taken met betrekking tot de planning- en control cyclus

     

Artikel 4 Budgethoudersregister

  • -

    De comptabele (financiële administratie) houdt een register bij van wijzigingen in het budgethouderschap

     

Artikel 5 Taken en verantwoordelijkheden Budgethouder

  • -

    De budgethouder stelt vast of laat vaststellen dat het product/dienst is geleverd alvorens de budgethouder tot goedkeuring van de factuur overgaat. Op dit moment is het nog te vroeg om hier functiescheiding toe te passen;

  • -

    De verbinding met inkoop is nu expliciet gelegd.

  • -

    De budgethouder houdt zich aan de vastgestelde integriteitsregels

 

Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen Budgethouder

  • -

    De budgethouder mag slechts éénjarige verplichtingen aangaan als er voldoende budget is en meerjarige verplichtingen als deze op termijn gedekt zijn (meerjarenbegroting);

     

Artikel 7 Budgetverschuivingen

  • -

    Onder bepaalde voorwaarden zijn budgetverschuiving mogelijk als dit valt binnen de financiële- en beleidskaders.

     

Artikel 8 Over- en onderschrijdingen

  • -

    Overschrijding van budgetten is niet toegestaan. De voorschriften van de Financiële verordening 2023 zijn hierbij van toepassing.

     

Artikel 9 Verantwoording

  • -

    Het sluitstuk van de regeling is dat de budgethouder verantwoording aflegt over de uitputting van zijn/haar budget en het al dan niet realiseren van de beleidsdoelstellingen.

 

Naar boven